BREVE GUIDA INTRODUTTIVA ALL UTILIZZO DEL SISTEMA TELEMATICO ACCREDITAMENTO Il Sito Web... 2 Area - Servizi informativi e comunicativi... 2 Area - Organismi... 3 Dotazioni informatiche necessarie... 3 Firma digitale e valore legale... 4 Come firmare i files con Dike... 6 Codice segreto di accesso all area privata dell Organismo... 6 L area privata dell Organismo... 8 Dichiarazione delle capacità economiche e giuridiche... 9 Compilazione di una nuova domanda di accreditamento... 10 Consegna di una domanda di accreditamento... 11 Seguire l evoluzione di una domanda di accreditamento... 11 Integrare una domanda respinta... 13 Aggiornare una domanda per una sede accreditata... 13 Domanda Non Accreditata o Revocata... 13 La guida completa e corredata di immagini è reperibile sul cd-rom presente nella cartellina, oltre che nella sezione download del sito www.accreditamento.regione.campania.it 1
Il Sito Web Il sito www.accreditamento.regione.campania.it è lo strumento messo a disposizione degli Organismi di formazione e di orientamento affinché possano accedere alle procedure per ottenere dalla Regione Campania il rilascio dell accreditamento. Il sito è progettato in modo tale da consentire la presentazione della domanda di accreditamento direttamente dal proprio personal computer opportunamente equipaggiato, rendendo così: accessibile la procedura di accreditamento ad un ampia gamma di utenti indipendentemente dalla loro collocazione geografica. minimi gli spostamenti e i relativi impatti economici, sociali ed ambientali. Grazie alla firma digitale, la domanda e gli allegati consegnati telematicamente saranno sottoscritti dal legale rappresentante dell Organismo dando ad essi valore legale. Il sito è costituito da due Sezioni fondamentali: Area - Servizi informativi e comunicativi Area - Organismi Area - Servizi informativi e comunicativi I servizi informativi e comunicativi sono accessibili dalla Home Page del sito. Attraverso i servizi informativi gli utenti possono ricevere non solo le informazioni necessarie per le modalità di presentazione della domanda di accreditamento, ma anche notizie (news), comunicazioni di eventi (eventi), comunicazioni specifiche (newsletter). Attraverso i servizi comunicativi gli utenti possono inviare domande ai gestori del Sito Accreditamento. Tali domande verranno valutate ed insieme alle relative risposte verranno pubblicate nella sezione FAQ. 2
Area - Organismi Attraverso l Area Organismi, è possibile : Effettuare la registrazione on-line dell Organismo ottenendo di conseguenza il Codice Organismo ed il Codice AFO necessari per continuare la procedura di redazione della domanda di accreditamento; Effettuare la dichiarazione delle capacità economiche e giuridiche dell Organismo, che costituiscono il primo passo per il prosieguo della procedura di accreditamento; Compilare, dopo avere ottenuto gli opportuni codici e compilato la sezione delle dichiarazioni delle capacità economiche e giuridiche, la domanda di accreditamento per la sede operativa che si intende accreditare; Consegnare telematicamente la domanda corredata dei documenti allegati (firmati digitalmente). Inoltre, in questa sezione l Organismo può seguire l evolversi 1 della domanda dalla consegna fino all eventuale rilascio dell accreditamento. Dotazioni informatiche necessarie Per potere eseguire il processo di accreditamento, il rappresentante legale di un Organismo formativo e/o orientativo dovrà disporre di: un PC connesso ad internet un lettore di smart card (Infocamere www.card.infocamere.it) la smart card rilasciata dalla Camera di Commercio programma Dike (Infocamere www.infocamere.it ) uno scanner 3
Sul PC deve essere installato un browser web (consigliati: Internet Explorer 5.5 o sup.; Netscape 7.0 o sup.) necessario per connettersi al Sito Web www.accreditamento.regione.campania.it ed utilizzare la procedura on-line. La smart card deve essere rilasciata, dalla Camera di Commercio 2 al legale rappresentante dell Organismo. Per indicazioni sul rilascio della Smart Card, rivolgersi alla Camera di Commercio territorialmente competente oppure verificare attraverso i siti Web delle Camere di Commercio. Il lettore di smart card dovrà essere compatibile con la smart card di cui sopra (l elenco di tali lettori è consultabile sul sito www.infocamere.it). Il Programma Dìke, necessario per apportare la firma digitale ad un documento elettronico, dovrà essere installato sul proprio PC; tale programma è scaricabile gratuitamente dal sito www.infocamere.it. Lo scanner, necessario per la digitalizzazione di alcuni documenti cartacei da allegare via web alla domanda di accreditamento. Firma digitale e valore legale La legislazione italiana ha rivoluzionato il mondo burocratico-amministrativo, attribuendo alla firma digitale lo stesso valore della firma autografa, rendendo così pienamente validi ai fini di legge i documenti informatici sottoscritti con essa. Si ricorda che chi dichiara, utilizzando una smart card, informazioni mendaci è perseguibile ai sensi di legge. Per ulteriori informazioni si rimanda alla lettura delle normative specifiche consultabili su www.infocamere.it Registrazione on line dell Organismo 4
Il primo passo che il legale rappresentante dell Organismo deve compiere affinché possa iniziare il processo di accreditamento delle proprie sedi operative è la Registrazione on-line dell Organismo. Essa si compone di due operazioni sequenziali: 1. Il rappresentante legale, connettendosi al Sito Web all indirizzo sopraindicato, può effettuare la registrazione dell Organismo attraverso la scheda Nuova registrazione raggiungibile dalla sezione Area Organismi cliccando sul tasto Registrazione. 2. In tale scheda il rappresentante legale dovrà inserire i dati anagrafici dell Organismo, la tipologia dell Organismo, i propri dati anagrafici e leggere attentamente le dichiarazioni riportate. Dopo l inserimento di tali dati si procede alla seconda operazione cliccando sul tasto Continua. Si rimarca che i campi contrassegnati con l asterisco devono essere obbligatoriamente compilati. 3. La seconda pagina della registrazione consente al rappresentante legale di firmare i dati inseriti nella precedente pagina. Il sistema produrrà un file riportante i dati inseriti nella scheda; tale file dovrà essere trasferito sul proprio computer cliccando sul link Cliccare qui per scaricare il file 4. Il file salvato sul proprio PC avrà il nome Stato_Organismo.html. Il legale rappresentante deve aprire il programma Dìke 3, inserire la propria smart card nell apposito lettore, aprire il file Stato_Organismo.html trasferito sul PC, leggerlo con cura, selezionare il comando di firma. Dìke, effettuata la firma su tale file, produce il file Stato_Organismo.html.p7m. Il legale rappresentante, tornando alla pagina web per la registrazione dell Organismo, deve consegnare quest ultimo file selezionando il tasto Sfoglia, scegliendo il file appena firmato e premendo il tasto Consegna. 5
Come firmare i files con Dike Il programma Dike è scaricabile da Internet dal sito www.infocamere.it. Una volta scaricato sul proprio PC è necessario Installare tale programma, seguendo la procedura guidata. Installato Dike occorre installare un lettore di Smart Card compatibile (vedi lista su www.infocamere.it). A questo punto è possibile procedere all operazione di firma digitale di un documento elettronico. Di seguito sono elencati brevemente i semplici passi che portano al completamento dell operazione (per maggiori dettagli si consulti il sito di Infocamere): Eseguire il programma Dike Nella schermata che appare, scegliere dal menu File >> Apri Selezionare, sul proprio PC, il documento (file) da firmare e cliccare su OK Il documento sarà aperto da Dike per la visualizzazione Selezionare dal Menu: Modifica >> Firma >> Firma e Salva (marca temp NO) Inserire il PIN della Smart Card Attendere qualche secondo per la firma digitale Il Sistema, ad esito positivo della verifica della firma digitale, visualizzerà il codice Organismo ed il codice segreto AFO che il legale rappresentante deve conservare segretamente e con cura. Tali codici consentiranno, in ogni momento, l accesso all area riservata (Area Privata Organismi). Codice segreto di accesso all area privata dell Organismo Effettuata la registrazione dell Organismo, il legale rappresentante riceve dal Sistema Accreditamento il codice Organismo ed il codice segreto AFO (Accreditamento Formativo ed Orientativo). 6
Il codice Organismo è una sequenza di 9 cifre costituita da un progressivo univoco di 5 cifre e da due parti numeriche indicanti il mese e l anno della registrazione. Le tre parti di cui si compone il codice sono divise dal carattere /. Il codice AFO è costituito da una sequenza aleatoria di 8 caratteri alfanumerici. Tale sequenza è generata in maniera casuale dal Sistema Accreditamento ad avvenuta registrazione. Il codice deve essere custodito solo dalla persona che lo riceve (rappresentante legale), in quanto dopo la sua generazione è automaticamente distrutto dal Sistema Accreditamento. Attraverso una tecnica crittografica, il Sistema Accreditamento memorizza solo la sua impronta digitale. Questo al fine di riconoscere l autenticità del codice AFO inviato dal legale rappresentante durante le sue future richieste di accesso. NOTA IMPORTANTE: poichè il codice AFO è noto solo al legale rappresentante (non esiste copia neppure nel Sistema Accreditamento ), dopo la sua perdita non è più recuperabile nè ricostruibile, neppure a partire dall impronta digitale conservata nel Sistema Accreditamento. In questo caso, affinchè l Organismo possa recuperare l accesso alla sua area privata, l unica soluzione consiste nella richiesta di generazione di un nuovo codice AFO che potrà essere effettuata contattando telefonicamente i gestori del processo di accreditamento. 7
L area privata dell Organismo L area privata dell Organismo è costituita da pagine web protette accessibili solo tramite opportuna autenticazione del legale rappresentante. In queste pagine egli può: apportare modifiche ai dati di registrazione (dati anagrafici dell Organismo, della sede legale,...); inviare documentazione dimostrativa delle capacità economiche e giuridiche dell Organismo; iniziare o continuare la compilazione di una domanda di accreditamento per una sede operativa; consegnare, integrare o seguire una domanda già compilata o consegnata. Dalla home page del Sito Web, cliccando su Area Organismi, il legale rappresentante potrà accedere alla sua area privata inserendo il codice identificativo dell Organismo e il codice segreto AFO rilasciati in fase di registrazione. 8
Dichiarazione delle capacità economiche e giuridiche Propedeutica all esame delle domande di accreditamento è la dichiarazione delle capacità economiche e giuridiche dell Organismo. Dopo aver effettuato la registrazione, entrando nell area privata, occorre inviare la documentazione dimostrativa delle capacità economiche e giuridiche dell Organismo. Infatti, i gestori del processo di accreditamento non potranno avviare la fase di istruttoria per le domande presentate, e quindi procedere all analisi delle stesse, se l Organismo non ha dichiarato le proprie capacità economiche e giuridiche. Eventuali non conformità relative alle capacità economiche e giuridiche saranno segnalate durante la valutazione della domanda. Questo significa che la domanda sarà sospesa in attesa di integrazioni da parte dell Organismo. Pertanto, è necessario che l Organismo effettui la consegna di tali capacità con attenzione. Dalla home page dell area privata dell Organsimo, seguendo il link Capacità economiche e giuridiche, si raggiunge la pagina che elenca i documenti da consegnare telematicamente. Alcuni documenti dovranno essere prodotti dall Organismo mediante acquisizione digitale tramite lo scanner; altri, invece, saranno modelli da scaricare e compilare, disponibili sul sito stesso. Per ognuno di essi è richiesta la sottoscrizione, prima della consegna, mediante firma digitale (inserire riferimento al paragrafo dove sono descritte le modalità di firma digitale). 9
Compilazione di una nuova domanda di accreditamento Dalla home page della propria area privata, l Organismo, cliccando sul tasto Nuova domanda può richiedere la scheda per la compilazione di una nuova domanda di accreditamento. La prima scelta che l Organismo dovrà esprimere è il tipo di utenza: ordinaria o speciale a cui è destinata l attività che intende svolgere presso la propria sede operativa. Sul sito sono elencate le categorie che rientrano nelle utenze speciali. Se un Organismo intende, per una sede operativa, effettuare formazione e/o orientamento sia per utenze speciali che ordinarie deve compilare due domande separate. La scheda per la compilazione della domanda è articolata in diverse sezioni. Si può navigare facilmente tra le diverse sezioni della domanda attraverso il menù costantemente presente sul lato sinistro della scheda. Questo menù è composto dinamicamente in funzione dello stato di compilazione della domanda, mostrando soltanto le sezioni che devono essere riempite. Inoltre il menù, così progettato, funge anche da guida, indicando all utente quali sezioni della domanda devono essere compilate in base agli ambiti di accreditamento indicati e al loro tipo di durata (provvisorio o definitivo). La compilazione di una domanda può essere completata anche in sessioni successive. Il soggetto che compila la domanda può procedere alla compilazione di una sola o più sezioni della domanda in tempi differenti e le informazioni inserite saranno conservate dal sistema, per poi completarla e consegnarla in un momento successivo. I dettagli dei valori da inserire nelle varie sezioni della domanda saranno consultabili attraverso il link HELP presente in ogni sezione della domanda. 10
Consegna di una domanda di accreditamento Durante la compilazione della domanda, il Sistema Accreditamento garantisce all Organismo che i dati inseriti non saranno visibili ai gestori dell accreditamento. Per consegnare una domanda, oltre alla compilazione, è necessario che la domanda sia completa in ogni sua parte. Una domanda è completa se soddisfa i requisiti minimi in ordine agli ambiti, al tipo di accreditamento richiesto ( Definitivo e/o Provvisorio ) ed ai requisiti logistici. Pertanto, quando la domanda è completa, l Organismo può procedere all operazione di consegna. La consegna consiste nel prelevare la domanda compilata dal sito e nel firmarla in locale con il programma Dike di Infocamere. La domanda firmata (Domanda.html.p7m) dovrà essere consegnata, dopo averla selezionata, attraverso il tasto consegna. Solo dopo la consegna della domanda, il Sistema la rende visibile ai gestori del processo di accreditamento per l istruttoria. A partire dalla data di consegna della domanda, sarà fissata una data entro la quale essa dovrà essere valutata (istruttoria documentale ed audit) da parte dei gestori. Tale data, nel caso di prima presentazione pienamente conforme a quanto richiesto dal regolamento, è definita sulla della seguente formula: Data Scadenza = (Data di Consegna + 60 gg. lavorativi ) Tale data di scadenza varierà nel caso venissero riscontrate non conformità, in funzione del numero di integrazioni fatte dall Organismo per la domanda oggetto di valutazione. Tale periodo può essere così calcolato : Data Scadenza = (Data di Consegna + 60 gg. lavorativi ) + 30 gg. Lavorativi * Ni Dove: Ni = Numero di integrazioni fatte per quella domanda Seguire l evoluzione di una domanda di accreditamento Ciascuna domanda, in un determinato istante, può trovarsi in uno dei seguenti stati: 11
In compilazione: da quando è stata creata fino alla sua consegna (la domanda, in questo stato, non può essere visionata dai gestori del processo di accreditamento) Consegnata: dal momento della consegna al termine dell analisi documentale dei gestori. In questo stato la domanda non può essere modificata dall Organismo. In istruttoria: dal momento in cui il gestore inizia la fase di istruttoria documentale al termine dell istruttoria. In questo stato la domanda non può essere modificata dall Organismo. In integrazione: dalla sospensione della domanda, in ordine alle non conformità riscontrate, alla riconsegna dopo le dovute integrazioni da parte dell Organismo. In audit: dall approvazione dell istruttoria documentale alla conclusione dell audit. In valutazione: dalla conclusione dell audit alla conclusione della valutazione da parte del nucleo. Accreditata: stato finale Non accreditata: stato finale Revocata: stato finale Il legale rappresentante, dalla sua area privata, può controllare lo stato della domanda. Inoltre, cliccando sul link Evoluzione accanto alla domanda, visualizza l intero percorso della domanda (con le date di ciascuna tappa) a partire dalla creazione (stato In compilazione ). Le date riportate in corrispondenza di ciascuno stato si riferiscono al momento in cui la domanda è entrata in quello specifico stato. In questa schermata, accanto allo stato Consegnata il, è presente il link per il trasferimento in locale della domanda firmata in modo che il legale rappresentante possa verificare nuovamente ciò che aveva firmato e consegnato. Se la domanda si trova nello stato In integrazione, accanto al precedente stato In istruttoria è presente il link denominato dettagli per visualizzare le note di non conformità apportate dai gestori. 12
Integrare una domanda respinta Se la domanda di accreditamento per una sede operativa è stata sospesa in fase di analisi documentale (istruttoria), accanto alla domanda visualizzata nella sua area privata si noterà la dicitura In integrazione. Cliccando su Storico Stati, l Organismo può visionare le note di non conformità delle sezioni da integrare. Le note forniranno l indicazione per la corretta integrazione. Cliccando su Integra l Organismo accederà alla domanda, la quale è interamente navigabile, ma solo le sezioni da integrare (e contrassegnate con un asterisco nel menù) sono abilitate alla modifica da parte dell Organismo. Apportate le dovute integrazioni, si dovranno rieseguire i passi della consegna. Dalla data di consegna decorrerà la nuova scadenza per il completamento dell analisi documentale. Aggiornare una domanda per una sede accreditata Se una sede operativa è stata accreditata, la relativa domanda si presenta nello stato Accreditata, ed accanto ad essa è presente il link Aggiorna. Cliccando su tale link, l Organismo può creare una nuova versione della domanda per poter modificare le sezioni interessate (es. aggiornare un ambito da provvisorio a definitivo). Il Sistema Accreditamento, per agevolare la compilazione della nuova versione, precompila tutte le sezioni con i dati della vecchia versione. L Organismo, modificate le sezione di suo interesse, dovrà effettuare la consegna della nuova versione. Domanda Non Accreditata o Revocata 13
Se la domanda dopo il parere del Nucleo di Valutazione risulta Non Accreditata, l Organismo dovrà ripresentare una nuova domanda se intende richiedere l accreditamento per quella stessa sede operativa. Se la domanda dovesse trovarsi nello stato Revocata, per i motivi elencati nell art. 17 degli Indirizzi operativi per l accreditamento degli organismi di formazione e di orientamento ), l Organismo deve ripresentare una nuova domanda, qualora intendesse richiedere l accreditamento per quella stessa sede operativa. In questo caso, però, dovrà attendere gli eventuali tempi per la ripresentazione stabiliti dalla regione Campania. 14