OPERAZIONI CHIUSURA E APERTURA Note operative N.B. E importante accertarsi, in caso di multiutenza, che altri operatori non effettuino operazioni contabili mentre ci si appresta a generare le chiusure contabili. Le operazioni di apertura nuovo esercizio e chiusura esercizio in corso verranno di seguito elencate il più dettagliatamente possibile. Negli esempi riportati di seguito l anno viene sempre indicato con XXXX in quanto le presenti note sono valide anche per tutti gli anni a venire. Pertanto la data 31.12.XX si riferisce all anno che si chiude, invece la data 01.01.XX all anno nuovo. GESTIONE CONTABILE All apertura del programma, nel nuovo anno impostare la data attuale (01.01.XX). L anno di competenza, come si vedrà nella videata sarà di conseguenza quello nuovo. Confermare l ingresso al programma con il tasto F10, salva. I progressivi (o contatori) dei documenti e delle registrazioni ripartono automaticamente da zero e le registrazioni vengono tenute quindi opportunamente separate per anno di competenza. In ogni videata della gestione contabile è possibile consultare le operazioni degli esercizi precedenti; è sufficiente impostare, nella finestra di ricerca (zoom), le date desiderate. Es. nel programma Mastrini a video, le date proposte sono sempre quelle dell anno in corso, l anno di competenza confermato nella prima finestra di accesso al programma. Se si vogliono consultare i movimenti dell anno precedente, digitare le date desiderate e si noti come l anno di competenza cambia a seconda delle date richieste. Confermare la selezione con il tasto F10, come di consueto. Lo stesso principio vale per tutti i programmi della gestione contabile. Al momento in cui si vuole effettuare un bilancio di chiusura dell esercizio precedente e l apertura dell anno in corso richiamare dal menu Contabilità la scelta Operazioni annuali. Le operazioni da effettuare sono due, da farsi una di seguito all altra, in data 31.12.XX: Chiusura conto Economico e Chiusura Sit. Patrimoniale, aprire successivamente l anno Apertura di Bilancio, e Riapertura Rischi Cliente. Il programma genera dei movimenti contabili, che è possibile consultare attraverso il programma di Prima Nota indicando la relativa causale. Se questi movimenti si cancellano, i saldi di tutte le schede contabili tornano alla situazione originale senza compromettere assolutamente nulla. Pertanto, qualora le operazioni generate non fossero per qualche ragione giuste, è possibile eliminarle e ripetere le operazioni di chiusura tutte le volte che si vuole, fino a quando queste non vengono definitivamente fissate sul giornale bollato. Questo vale sia per i movimenti di chiusura del Conto Economico che per quello Patrimoniale e anche per le operazioni di apertura.
1. Chiusura Conto Economico Il programma provvederà a generare le operazioni di chiusura dei conti economici. Occorre impostare i seguenti parametri: Data di registrazione Causale contabile (025) (controllare che la causale contabile di Bilancio di chiusura - si trova negli archivi contabili alla voce Causali - riporti la crocetta alla voce Saldo finale ) Conto Profitti e perdite (premere F9 e confermare il conto Profitti e Perdite) Descrizione aggiuntiva (digitare la descrizione che apparirà a fianco di ogni riga giornale riguardo alle operazioni di chiusura generate da programma) Anno di competenza (l anno proposto sarà quello appartenente alla data impostata come data di registrazione) Premere il tasto F10. Al termine della generazione dei movimenti di chiusura conto economico il programma propone una videata in cui si visualizza l utile o la perdita rilevata. Si richiede l impostazione di un altra causale per la registrazione della rilevazione dell Utile o della Perdita. Impostare la causale (023). E importante che si imputi la causale 023 perché altrimenti l Utile o la Perdita rilevati, essendo conti di tipo patrimoniale devono essere poi riversati nell apertura di bilancio dell anno successivo. Se si imposta un altra causale, quest ultimo movimento non viene considerato nell apertura. I conti interessati a queste operazioni di chiusura e apertura sono: Profitti e perdite (Conto Economico con definizione Tipo sottoconto Riepilogo ) Bilancio di Chiusura (Conto Patrimoniale con definizione Tipo sottoconto Riepilogo ) Bilancio di Apertura (Conto Patrimoniale con definizione Tipo sottoconto Riepilogo ) Utile o Perdita di esercizio (Conto Patrimoniale senza definizione di Tipo sottoconto) Il programma genera dei movimenti di prima nota, consultabili in gestione Prima Nota con la causale 025 e 023.
2. Chiusura Stato Patrimoniale Il programma provvede a generare le operazioni di chiusura dei conti patrimoniali, clienti e fornitori. Occorre impostare i seguenti parametri: Data di registrazione Causale contabile (025) (controllare che la causale contabile di Bilancio di Chiusura - si trova negli archivi contabili alla voce Causali - riporti la crocetta alla voce Saldo finale ) Conto Bilancio di chiusura (premere F9 e confermare il conto Bilancio di Chiusura) Descrizione aggiuntiva (digitare la descrizione che apparirà a fianco di ogni riga giornale riguardo alle operazioni di chiusura generate dal programma); Anno di competenza (l anno proposto sarà quello appartenente alla data impostata come data di registrazione). Premere il tasto funzione F10 Il programma genera dei movimenti di prima nota, consultabili in gestione Prima Nota con la causale 025.
3. Apertura di Bilancio L apertura di bilancio deve essere effettuata nel nuovo anno, ad una data desiderata (non necessariamente il 01.01.XX, purché successiva all ultima stampa del giornale bollato). Occorre impostare i seguenti parametri: Data di registrazione Causale contabile (024) (controllare che la causale contabile di Bilancio di Chiusura (si trova negli archivi contabili alla voce Causali ) riporti la crocetta alla voce Saldo iniziale ) Conto Bilancio di apertura (premere F9 e confermare il conto Bilancio di Apertura) Descrizione aggiuntiva (digitare la descrizione che apparirà a fianco di ogni riga giornale riguardo alle operazioni di apertura generate dal programma); Anno di competenza (l anno proposto sarà quello appartenente alla data impostata come data di registrazione). Premere il tasto funzione F10 per salvare e procedere. Il programma genera dei movimenti contabili consultabili in gestione Prima Nota con la causale 024.
GESTIONE MAGAZZINO Per la gestione magazzino la procedura da eseguire si richiama dal menu Magazzino - Riapertura saldi. Indicare il tipo di valorizzazione, flaggare Giacenza Iniziale e Altri Carichi se devono essere compresi nel calcolo della valorizzazione e indicare su quali magazzini calcolare la valorizzazione. Inserire la data di apertura, la causale di magazzino di riapertura (che in anagrafica deve avere il flag = in Giacenza Iniziale e non deve movimentare il magazzino), e indicare il magazzino di cui fare la riapertura (fare una riapertura per ogni magazzino). La riapertura dei saldi di magazzino aggiorna la giacenza iniziale con l esistenza finale dell esercizio precedente e ne calcola il valore a seconda del tipo di valorizzazione scelto. La riapertura dei saldi magazzino può essere fatta in qualsiasi momento, non è necessario farla appena iniziato l esercizio. L operatore ha tutto il tempo per fare gli aggiustamenti di inventario relativi all esercizio appena chiuso e quando l inventario è completo potrà fare la riapertura nel nuovo esercizio.
NB: Se eventualmente la riapertura è già stata effettuata e vengono apportate modifiche alle giacenze dell anno precedente, per aggiornare l apertura è sufficiente rifare la procedura di riapertura alla stessa data, e i movimenti vengono automaticamente sovrascritti. In fase di riapertura di magazzino vengono riportati anche i dati di ordinato e impegnato e aggiornata la disponibilità del nuovo esercizio. La procedura controlla se l apertura del magazzino selezionato è già eseguita, in caso affermativo segnala all operatore la situazione e se vuole proseguire. In questo caso vengono cancellati i movimenti di giacenza precedenti e viene eseguita nuovamente l apertura. Qualsiasi anomalia riscontrata è opportuno che ci venga segnalata immediatamente per poterci permettere di intervenire tempestivamente e operare per la risoluzione del problema riscontrato. GESTIONE VENDITE Per quanto riguarda la gestione dell emissione dei documenti di vendita, non ci sono particolari operazioni da fare in quanto i documenti generati nel nuovo anno si andranno ad aggiungere a quelli dell anno precedente ma con nuove date di emissione e di competenza e nuove numerazioni, che solitamente ripartono dal nuovo. Si proceda quindi a nuove emissioni senza dover necessariamente eliminare i documenti degli anni precedenti, a meno che una cancellazione non serva a liberare spazio su disco (ridimensionando gli archivi di vendite). Per chi emette documenti con suffissi diversi vale lo stesso principio appena spiegato, per cui anche in questo caso le numerazioni ripartono da capo.