PROGETTO NUOVI SERVIZI NELLE BIBLIOTECHE DEL SUD OVEST MILANESE Messaggistica all utenza Utilizzo della Carta Regionale dei Servizi Navigazione internet integrata Aree wi-fi in biblioteca Il presente documento illustra sinteticamente obiettivi, soluzioni e ripartizione dei costi per l avvio di alcuni nuovi servizi nelle biblioteche del sud ovest milanese. Si tratta di servizi a valore aggiunto, che mirano a completare il modello di cooperazione bibliotecaria nel nostro territorio attraverso l offerta di nuove opportunità di accesso alle biblioteche da parte dei cittadini. Il progetto è attuativo dell articolo 3 dello Statuto in quanto volto ad incrementare la qualità e il valore dei servizi bibliotecari (art. 3 comma 3) e a costruire un unica rete bibliotecaria del territorio dotata di un identità comune di servizio (art. 3 comma 4). come obiettivo la qualità dei servizi al pubblico.
Il Consiglio di amministrazione sottopone all attenzione dei comuni alcuni nuovi servizi, in parte già noti ai bibliotecari ed oggetto di studio da parte di due comitati scientifici, con l intento di completare entro il 2009 l avvio di tutti i servizi che qualificano il nostro modello di cooperazione territoriale, secondo le intenzioni a suo tempo espresse dai fondatori. Si tratta di attività a valore aggiunto che utilizzano la tecnologia per innalzare la qualità dei servizi offerti e per ampliarli, in un ottica di rinnovamento ed evoluzione che guarda alle esigenze dell utenza, alla facilità di accesso ai servizi, alle modalità di consumo culturale emergente, alla percezione di qualità che dovrebbe sempre qualificare l azione delle pubbliche amministrazioni. Alcuni di questi servizi comportano costi che non rientrano nella quota base (la quota di adesione pro capite fissata a 0,90 ad abitante) e devono essere valutati. Lo scopo di questo documento, quindi è duplice: illustrare i nuovi servizi e presentare la ripartizione dei costi necessaria alla loro realizzazione. I servizi in questione riguardano: la messaggistica all utente l utilizzo della CRS Carta Regionale dei Servizi come tessera di accesso alle biblioteche l adeguamento a norma di legge del sistema di navigazione internet offerto al pubblico la creazione di aree wi-fi in biblioteca Il pacchetto che sottoponiamo all attenzione dei Comuni non è chiuso: ciascuno potrà, alla luce delle proprie valutazioni, scegliere di attivare in tutto o in parte i nuovi servizi, accollandosi soltanto la quota-parte di costo relativa. Al fine di rendere operative le scelte effettuate, fra la Fondazione e i singoli Comuni fondatori saranno sottoscritte apposite convenzioni. Il Consiglio di Amministrazione, tuttavia, auspica che il presente documento venga approvato da tutti i comuni fondatori, per continuare a offrire uno standard di servizio omogeneo su tutto il territorio del sud ovest milanese, in un ottica di fattiva cooperazione che ha come obiettivo la qualità dei servizi al pubblico e la loro integrazione. Questi servizi sono in parte finanziati dal bilancio della Fondazione, in parte da contributi regionali, ma per essere attivati richiedono di essere co-finanziati dai comuni che decideranno di attivarli, con un contributo di scopo che esula dalla quota di adesione ordinaria. Il Presidente arch. Emilio Guastamacchia 2
MESSAGGISTICA ALL UTENZA qualità ed efficienza a portata di clic Il servizio nasce dall esigenza di comunicare in maniera semplice e veloce con l utenza riducendo i costi a carico dei Comuni e ottimizzando le procedure. Il progetto nasce dalla collaborazione con il sistema bibliotecario Brianza Biblioteche e si avvale della collaborazione di tre partner tecnologici: Mediatech Group, che fornisce alla Fondazione il software Q-Series e che ha sviluppato l applicazione che legge i dati sulle prenotazioni, i prestiti, i ritardi per passarli alla piattaforma di invio; Ribes Informatica, società di Ivrea specializzata in servizi di comunicazione, che gestisce il software che traduce i dati in uscita da Q-Series e li passa a Vodafone in formato standard; Vodafone, che è proprietaria del canale di trasmissione e fornisce gli sms alla Fondazione. La soluzione tecnica adottata, denominato BiblioSMS di Vodafone, riprende un progetto per le Biblioteche di Roma (e in dotazione anche al Comune di Bologna) e costituisce un nuovo canale di comunicazione tra gli utenti e il sistema bibliotecario nell ottica di: migliorare la qualità del servizio offerto risparmiare sui costi di gestione ottimizzare i tempi Funzioni La piattaforma è stata sviluppata per gestire tre tipi di funzione: invio di avviso di documento prenotato disponibile per il ritiro invio di messaggi a gruppi di utenti (per pubblicizzare iniziative della biblioteca e del Comune) invio di avviso di scadenza prestito (solleciti) Tipi di messaggi gestiti email sms (comprese le ricevute di consegna) messaggio nell area personale dell utente in Q (in automatico, senza intervento dell operatore) 3
Lo stato dell arte Sono state effettuate 4 sessioni di formazione (17 marzo, 20-21 aprile, 6 maggio) alle quali hanno partecipato tutte le biblioteche. E stato realizzato un manualetto per gli operatori scaricabile a: http://www.fondazioneperleggere.it/newsletter/50/20090423.htm. Il servizio è in fase di test in tutte le biblioteche. Il test prevede l invio a titolo sperimentale per tutto il mese di maggio 2009 di messaggi di disponibilità per i documenti prenotati dall utenza via email e sms. La sperimentazione è accompagnata da un azione di sensibilizzazione da parte dei bibliotecari affinché l utenza lasci il proprio numero di cellulare e indirizzo email, nonché il consenso all invio di informazioni su iniziative culturali, come previsto dalla normativa. Nel mese di maggio 2009 è previsto un invio (a titolo sperimentale) di 8.000 sms. Ad ogni biblioteca è stato caricato un credito proporzionale al numero di prenotazioni effettuate nel 2008. Il costo dell invio è a carico della Fondazione. A partire da giugno il servizio di messaggistica email entrerà a regime, per gli sms è necessario definire in via preliminare la ripartizione dei costi. Funzionamento della piattaforma I messaggi sono inviati quando le opere prenotate giungono nella biblioteca in cui l utente ha chiesto di ritirarle. L operatore, con una procedura semplice e veloce, crea i messaggi e li invia. Il software di dialogo con Q-Series si comporta diversamente in base ai dati in nostro possesso: a) se l utente ha solo l indirizzo email, il programma copia il messaggio nell elenco delle email da inviare; b) se l utente ha solo il numero di cellulare il programma copia il messaggio nell elenco sms da inviare c) se l utente ha sia l indirizzo email sia il numero di cellulare, il programma è impostato per copiare il messaggio nell elenco email. La priorità accordata agli email tende a garantire il massimo risparmio economico. Pertanto almeno in questa fase gli sms saranno inviati solo agli utenti privi di indirizzo email o a coloro che indicheranno espressamente il cellulare come canale preferenziale di contatto. Si fa notare che l efficacia del servizio, pur elevata in generale, è maggiore con gli sms perché raggiungono immediatamente il destinatario se il cellulare è acceso, mentre l efficacia dell email dipende dalla frequenza con cui si controlla la casella di posta e va valutata in considerazione del fatto che i documenti prenotati restano in giacenza solo 7 giorni dal momento dell invio del messaggio. In ogni caso, almeno nella fase d avvio, è prioritario il contenimento dei costi. Valutazioni più puntuali sull efficacia del servizio e sull opportunità di intensificare l invio di sms potranno essere fatte in seguito. 4
Possibili futuri sviluppi prenotare o rinnovare un prestito via SMS servizio di informazione in base a specifici interessi dell utenza ricevere richieste e inviare risposte via SMS, attraverso un servizio di consulenza on line (tipo Chiedi al bibliotecario ) Inoltre, a regime, sarà possibile contestualmente all invio del messaggio cambiare status ai documenti in Q-Series (da IN TRANSITO a IN ATTESA DI RITIRO) per migliorarne la tracciabilità. I vantaggi I vantaggi del nuovo servizio sono di natura: economica l invio dei messaggi sostituisce le telefonate all utente (attualmente a carico dei Comuni), abbattendo considerevolmente i costi di telefonia. Più intensivo sarà l uso della piattaforma di messaggistica e maggiore sarà il risparmio. Il costo di un sms è pari a circa la metà del solo scatto alla risposta. gestionale l invio dei messaggi in luogo delle telefonate abbatte considerevolmente il tempo da destinare a questa operazione. In caso di contestazioni da parte dell utente, la possibilità di consultare l archivio dei messaggi inviati garantisce maggiormente gli operatori. prestazionale l invio dei messaggi migliora l efficacia e la percezione di qualità del servizio bibliotecario, sia per la tempestività sia perchè l uso delle tecnologie digitali contribuisce a rendere l immagine di un servizio pubblico capace di stare al passo con i tempi (e con le prestazioni) di altri servizi pubblici e privati come banche, ospedali ecc. Costi del servizio e loro ripartizione I costi di sviluppo e adattamento della piattaforma ammontano a circa 15.000 oltre IVA e saranno ripartiti al 50% fra Fondazione Per Leggere e Brianza Biblioteche. Il canone annuo per l uso della piattaforma Vodafone è pari a circa 2500 IVA compresa e per il 2009 è a carico del bilancio della Fondazione. L invio dei messaggi tramite email non genera costi aggiuntivi perchè è compreso nel costo della connettività, già a carico della Fondazione. Il costo per singolo sms è pari a 0,0535 + IVA (ovvero 0,064 IVA compresa). Questa tariffa, particolarmente vantaggiosa, è quella attualmente applicata da Vodafone al Comune di Monza ed è stata ottenuta grazie alla collaborazione con Brianza Biblioteche. Il costo dell invio di sms non può al momento essere assorbito dalla Fondazione e richiede dunque una ripartizione fra i Comuni 5
Simulazione dei costi da sostenere Limitatamente al solo servizio in fase di test (invio di avvisi di disponibilità per documenti prenotati) possiamo fornire le seguenti stime, calcolate sul numero di prenotazioni soddisfatte nel 2008: Biblioteche dove la copia è richiesta Prenotazioni soddisfatte 2008 % copertura e-mail prenotazioni senza e- mail con cell. Costo invio sms a utenti senza email con cell Costo ipotetico per invio di soli sms Abbiategrasso 8.845 59,1% 2.556 163,58 566,08 Albairate 1.626 55,6% 410 26,24 104,06 Arconate 2.145 44,0% 574 36,74 137,28 Arluno 3.096 54,5% 862 55,17 198,14 Assago 2.485 34,0% 1.097 70,21 159,04 Bareggio 7.976 50,7% 3.003 192,19 510,46 Basiglio 1.790 56,5% 599 38,34 114,56 Bernate 838 37,9% 206 13,18 53,63 Besate 1.018 51,6% 357 22,85 65,15 Rinasco 4.689 42,5% 1.294 82,82 300,10 Boffalora 1.144 34,9% 339 21,70 73,22 Bubbiano 1.330 32,5% 534 34,18 85,12 Buccinasco 4.769 46,4% 1.199 76,74 305,22 Buscate 1.649 50,8% 568 36,35 105,54 Casarile 943 59,7% 309 19,78 60,35 Cassinetta 308 52,3% 78 4,99 19,71 Castano 4.875 48,5% 1.708 109,31 312,00 Cesano 5.584 39,8% 1.678 107,39 357,38 Cisliano 552 25,2% 237 15,17 35,33 Corbetta 3.579 46,8% 781 49,98 229,06 Corsico 8.816 58,8% 1.805 115,52 564,22 Corsico Fono 752 66,9% 159 10,18 48,13 Corsico Raga 632 48,9% 297 19,01 40,45 Cuggiono 2.778 50,8% 553 35,39 177,79 Cusago 886 39,4% 303 19,39 56,70 Gaggiano 2.856 62,7% 739 47,30 182,78 Gudo 88 14,8% 38 2,43 5,63 Inveruno 4.921 54,7% 1.405 89,92 314,94 Lacchiarella 1.549 44,5% 765 48,96 99,14 Locate 2.614 36,4% 1.082 69,25 167,30 Magenta 12.281 53,4% 2.453 156,99 785,98 Magnago 1.422 38,6% 296 18,94 91,01 Marcallo 1.484 49,3% 367 23,49 94,98 Mesero 837 39,2% 374 23,94 53,57 Motta 2.394 51,8% 766 49,02 153,22 Nosate 85 54,1% 10 0,64 5,44 Opera 3.956 44,4% 1.205 77,12 253,18 Ossona 2.173 44,2% 457 29,25 139,07 Ozzero 176 48,3% 52 3,33 11,26 Pieve 1.544 49,9% 534 34,18 98,82 Robecchetto 1.795 65,1% 479 30,66 114,88 Robecco 885 42,5% 406 25,98 56,64 Rosate 2.254 57,7% 696 44,54 144,26 Rozzano 14.815 51,9% 4.247 271,81 948,16 Santo Stefano 1.019 42,5% 233 14,91 65,22 Sedriano 2.666 39,2% 733 46,91 170,62 Trezzano 4.018 51,3% 1.013 64,83 257,15 Turbigo 2.326 44,9% 364 23,30 148,86 Vanzaghello 2.046 50,1% 507 32,45 130,94 Vermezzo 832 38,8% 280 17,92 53,25 Vernate 470 51,1% 144 9,22 30,08 Vittuone 3.753 59,5% 1.304 83,46 240,19 Zelo 36 55,6% 13 0,83 2,30 Zibido 1.099 46,4% 434 27,78 70,34 Totale 149.499 50,1% 42.902 2.745,73 9.567,94 6
In sostanza, per garantire questo servizio nel 2008 avremmo speso meno di 3.000 euro IVA compresa, con una incidenza sulla quota per abitante annua di 0,006 euro. Se si ipotizzasse l invio di un sms per ogni prenotazione effettuata nel 2008 avremmo speso 9.567 euro, con una incidenza sulla quota per abitante annua di 0,019 euro. Naturalmente si tratta di una stima soggetta ad alcune variabili: numero di prenotazioni (attualmente in crescita costante), numero di contatti email e cellulare posseduti. Per quanto riguarda le altre funzioni, che saranno attivate nei prossimi mesi, possiamo dare le seguenti indicazioni di massima: invio di messaggi singoli a gruppi di utenti, per pubblicizzare iniziative della biblioteca e del Comune Questa funzione, disponibile entro la fine di maggio 2009, riguarda iniziative di stretta pertinenza comunale, pertanto si configura come servizio on demand, i cui costi saranno a carico dei Comuni che vorranno utilizzarlo. Il programma gestisce per ciascuna biblioteca un portafoglio sms, che può essere finalizzato a questa funzione. invio di avviso di scadenza prestito Questa funzione, i cui tempi di rilascio non sono ancora prevedibili, riguarda i messaggi da inviare in automatico alla scadenza dei prestiti. Non si tratta di un vero e proprio messaggio di sollecito ma di un messaggio di cortesia che inviterà al rinnovo o alla restituzione in tempo utile e per non incorrere in eventuali sanzioni (come la sospensione dal prestito per periodi limitati o eventuali sanzioni pecuniarie). L invio di questi messaggi, che sarà gestito centralmente dalla Fondazione e avrà cadenza quotidiana, risponde a una logica gestionale (evitare che i documenti in ritardo di restituzione vengano sollecitati telefonicamente dalle biblioteche, con costi elevati e spreco di tempo) e di tutela delle raccolte delle biblioteche, che sono un bene pubblico. Inoltre, c è anche una componente di educazione dell utente, che deve abituarsi a rispettare le poche regole previste da un servizio bibliotecario amichevole, accessibile ed efficiente. La simulazione dei costi per questa funzione, effettuata alla fine del 2007 su un campione di 10 giorni, ci dice che l invio nel giorno di scadenza del prestito di sms di sollecito agli utenti privi di contatto email avrebbe generato, su base annua, un costo complessivo pari a 9.233 euro. % utenti contattabili solo con documenti in scadenza cellulare scadenza 14/11 893 scadenza 15/11 1316 34,9% scadenza 16/11 1233 36,9% scadenza 17/11 1282 34,0% scadenza 19/11 2134 35,0% scadenza 20/11 407 37,0% scadenza 21/11 958 41,5% scadenza 22/11 1320 40,4% scadenza 23/11 1259 33,3% scadenza 24/11 1221 36,7% TOTALE 12023 33,7% 7
Si tratta di un costo non trascurabile, che potrebbe essere in parte compensato istituendo sanzioni pecuniarie per i ritardi accumulati (come avviene in altri Sistemi Bibliotecari). Questo costo va considerato anche in relazione alla necessità di inviare una lettera formale di sollecito agli utenti che dopo 30 giorni dalla scadenza non hanno ancora restituito i documenti presi in prestito: nel 2008, a titolo di sperimentazione, la Fondazione ha effettuato 2 tornate di spedizione a tutti gli utenti in ritardo di consegna da oltre 30 giorni, predisponendo una lettera di sollecito. Oltre all obiettivo di far rientrare dal prestito un numero ingente di opere scadute (circa 12.000), ci si proponeva di alleggerire il carico di lavoro e i costi delle biblioteche, che generalmente effettuano queste operazioni telefonando o inviando una lettera con la posta ordinaria. A tal fine è stata sottoscritta la tariffa PostaTarget di Poste Italiane, che garantisce sensibili risparmi a fronte però di spedizioni quantitativamente consistenti. Complessivamente sono state inviate quasi 7.000 lettere, per un costo complessivo di 3.885 euro (compreso il costo delle buste e della carta). La percentuale di opere restituite dopo il sollecito è risultata superiore al 60%, segno che l iniziativa ha prodotto un risultato positivo. Gli avvisi di scadenza inviati tramite messaggistica email ed elettronica potrebbero ridurre significativamente i costi dell invio centralizzato delle lettere di sollecito formale, rendendo così compatiile questo servizio offerto a tutte le biblioteche con il bilancio della Fondazione RIEPILOGO COSTI ATTIVITA COSTO (IVA inclusa) CHI PAGA costi di sviluppo e adattamento della piattaforma 9.000 (una tantum) a carico della Fondazione canone annuo per l uso della piattaforma 2500 a carico della Fondazione avvisi di disponibilità via sms 3000 da ripartire fra i comuni (solo a utenti privi di email) avvisi di scadenza prestiti via sms 9.233 da ripartire fra i comuni (solo a utenti privi di email) invio centralizzato lettere di sollecito (stima su 5.000 a carico della Fondazione base annua) invio sms per iniziative dei comuni e delle biblioteche secondo quantità servizio on demand a carico dei Comuni che ne faranno uso TOTALE 28.733 IVA compresa Tolti i costi di sviluppo, se si deciderà di lasciare ai Comuni la decisione di aderire o meno al servizio (anche attivando selettivamente le funzioni previste) il costo per ciascun comune sarà proporzionale al consumo di sms e l invio delle lettere di sollecito resterà a carico di ciascun Comune. Se viceversa si deciderà di implementare omogeneamente il servizio su tutto il territorio, l attivazione del servizio inciderebbe sulla quota annua di adesione nella misura di 8
euro 0,04 ad abitante a partire dal 2010. 9
Utilizzo della Carta Regionale dei Servizi e Navigazione internet integrata La fondazione ha ottenuto un finanziamento dalla Regione Lombardia per la realizzazione di un sistema integrato per l accesso ai servizi bibliotecari e la navigazione internet mediante carta regionale dei servizi nelle biblioteche del sud ovest milanese. E stata in proposito siglata con Lombardia Informatica una convenzione. Lombardia informatica opera su mandato della Regione Lombardia per realizzare progetti che hanno lo scopo di far diventare la CRS chiave di accesso preferenziale ai servizi di egovernment, e ha individuato i Sistemi Bibliotecari Lombardi come fornitori di servizi basati sulla CRS. Il nostro progetto si propone quindi come best practice in questo settore della Pubblica Amministrazione Lombarda. I risultati che il progetto mira a realizzare: consentire l uso della CRS come tessera di iscrizione e di accesso ai servizi bibliotecari, nel rispetto del diritto di tutti i cittadini di accedervi senza restrizioni dovute alla loro condizione di cittadinanza o residenza; offrire a tutti gli iscritti alle biblioteche un accesso uniforme a Internet, attraverso modalità di servizio e regole omogenee, in ogni punto di servizio della rete bibliotecaria del sud ovest milanese; utilizzare l anagrafica già esistente nel gestionale Q-Series senza effettuare una seconda registrazione di dati personali ma integrando quelli già raccolti con i dati necessari ad abilitare l accesso a internet ricondurre alla Fondazione la responsabilità di gestione, raccolta e conservazione dei dati relativi alla navigazione internet a norma di legge (Decreto Pisanu antiterrorismo); mettere a disposizione dell utenza una piattaforma che preveda l autenticazione dell utente attraverso la CRS carta regionale dei servizi Per la realizzazione di questo prototipo ci si avvale della collaborazione di tre partner tecnologici: Mediatech Group, e curerà l integrazione del driver della CRS con il software Q- Series NEST2, a cui spetterà il compito di implementare gli apparati di rete che gestiranno l autenticazione degli utenti a norma di legge e le regole di navigazione (filtri) Internavigare s.r.l., cui spetterà l adattamento e l installazione del software Interbiblio nelle biblioteche. 10
LA CRS COME TESSERA DI ISCRIZIONE ALLA BIBLIOTECA e-government dalle parole ai fatti Il progetto prevede l integrazione nella piattaforma gestionale Q-Series del software rilasciato da Regione Lombardia per l utilizzo della Carta Regionale dei Servizi. L integrazione porterà Q-Series, nelle sue diverse interfacce e funzionalità, ad accettare l invio di dati da parte della Carta Regionale dei Servizi. Ciò consentirà agli utenti di utilizzare la Carta Regionale dei Servizi in sostituzione dell attuale tessera di iscrizione alla biblioteca per le procedure di iscrizione, aggiornamento della scheda utente, prestito, restituzione, prenotazione e rinnovo, comprese le funzioni che l utente può esprimere autonomamente in biblioteca o da remoto, come ad esempio l avvio di sessioni di navigazione internet a norma di legge, il prestito e la restituzione self check (con attivazione e disattivazione dell antitaccheggio ove previsto), o come la prenotazione ed il rinnovo da casa e tutte le funzioni implementabili in futuro a partire dall autenticazione effettuata con smart card su Q series. Questa modalità di accesso ai servizi non sarè esclusiva, poiché è necessario tutelare il diritto al servizio di pubblica lettura anche per le persone che non sono in possesso della CRS o che non ne hanno diritto (residenti fuori Lombardia, stranieri) e per le fasce di utenza (ad esempio bambini al di sotto dei 10 anni) per i quali si valuterà se consentire un accesso differenziato, mediante la tessera attualmente in uso. L integrazione della CRS consentirà alla Fondazione di abbandonare la produzione e personalizzazione delle tessere di iscrizione, onerosa in termini economici e di lavoro, che resterà residuale (solo per chi non possiede la CRS). La realizzazione del servizio e la sua messa a regime verrà accompagnata da una specifica campagna di informazione presso gli utenti delle biblioteche tesa a promuovere l uso della CRS. 11
NAVIGAZIONE INTERNET INTEGRATA sicurezza e personalizzazione dei servizi Nel 2008 è stato costituito un gruppo di lavoro interno che ha predisposto le linee guida per l armonizzazione dei regolamenti comunali delle biblioteche del sud ovest milanese. L art. 14 di questo testo contiene le norme generali per l accesso alle postazioni di navigazione internet. Un secondo gruppo di lavoro ha redatto un testo ( Disposizioni per l uso di internet nelle biblioteche del sud ovest milanese ) che fissa il codice di comportamento e le modalità d accesso che gli utenti dovranno sottoscrivere all atto dell iscrizione al servizio di navigazione. Entrambi i testi sono stati approvati dall Assemblea Generale della Fondazione il 20 gennaio 2009. Navigare a norma di legge La piattaforma di autenticazione ha come scopo consentire all infrastruttura tecnologica di Fondazione per Leggere il rispetto delle direttive tracciate dal Decreto Legge 27 luglio 2005 n. 144 (Decreto Pisanu), che impone ai gestori di postazioni di accesso pubblico ad Internet l identificazione degli utenti e la tracciabilità degli accessi. Le disposizioni regolamentari approvate dall Assemblea Generale prevedono che per accedere alle postazioni gli utenti debbano essere iscritti alla biblioteca e sottoscrivere un apposito modulo di iscrizione al servizio di navigazione internet. Gli operatori delle biblioteche dovranno integrare i dati personali già presenti in Q-Series con le informazioni strettamente necessarie ad abilitare il servizio di navigazione ed effettuare una copia del documento di identità, che sarà conservato con i moduli di iscrizione presso la sede della Fondazione. All atto dell iscrizione, agli utenti sarà distribuita copia delle disposizioni che regolano il servizio, del Manifesto IFLA per internet e delle raccomandazioni per la sicurezza dei minori in rete ad uso dei genitori. La soluzione individuata La soluzione prevede l utilizzo di una versione personalizzata del software Internav 2008 Biblio per la gestione delle postazioni di navigazione in biblioteca (fino a un massimo di 500 postazioni) e l implementazione di una piattaforma centralizzata per l autenticazione e la gestione dei crediti di navigazione degli utenti, il content filtering, la gestione dei logfile e dei report, dei crediti. Il software, opportunamente adattato, sarà installato sulle postazioni locali, consentendo il controllo degli accessi e la gestione in sicurezza delle macchine, ma l autenticazione e la registrazione dei dati di navigazione avverranno su server centrale, che conterrà anche le informazioni relative a crediti, profili di navigazione, diritti. 12
Con il passaggio in produzione della piattaforma, quindi, sarà per tutti gli utenti possibile accedere a internet in qualsiasi biblioteca della rete con le medesime credenziali e diritti, in relazione al loro profilo-utente. Le modalità di autenticazione Attualmente gli utenti sono già in possesso di credenziali di accesso all opac della Fondazione. Tali credenziali in una prima fase saranno richieste anche per l accesso ad Internet. A partire da una data che dovrà essere concordata, ai cittadini che ne sono in possesso sarà richiesto l uso della CRS e del PIN personale. Con tempistica da definire, questa diventerà progressivamente la modalità di autenticazione prevalente (non esclusiva però, per i motivi già esposti). Quando l utente inserirà nel lettore di smart card la propria CRS e digiterà il PIN, la chiamata sarà inoltrata alla piattaforma centrale, che verificherà le credenziali e i diritti di navigazione prima di dare avvio alla navigazione. La registrazione dei dati di navigazione inizierà ad avvenuta autenticazione. Il rilascio del PIN Per l accesso alla navigazione internet sarà dunque necessario utilizzare la CRS e relativo PIN. Questo codice, simile a quello dei bancomat e carte di credito (4 cifre) viene attualmente rilasciato dagli uffici delle ASL (per via del fatto che la CRS è principalmente, oggi, tessera di accesso al servizio sanitario). I tempi del rilascio sono orientativamente variabili fra 2 e 3 settimane. Per ovviare a questa criticità, Lombardia Informatica ha previsto, per tutti i Comuni della Fondazione Per Leggere, la possibilità di istituire un punto di rilascio del PIN presso gli uffici dell anagrafe comunale. Questa possibilità è subordinata alla sottoscrizione di una convenzione fra Lombardia e Informatica e i Comuni interessati Stato dell arte e tempistica A luglio 2008 è stato realizzato un test preliminare, per verificare l integrazione fra l anagrafica del software Q-Series e il server centrale di autenticazione, e la possibilità di associare specifiche informazioni (ad esempio l età) a profili di content filtering differenziati. Il 28 aprile 2009 si è dato ufficialmente avvio ai lavori, con una riunione a cui hanno partecipato tutti i partner tecnologici. Il 18 maggio vengono installati i primi apparati presso la nostra server farm di Milano. 13
Si prevede la realizzazione di un test di utilizzo della navigazione centralizzata con 3 biblioteche fra giugno e luglio 2009 e l avvio del servizio a settembre 2009, preceduto da alcune sedute di formazione del personale. Per quanto riguarda l integrazione nella piattaforma gestionale Q-Series del driver CRS, si prevede entro settembre 2009 un test di utilizzo della CRS come tessera di iscrizione, e una fase di utilizzo sperimentale della CRS come tessera di accesso ai servizi a fianco della tessera tradizionale fra ottobre e dicembre 2009. La sostituzione della tessera di iscrizione con CRS (fatti salvi i casi in cui sarà consentito l uso della modalità attuale) è previsto da gennaio 2010. Costi del servizio e loro ripartizione I costi di start-up sono ripartiti secondo il seguente principio: la Fondazione si fa carico delle spese legate all implementazione dell infrastruttura centrale, i Comuni di quelle che riguardano la propria biblioteca. I costi di sviluppo e adattamento della piattaforma ammontano a euro 30.100 oltre IVA, e sono coperti per il 70% dal finanziamento regionale di euro 25.000. La quota rimanente (euro 11.120) è a carico del bilancio della Fondazione. La Fondazione distribuirà inoltre 150 lettori di smart card che sono stati donati dalla Regione Lombardia. Per completare lo start-up del servizio, i Comuni dovranno farsi carico dell acquisto di una scheda di recovery da installare su ogni postazione destinata alla navigazione al pubblico (costo indicativo: euro 40 oltre IVA cadauna) e dei costi di installazione e configurazione del software Interbiblio nella propria biblioteca (500 euro oltre IVA per sedi fino a 10 postazioni, 1000 euro oltre IVA per sedi fra 10 e 20 postazioni, 1500 euro oltre IVA per sedi con più di 20 postazioni). I costi a regime riguardano le seguenti voci: assistenza e manutenzione infrastruttura centrale (servizio autenticazione / firewalling / logging e reporting / content filtering, sicurezza): euro 7.200 annui IVA compresa servizio di helpdesk in tele-assistenza da remoto, aggiornamenti software per eventuali cambiamenti della normativa per il software Interbiblio: euro 7.680 annui IVA compresa. 14
RIEPILOGO COSTI ATTIVITA COSTO (IVA inclusa) CHI PAGA costi di sviluppo e adattamento della 36.120 a carico della Fondazione piattaforma (una tantum) (in parte coperti con acquisto delle recovery card (una per postazione) installazione e configurazione software nelle biblioteche manutenzione e assistenza annua infrastruttura centrale manutenzione, aggiornamento e assistenza software 48 cad. (una tantum) 600 / 1200 / 1800 (una tantum, in base a n postazioni) finanziamento Regionale a carico dei comuni a carico dei comuni 7.200 da ripartire fra i comuni 7.680 da ripartire fra i comuni Tolti i costi di start-up, e posto che in questo caso (contrariamente al servizio di messaggistica) è più difficile pensare di lasciare ai Comuni la decisione di aderire o meno al servizio, l avvio della navigazione internet centralizzata inciderebbe sulla quota annua di adesione nella misura di euro 0,036 ad abitante. 15
Aree wi-fi in biblioteca Questa funzione, che può essere integrata con l infrastruttura di autenticazione e navigazione centralizzata che abbiamo descritto, non sarà oggetto di attivazione nel 2009. Ci è sembrato doveroso, anche in considerazione dello sviluppo e della diffusione di tecnologie mobili di comunicazione, soprattutto nelle fasce giovanili e nell utenza professionale, tenere conto di questa possibilità come sviluppo futuro. Ci sono alcune biblioteche della nostra rete che hanno già autonomamente avviato sperimentazioni e anche veri e propri servizi, affiancandoli alle postazioni fisse di navigazione. Il valore aggiunto della nostra soluzione risiede tuttavia nella possibilità di integrare le due soluzioni in una sola piattaforma. L area wi-fi, in ogni caso, ha tutte le caratteristiche per essere considerata un servizio on demand che i Comuni potranno decidere autonomamente di attivare o meno. 16
RIEPILOGO Messaggistica ATTIVITA COSTO (IVA inclusa) CHI PAGA costi di sviluppo e adattamento della piattaforma 9.000 (una tantum) a carico della Fondazione canone annuo per l uso della piattaforma 2500 a carico della Fondazione avvisi di disponibilità via sms 3000 da ripartire fra i comuni (solo a utenti privi di email) avvisi di scadenza prestiti via sms 9.233 da ripartire fra i comuni (solo a utenti privi di email) invio centralizzato lettere di sollecito (stima su 5.000 a carico della Fondazione base annua) invio sms per iniziative dei comuni e delle biblioteche secondo quantità servizio on demand a carico dei Comuni che ne faranno uso TOTALE 28.733 IVA compresa Navigazione centralizzata internet ATTIVITA COSTO (IVA inclusa) CHI PAGA costi di sviluppo e adattamento della 36.120 a carico della Fondazione piattaforma (una tantum) (in parte coperti con acquisto delle recovery card (una per postazione) installazione e configurazione software nelle biblioteche manutenzione e assistenza annua infrastruttura centrale manutenzione, aggiornamento e assistenza software 48 cad. (una tantum) 600 / 1200 / 1800 (una tantum, in base a n postazioni) finanziamento Regionale a carico dei comuni a carico dei comuni 7.200 da ripartire fra i comuni 7.680 da ripartire fra i comuni Tolti i costi di start-up, l avvio dei due servizi (messaggistica e navigazione internet centralizzata) incide sulla quota annua di adesione nella misura di euro 0,076 ad abitante. NOTA BENE L uso della CRS come strumento di autenticazione comporta per i Comuni l opportunità di sottoscrivere una convenzione con Lombardia Informatica per istituire presso gli uffici dell anagrafe un punto di rilascio del PIN. 17