Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale www.centraleacquisti.regione.lombardia.it, nel canale Contratti della Centrale Acquisti > Vaccini Seconda Edizione È possibile inviare richieste di informazione sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto.centraleacquisti@lispa.it oppure chiamando il numero verde 800.116.738. - 1 -
Guida alla Convezione Fornitura di Vaccini Seconda Edizione per gli enti sanitari della Regione Lombardia La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Data di attivazione della convenzione 01/07/2011 Data di scadenza della convenzione 01/07/2012 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura 12 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione. Tale durata è prorogabile soltanto da Lombardia Informatica S.p.A. fino ad un massimo di ulteriori 6 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 12 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura Tale durata non è prorogabile dall Ente. Convenzione per la fornitura di vaccino MPR (Lotto 1) e per la fornitura di vaccino anti epatite B adulti (Lotto 2) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari - Lotto 1- MPR: 9,94 - Lotto 1- Anti epatite B adulti: 11,83 I prezzi unitari si intendono IVA esclusa - Lotto 1: 221.329 dosi di vaccino MPR - Lotto 2: 26.683 dosi di vaccino anti epatite B adulti Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 11) Convenzione per la fornitura di vaccino anti epatite A per bambini (Lotto 3) e per la fornitura di vaccino anti epatite A per adulti (Lotto 4) - 2 -
Prezzo unitario Anti epatite A per bambini e per Adulti: 15,52 Il prezzo unitario si intende IVA esclusa Massimale della convenzione 35.493 dosi di vaccino Anti epatite A per sia per bambini che per adulti Fornitori aggiudicatari Crucell Italia S.r.l. (riferimenti del fornitore a pagina 11) Convenzione per la fornitura di vaccino difterico e tetanico (Lotto 5) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari - Lotto 5 Difterico e tetanico: 2,30 I prezzi unitari si intendono IVA esclusa - Lotto 5: 130.957 dosi di vaccino difterico e tetanico Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (riferimenti del fornitore a pagina 12) Convenzione per la fornitura di vaccino anti epatite B bambini (Lotto 7) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitori aggiudicatari - Lotto 7 Anti epatite B bambini: 8,40 I prezzi unitari si intendono IVA esclusa - Lotto 7: 17.240 dosi di vaccino Anti epatite B bambini GlaxoSmithKline S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 13) - 3 -
Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 della Convenzione) Oggetto della Convezione è la fornitura dei vaccini ad uso umano, comprensiva dei servizi connessi, per gli Enti Sanitari della Regione Lombardia. In particolare i vaccini oggetto della convenzione sono, rispettivamente per ciascun lotto: Lotto 1 - Vaccino Morbilloso Parotitico ed Antirosolia Vivo - MMRVAXPRO; Lotto 2 - Vaccino Epatitico B (DNAr) per Adulti - HBVAXPRO 10 mcg; Lotto 3 - Vaccino Epatitico A Inattivato Adsorbito per Bambini - EPAXAL; Lotto 4 - Vaccino Epatitico A Inattivato Adsorbito per Adulti EPAXAL; Lotto 5 - Vaccino Difterico e Tetanico Adsorbito per Adulti - DIF-TET-ALL AD; Lotto 7 - Vaccino Epatitico B (DNAr) per Bambini - ENGERIX-B 10 MCG pediatrico. Servizi aggiuntivi (art. 3 della Convenzione e par. 3.2.1 del Capitolato Tecnico) I servizi connessi, sono comprensivi dei servizi di assistenza alla fornitura che prevedono, oltre alle attività di consegna e trasporto, il servizio aggiuntivo di organizzazione, da parte del fornitore, eventi formativi allo scopo di fornire agli Enti Contraenti informazioni a supporto per l utilizzo quotidiano dei vaccini oggetto della fornitura nonché soluzioni ai problemi o alle domande di salute più frequenti che i pazienti/genitori rivolgono al medico al momento della vaccinazione. In particolare, a seguito di espressa richiesta da parte dell Ente e dopo aver concordato la data evento con l Ente stesso, il fornitore dovrà organizzare l evento a propria cura, onere e spese. È ammessa la possibilità per il Fornitore di organizzare un unico evento anche per più Enti, sempre previo accordo con gli Enti stessi. - 4 -
Modalità di acquisto È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Acquisti tramite negozio elettronico NECA. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Per acquistare tramite il NECA, l Ente deve essere registrato alla Centrale Regionale Acquisti oppure, se già registrato a Sintel, deve aver aggiornato i suoi dati: Per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti, sul Portale www.centraleacquisti.regione.lombardia.it, nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti > Registrazione Enti sono disponibili tutte le informazioni. Per aggiornare i dati, sul portale www.centraleacquisti.regione.lombardia.it, nella pagina Registrazione alla Centrale Acquisti > enti registrati a Sintel, sono disponibili tutte le informazioni. Una volta effettuata la registrazione, Per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale della Centrale Regionale Acquisti e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione. - 5 -
Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA Ordinativi di fornitura (art. 5 della Convenzione) Contratto Nel momento in cui l Ente invia l ordinativo di fornitura al fornitore, da origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Ente ed il fornitore stesso. Tale contratto può essere stipulato dagli enti del servizio sanitario regionale (art.1 della L.R. 30 del 27/12/2006). Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata di 12 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento del quantitativo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; ad un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione del quantitativo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Ente può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. - 6 -
Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'ente ha la possibilità di ridurre il quantitativo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A.. In tal caso tali quantitativi saranno reinseriti nel massimale di gara e resi disponibili per gli altri Enti. Modello Al fine della corretta compilazione del modello ordinativo di fornitura è necessario che gli Enti indichino: il quantitativo totale della fornitura; il nome commerciale del vaccino; i riferimenti per la fatturazione. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Quantitativo Il quantitativo della fornitura, che va indicato nell ordinativo di fornitura, non vincola in alcun modo l Ente all acquisto di quantitativi minimi bensì impone al Fornitore di accettare gli ordinativi di fornitura emessi dagli Enti che utilizzano la Convenzione fino a concorrenza del quantitativo massimo contrattuale. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione del quantitativo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Ente legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, gli Enti dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati. Richiesta di consegna Le richieste di consegna possono essere inviate entro un anno dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e fino a concorrenza del quantitativo totale della fornitura indicato dall ordinativo stesso. - 7 -
Modelli Al fine della corretta compilazione del modello richiesta di consegna è necessario che gli Enti indichino: i riferimenti dell Ordinativo di Fornitura a cui tale Richiesta di Consegna fa riferimento (in particolare: il N. di Protocollo Ordine di Fornitura / numero di protocollo); la Sede di Consegna; i riferimenti del soggetto delegato all emissione della Richiesta di Consegna; il nome commerciale del vaccino. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Invio e Revoca (art. 5 e 6 della Convenzione) L invio, la conferma di invio e la revoca dell ordinativo di fornitura e/o delle richieste di consegna avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico. Verbale (art. 3.1.3. del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà all Ente il verbale di consegna o, in sostituzione, il "Documento di Trasporto". Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: il riferimento alla Convenzione per la fornitura di vaccini seconda edizione ; il numero identificativo del Lotto di fabbricazione; il Codice Fiscale/Partita IVA del Fornitore; i dati relativi all Unità Richiedente dell Ente Contraente; il numero di protocollo e la data di ricezione della Richiesta di Consegna; la data dell avvenuta consegna; l elenco dettagliato dei vaccini consegnati con l indicazione del numero di dosi di vaccino consegnato e relative date di scadenza. La firma dell addetto dell Ente posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Ente si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo 3.1.4. resi, del Capitolato Tecnico). - 8 -
Condizioni economiche (art. 9 della Convenzione) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per il bene/servizio fornito viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati a 30 (trenta) giorni dalla data fine mese di ricevimento della fattura, con accredito sul conto corrente intestato al fornitore: In relazione alle forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (vaccino MPR e vaccino anti epatite B adulti): presso CREDITO BERGAMASCO IBAN IT 13 X 03336 03208 000000003062 presso MONTE DEI PASCHI DI SIENA IBAN IT 88 V 01030 03203 000001390992 presso SOCIETE GENERALE IBAN IT 69 O 03593 01600 0118518016EU presso POSTE ITALIANE IBAN IT 52 U 07601 03200 000016879009 In relazione alle forniture della Crucell Italy S.r.l. (vaccino anti epatite A per bambini e per adulti): presso ISTITUTO BANCARIO DEUTSCHE BANK IBAN IT31 X 03104 01607 000000820753 per l ASL di Monza e Brianza e l ASL di Mantova presso ISTITUTO BANCARIO UNICREDIT BANCA SPA IBAN IT87Q0200809434000003192426 per l ASL di Milano IBAN IT77N0103001630000008161100 per l ASL di Milano 2 e l ASL di Milano 1 IBAN IT20E0558401619000000013636 per l ASL di Como, l ASL di Varese e l ASL di Cremona IBAN IT30V0306909400000026502124 per l ASL di Lecco IBAN IT27R0572801600023570227425-9 -
per l ASL di Sondrio e l ASL di Vallecamonica e Sebino IBAN IT75T0351201601000000006256 per l ASL di Bergamo IBAN IT17D0306901626100000105923 per l ASL di Lodi IBAN IT17F0516401617000000163779 per l ASL di Brescia IBAN IT23Y0350001670000000019445 In relazione alle forniture della Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (vaccino difterico e tetanico): presso INTESA SAN PAOLO IBAN IT66 Q030 6914 2011 0000 0000 445 presso MONTE DEI PASCHI DI SIENA IBAN IT10 G010 3014 2000 0001 0230 872 presso POSTE ITALIANE IBAN IT43 B076 0114 2000 0001 1111 531 In relazione alle forniture della GlaxoSmithKline S.p.A. (vaccino anti epatite B bambini): presso BANCA INTESA SAN PAOLO IBAN IT 44 O 03069 11510041078771079 Prezzi (art. 8 della Convenzione) Gli importi dovuti per le consegne effettuate a fronte delle richieste di consegna, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati negli allegati D - Corrispettivi. - 10 -
Riferimenti del fornitore (art. 24 della Convenzione) Forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (Vaccino MPR - Lotto 1 e Vaccino Epatitico B adulti Lotto 2) Call Center per gli ordinativi di fornitura: Tel: 06/66409271-223 Fax: 06/66409283 E-mail: ufficiogare@spmsd.com Call Center per le richieste di consegna: Numero Verde: 800234149 Tel: 06/66409215-272 Fax: 06/66409291 E-mail: sclienti@spmsd.com Responsabile della fornitura: Dott. Paolo Fonti Tel: 06/66409211 Fax: 06/66409291 E-mail: sclienti@spmsd.com Collaboratore scientifico: Dott. Vincenzo Caggio Cell: 334/6640800 Forniture della Crucell Italia S.r.l. (Vaccino Epatitico A bambini Lotto 3 e Vaccino Epatitico A adulti Lotto 4) Call Center: Amalia Porcellini Tel: 02/356762574 Fax: 02/38204571-11 -
E-mail: amalia.porcellini@crucell.it Responsabile della fornitura: Dr.ssa Silvana Della Cagnoletta Tel: 02/356762522 Collaboratore scientifico: Sig. Alberto Pellegrini Cell. 335/7166110 Forniture della Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (Vaccino difterico e tetanico Lotto 5) Call Center: Tel: 800 867121 Fax: 800 867119 E-mail: ordinisiena.nvd@novartis.com ufficiogare.nvdit@ novartis.com Responsabile del Custumer Service: Tel: 0577 243433 Fax: 0577 209037 Responsabile della fornitura: Piergiulio Lucaroni Tel: 0577 243433 Fax: 0577 209037 e 0577 209039 Collaboratore scientifico: Dr. Cammelli Alberto Cell. 335 8762868-12 -
Forniture della GlaxoSmithKline S.p.A. (Vaccino epatitico B bambini Lotto 7) Call Center: Tel: 045 9219712 Fax: 800 018683 oppure 800 016064 E-mail: vep0170@gsk.com Responsabile della fornitura: D.sa Maria Cefaly Cel: 347 2733867 Collaboratore scientifico: D.sa Laura Gardini Cel: 348 1532585 Il fornitore mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: dalle 8.30 alle 17.30. Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute all inizio del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell Ordinativo di Fornitura e delle Richieste di Consegna; richiedere chiarimenti sulle modalità di consegna; richiedere chiarimenti ed informazioni relativi allo stato delle consegne; inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura è il referente per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: essere il referente per tutti gli Enti che emettono Ordinativi di Fornitura e Richieste di Consegna; implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; essere costantemente in contatto con il Collaboratore Scientifico; - 13 -
gestire gli eventuali reclami/segnalazioni di disservizi provenienti dagli Enti e/o da Lombardia Informatica S.p.A. Il Collaboratore Scientifico è il referente clinico per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: fornire, anche presso le sedi di ciascun Ente, tutte le eventuali informazioni di carattere farmacologico e clinico relative ai singoli Prodotti; fornire qualunque tipologia di informazione che supporti gli Enti nell utilizzo operativo quotidiano dei Prodotti. - 14 -
Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Ente ed il fornitore originato dall invio da parte dell Ente dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Ente che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Ente può aderire alla convenzione ed inviare l'ordinativo di Fornitura. Durata del singolo Contratto di fornitura: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione della fornitura stessa. Tale durata non è prorogabile né estendibile. Massimale della Convenzione: quantitativo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene/servizio alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line. Sedi di consegna: il luogo o i luoghi sedi e uffici dell Ente Contraente e/o delle Unità Richiedenti indicati nella Richiesta di Consegna, presso il quale o i quali il Fornitore deve consegnare il quantitativo di Prodotto richiesto; Sito: lo spazio web all indirizzo www.centraleacquisti.regione.lombardia.it in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: i referenti degli Enti Contraenti legittimati ad emettere le Richieste di Consegna, nonché a gestire operativamente il rapporto contrattuale derivante dall emissione dei predetti Ordinativi di Fornitura. - 15 -