Workshop tecnico Progetto S&TDL Roma, 5 novembre 2014 WP 9 Illustrazione dell avvio delle attività di digitalizzazione del patrimonio storico archivistico del CNR SPR GESTIONE DOCUMENTALE MAURIZIO GENTILINI
La SPR Gestione documentale (GeDoc) del Consiglio Nazionale delle Ricerche è stata istituita nel dicembre 2013, acquisendo le competenze del preesistente Servizio per la Gestione informatica dei Documenti, Flussi documentali e Archivi (SEGID). La SPR è incardinata presso la Direzione generale del CNR, con le caratteristiche e le funzioni previste dagli artt. 61 e 62 del DPR 445/2000 e dall art. 5 della deliberazione CNIPA n. 11/2004. Le sue attività si articolano su tre linee di attività: - Sviluppo e gestione del protocollo informatico e del sistema di gestione documentale - Analisi e gestione dei flussi documentali - Gestione degli archivi
- In quanto struttura preposta all amministrazione dell intero ciclo di vita dei documenti, il GeDoc gestisce tutti i complessi documentari prodotti e conservati dall Ente: il passaggio dalla fase corrente all archivio di deposito la conservazione per i tempi previsti dalla normativa vigente la selezione e lo scarto (in accordo con le autorità che esercitano la vigilanza) della documentazione non considerata di interesse storico la gestione della sezione separata di Archivio Storico. - Al fine di supportare l attività del GeDoc e di fornire indirizzi e pareri in materia di scarto della documentazione che ha esaurito il proprio valore amministrativo e di coordinamento delle politiche di valorizzazione della documentazione di interesse storico-culturale, è stata istituita la Commissione Archivi del CNR.
Al fine di provvedere alla conservazione e valorizzazione della documentazione di interesse storico conservata presso l Ente, la sezione separata dell Archivio Storico del CNR è stata istituita con Provvedimento n. 122 del 28 ottobre 2008 (ai sensi dell art. 30 del D.Lgs 22 gennaio 2004, n. 42 «Codice dei Beni culturali e del Paesaggio»)
Le serie archivistiche di maggiore consistenza e completezza, nonché di maggior valore storico-culturale prodotte dall Ente dai tempi della sua costituzione fino ai nostri giorni, riguardano le raccolte dei verbali dei principali organismi di governo del CNR e dei Comitati nazionali di consulenza.
Al fine di impostare azioni e progetti di valorizzazione e di confermare la collaborazione con l Archivio Centrale dello Stato, che conserva gran parte della memoria documentaria del CNR, il I dicembre 2009 è stato stipulato un accordo quadro tra i due enti.
Con i riordinamenti del CNR del 1966 e 1968 venne costituito un Archivio generale e realizzato un servizio di microfilmatura degli atti protocollati dalla Segreteria generale e dai Servizi centrali dell Ente. Tale pratica venne progressivamente potenziata ed estesa alle strutture centrali, tanto da rientrare formalmente nelle competenze del Servizio Affari scientifici e tecnologici (SAST) e del Servizio Affari patrimoniali ed Aree di ricerca (SAPAR), dell Ufficio Ragioneria e del Servizio del Personale e Incarichi di Ricerca (SPIR), definite dall ordinamento dell Ente del 1971 e da provvedimenti successivi. Si è così formato un archivio di microfilm e microfiches che rispecchia e testimonia buona parte dell attività dell Ente successiva a quel periodo, fino al 2001.
I documenti relativi al personale sono ordinati in sequenza di protocollazione sui microfilm, mentre le microfiches sono intestate alla persona. Per i documenti dell archivio generale, le microfiches sono solitamente intestate a persona, ente o istituto del CNR e messe in ordine di posizione. La consistenza complessiva ammonta a oltre 4.000 bobine di microfilm 16 mm e a un numero non ancora identificato di microfiches raccolte in 30 schedari metallici ed un armadio appositamente predisposto.
È in corso la ricostruzione del complesso sistema di posizioni articolato in oltre 500 numerali alla base della pratica di classificazione degli atti in uso presso il CNR successiva alle riforme dell Ente operate alla fine degli anni 60. MAURIZIO VITALE MAURIZIO GENTILINI
L Archivio storico ha già realizzato due progetti (attraverso i bandi della Presidenza del Consiglio sui fondi dell'otto per mille destinati ai beni culturali), finalizzati alla digitalizzazione di serie storiche conservate presso la propria sede e presso l Archivio Centrale dello Stato: Le raccolte degli Ordini del giorno degli organismi di governo (1934-1999) I primi verbali del Direttorio e della Presidenza (1924-1945) I carteggi della presidenza Vito Volterra (1923-1927) I carteggi della presidenza Guglielmo Marconi (1927-1937) Gli interventi hanno prodotto immagini: microfilm 35 mm (master di conservazione) formato TIFF ad alta risoluzione in scala di grigi formato GIF e PDF con grado di risoluzione e compressione inferiore metadati in formato XML secondo lo standard MAG (specifiche ICCU).
- CNR VERBALI 1924-1927 Estremi cronologici: 1924.01.12 1926.06.09 (Consiglio); 1924.03.11 1927.02.02 (Comitato esecutivo) Contenuto: Raccolta dei verbali (n. 1-11) delle sedute del primo Comitato esecutivo del Consiglio nazionale delle ricerche, fino al riordinamento dell Ente con Legge 31 marzo 1927 n. 638 (cc. 1r.-18v.) Raccolta dei verbali (n. 1-4) delle sedute del primo Consiglio nazionale delle ricerche, fino al riordinamento dell Ente seguito al R.D. 31 marzo 1927 n. 638 (cc. 50r. 61r.); Consistenza: Registro leg. Cart., 78 cc. nn.
CNR - CONSIGLIO DI PRESIDENZA ORDINI DEL GIORNO Estremi cronologici: 1938.03.18 1999.04.15 Contenuto: Raccolta rilegata delle convocazioni e degli ordini del giorno delle sedute del Consiglio di Presidenza Consistenza: Registro leg. pelle e tela, 1690 pp. nn.
- VERBALI DEL DIRETTORIO - Vol. 7 Estremi cronologici 1938.07.14 1943.12.01; 1945.04.16 Contenuto: Raccolta rilegata dei verbali delle sedute del Direttorio; l ultimo verbale riguarda la seduta della Giunta amministrativa del 16 aprile 1945, che sostituì il Direttorio dopo il riordino dell Ente seguita al D.L.L. I marzo 1945, n. 82. Verbali Direttorio n. 184 206; Verbale Giunta Amministrativa n. 207 Consistenza: Registro leg. pelle e tela, 411 pp. nn.
- VERBALI DEL DIRETTORIO - Vol. 6
GIUNTA AMMINISTRATIVA - VERBALI Estremi cronologici 1934 1999 Consistenza Voll. 1434 CONSIGLIO DI PRESIDENZA - VERBALI Estremi cronologici 1937 1998 Consistenza Voll. 1362 CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE - VERBALI Estremi cronologici 1966 1999 Consistenza Voll. 778 CONSIGLIO DIRETTIVO - VERBALI Estremi cronologici 1999 2003 Consistenza Voll. 309 COMITATO DI CONSULENZA SCIENTIFICA - VERBALI Estremi cronologici 1955 1999 Consistenza Voll. 300 ca -------------------------------------- CONSISTENZA TOTALE Voll. 4300 ca