del protocollo informatico dell Azienda U.L.SS. n. 8 di Asolo (art. 5 DPCM 31 ottobre 2000) del protocollo informatico 1
Sommario del protocollo informatico...1 dell Azienda U.L.SS. n. 8 di Asolo...1 Parte Prima...5 Introduzione e atti preliminari...5 1. Introduzione...5 2. Il Protocollo Informatico...7 3. Atti di organizzazione preliminari...7 3.1 Tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei flussi documentali e degli archivi... 7 3.2 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO)... 8 3.3 Definizione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR)... 8 3.4 Figure coinvolte nella gestione del servizio di Protocollo... 9 3.4.1 Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi... 9 3.4.2 Responsabile del procedimento amministrativo... 9 3.4.3 Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla consultazione...10 3.4.4 Protocollista...10 3.5 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.. 10 3.5 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni... 11 4. Gestione e Conservazione dei documenti...12 4.1 Classificazione dei documenti... 12 4.2 Massimario di selezione... 13 4.3 Archivio... 13 4.3.1 Archivio Corrente...13 4.3.2 Archivio di deposito...13 4.3.2 Archivio storico...14 Parte Seconda...15 Il documento...15 del protocollo informatico 2
1. Il documento...15 1.1 Il documento amministrativo... 15 1.2 Il documento informatico... 15 1.3 Il documento sanitario... 15 1.4 Supporti dei documenti... 16 1.5 Posta elettronica e Firma digitale... 16 2. Modalità di trasmissione...16 2.1 Documenti in arrivo... 16 2.1.1 Documenti cartacei in arrivo...17 2.1.2 Documenti informatici in arrivo...17 2.1.3 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti...17 2.2 Documenti in partenza... 18 2.2.1 Documenti cartacei in partenza...18 2.2.2 Documenti informatici in partenza...18 2.3. Documenti interni... 19 2.4 Modello per i documenti in partenza o interni... 20 2.4.1 Redazione del documento in partenza o interno: originale, copia e minuta...20 Parte Terza...22 La Registrazione a protocollo...22 1. La registrazione a protocollo...22 2. Segnatura...23 3. Operazioni complementari: acquisizione e smistamento del documento in arrivo o in partenza...23 3.1 Differimento dei termini di protocollazione... 23 4. Annullamento di una registrazione...24 5. Documenti da non protocollare...24 6. Documenti da protocollare...25 7. Documenti soggetti a trattamento specifico ed a registrazione particolare...25 8. Documenti soggetti a privacy...25 9. Protocollazione di documenti particolari...26 9.1 Ricezione di lettere anonime e prive di firma... 26 9.2 Telefax... 26 9.3 Gare di appalto... 27 del protocollo informatico 3
9.4 Posta elettronica... 27 9.5 Documenti di competenza di altri soggetti e di altre Amministrazioni... 27 9.6 Documenti in partenza con più di tre destinatari... 28 10. Protocollazione di documenti riservati...28 11. Acquisizione tramite scanner di documenti cartacei...28 12. Il registro di protocollo...29 Parte Quarta...30 Il sistema informatico...30 1. Il sistema di protocollo...30 1.1 Il sistema informatico di protocollo... 30 1.1.1 Descrizione funzionale...30 1.1.2 Descrizione operativa...30 2. Piano di sicurezza dei documenti informatici...30 2.1 Sicurezza fisica... 30 2.2 Sicurezza logica... 31 2.3 Sicurezza organizzativa... 33 3. Abilitazioni di accesso...34 4. Il protocollo di emergenza...34 4.1 Gestione informatizzata del protocollo di emergenza... 35 4.2 Gestione del protocollo di emergenza con registro cartaceo... 36 Parte Quinta...38 Disposizioni Finali...38 1. Entrata in vigore...38 2. Modalità di aggiornamento...38 3. Ulteriori riferimenti...38 del protocollo informatico 4
Parte Prima Introduzione e atti preliminari 1. Introduzione Ai sensi di quanto previsto dall art. 50 del DPR 445/2000, entro il 1 gennaio 2004 tutte le pubbliche amministrazioni devono provvedere a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. Ciò infatti consente di: - accrescere l efficienza delle amministrazioni attraverso l eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali; - migliorare la trasparenza dell azione amministrativa, per il tramite di strumenti che rendono possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso alla documentazione amministrativa da parte dei soggetti interessati. In quest ottica pertanto, ciascuna amministrazione: a) definisce un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati b) individua le aree organizzative omogenee e i relativi uffici c) istituisce i servizi per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi d) nomina i responsabili di tali servizi e) redige e adotta il manuale di gestione del protocollo informatico f) introduce un sistema informatico per la gestione documentale. In tale ambito, al Manuale di Gestione è attribuita la funzione di descrivere il sistema di gestione e conservazione dei documenti e di fornire le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (art. 5 DPCM 31/10/2000). E quindi uno strumento operativo che, per il grado di analisi che ogni amministrazione è chiamata ad effettuare, può rappresentare un primo e significativo passo verso la certificazione di qualità del servizio. Il dettato del DPCM 31 ottobre 2000 prevede infatti che il Manuale affronti alcuni aspetti cruciali, quali la gestione e la tenuta dei documenti su vari supporti, la migrazione dei documenti informatici, l introduzione dei titolari di classificazione e dei massimari di selezione, nonché la definizione delle linee strategiche legate al sistema archivistico, al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate. del protocollo informatico 5
Il Manuale, ancora, descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo, in una visione d insieme - senza soluzioni di continuità - dal protocollo all archivio storico. In particolare nel sono riportati i seguenti argomenti: a) l indicazione delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e tenuta dei documenti all interno dell area organizzativa omogenea; b) la definizione dei tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche per l introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli di settore o di reparto; c) la descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione; d) l indicazione delle regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti con la specifica dei criteri per l ulteriore eventuale inoltro dei documenti verso aree organizzative omogenee della stessa amministrazione e/o verso altre amministrazioni; e) l elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo; f) l elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento; g) il sistema di classificazione; h) la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità di utilizzo; i) le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico ed in particolare l indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo, la contemporaneità della stessa con l operazione di segnatura, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione; j) le modalità di utilizzo del registro di emergenza; k) il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all interscambio, all accesso, alla conservazione dei documenti informatici; l) i criteri e le modalità per il rilascio delle abilitazioni di accesso interno ed esterno alle informazioni documentali; m) le modalità per l eventuale utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno ed all esterno dell area organizzativa omogenea. del protocollo informatico 6
2. Il Protocollo Informatico Al fine di ottemperare a quanto previsto dal DPR 445/2000 riassunto nei paragrafi precedenti, l Azienda ULSS n. 8 di Asolo ha adottato il sistema GUPAR, quale sistema di gestione del protocollo informatico. L'introduzione delle tecnologie informatiche nell'ambito della tenuta del Protocollo ha prodotto un cambiamento che ha coinvolto l'intero assetto organizzativo dell'ente. L'utilizzo del software GUPAR rende possibile e facilita un'operatività che, pur restando centralizzata (Protocollo unico), consente, allo stesso tempo, l'intervento di più punti decentrati. La procedura informatizzata permette, infatti, ad uffici diversi, disseminati in luoghi anche distanti tra loro, di svolgere contemporaneamente lo stesso lavoro, senza sovrapposizioni, nel rispetto di determinati vincoli procedurali. In questo modo, tra l altro, si evitano ridondanze e duplicazioni nelle operazioni gestionali, essendo unico lo strumento di registrazione delle informazioni necessarie per poi compiere le varie attività. 3. Atti di organizzazione preliminari Le aziende, per attivare il protocollo informatico, devono adeguare il proprio assetto organizzativo e funzionale alle disposizioni normative in materia e provvedere a: nominare il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; individuare le Aree organizzative omogenee (AOO) che adotteranno il protocollo unico; definire le Unità organizzative responsabili in cui è articolata ciascuna AOO le quali afferiscono al medesimo protocollo informatico (UOR); eliminare i protocolli diversi dal protocollo informatico (protocolli multipli, di settore, di telefax) e introdurre il protocollo unico; adottare un titolario di classificazione degli atti; approvare il massimario di conservazione e scarto dei documenti; attivare il servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; individuare dei locali idonei per la conservazione e movimentazione degli archivi di deposito di ciascuna AOO e per l'archivio storico; regolamentare il servizio mediante l adozione del manuale di gestione. 3.1 Tenuta del Protocollo Informatico, della Gestione dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito della propria organizzazione, la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell art. 61, comma 1, del testo unico, afferisce all Unità Operativa Affari Generali. del protocollo informatico 7
A detta funzione ed Ufficio sono ricondotti i compiti di cui all articolo 61, comma 3, del Testo unico. II responsabile di tale Ufficio, in possesso dei requisiti di cui all art. 61, comma 2 del testo unico svolge le funzioni di Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (d ora in poi Servizio ) e i compiti di cui all art. 4 del DPCM 31 ottobre 2000. Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, il titolare individua il proprio sostituto. 3.2 Individuazione delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) E considerata Area Organizzativa Omogenea (AOO) l insieme definito di unità organizzative dell azienda ULSS che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. L unità locale socio-sanitaria n. 8 della Regione del Veneto è un Azienda dotata di personalità giuridica pubblica ed autonomia imprenditoriale, con sede legale in Asolo (TV), Via Forestuzzo n. 41. L Azienda ULSS n. 8 è strutturata in un unica Area Organizzativa Omogenea, denominata ULSS 8 di Asolo ed è, quindi, dotata di un solo servizio di protocollazione dei documenti in entrata, in uscita ed interni, che adotta un unica sequenza numerica per l attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare. La corrispondenza, tramite servizio postale o servizio equiparato o via telematica, perviene all AOO dell'azienda, nella quale si adotta il protocollo informatico gestito dal servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. 3.3 Definizione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) Nell ambito dell Area Organizzativa Omogenea, sopraccitata, sono state individuate più unità organizzative responsabili. L Unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) è una struttura operativa dell AOO costituita da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee nell ambito delle quali il personale dipendente assume la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti sanitari/amministrativi. L organizzazione delle Unità Organizzative Responsabili dell unità locale socio-sanitaria si articola in strutture operative, dipartimenti, strutturati e funzionali, ed unità operative, complesse e semplici. del protocollo informatico 8
Il dettaglio delle UOR che afferiscono alla AOO ULSS 8 di Asolo vengono riportate nell ALLEGATO N. 1. La struttura sarà suscettibile di variazioni sia in relazione all inserimento di nuove UOR, sia di singoli utenti. Tali modifiche dovranno essere definite dalla Direzione Generale. 3.4 Figure coinvolte nella gestione del servizio di Protocollo Le figure coinvolte nella gestione del servizio di protocollo informatico sono le seguenti: Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi; Responsabile del procedimento amministrativo; Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla consultazione; Operatore di Protocollo o Protocollista. 3.4.1 Responsabile del servizio di protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi È il soggetto cui, presso l Azienda, è affidata la responsabilità del coordinamento del Servizio per la tenuta del protocollo informatico. Ad esso competono le funzioni di cui al combinato disposto dell art. 61 del DPR 445/2000 e dell art. 4 del DPCM 31.10.2000. Fra queste, il responsabile: attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del DPR 445/2000; garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo e di gestione dei documenti e dei flussi documentali; autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni a protocollo. 3.4.2 Responsabile del procedimento amministrativo È la persona cui è attribuita la responsabilità circa la gestione del documento. In attesa che vengano implementate nel sistema le tipologie dei procedimenti amministrativi con i relativi responsabili e termini, il Responsabile del Procedimento Amministrativo è individuato, per l Azienda, nei Direttori e Responsabili degli Uffici di del protocollo informatico 9
Riferimento, destinatari diretti dei documenti in arrivo e produttori dei documenti in partenza verso l esterno o all interno tra gli Uffici di Riferimento stessi. Il Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA) è abilitato a svolgere le stesse operazioni curate in via ordinaria, all interno dell AOO o dell Ufficio di Riferimento, dal protocollista (registrazione di protocollo dei documenti in partenza ed interni, fascicolazione di tutte le tipologie documentali). 3.4.3 Utente (addetto di Ufficio di Riferimento) abilitato alla consultazione Gli utenti (addetti di Ufficio di Riferimento) sono abilitati ad accedere al sistema informativo, esclusivamente in visualizzazione e limitatamente ai documenti del rispettivo U di R. La visibilità dei documenti dell Ufficio di Riferimento, per ciascun addetto, può essere ricompresa fra un livello massimo (visibilità di tutti i documenti) e minimo (visibilità esclusivamente dei documenti trattati dall addetto). E obbligo del Responsabile dell Ufficio di Riferimento indicare al Responsabile del servizio di protocollo, il livello di accesso in visualizzazione che si intende consentire per ciascun addetto. 3.4.4 Protocollista Il protocollista è la persona che ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti (in arrivo, in partenza e scambiati tra Uffici di Riferimento). Il protocollista può acquisire l immagine elettronica del documento mediante uno scanner, nonchè associare il file prodotto da un programma di composizione testi. 3.5 Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi Nell ambito dell area organizzativa omogenea è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. Esso è funzionalmente individuato nell Ufficio Protocollo e fa capo a questa struttura. A capo di tale Servizio è preposto un dirigente o un funzionario dotato di specifica preparazione professionale tecnico archivistica. Al Servizio sono attribuite le funzioni, anche di coordinamento, relative alla gestione documentale, ossia le attività finalizzate alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi. del protocollo informatico 10
Nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la direzione del Servizio è affidata al vicario nominato su proposta del Responsabile stesso [art. 3 lettera b) delle regole tecniche]. Al Servizio sono assegnati i seguenti compiti [articolo 61, comma 3, del testo unico]: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo unico; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53; d) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; e) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63 in luoghi sicuri differenti; f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso; g) autorizza le operazioni di annullamento; h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo unico da parte del personale autorizzato e degli incaricati. 3.5 Introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni Nell ambito dell area organizzativa omogenea la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa inizia da 1 al principio di ogni anno e si chiude al 31 dicembre. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche [art. 57 del testo unico]. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti hanno alcuni elementi comuni o sono strettamente correlati tra loro [art. 55 del testo unico]. Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti gli altri sistemi e registri di protocollazione dei documenti. Il responsabile del servizio di protocollo generale effettua periodicamente controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale e sull utilizzo di un unico registro informatico nell Amministrazione centrale, del protocollo informatico 11
verificando anche, attraverso ispezioni mirate, la classificazione e la fascicolazione archivistica. 4. Gestione e Conservazione dei documenti 4.1 Classificazione dei documenti Nel sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta oltre al documento in quanto tale, è l insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri e, più in particolare, con quelli che riguardano un medesimo affare o un medesimo procedimento amministrativo. La classificazione dei documenti rappresenta lo strumento che consente il rispetto del vincolo archivistico, favorendo la sedimentazione stabile dei documenti prodotti e acquisiti dall'azienda nel corso della propria attività. Consiste in operazioni finalizzate alla organizzazione dei documenti secondo un ordinamento logico, in relazione alla materia, alle competenze, alle funzioni e alle attività dell Amministrazione. Essa è eseguita in base al Titolario di Classificazione. Con l entrata in vigore del protocollo unico è adottato un unico Titolario di Classificazione. Il Titolario di Classificazione è un sistema logico che suddivide i documenti amministrativi e sanitari secondo la funzione esercitata, in titoli, classi e fascicoli permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi affari o a medesimi procedimenti amministrativi. L attivazione del protocollo unico presuppone l adozione di un titolario di classificazione unico. Il Titolario adottato per l Amministrazione centrale è descritto nell ALLEGATO 2. Per i documenti in arrivo, il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione e può essere successivamente integrato dal responsabile del procedimento. Con l introduzione delle tecnologie informatiche e l integrazione del titolario nell applicazione GUPAR, le potenzialità del titolario quale strumento di ricerca si manifestano nel modo più completo ed efficace. La struttura del titolario - aperta, flessibile e mai rigida - consente ogni ulteriore sviluppo, adeguamento o aggiornamento, sia in caso di inidonea definizione delle competenze individuate, sia per la classificazione di documentazione non prevista, prodotta in applicazione di disposizioni normative attributive di nuove funzioni dell Ente. L aggiornamento del titolario compete esclusivamente al responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ed è assicurato del protocollo informatico 12
quando se ne presenta la necessità, nel pieno rispetto delle disposizioni contenute nella normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi. Ad ogni modifica del titolario, il suddetto responsabile provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 4.2 Massimario di selezione Il massimario di conservazione e scarto dei documenti, modificabile solo con provvedimento del direttore generale, è l elenco, coordinato con il titolario di classificazione e la tabella dei procedimenti, dei documenti prodotti e ricevuti dall Azienda e AA.OO.OO. con i relativi tempi di conservazione. Non appena redatto, sarà adottato per l Azienda il Massimario di selezione. 4.3 Archivio L archivio è il complesso dei documenti prodotti, acquisiti o utilizzati dall Azienda ULSS n. 8 nello svolgimento della propria attività e nell esercizio delle proprie funzioni. L archivio Generale è unico e conservato in luoghi differenti pur se, in relazione alla sua gestione, si suddivide in: Archivio corrente Archivio di deposito Archivio storico 4.3.1 Archivio Corrente L archivio corrente è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi: in corso di istruttoria o di trattazione; conclusi da breve periodo e pertanto rivestenti ancora un forte interesse ai fini dello svolgimento dell attività corrente. I responsabili delle U.O.R. o dei procedimenti amministrativi sono tenuti alla corretta custodia dei documenti relativi agli affari ed ai procedimenti amministrativi loro afferenti e non ancora conclusi. 4.3.2 Archivio di deposito L archivio di deposito è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o verso i quali sussistono saltuarie esigenze di consultazione ai fini dell attività corrente. del protocollo informatico 13
Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all anno), ogni Unità Organizzativa Responsabile deve trasferire all Archivio Generale i fascicoli relativi ad affari e a procedimenti conclusi. 4.3.2 Archivio storico L archivio storico è il complesso di documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente. del protocollo informatico 14
Parte Seconda Il documento 1. Il documento I documenti dell Azienda ULSS 8 sono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività amministrativa e sanitaria. Essi si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. I documenti vanno di norma protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni previste di seguito. 1.1 Il documento amministrativo Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o eventi giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell attività dell'azienda (art. 22 L. 241/90, art. 1 DPR 445/2000). Un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa, così come prevede l art. 1 del DPR 28 dicembre 2000, n. 445. 1.2 Il documento informatico Per documento informatico si intende qualsiasi supporto informatico contenente dati o informazioni aventi efficacia probatoria, cioè è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. 3 L. 547 del 23/12/1993). Il documento informatico, da chiunque formato, la sua registrazione su supporto informatico e la sua trasmissione mediante strumenti telematici, ha piena rilevanza giuridica e ha lo stesso valore del documento redatto nella forma scritta. E' da considerarsi a tutti gli effetti di legge originale e fonte principale di notizia. 1.3 Il documento sanitario Il documento sanitario è la rappresentazione grafica, informatica, iconografica, elettromagnetica dell'attività clinica, scientifica e amministrativa delle strutture sanitarie aziendali. del protocollo informatico 15
I documenti di un'azienda Sanitaria Locale o di un'azienda Ospedaliera sono quelli prodotti e acquisiti nello svolgimento della propria attività amministrativa e sanitaria. 1.4 Supporti dei documenti I documenti possono essere cartacei, informatici, telematici o di posta elettronica. 1.5 Posta elettronica e Firma digitale Il mezzo di comunicazione di base da utilizzare per lo scambio di documenti elettronici soggetti a registrazione di protocollo, è la posta elettronica. Ogni comunicazione telematica viene integrata da un file xml, generato automaticamente dal protocollo mittente, dal quale il protocollo destinatario ricaverà le informazioni necessarie atte ad identificare il messaggio (Circolare AIPA 07/05/2001, n. 28). A garanzia dell autenticità ed integrità di messaggi e documenti scambiati ed archiviati con mezzi elettronici, al pari di quanto svolto dalla forma autografa per i documenti cartacei, è la firma digitale. I requisiti assolti dalla Firma Digitale sono: Autenticità: con un documento firmato digitalmente si può essere certi dell'identità del sottoscrittore; Integrità: sicurezza che il documento informatico non è stato modificato dopo la sua sottoscrizione; Non ripudio: il documento informatico sottoscritto con firma digitale, ha piena validità legale e non può essere ripudiato dal sottoscrittore, così come riportato nel DPR 445/2000; Riservatezza: solo il destinatario può leggere il messaggio. Con l'adozione della Firma Digitale l Azienda ULSS n. 8 ha iniziato il processo di eliminazione del cartaceo utilizzando strumenti adeguati e tecnologicamente affidabili. 2. Modalità di trasmissione La trasmissione dei documenti all interno e all esterno dell Azienda avviene mediante utilizzo della posta ordinaria, raccomandata, telegrafo, fax, posta elettronica, consegna a mano, ecc. 2.1 Documenti in arrivo Il documento in arrivo è il documento avente rilevanza giuridico-probatoria acquisito dal servizio protocollo, nell'esercizio delle proprie funzioni. del protocollo informatico 16
2.1.1 Documenti cartacei in arrivo La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo, fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc.), pervenga indirizzata genericamente alla ULSS 8, alle Direzioni, agli Uffici di una qualunque struttura territoriale della ULSS 8, è recepita, di norma, dall Ufficio Protocollo di competenza, in relazione all indirizzo indicato. La posta pervenuta all Ufficio Protocollo viene tutta aperta ed attentamente vagliata per lo smistamento alle strutture competenti. Per rispetto del segreto epistolare, non vengono aperte le lettere che rechino espressamente la dicitura Riservata / Personale / Confidenziale. Il servizio protocollo provvede alla registrazione, alla classificazione del documento in arrivo nonché allo smistamento all'unità Organizzativa Responsabile (U.O.R.) che, a sua volta, procede all individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo (R.P.A.) Il Responsabile del Procedimento Amministrativo ha il compito della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo a quel determinato procedimento. 2.1.2 Documenti informatici in arrivo La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica riservata a questa funzione ed accessibile solo all ufficio preposto alla loro registrazione di protocollo. Il responsabile della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a renderlo pubblico utilizzando ogni possibile mezzo di comunicazione. I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utente sono da questi valutati ai sensi dell articolo 15, comma 7, del DPCM 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo e ad altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico dell ufficio preposto alla ricezione dei documenti informatici. 2.1.3 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione dei documenti Qualora venga richiesto dall utente il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna diretta di un documento cartaceo, in assenza di moduli predisposti di ricevuta, gli uffici abilitati alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo possono rilasciare una fotocopia del primo foglio dopo avervi apposto un timbro con la data e l ora di arrivo e la sigla dell operatore. del protocollo informatico 17
In alternativa, l ufficio esegue la registrazione di protocollo e rilascia la ricevuta prodotta dal sistema di protocollo informatico con gli estremi della segnatura. Nel caso di ricezione dei documenti informatici, l informazione a notifica al mittente dell avvenuta ricezione è assicurata dal sistema di posta elettronica utilizzato dall Amministrazione. 2.2 Documenti in partenza Si intendono documenti in partenza i documenti sanitari ed amministrativi di valenza giuridico-probatoria redatti dal personale appartenente all azienda nell esercizio delle proprie funzioni ed inviati ad altre Amministrazioni e /o a privati. 2.2.1 Documenti cartacei in partenza I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi all ufficio abilitato alla spedizione dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, a cura dell ufficio produttore. La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti in partenza sono effettuate dal Responsabile ovvero dal Collaboratore o Sostituto di UOR; questi soggetti sono incaricati anche delle operazioni di creazione e di gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo cui il documento medesimo si riferisce. E consentito dare un unico numero di protocollo a più documenti identici in partenza, nel caso di molteplici soggetti in indirizzo. Ogni documento deve riguardare un unico oggetto riportato in maniera non generica, ma sintetica e chiara. I destinatari sono descritti in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo secondo le modalità previste dalla gestione anagrafiche del sistema informativo. Ogni documento in partenza deve essere conservato in copia presso l archivio corrente dell Organo o Servizio che lo ha prodotto. La copia deve riportare la segnatura completa. Se il documento è accompagnato da allegati, unitamente alla copia del documento occorre conservare copia degli allegati o l elenco degli stessi, con indicazione della collocazione in archivio di altri esemplari identici agli allegati spediti. 2.2.2 Documenti informatici in partenza I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica. del protocollo informatico 18
Per la spedizione dei documenti informatici l Azienda si avvale dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore iscritto nell elenco pubblico tenuto dall Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione, ai sensi dell articolo 27, comma 3, del testo unico. Gli uffici trasmettono i documenti informatici in partenza, all indirizzo elettronico dell ufficio di spedizione, dopo aver eseguito le operazioni di registrazione di protocollo, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione. L ufficio di spedizione provvede: ad effettuare l invio telematico utilizzando i servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti dal certificatore scelto dall Amministrazione; a verificare l avvenuto recapito dei documenti spediti per via telematica; ad archiviare le ricevute elettroniche collegandole alle registrazioni di protocollo dei rispettivi documenti spediti. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull esistenza o sul contenuto della corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche (cfr. articoli 17, comma 1, del testo unico). Le caselle di posta elettronica per la spedizione possono essere assegnate ai diversi settori. 2.3. Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti trasmessi tra gli Uffici dell azienda. La registrazione spetta al Responsabile del Procedimento Amministrativo. Sono documenti interni anche le semplici comunicazioni tra uffici che hanno un valore semplicemente informativo. Si distinguono funzionalmente in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. Si intendono documenti interni di preminente carattere informativo le memorie informali, gli appunti, le brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa; di norma non vanno protocollati. Si intendono documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio i documenti redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare atti o provvedimenti sanitari ed amministrativi dai quali sorgano diritti, doveri o legittime del protocollo informatico 19
aspettative di terzi; tale tipologia documentale è sempre soggetta a registrazione di protocollo. La registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti interni è effettuata, come nel caso dei documenti in partenza, dal Responsabile ovvero dal Collaboratore o Sostituto dell Ufficio di Riferimento, i quali sono incaricati anche delle operazioni di creazione e di gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento cui il documento medesimo si riferisce. 2.4 Modello per i documenti in partenza o interni I documenti in partenza o interni riportano, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, le seguenti informazioni, utili alla gestione ed individuazione del documento stesso: a) logo dell azienda e dicitura Azienda ULSS n. 8 della Regione del Veneto ; b) l Ufficio di Riferimento; c) indirizzo completo dell Azienda (via, numero, c.a.p., città); d) numero di telefono; e) numero di telefax; f) indirizzo istituzionale di posta elettronica del Servizio competente; g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso; h) numero di protocollo; i) numero di repertorio (qualora il documento sia soggetto a repertoriazione); j) indice di classificazione composto da titolo e classe e categoria; k) numero degli allegati; l) oggetto del documento; m) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (digitale), del dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informatica (digitale), nonché del responsabile della composizione del testo. In tutte le comunicazioni dovrà essere apposta, in calce al foglio di corrispondenza, la seguente dicitura ai sensi dell art. 4, della L. 7.8.1990, n. 241: Responsabile del procedimento : (indicare il nominativo del responsabile dell unità organizzativa competente); Responsabile dell istruttoria : (indicare il nominativo del responsabile degli adempimenti inerenti il singolo procedimento). 2.4.1 Redazione del documento in partenza o interno: originale, copia e minuta Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in copia. del protocollo informatico 20
Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali destinato all invio, così come descritto nel precedente paragrafo. La copia è la riproduzione e rappresentazione letterale e integrale di altro documento, sia cartaceo sia informatico. La minuta di un documento si riferisce alla sua stesura provvisoria e pertanto soggetta a integrazioni e modifiche prima della redazione definitiva. Sia l originale che la copia vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta. In particolare, le comunicazioni, con le quali viene dato riscontro a precedente corrispondenza, dovranno sempre indicare il protocollo della stessa, compilando l apposito spazio sotto la voce risposta al foglio n. ----- del ---------. Si precisa, altresì, che le comunicazioni ai singoli responsabili delle strutture e dei servizi di questa Azienda dovranno essere effettuate indicando in indirizzo il nome e cognome del destinatario con la relativa qualifica. Le comunicazioni inviate ai dipendenti dovranno indicare la qualifica degli stessi. Più in generale, ogni atto contenente il richiamo ad uno o più dipendenti, specificatamente indicati, dovrà recare, a fianco del nome e cognome, anche la qualifica degli stessi. L Ufficio Protocollo non darà corso alla corrispondenza non in regola con i predetti requisiti, restituendo la medesima alla struttura proponente. del protocollo informatico 21
Parte Terza La Registrazione a protocollo 1. La registrazione a protocollo Per ogni documento ricevuto o spedito dall Area Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata del protocollo (rif. art. 53, comma 1, del testo unico). La registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive, ai sensi dell art. 53, comma 3, del testo unico. Ciascuna registrazione comporta la memorizzazione di un insieme di dati obbligatori e di dati opzionali. La registrazione a protocollo, per ogni documento ricevuto o spedito, è effettuata mediante la memorizzazione nel sistema delle seguenti informazioni obbligatorie: il numero di protocollo, assegnato in automatico dal sistema e registrato in forma non modificabile; la data di registrazione del protocollo, assegnata in automatico dal sistema e registrata in forma non modificabile; mittente (o mittenti) per i documenti ricevuti, o in alternativa, destinatario (o destinatari) per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; data e numero di protocollo del documento ricevuto, se disponibili; oggetto del documento, registrato in forma non modificabile. I dati opzionali sono tutti quegli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico: data di arrivo; il numero di allegati; tipo di documento; acquisizione in formato immagine dei documenti cartacei tramite scanner; ecc del protocollo informatico 22
2. Segnatura La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione al documento, in forma permanente, non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Non potranno, quindi, essere effettuate registrazioni di protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce. Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, sul frontespizio mediante l apposizione di un timbro o segno analogo. Le informazioni minime apposte od associate al documento mediante l operazione di segnatura sono quelle elencate nell articolo 55 del DPR 445/2000, e precisamente: codice identificativo dell Amministrazione; codice identificativo dell area organizzativa omogenea; data di protocollo; progressivo di protocollo. Sul documento in partenza o interno la segnatura viene posta, di norma, sul frontespizio. Manualmente o con supporto di una printer pen contestualmente alla registrazione. 3. Operazioni complementari: acquisizione e smistamento del documento in arrivo o in partenza Per ciò che concerne il flusso documentale in arrivo, previo verifica ed assegnazione da parte del Responsabile dell Unità Operativa Affari Generali, il Servizio di Protocollo Generale provvede alle operazioni di registrazione e segnatura nonché alla classificazione del documento ed alla assegnazione al responsabile del Ufficio di Riferimento competente, mediante il sistema informatico. L Ufficio responsabile del Procedimento provvede alla fascicolazione ed alla evasione. Per quanto riguarda il flusso documentale in partenza o interno, il Responsabile ovvero il Collaboratore o Sostituto dell Ufficio di Riferimento, provvedono autonomamente alla registrazione e classificazione del documento (da redigersi secondo l impostazione grafica del modello istituzionale prescelto), oltre che alla sua fascicolazione. 3.1 Differimento dei termini di protocollazione La registrazione a protocollo deve essere effettuata in giornata e, comunque, non oltre le 48 ore dalla ricezione dell atto. Eccezionalmente, il Responsabile della UOR od il Responsabile della Tenuta del Protocollo, in presenza di un notevole carico di lavoro temporaneo, può autorizzare la protocollazione in tempi successivi (fissando comunque un del protocollo informatico 23
limite di tempo), conferendo valore, nel caso di scadenze predeterminate, al timbro-datario d arrivo. Fanno altresì eccezioni tutte le situazioni in cui si presentano un numero di giorni festivi consecutivi superiori a due. Il timbro-datario apposto sulla corrispondenza in arrivo ne attesta l avvenuta ricezione; non è però sostitutivo della segnatura di protocollazione, la sola ad avere valore legale. I documenti devono intendersi acquisiti con l atto di registrazione nel Sistema di Protocollo o nelle modalità di gestione del protocollo di emergenza di seguito illustrate. Per la documentazione a scadenza certa (v. concorsi, domande per la partecipazione a determinati benefici, ecc.) è comunque necessario, in sede di protocollazione, dare ad essa la precedenza. 4. Annullamento di una registrazione È consentito l annullamento di una registrazione di protocollo attraverso l apposizione della dicitura «annullato». L annullamento di una registrazione di protocollo può essere autorizzato unicamente dal Responsabile del servizio di protocollo generale a seguito di richiesta scritta (trasmessa anche via fax o e-mail) indicante il numero di protocollo da annullare e i motivi dell annullamento. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella banca dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonchè gli estremi di autorizzazione all annullamento del protocollo. La procedura di annullamento deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile, tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Nel record di protocollo devono apparire inoltre, in forma ben visibile, anche data e ora dell annullamento, nonché il codice identificativo dell operatore che ha proceduto allo stesso. 5. Documenti da non protocollare Sono esclusi dalla registrazione a protocollo, ai sensi del comma 5, l art. 4 del DPR 428/1998 e del comma 5, art. 53 del DPR 445/2000: gazzette ufficiali bollettini ufficiali P.A. notiziari P.A. materiali statistici senza accompagnatoria giornali e riviste del protocollo informatico 24
libri opuscoli, depliant, materiali pubblicitari inviti a manifestazioni Sono parimenti esclusi dalla registrazione a protocollo: certificati medici dei dipendenti richieste di ferie richieste di permessi retribuiti richieste di rimborso spese e missioni variazione dati sedi ditte fornitrici listini prezzi 6. Documenti da protocollare Le restanti tipologie di documenti sono soggette a protocollazione. 7. Documenti soggetti a trattamento specifico ed a registrazione particolare Esistono tipologie di documenti che, per disposizioni normative o regolamentari, sono soggetti a forme di trattamento e registrazione particolare: deliberazioni contratti documenti di natura contabile (mandati di pagamento, fatture, buoni d ordine e simili) provvedimenti del personale provvedimenti afferenti al Dipartimento di Prevenzione Tali documenti non vengono protocollati (comma 5, art. 53 del DPR 445/2000). Ciascuno dei documenti elencati, infatti, costituisce una serie. La registrazione consiste nell apposizione di un numero progressivo riferito alla serie di appartenenza, che riparte da 1 ogni anno. 8. Documenti soggetti a privacy Gli archivi, le banche dati e il protocollo, sia cartacei sia informatici, devono essere regolamentati nel rispetto della normativa vigente in materia di tutela dei dati personali e dal relativo regolamento di attuazione. del protocollo informatico 25
9. Protocollazione di documenti particolari Si forniscono di seguito alcune indicazioni pratiche circa i comportamenti operativi da adottare di fronte ad alcune situazioni che accadono comunemente negli uffici di protocollo. 9.1 Ricezione di lettere anonime e prive di firma La protocollazione dei documenti attesta la certezza giuridica della data, della forma e della provenienza di un documento con esclusione di ogni valutazione relativa al contenuto o alle caratteristiche dello stesso. Le lettere anonime non vengono protocollate ma inoltrate, se contengono informazioni o dati di interesse per l Azienda, agli Uffici di competenza i quali valutano l opportunità di dare seguito alle comunicazioni ed individuano le eventuali procedure da sviluppare. I documenti privi di firma o con firma illeggibile, riconducibili ad un mittente certo (ente, studio privato, etc..), vengono protocollati ed inoltrati alle Unità Operative competenti. 9.2 Telefax Il documento trasmesso tramite fax da privati, da PP.AA., da enti pubblici o privati risponde al requisito della forma scritta e non richiede l invio del documento originale purché il responsabile del servizio di protocollo informatico possa accertarne la fonte di provenienza. Qualora non sia possibile verificare la fonte di provenienza è necessario: riprodurre il documento ricevuto via telefax, se il supporto cartaceo non garantisce la conservazione nel tempo, e apporre la dicitura documento ricevuto via telefax ; acquisizione successiva da parte del responsabile del servizio di protocollo informatico. Il Responsabile di Protocollo, dopo aver accertato la corrispondenza della fotocopia al documento ricevuto via telefax e aver accertato la correttezza degli elementi relativi alla segnatura, procede alla distruzione del documento che, se recante particolari indicazioni, può essere conservato nel fascicolo di riferimento. Il documento interno ricevuto via telefax è conservato agli atti dell ufficio; deve comunque indicare la dicitura documento ricevuto via telefax. Il documento in partenza via telefax dovrà indicare la seguente dicitura il presente documento, ai sensi del comma 6, art. 43 del T.U. 445/2000, non sarà seguito dal documento originale. Il timbro di protocollo (segnatura) è apposto sul documento e non sulla copertina. del protocollo informatico 26
9.3 Gare di appalto La corrispondenza in busta chiusa riportante la dicitura offerta, gara d appalto o simili, o comunque quella dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta, restando comunque obbligatoria, per quest ultima, la registrazione, con l apposizione del numero di protocollo e della data e ora di registrazione direttamente sulla busta che va trasmessa all Ufficio/Servizio competente. Dopo aver effettuato la registrazione e segnatura della busta si potrà fotocopiare la busta per acquisirla successivamente tramite scanner. In caso di impossibilità di protocollo contestualmente alla consegna della busta, per poter attestare la data di consegna della documentazione di gara, si dovrà apporre sulla stessa un timbro con la data e l ora di arrivo e la sigla dell operatore che la riceve. La busta deve essere conservata quale parte integrante della documentazione di gara. 9.4 Posta elettronica I messaggi di posta elettronica, corredati di firma digitale e formulati nel rispetto della normativa vigente, vanno protocollati. Sono protocollati solo i messaggi di posta elettronica che pervengono nella casella istituzionale di posta elettronica. Se il messaggio è inviato ad una casella di posta elettronica diversa da quella istituzionale per la protocollazione, il messaggio sarà restituito al mittente con indicazione della casella istituzionale e per conoscenza sarà inviato anche alla casella istituzionale. Il documento di posta elettronica non corrispondente al formato stabilito dall AIPA, il cui contenuto è rilevante ai fini giuridici e probatori, dovrà essere stampato con l apposizione della dicitura documento ricevuto per posta elettronica, successivamente è protocollato come un normale documento cartaceo. 9.5 Documenti di competenza di altri soggetti e di altre Amministrazioni Qualora pervenga all Azienda ULSS n. 8 un documento di competenza di altro ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente. Nel caso in cui un documento della fattispecie sopra indicata venga erroneamente registrato al protocollo, questi verrà spedito a chi di competenza, oppure restituito al mittente, procedendo ad una annotazione di annullamento della registrazione. del protocollo informatico 27