Supporto Operativo Richiesta Assegni di Studio per i figli dei dipendenti tramite applicazione on-line Argomento Supporto nell utilizzo dell applicazione per la richiesta degli Assegni di Studio Data 22/07/2009 Versione 1.0 Intesa Sanpaolo pag. 1
1 INFORMAZIONI GENERALI... 3 1.1 E POSSIBILE RICEVERE UN SUPPORTO NELLA COMPILAZIONE DELLA RICHIESTA PER L ASSEGNO DI STUDIO (ADS)?... 3 1.2 COME SI ACCEDE ALL APPLICAZIONE ON-LINE PER RICHIEDERE GLI ADS?... 3 2 INOLTRO RICHIESTA ASSEGNI DI STUDIO... 4 2.1 COME SI ATTIVA UNA RICHIESTA DI ADS?... 4 2.2 COME SI VISUALIZZA L ELENCO DEI FIGLI PRESENTI NEL NUCLEO FAMILIARE?... 5 2.3 COME SI COMPILA UNA RICHIESTA DI ADS?... 6 2.4 COME SI INOLTRA UNA RICHIESTA DI ADS?... 7 2.5 COME SI STAMPA LA RICEVUTA RIEPILOGATIVA DELL INOLTRO DI UNA RICHIESTA DI ADS?... 8 3 ELENCO FIGLI... 9 3.1 COME SI AGGIUNGE UN FIGLIO NON PRESENTE NEL NUCLEO FAMILIARE PROPOSTO DI DEFAULT DALL APPLICAZIONE?... 9 3.2 E NECESSARIO INSERIRE TUTTI I FIGLI ANCHE SE NON SI RICHIEDERÀ L ADS PER ALCUNI DI ESSI?... 11 3.3 COME SI MODIFICANO I DATI DI UN FIGLIO PRESENTE NEL NUCLEO FAMILIARE?... 11 3.4 COME SI INOLTRA LA RICHIESTA DI ADS PER UN NUOVO FIGLIO INSERITO NEL NUCLEO FAMILIARE?... 13 3.5 COME SI STAMPA LA RICEVUTA DELL INOLTRO DI UNA RICHIESTA DI ADS PER UN NUOVO FIGLIO INSERITO NEL NUCLEO FAMILIARE?... 13 3.6 COME SI CANCELLA UN FIGLIO APPENA INSERITO?... 14 Intesa Sanpaolo pag. 2
1 INFORMAZIONI GENERALI 1.1 E possibile ricevere un supporto nella compilazione della richiesta per l Assegno di Studio (ADS)? Il supporto nell utilizzo dell applicazione è rappresentato dalla presente guida operativa. Il supporto sugli aspetti normativi, oltre che sui contratti aziendali e sulla circolare, può essere reperito nel documento di FAQ (le domande e le risposte più frequenti sulle richieste di Assegni di Studio per i figli dei dipendenti). All interno dell applicazione il dipendente può cliccare il link SUPPORTO NELLA COMPILAZIONE nella schermata iniziale. Il messaggio visualizzato fornisce i riferimenti necessari per trovare un supporto nella compilazione della richiesta di ADS. 1.2 Come si accede all applicazione on-line per richiedere gli ADS? Il dipendente accede all applicazione tramite la homepage della Intranet Aziendale selezionando il menù PERSONA/GESTIONE PERSONALE. Si visualizzerà il link Assegni di Studio che consentirà di accedere alla sezione dedicata, in cui è possibile trovare il collegamento all applicazione on-line, le FAQ, il manuale utente e i riferimenti normativi. Intesa Sanpaolo pag. 3
2 INOLTRO RICHIESTA ASSEGNI DI STUDIO 2.1 Come si attiva una richiesta di ADS? Il dipendente visualizza la schermata sotto illustrata e deve innanzitutto autodichiarare il proprio reddito lordo annuo (se inferiore o superiore a 60.000 euro) selezionando la casella che interessa. Si tratta della retribuzione annua lorda, comprensiva di eventuali elementi variabili, del singolo dipendente richiedente (non del nucleo familiare), dato rilevabile nel CUD, nella parte C, casella 4 imponibile previdenziale, relativo ai redditi dell anno precedente a quello di presentazione della domanda. In caso di reddito superiore a 60.000 euro, l applicazione automaticamente inibisce l opportunità di selezionare e quindi richiedere l assegno di studio per asilo nido, materna, premio di quinta elementare, premio di terza media e premio di quinta superiore, poiché in base alla normativa aziendale tali richieste possono essere avanzate soltanto da dipendenti con reddito lordo annuo complessivo inferiore a 60.000 euro. N.B.: nel caso di mancata selezione del reddito non sarà possibile procedere alla compilazione della richiesta di ADS. La scelta del reddito potrà essere modificata finchè la richiesta di ADS si trova nello stato di SALVATA, ma nel momento in cui viene INVIATA (anche per un solo figlio) non sarà più possibile effettuare variazioni. Nella parte sottostante della pagina è visualizzata una frase di autodichiarazione che il dipendente dovrà considerare con molta attenzione. In particolare nel caso di una richiesta di assegno di studio per asilo nido o scuola materna è richiesto l inoltro, all Ufficio Amministrazione del Personale Via Lugaro, 15 10126 Torino, della documentazione attestante la spesa sostenuta per la frequenza dell anno scolastico 2008/09, da allegare alla ricevuta riepilogativa stampabile dopo l invio definitivo della richiesta. Il giustificativo di spesa potrà essere attestato dalla produzione della seguente documentazione da cui dovrà risultare il nome della scuola frequentata: certificato di frequenza con indicazione delle spese sostenute copia fatture o ricevute copia bonifici o RID copia bollettini postali per spese mensa o rette mensili Non saranno invece tenute in considerazione eventuali autocertificazioni. In caso di mancata trasmissione della documentazione richiesta la provvidenza non potrà essere erogata. Si precisa altresì che la borsa di studio per asili o scuole materne, in caso di mancata produzione di documentazione attestante una spesa sostenuta di importo pari o superiore ad euro 120,00 verrà assoggettata a regime fiscale e contributivo. Intesa Sanpaolo pag. 4
2.2 Come si visualizza l elenco dei figli presenti nel nucleo familiare? Una volta selezionato il reddito, il dipendente deve cliccare sul pulsante AVANTI e verrà visualizzato l elenco dei figli presenti nel suo nucleo familiare. Quelli che in base all età anagrafica avrebbero diritto all Assegno di Studio avranno indicato nella colonna NOTA la scritta IN AMBITO e saranno selezionabili per la compilazione della richiesta; quelli che invece non sono in età per richiedere tali Assegni di Studio avranno indicato NON IN AMBITO. Per questi ultimi non sarà possibile inserire alcuna richiesta, infatti non sono selezionabili. Intesa Sanpaolo pag. 5
2.3 Come si compila una richiesta di ADS? Dopo aver visualizzato l elenco dei figli presenti nel nucleo familiare, il dipendente dovrà: selezionare il nominativo del figlio per il quale deve inserire la richiesta di ADS selezionare la tendina (tra le cinque proposte) del tipo di scuola (asilo nido, scuola materna, scuola elementare, scuola media, scuola superiore) che il figlio ha frequentato nell anno scolastico 2008/09 una volta entrato nella schermata prescelta, selezionare il tipo scuola selezionare la classe frequentata e superata dal figlio nell anno scolastico 2008/09 (si ricorda che in caso di liceo classico occorrerà indicare la 4^ ginnasio come 1^ classe, la 5^ ginnasio come 2^ classe, la 1^ liceo classico come 3^ classe, la 2^ liceo classico come 4^ classe, la 3^ liceo classico come 5^ classe) solo in caso di scuola superiore, selezionare anche la maggiorazione fuori residenza (prevista solo per mancanza della scuola del tipo prescelto nel Comune di residenza della famiglia) indicare il nome dell Istituto frequentato selezionare la Provincia e il Comune in cui si trova tale Istituto (scegliendo la Provincia automaticamente verrà proposto l elenco dei Comuni, tra i quali occorre selezionare quello interessato). Intesa Sanpaolo pag. 6
2.4 Come si inoltra una richiesta di ADS? Il dipendente, dopo aver verificato la correttezza dei dati inseriti, può salvare la richiesta di ADS cliccando il pulsante SALVA. L applicazione chiede una conferma del salvataggio dei dati selezionando il pulsante OK nel popup seguente. Il salvataggio della richiesta comporta ancora l opportunità per il dipendente di modificare i dati precedentemente inseriti e salvare nuovamente la richiesta. Per l inoltro definitivo della richiesta all Amministrazione del Personale, il dipendente deve cliccare il pulsante INVIA. L applicazione chiede una conferma dell invio della richiesta selezionando il pulsante OK nel popup seguente. La richiesta di ADS viene inoltrata automaticamente e non potrà più essere modificata. Viene richiesto l inoltro della documentazione cartacea attestante la spesa sostenuta per la frequenza di asilo nido o scuola materna ad Ufficio Amministrazione del Personale Via Lugaro, 15 10126 Torino, da allegare alla ricevuta riepilogativa stampabile dopo l invio definitivo della richiesta. L applicazione chiede un ulteriore conferma dell invio della richiesta selezionando il pulsante OK nel pop-up seguente. Intesa Sanpaolo pag. 7
Per verificare il corretto invio della richiesta di ADS, il dipendente deve tornare alla videata dell applicazione, che presenta l elenco dei figli, cliccando il pulsante ELENCO FIGLI. Accanto al nominativo di ciascun figlio, nella colonna STATO DOCUMENTO sarà indicato SALVATO (se la richiesta è stata soltanto salvata ed è ancora modificabile) oppure INVIATO (se la richiesta è già stata inviata definitivamente e non potrà più essere modificata). INVIATO SALVATO 2.5 Come si stampa la ricevuta riepilogativa dell inoltro di una richiesta di ADS? Solo dopo aver inviato la richiesta di ADS, il dipendente seleziona il pulsante STAMPA per effettuare la stampa riepilogativa dei dati inseriti per la richiesta di ADS. L applicazione consente di aprire direttamente o di salvare la ricevuta riepilogativa selezionando il pulsante APRI o SALVA nel pop-up seguente. Intesa Sanpaolo pag. 8
NB: La stampa riepilogativa dei dati inseriti per la richiesta di assegno di studio deve essere inoltrata per posta interna ad Amministrazione del Personale Via Lugaro, 15 10126 Torino in due casi: nel caso di inserimento di un figlio non presente nel nucleo familiare proposto di default dall applicazione occorrerà inviare la stampa riepilogativa debitamente sottoscritta; nel caso di richiesta di ADS per asilo nido o scuola materna occorre inviare la ricevuta riepilogativa con allegata la documentazione attestante la spesa sostenuta per la frequenza dell anno scolastico 2008/09. Per ciascun figlio per il quale il dipendente inoltra una richiesta di ADS sarà possibile stampare la ricevuta riepilogativa dei dati inseriti. 3 ELENCO FIGLI 3.1 Come si aggiunge un figlio non presente nel nucleo familiare proposto di default dall applicazione? Nel caso in cui non fosse presente, nell elenco dei figli proposto dall applicazione, un figlio che avrebbe diritto all ADS, il dipendente potrà inserirlo selezionando il pulsante GESTIONE VARIAZIONE FAMILIARI. Intesa Sanpaolo pag. 9
Il dipendente seleziona il pulsante NUOVO e compila i campi relativi al figlio che intende inserire nel nucleo familiare (TIPO, SOTTOTIPO, DATA VALIDITA, SESSO, COGNOME, NOME, DATA NASCITA, PROV/COMUNE DI NASCITA, INABILE, RES. ESTERO). Le scelte possibili sono a disposizione nel menù a tendina relativo al TIPO di componente del nucleo da inserire (FIGLIO, FIGLIA, FIGLIASTRO, FIGLIASTRA, AFFILIATO/A, AFFIDATO/A, ADOTTATO/A, ALTRI NON PARENTI, ALTRO FAMILIARE). Per alcuni tipi di parentela sono presenti dei SOTTOTIPI da selezionare nel menù a tendina relativo al SOTTOTIPO (figlio/a del coniuge, figlio/a del convivente, equiparato/a figlio/a). Il campo VALIDO DAL deve essere compilato con la data di nascita del figlio, poiché si tratta della data di inizio validità della parentela. Intesa Sanpaolo pag. 10
Il pulsante SALVA consente di memorizzare i dati inseriti. Il dipendente dà un ulteriore conferma del salvataggio dei dati nel pop-up seguente. 3.2 E necessario inserire tutti i figli anche se non si richiederà l ADS per alcuni di essi? NO, è necessario inserire SOLO i figli per i quali è possibile, secondo la normativa, richiedere gli Assegni di Studio. I figli presentati di default dall applicazione non sono necessariamente tutti quelli presenti nella storia del dipendente, quindi non è necessario preoccuparsi se non appare un figlio per il quale non si deve comunque richiedere l Assegno di Studio. Le variazioni apportate sull applicazione ADS sono funzionali solo alla richiesta degli Assegni di Studio, quindi, se deve essere effettuata una variazione anche per altre motivazioni (es: Assegni per il Nucleo Familiare, Cassa Sanitaria) tale attività dovrà essere fatta secondo quanto previsto dagli altri processi preposti. 3.3 Come si modificano i dati di un figlio presente nel nucleo familiare? Il dipendente deve selezionare l icona della penna ( presente nel nucleo familiare. ) al lato dei dati anagrafici del figlio Intesa Sanpaolo pag. 11
L applicazione apre una sezione nella parte inferiore della schermata in cui è possibile correggere i dati visualizzati. Il pulsante SALVA consente di memorizzare i dati inseriti. Il dipendente dà un ulteriore conferma del salvataggio dei dati nel pop-up seguente. NB: E possibile modificare i dati anagrafici di un figlio soltanto se la richiesta in capo ad esso è ancora nello stato di salvata, se risulta già inviata non è possibile effettuare alcuna modifica. Intesa Sanpaolo pag. 12
3.4 Come si inoltra la richiesta di ADS per un nuovo figlio inserito nel nucleo familiare? Dopo aver inserito un nuovo figlio non presente tra quelli proposti dalla procedura, il dipendente seleziona il pulsante TERMINATE LE MODIFICHE e torna nella maschera di visualizzazione dell elenco dei figli presenti nel nucleo familiare, quindi è sufficiente procedere come indicato nelle sezioni 2.3 e 2.4 del presente manuale. 3.5 Come si stampa la ricevuta dell inoltro di una richiesta di ADS per un nuovo figlio inserito nel nucleo familiare? Solo dopo aver inviato la richiesta di ADS, il dipendente seleziona il pulsante STAMPA per effettuare la stampa riepilogativa dei dati inseriti per la richiesta di ADS, che DOVRA ESSERE SOTTOSCRITTA ED INOLTRATA PER POSTA INTERNA ALL UFFICIO AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE VIA LUGARO, 15 10126 TORINO. IMPORTANTE: in tutti i casi di inserimento da parte del dipendente di un nuovo figlio non presente tra quelli proposti di default dall applicazione, la stampa riepilogativa (una per ciascun figlio inserito) dovrà essere sottoscritta ed inoltrata ad Ufficio Amministrazione del Personale Via Lugaro, 15 10126 Torino. Intesa Sanpaolo pag. 13
3.6 Come si cancella un figlio appena inserito? Il dipendente cancella un figlio appena inserito cliccando l icona del cestino ( dall immagine seguente. ) come illustrato Intesa Sanpaolo pag. 14