MEGA Process. Manuale introduttivo

MEGA Process Manuale introduttivo

MEGA 2009 SP4 1ª edizione (giugno 2010) Le informazioni contenute nel presente documento possono essere modificate senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un vincolo per MEGA International. Nessuna parte della presente pubblicazione può essere riprodotta, registrata, tradotta o trasmessa, sotto qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, senza l autorizzazione scritta di MEGA International. MEGA International, Parigi, 1996-2010 Tutti i diritti riservati. MEGA Process e MEGA sono marchi registrati di MEGA International. Windows è un marchio registrato di Microsoft. Gli altri marchi citati nel manuale appartengono ai rispettivi proprietari.

INDICE Indice......................................................... 3 Introduzione allo spazio di lavoro................................... 5 Avvia MEGA............................................................6 Informazioni sullo spazio di lavoro......................................... 8 Finestre di navigazione................................................8 Zona di modifica....................................................9 Barra degli strumenti dello spazio di lavoro..................................9 Finestra della guida contestuale..........................................9 Navigare nello spazio di lavoro........................................... 10 Le librerie..........................................................10 Creare un oggetto a partire da una libreria...................................10 Uscire da MEGA........................................................ 12 Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo.............. 13 Creare un nuovo processo operativo....................................... 15 Contesto di lavoro....................................................15 Creazione di un processo...............................................15 Disegnare il diagramma di flusso di un processo operativo...................... 16 Creare il diagramma di flusso di un processo organizzativo........................16 Creare degli oggetti...................................................18 Creare gli attori partecipanti al processo...................................18 Creare le operazioni.................................................19 Creare i messaggi..................................................20 Salvare un diagramma...............................................22 Inserire i commenti degli oggetti..........................................22 Per conoscere meglio MEGA..............................................23 3

Indice Produrre la documentazione...................................... 25 Generare un documento.................................................26 4 MEGA Process

1 INTRODUZIONE ALLO SPAZIO DI LAVORO Prima di guidare l'utente nell'elaborazione di un diagramma che descrive il funzionamento di una parte di un'azienda e nell'elaborazione dei deliverable associati, il presente manuale comincia con la presentazione delle funzionalità di base di MEGA Process. "Avvia MEGA", pagina 6 "Informazioni sullo spazio di lavoro", pagina 8 "Navigare nello spazio di lavoro", pagina 10 "Uscire da MEGA", pagina 12 5

1 AVVIA MEGA Per avviare MEGA : 1. Fate un doppio clic sull icona MEGA: Viene visualizzata la finestra di connessione. 2. Nel campo Utente, selezionate l'utente "Mister Guide" o inserite il vostro nome utente. In questa finestra è richiesta la password utente, se l'utente ne ha una. L'utente "Mister Guide" non ha password: è stato installato nell'ambiente di dimostrazione per guidarvi durante la scoperta di MEGA e permette di visualizzare il contenuto di tutti i prodotti disponibili sulla chiave. 3. Nel campo Base, selezionate la base "MEGA (Tutorial)". La freccia verticale permette di visualizzare l'elenco delle basi disponibili. Quando si comincia a modellare i dati aziendali, si consiglia di creare una nuova base in un nuovo ambiente. Per ulteriori informazioni sulle basi e sugli ambienti, consultate il manuale dell'amministratore. 6 MEGA Process

Introduzione allo spazio di lavoro Avvia MEGA Si apre lo spazio di lavoro di Mister Guide nella base scelta. Spazio di lavoro dell'utente Mister Guide nella base MEGA (Tutorial). I tipi di oggetti disponibili sono funzione dei prodotti MEGA di cui disponete. Per impostazione predefinita, lo spazio di lavoro MEGA è composto di due zone principali: La zona dei navigatori e strumenti, che permette di navigare nel repository e di accedere agli oggetti principali. La zona di modifica, che serve principalmente a modificare i diagrammi. Nella parte superiore dello spazio di lavoro, è disponibile anche una barra di ricerca per effettuare ricerche nell'insieme del repository. 7

1 INFORMAZIONI SULLO SPAZIO DI LAVORO Se non sono stati selezionati dei parametri, lo spazio di lavoro si presenta come segue: A sinistra, le finestre di navigazione A destra, la finestra di modifica In alto, la barra degli strumenti permette di realizzare le principali azioni disponibili dallo spazio di lavoro. Nella parte inferiore dello schermo, una guida contestuale definisce gli oggetti selezionati. Finestre di navigazione Una zona di navigazione è composta da varie finestre che vi permettono di navigare nel repository. Le finestre Home e Progetti sono visualizzate per impostazione predefinita; permettono di accedere alle librerie e ai progetti. È possibile configurare la visualizzazione di queste finestre rendendole mobili / ancorate e spostandole nello spazio di lavoro. 8 MEGA Process

Introduzione allo spazio di lavoro Informazioni sullo spazio di lavoro È inoltre possibile aggiungere finestre supplementari, di proprietà o di commenti, grazie al menu Visualizza. Zona di modifica La zona di modifica serve principalmente a modificare i diagrammi. Comporta anche una pagina iniziale che vi propone accessi rapidi ai diversi moduli di MEGA. Vedi la "zona di modifica" dell'immagine "Spazio di lavoro dell'utente Mister Guide nella base MEGA (Tutorial).", pagina 7. Dalle diverse sezioni, è possibile creare i diagrammi associati. La pagina iniziale è disponibile dal menu della guida? > Pagina iniziale. Barra degli strumenti dello spazio di lavoro Finestra della guida contestuale La finestra di guida contestuale fornisce informazioni elementari su ogni concetto o tipo di oggetto di oggetto selezionato. È disponibile nel menu Visualizza > Finestra della guida. 9

1 NAVIGARE NELLO SPAZIO DI LAVORO Le finestre di navigazione contengono dei navigatori che permettono di accedere ai componenti utente principali come: le librerie i principali oggetti contenuti nella base i progetti la documentazione disponibile (siti Web, documenti, matrici, riferimenti esterni) Sono disponibili nel menu Visualizza. Dal navigatore, è possibile visualizzare gli oggetti e aprire i rispettivi diagrammi e finestra di proprietà. Le librerie Una libreria permette di ordinare degli oggetti MEGA. Gli oggetti di una libreria sono noti soltanto nel rispettivo contesto. Per mettere degli oggetti in comune, una libreria può fare riferimento a un'altra libreria. È possibile accedere alle librerie dalla finestra di navigazione Home. Quando si comincia a lavorare in una base, definite una libreria predefinita. Per definire una libreria predefinita: 1. Selezionate la libreria nella quale lavorerete. 2. Aprite il suo menu di scelta rapida e fate clic su Imposta predefiniti. La libreria viene visualizzata nella cartella Libreria predefinita. Creare un oggetto a partire da una libreria Per ordinare i nuovi oggetti secondo il contesto di utilizzazione, si consiglia di creare oggetti in librerie. Per creare un oggetto a partire da una libreria: 1. Nella finestra Home, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla libreria. 10 MEGA Process

Introduzione allo spazio di lavoro Navigare nello spazio di lavoro 2. Selezionate Nuovo seguito dal tipo di oggetto scelto. 3. Nella finestra visualizzata, inserite il nome dell'oggetto e fate clic su OK. 11

1 USCIRE DA MEGA Per chiudere la sessione attuale di MEGA, conservando il lavoro o pubblicandolo, fate clic sul menu File > Esci. Una finestra propone la scelta della modalità di uscita. Quando un utente si connette a una base, MEGA crea una transazione propria all'utente e conserva una visione dello stato della base al momento della connessione. L'utente può in seguito aggiungervi le proprie modifiche senza essere disturbato dalle modifiche realizzate simultaneamente dagli altri utenti, poiché ogni utente di MEGA ha la propria visione della base. Quando si esce da MEGA, una finestra MEGA vi propone di pubblicare le modifiche effettuate: Sì Questa opzione permette di scrivere gli aggiornamenti effettuati durante la transazione nella base. Per un efficace lavoro di gruppo, è opportuno effettuare pubblicazioni frequenti e regolari. Gli altri utenti possono aggiornare la propria transazione senza pubblicare, grazie al comando File > Aggiorna dello spazio di lavoro. Uscendo in tal modo, nel collegamento successivo si può scegliere un altra base. No Tutte le modifiche effettuate dall'ultima pubblicazione andranno perse. Questa modalità è particolarmente adatta ad un utilizzo in consultazione. Si noti che le modifiche apportate allo spazio di lavoro dell'utente andranno perse. In seguito Questa opzione permette di continuare i lavori in corso nella sessione di lavoro successiva, senza che gli altri utenti siano informati degli aggiornamenti effettuati. 12 MEGA Process

2 REALIZZARE IL DIAGRAMMA DI FLUSSO DI UN PROCESSO OPERATIVO Il presente capitolo illustra le funzionalità di base offerte da MEGA per modellare un processo. Queste sono: definire il contesto di lavoro creare un processo e il diagramma di flusso che lo rappresenta definire i partecipanti al processo specificare le operazioni realizzate da ogni partecipante precisare i messaggi scambiati commentare gli oggetti presenti nel diagramma di flusso 13

2 La presentazione si basa su un esempio di trattamento delle richieste d'acquisto di cui sotto. Il diagramma descrive la seguente organizzazione: La richiesta d'acquisto è ricevuta da un assistente del servizio acquisti che la inserisce e la sottomette all'approvazione del responsabile degli acquisti. Se la richiesta è rifiutata, viene inviato un messaggio al richiedente. Se la richiesta è accettata, l'assistente finalizza la richiesta e la trasmette agli acquirenti incaricati di passare l'ordine. Infine, quando viene effettuato l'ordine presso il fornitore, l'acquirente avvisa l'assistente che invia un messaggio di conferma al richiedente. 14 MEGA Process

Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo Creare un nuovo processo operativo CREARE UN NUOVO PROCESSO OPERATIVO Imparerete come definire il vostro contesto di lavoro e creare il vostro primo processo. Contesto di lavoro Il contesto nel quale lavorerete è definito da una libreria. Nell'ambito di questo manuale introduttivo creerete una libreria specifica. Per creare una libreria: 1. Nella parte sinistra dello spazio di lavoro MEGA, selezionate la scheda Home. 2. Nel navigatore, fate clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella Libreria predefinita. 3. Selezionate Nuovo > Libreria. È visualizzata la finestra Creazione di una libreria. 4. Inserite il nome della vostra libreria. 5. Fate clic su OK per chiudere questa finestra. La libreria viene visualizzata nella finestra di navigazione Home e diventa la libreria predefinita. In un contesto normale di lavoro in azienda, una libreria di lavoro è definita dal capo progetto. Creazione di un processo Un processo operativo permette di descrivere la sequenza delle operazioni realizzate dagli attori dell'azienda per fornire un prodotto o un servizio. Per creare il processo "Trattare le richieste d'acquisto" a partire da una libreria: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sulla libreria creata. 2. Selezionate Nuovo > Processo operativo. È visualizzata la finestra Aggiunta di un processo operativo. 3. Inserite il nome del processo operativo: "Trattare le richieste d'acquisto". 4. Fate clic su OK per chiudere questa finestra. 5. Espandete l'albero della libreria per visualizzare il nuovo processo. Un processo operativo è un insieme d'operazioni realizzate dagli attori di un'azienda o di un'organizzazione per produrre un risultato. È descritto come una sequenza di operazioni, controllata da eventi e condizioni. 15

2 DISEGNARE IL DIAGRAMMA DI FLUSSO DI UN PROCESSO OPERATIVO Con MEGA, i processi operativi sono descritti sotto forma di diagramma. Creare il diagramma di flusso di un processo organizzativo Per creare un diagramma di processo operativo: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul nome del processo "Trattare le richieste d'acquisto", quindi selezionate Nuovo > Diagramma. 16 MEGA Process

Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo Disegnare il diagramma di flusso di un processo operativo 2. Nella finestra visualizzata, selezionate Diagramma di flusso, assicuratevi che la casella Inizializzare il diagramma sia selezionata, quindi fate clic su Crea. Si apre la finestra del diagramma. Vi trovate nell'editor grafico di MEGA. Il diagramma è inizializzato. Contiene i due ruoli che rappresentano partecipanti esterni al processo. Il ruolo in alto a sinistra del diagramma è l'iniziatore del processo. In questo caso, rappresenta il "Richiedente" dell acquisto. Per cambiare il nome del ruolo: 1. Fate clic sul ruolo e premete il tasto <F2>. 2. Inserire il Nome del ruolo, "Richiedente". Il nome del ruolo è aggiornato nel diagramma. Il ruolo in basso a sinistra rappresenta i contributori esterni al processo. Non vi sono contributori in questo esempio. Per eliminare un ruolo: 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul ruolo in basso a destra del diagramma. 2. Dal menu di scelta rapida visualizzato, selezionate il comando Elimina. 3. Dalla finestra visualizzata, fate clic su Elimina. Il ruolo è eliminato dal diagramma. 17

2 Creare degli oggetti La prima fase consiste nel creare gli oggetti necessari: attori partecipanti al processo, operazioni effettuate e messaggi scambiati. Creare gli attori partecipanti al processo State per definire gli attori che partecipano alla realizzazione delle fasi del processo. La presentazione in colonna facilita la lettura dei diagrammi nonostante sia possibile qualsiasi altra forma di presentazione. Per creare un attore partecipante alla realizzazione del processo: 1. Scegliete il pulsante Attore nella barra degli strumenti. 2. Fate clic sul punto del diagramma di flusso sul quale desiderate posizionare l'attore. Si aprirà la finestra Aggiungi Attore. 3. Inserite il nome dell'attore nel campo Nome, ad esempio "Assistente acquisti". Se l'attore esiste già, è richiesto di scegliere se utilizzare l'attore esistente o crearne un altro. 4. Fate clic sul pulsante Crea. L attore è allora visualizzato nel diagramma di flusso. Per posizionare l'attore nel disegno: Fate clic sulla banda dell'attore e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, spostate l'oggetto. Per ridimensionare l'attore. Fate clic su una delle maniglie nere che delimitano l'attore per ingrandirlo verso il basso. Ingrandite e posizionate allo stesso modo il ruolo 'Richiedente". Create allo stesso modo gli attori che partecipano al processo: "Responsabile acquisti" e "Acquirente". È possibile creare più attori uno dopo l'altro senza tornare alla barra degli strumenti, facendo un doppio clic sul pulsante. Per tornare in seguito alla modalità normale, utilizzate il tasto <Esc>, oppure fate clic su un altro pulsante nella barra degli strumenti, ad esempio, sul pulsante con freccia. Per impostazione predefinita, ad ogni attore creato in questo modo è assegnato automaticamente un nome. Potete cambiare il nome di un attore nel diagramma premendo il tasto <F2>. 18 MEGA Process

Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo Disegnare il diagramma di flusso di un processo operativo Creare le operazioni Un'operazione è una fase di un processo. State per creare le operazioni e collegare ciascuna di esse all'attore incaricato della realizzazione. Per creare un'operazione: 1. Fate clic sul pulsante Operazione della barra degli oggetti e fate clic nel diagramma all'interno della forma dell'attore "Assistente acquisti". È visualizzata la finestra Aggiungi operazione. 2. Nel campo Nome, digitate "Inserire la richiesta d'acquisto" e fate clic su Crea. L operazione è visualizzata nel diagramma. Per assegnare un'operazione a un altro partecipante: 1. Spostate un'operazione da un partecipante verso un altro, ad esempio da "Assistente acquisti" verso "Responsabile acquisti". Il riquadro del partecipante destinatario è messo in evidenza. Dopo averla posizionata, l'operazione viene automaticamente scollegata dall'"assistente acquisti" e collegata al "Responsabile acquisti"; ciò vuol dire che l'operazione sarà effettuata dal "Responsabile acquisti". 2. Riportate l'operazione nel riquadro "Assistente acquisti", come in precedenza, per ristabilire il collegamento iniziale. Come sopra descritto, create le operazioni "Approvare la richiesta", "Finalizzare la richiesta", "Trasmettere ordine d'acquisto" e "Inviare conferma". 19

2 Creare i messaggi State per creare i messaggi corrispondenti ai flussi tra le operazioni del processo. Per creare il primo messaggio del processo: 1. Fate clic sul pulsante Messaggio della barra degli oggetti del diagramma. 2. Fate clic sul ruolo "Richiedente" per posizionare il messaggio e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinate il collegamento verso l'operazione "lnserire la richiesta". 3. Rilasciate il pulsante del mouse. Viene visualizzata la finestra di aggiunta di un messaggio: Un messaggio rappresenta una comunicazione tra un mittente e un destinatario. Il contenuto della comunicazione deve essere stato precisato. 4. Inserite il nome del contenuto, "Richiesta d'acquisto", quindi fate clic su OK. Il messaggio viene visualizzato nel diagramma. Per spostare il messaggio, selezionatelo e spostatelo tenendo premuto il pulsante del mouse. Per modificare il formato di un collegamento, selezionatelo e dalla barra di modifica a destra del diagramma, fate clic sul pulsante corrispondente al tipo di collegamento voluto (semplice, ortogonale, linea curva, linea doppia, etc.). Se la barra di modifica non è visualizzata, selezionate Visualizza> Barre degli strumenti > Formato e disegno. State per creare i messaggi corrispondenti ai flussi tra le operazioni: "Richiesta d'approvazione", "Richiesta approvata", "Richiesta d'acquisto convalidata" e "Ordine d'acquisto effettuato". Per creare un messaggio tra due operazioni: 1. Fate clic sul pulsante Messaggio della barra degli oggetti. 20 MEGA Process

Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo Disegnare il diagramma di flusso di un processo operativo 2. Fate clic sull'operazione emittente e tirate un collegamento verso l'operazione di destinazione. Per creare i messaggi tra le operazioni e il ruolo iniziatore. 1. Fate clic sul pulsante Messaggio della barra degli oggetti. 2. Tirate un collegamento dall'operazione "Inviare conferma" verso il ruolo "Richiedente". 3. Allo stesso modo, create il messaggio "Richiesta d'acquisto rifiutata" dall'operazione "Approvare la richiesta" verso il ruolo "Richiedente". 21

2 Il modello creato con MEGA è di seguito illustrato. Salvare un diagramma Salvate il disegno mediante il pulsante Salva. È possibile stampare il diagramma selezionando File > Stampa. Inserire i commenti degli oggetti I commenti consentono di completare il diagramma, quando i dettagli utili non sono visualizzati nel disegno. Questi commenti sono ripresi nel documento associato al diagramma. In questo modo, è possibile inserire un commento per ognuno degli oggetti contenuti nel diagramma. Per evitare di aprire e chiudere la finestra dei commenti per ciascun oggetto, selezionate Visualizza > Finestre di edizione > Commento. 22 MEGA Process

Realizzare il diagramma di flusso di un processo operativo Disegnare il diagramma di flusso di un processo operativo Nella parte inferiore dello schermo, si apre la finestra generale di inserimento dei commenti. Presenta il commento dell'oggetto quando questo è selezionato. Ogni volta che si fa clic su un oggetto del disegno, questa finestra visualizza il commento associato, che è possibile modificare. È possibile inserire un commento nella scheda Testo, nella finestra delle proprietà dell'oggetto. Nella finestra visualizzata, selezionate Commento dall'elenco a discesa ed inserite il commento. Per conoscere meglio MEGA Il processo di trattamento delle richieste d'acquisto è utilizzato nel manuale MEGA Process per illustrare le funzionalità avanzate del prodotto che permette di: Specificare le condizioni di invio dei messaggi Aggiungere eventi Integrare il processo in un contesto d'utilizzazione più vasto come il processo Acquisto nel suo insieme. 23

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3 PRODURRE LA DOCUMENTAZIONE Le seguenti pagine presentano come generare automaticamente documenti a partire dagli elementi inseriti durante la descrizione del diagramma. Funzionalità avanzate in materia di documentazione permettono di personalizzare la creazione di modelli di documenti per adattare i deliverable agli standard aziendali. Queste funzionalità sono presentate nel manuale MEGA Publisher. "Generare un documento", page 26 25

3 GENERARE UN DOCUMENTO Per generare un documento a partire da un processo operativo: 1. Nel navigatore, fate clic con il pulsante destro del mouse sull icona del processo operativo. 2. Dal menu di scelta rapida visualizzato, selezionate Nuovo > Documento. Viene visualizzata la finestra di creazione di un documento. Permette di scegliere il modello di documento sul quale si baserà il documento che descrive il processo operativo. 3. Selezionate Documentazione di un processo operativo e fate clic su Avanti. 4. Scegliete la cartella in cui sarà creato il documento. 26 MEGA Process

Produrre la documentazione Generare un documento 5. Fate clic su Avanti. L'ultima finestra permette di aggiungere un elenco di persone o di attori ai quali va inviato il nuovo documento. 6. Eventualmente, aggiungete persone all'elenco e fate clic cu Fine. Durante la generazione del documento, vengono visualizzate diverse finestre. Il documento prodotto include il diagramma che descrive il processo, e presenta, in maniera sistematica, gli oggetti che vi compaiono, accompagnati dai commenti inseriti dal redattore. Le parti di testo che provengono dagli oggetti descritti appaiono in blu. Sono aggiornati quando aggiornerete il documento, dopo avere modificato il processo operativo. È dunque consigliabile non modificarle manualmente. I paragrafi in carattere nero indicano le parti del documento che possono essere modificate e completate a piacere, in quanto non modificate in fase di aggiornamento del documento. 27

3 Una pagina iniziale presenta la storia delle modifiche con i numeri di versione corrispondenti e la lista di distribuzione del processo. Se appaiono simboli particolari al posto di queste schermate, verificate che l opzione Mostra codici di campo di Word non sia selezionata (menu Strumenti > Opzioni > Visualizza). Nella pagina seguente si trova l indice del documento. Aggiornate i numeri di pagina dell'indice generale, se necessario. A questo scopo, selezionate e premete il tasto <F9>. È anche possibile aggiornare i numeri di pagina del documento. Il documento include: Gli attori Il disegno del diagramma Le operazioni e i messaggi È possibile modificare l'ordine nel quale sono visualizzate le operazioni, ordinandole nel diagramma. A questo scopo, selezionate il pulsante Operazione nella barra degli oggetti del diagramma, quindi selezionate Diagramma> Ordina dalla barra menu. È possibile accedere al documento selezionando la finestra di navigazione Documentazione ed espandendo la cartella Documento. 28 MEGA Process

Produrre la documentazione Generare un documento È possibile stampare il documento selezionando MEGA > Stampa nel menu Word. Al termine dell'esame del documento, salvatelo e chiudetelo selezionando nel documento Word il menu MEGA >Esci. 29

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