PROCEDURA N. 5 Sostituzione di un rappresentante del conto (AR o AAR)

PROCEDURA N. 5 Sostituzione di un rappresentante del conto (AR o AAR) Ogni conto (di deposito o di scambio) deve avere minimo 2 e può avere fino a 6 rappresentanti autorizzati (AR), mentre è possibile nominare fino a 10 rappresentanti autorizzati supplementari (AAR). È anche possibile associare al conto utenti in sola lettura (conteggiandoli come AR) che hanno la possibilità di visualizzare tutte le informazioni relative a quel conto ma non hanno facoltà di iniziare alcuna operazione. Nel caso del conto di un verificatore invece il rappresentante autorizzato obbligatorio è solo uno. Il ruolo di queste persone viene definito di rappresentante autorizzato ma non si tratta di rappresentanti dell azienda, bensì di persone che devono assumersi la responsabilità diretta del proprio operato sul conto in quanto nominate a tale scopo (per chiarezza, non ha senso nominare una persona che poi delega ad altri la gestione operativa del conto cedendo le proprie credenziali; questa modalità di procedere inficia la tutela garantita dall atto della nomina stessa). Questa procedura è indicata qualora, per qualsiasi motivo, cessi il mandato di un rappresentante autorizzato ad operare su uno specifico conto e il titolare di quel conto intenda sostituirlo con un altro rappresentante. La sostituzione è obbligatoria quando al conto è associato il numero minimo di rappresentanti per cui non è possibile rimuovere un rappresentante senza contestualmente nominarne uno nuovo; altrimenti, in presenza di un numero maggiore di rappresentanti è anche possibile richiedere la semplice rimozione del rappresentante decaduto tramite la Procedura 6. Le modalità per la sostituzione di un rappresentante sono le stesse per tutte le tipologie di rappresentanti e di conti. 1

ATTENZIONE! Un rappresentante da associare a un conto in sostituzione di un altro può essere scelto tra gli utenti già iscritti nel Registro e associati allo stesso o ad un altro titolare di conto, oppure deve essere creato ex-novo tramite la Procedura 1. In ogni caso, per poter procedere con la sostituzione, tutti gli utenti destinati ad essere rappresentanti/utenti in sola lettura di quel conto devono aver precedentemente creato il proprio profilo nella sezione italiana del Registro dell Unione. Una volta registrato, ciascun utente dispone di un suo identificativo (URID) che deve essere comunicato con il Modulo 5. Per i profili utente creati ex-novo, lo URID viene comunicato al termine della Procedura 1 (step 3.8) mentre per gli utenti già registrati lo URID è visualizzabile dopo l accesso nel menu a sinistra, in alto, sotto al proprio nome. Di seguito viene indicata la documentazione che il titolare del conto deve fornire all amministratore nazionale per richiedere la sostituzione di un rappresentante e le modalità di invio della stessa. Se la documentazione pervenuta risulta corretta e completa, l amministratore nazionale provvede, entro 20 giorni lavorativi dal ricevimento della documentazione, a completare le operazioni di sostituzione del rappresentante o dei rappresentanti e ad inviare ai rappresentanti non ancora operativi (tramite SMS) le rispettive chiavi di accesso per attivare la propria utenza. Si prega di notare che gli utenti già associati ad altri conti sono operativi subito dopo la sostituzione, senza necessità di un nuovo inserimento della chiave di accesso. Per eventuali richieste di chiarimenti o di supporto, scrivere a info.registro-et@isprambiente.it 2

Documentazione da inviare In base alle prescrizioni dei Regolamenti CE 389/2013 e CE 1844/2015, per richiedere la sostituzione di un rappresentante autorizzato (AR o AAR) si deve provvedere all'invio della seguente documentazione: 1) Modulo 5 compilato (un foglio per ogni rappresentante da sostituire) seguendo le indicazioni riportate in fondo a questo documento (pag. 6). IMPORTANTE: se l utente è nuovo e ha appena seguito la Procedura 1 per la registrazione, il modulo deve contenere le informazioni relative all utente così come sono state inserite durante il processo di registrazione on-line. 2) Dichiarazione firmata da un legale rappresentante del titolare del conto indicante l'intenzione di nominare la determinata persona come rappresentante autorizzato o rappresentante autorizzato supplementare, nella quale si conferma che il rappresentante autorizzato ha il diritto di avviare, o che il rappresentante autorizzato supplementare ha il diritto di approvare, operazioni per conto del titolare del conto. Il contenuto di tale dichiarazione è fornito di seguito e può essere adattato in base al numero dei conti e dei rappresentanti da sostituire. 3) Prova dell'identità della persona che viene nominata come rappresentante, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) carta d'identità di un paese membro dello Spazio economico europeo o dell'organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico; (b) passaporto. La copia, deve riportare la firma del soggetto interessato in calce alla seguente dichiarazione: Confermo di accettare la nomina a rappresentante del conto e i controlli che verranno effettuati sull informazione fornita (identità, età, residenza e fedina penale). Luogo, data e firma. 4) Prova dell'indirizzo di residenza permanente della persona che viene nominata come rappresentante, che può essere la copia di uno dei seguenti documenti: (a) documento d'identità presentato a norma del punto 3) se contiene l'indirizzo di residenza permanente; (b) qualsiasi altro documento d'identità rilasciato da uno Stato contenente l indirizzo di residenza permanente; (c) se il paese di residenza permanente non rilascia documenti d'identità contenenti l'indirizzo di residenza permanente, una dichiarazione delle autorità locali che confermi la residenza permanente della persona che viene nominata. 5) Fedina penale (casellario giudiziale + carichi pendenti) della persona designata come rappresentante. 6) Certificato CCIAA (Visura camerale) o altro documento comprovante il ruolo di colui che sottoscrive la dichiarazione di cui al punto 2. 3

IMPORTANTE! Tutte le COPIE dei documenti originali presentati come prova (punto 3 e punto 4) devono essere certificate come autentiche da un notaio o da un ufficio dell autorità locale. È consigliabile autenticare presso un notaio anche la dichiarazione del punto 2. I riferimenti del notaio o dell ufficio per le autentiche devono essere visibili sulla copia o essere allegati alla documentazione. La data della certificazione o dell'autenticazione non può essere anteriore di oltre tre mesi alla data della richiesta. Per quanto attiene ai documenti rilasciati fuori della UE, questi devono essere legalizzati dalle rappresentanze diplomatico-consolari italiane all estero (*) (*) Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione de L Aia relativa all abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la necessità di legalizzare gli atti e i documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall apposizione della postilla (o apostille). Pertanto, una persona proveniente da uno di questi Paesi può recarsi presso la competente autorità interna designata da ciascuno Stato (normalmente si tratta del Ministero degli Esteri) per ottenere l apposizione dell apostille sul documento Le copie dei documenti presentati come prova possono essere in lingua Italiana, Inglese, francese o spagnola. Se l originale è in altra lingua, dovrà essere accompagnato da una traduzione certificata in Italiano (la traduzione deve riportare il timbro per traduzione conforme ). I rappresentanti dei conti di deposito dell operatore o dell operatore aereo, o dei conti del responsabile della verifica possono avvalersi, per i documenti di cui ai punti 3) 4) e 5) dell AUTOCERTIFICAZIONE (art. 46 e 47 del DPR 445/2000) inviando il modulo allegato in fondo. Per tutte le altre tipologie di conto (conto di deposito persona o della piattaforma esterna, conto di scambio) si fa obbligo della trasmissione dei documenti originali e delle copie autentiche IN FORMATO CARTACEO Contenuto minimo della dichiarazione Il sottoscritto <INSERIRE IL NOME DEL LEGALE RAPPRESENTATE> in qualità di legale rappresentate e per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO> autorizza testo per AR testo per AAR <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di avviare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>; <INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE AUTORIZZATO SUPPLEMENTARE> ad operare sul Registro dell Unione, nella sezione Italiana, come Rappresentante Autorizzato Supplementare del conto identificato dal codice <INSERIRE IL CODICE DEL CONTO PER INTERO>, in conformità al Regolamento CE 389/2013, con diritto di approvare operazioni per conto di <INSERIRE IL NOME DEL TITOLARE DEL CONTO>; contestualmente revoca a < INSERIRE IL NOMINATIVO DEL RAPPRESENTANTE DECADUTO> la nomina a rappresentante autorizzato (supplementare). Luogo, data Firma 4

Modalità di invio Affinché il processo di sostituzione del rappresentante vada a buon fine è necessario inviare la suddetta documentazione secondo modalità che differiscono in base alla tipologia del conto interessato dalla sostituzione: Conto di deposito dell operatore o dell operatore aereo, conto del responsabile della verifica 1) Inserire tutti i documenti in formato elettronico (modulo xls e scansioni dei documenti cartacei) all interno di una cartella che dovrà essere nominata con il nome del titolare del conto. 2) Comprimere la cartella in formato.zip o equivalente (.rar,.7z ). 3) Sottoscrivere la cartella compressa (e solo quella) con FIRMA DIGITALE (basata su un certificato qualificato, rilasciato da un certificatore accreditato ai sensi del D. Lgs. n. 82 del 7 marzo 2005 e sgg.). La cartella compressa, dopo la procedura di firma elettronica, avrà l estensione.p7m. Sul sito del DigitPA - Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione (già CNIPA), (http://www.digitpa.gov.it/firma-digitale/certificatori-accreditati) é riportato l'elenco pubblico dei soggetti autorizzati a fornire gli strumenti informatici per la firma digitale certificata. Sul medesimo sito sono anche riportati i link dove reperire le relative istruzioni. 4) Inviare per e-mail ai seguenti indirizzi: doc.registro-et@isprambiente.it e in copia a protocollo.ispra@ispra.legalmail.it IMPORTANTE!!!!! Per garantire la registrazione di protocollo e la lavorazione della pratica DEVONO essere riportati correttamente entrambi gli indirizzi. Inoltre, è obbligatorio riportare nell oggetto dell e-mail il seguente testo: REGISTRO ETS sostituzione rappresentante/i Si prega di notare che entrambi gli indirizzi sopra indicati servono solo a ricevere documenti e non vanno utilizzati per inviare richieste di supporto o informazione, che devono invece essere inoltrate all indirizzo info.registro-et@isprambiente.it Conto di deposito persona o della piattaforma esterna, conto di scambio Inviare: TUTTI I DOCUMENTI ORIGINALI IN FORMATO CARTACEO il MODULO 5 e la VISURA CAMERALE in formato elettronico SU CD-ROM per posta al seguente indirizzo: ISPRA - ISTITUTO SUPERIORE PER LA PROTEZIONE E LA RICERCA AMBIENTALE REGISTRO NAZIONALE DELLE EMISSIONI - VIA VITALIANO BRANCATI 48-00144 ROMA 5

Indicazioni per la compilazione del modulo 5 Il modulo presenta campi obbligatori in giallo chiaro e campi facoltativi in bianco. Dopo la compilazione, i campi obbligatori cambiano colore e passano dal giallo al bianco. Al momento dell invio i moduli NON DEVONO AVERE ALCUN CAMPO Di COLORE GIALLO (= campo obbligatorio non compilato). Rappresentante autorizzato (supplementare) del conto Informazioni richieste Tipo di rappresentante da sostituire URID dell utente Nome Cognome Titolo Data di nascita (gg/mm/aaaa) Luogo di nascita Nazione di nascita Numero documento identità Tipo documento identità altro (specificare) Scadenza documento identità Note sulla compilazione Selezionare dal menu a tendina la tipologia di rappresentante autorizzato da sostituire (AR o AAR) Inserire il numero identificativo ITxxxxxxxxxxxx ottenuto tramite la Procedura 1 (step 3.8) per la creazione di un nuovo profilo utente o, per gli utenti già registrati, visualizzabile dopo l accesso nel menu a sinistra, in alto, sotto al proprio nome Selezionare una delle possibili opzioni dal menu a tendina Inserire la data di nascita nel formato specificato Selezionare dal menu a tendina il tipo di documento Compilare questo campo se il tipo di documento non rientra tra le opzioni del menu a tendina del campo precedente Inserire la data di nascita nel formato specificato 6

(gg/mm/aaaa) Società di appartenenza Unità di appartenenza Ruolo Ragione Sociale della Società per della quale si è dipendenti Unità o divisione per la quale si lavora all interno della Società Ruolo o mansione svolta per la Società Indirizzo (Via/Piazza e n. civico) Inserire l indirizzo della sede di lavoro CAP Città (Provincia) Regione Nazione Numero telefono 1 Numero telefono 2 Indirizzo e-mail Numero cellulare 1 Numero cellulare 2 Inserire la Città seguita dalla sigla della Provincia tra parentesi Inserire un numero di telefono fisso preceduto dal codice internazionale Inserire un numero di cellulare preceduto dal codice internazionale Attenzione: questa informazione è obbligatoria e DEVE ESSERE un indirizzo PERSONALE (non generico) in quanto viene utilizzato per l autenticazione dell utente presso la Commissione Europea NB: l indirizzo e-mail inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO associato al proprio account in EU Login Attenzione: la comunicazione di ALMENO un numero di cellulare PERSONALE è obbligatoria e imprescindibile in quanto viene utilizzato per l autenticazione ai fini dell accesso ai propri conti nel Registro Europeo e per firmare le transazioni NB: il numero di cellulare inserito in questo campo DEVE ESSERE LO STESSO associato al proprio account in EU Login È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso 7

Numero cellulare 3 Lingua preferita per le comunicazioni Domanda segreta Risposta segreta ID del/i conto/i associato/i al rappresentante È possibile e consigliabile specificare più di un numero di cellulare qualora ci siano problemi con il primo e si voglia aggiornare il numero di cellulare autorizzato per l accesso Selezionare dal menu a tendina la lingua preferita per ricevere comunicazioni e contattare l Helpdesk Inserire una domanda a piacimento che verrà utilizzata per eventuali fasi successive di verifica dell identità Inserire la risposta alla domanda del campo precedente. NB: la domanda e la risposta per essere efficaci dovrebbero essere di tipo personale e non facilmente deducibili da terzi Inserire il codice completo di ogni conto, europeo (EU) o di Kyoto (IT), per il quale deve essere sostituito il rappresentante 8

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE Io sottoscritto/a..... consapevole che in caso di falsità in atti e dichiarazioni mendaci troveranno applicazione le sanzioni penali di cui all art. 76 del DPR n. 445/2000, sotto la propria personale responsabilità DICHIARA AI SENSI DEGLI ARTT. 46 E 47 DEL DPR 445/2000 Di essere nato a Prov.il... Di essere domiciliato (abitazione) in.......prov......... Via........n... Cap.. Tel.... Residenza Fiscale (CUD) in.....prov.... Via........ n... Cap.. Tel..... Di essere cittadino italiano ovvero:... (indicare nazionalità). Di non aver riportato condanne penali e di non avere procedimenti penali pendenti ovvero (indicare le condanne riportate, anche se sia stata concessa amnistia, indulto, condono o perdono giudiziale specificando i carichi pendenti). Di non essere indagato o condannato per frode relativamente a quote o unità di Kyoto, riciclaggio, finanziamento del terrorismo o altri reati gravi. Di essere in possesso del seguente documento di identità N. Rilasciato da in data... con scadenza... (allegato in copia fotostatica fronte e retro sottoscritta dal titolare). Letto, confermato e sottoscritto. Luogo e data. Il dichiarante Informativa sul trattamento dei dati personali (ART. 10 Legge 31/12/1996, n.675 e successive modifiche ed integrazioni D.Lgs. 196/2003) A) I dati personali indicati nel presente modulo e nei documenti richiesti saranno utilizzati da ISPRA. Il trattamento dei dati è realizzato con e senza l ausilio i mezzi elettronici da parte di ISPRA, unicamente per l espletamento e in attuazione del Regolamento CE n.389/2013. B) I dati personali non saranno comunicati a terzi soggetti, se non nell ambito dell attività svolta. C) I diritti dell interessato sono specificati dall art. 13 Legge n.675/96 e successive modifiche ed integrazioni (conoscenza gratuita dell esistenza di trattamento di dati, informazione sulle generalità e domicilio del titolare del trattamento e dell eventuale responsabile nonché delle finalità del trattamento stesso; conferma dell esistenza dei dati, origine, logica e finalità del trattamento, cancellazione, trasformazione o blocco dei dati trattati in violazione alla legge; aggiornamento, rettificazione o integrazione dei dati, se vi sia interesse; opposizione per motivi legittimi al trattamento dei dati; opposizione al trattamento per finalità di informazione e promozione commerciale, ecc. ecc.). D) Titolari del trattamento: ISPRA - Istituto Superiore per la Protezione e la Ricerca Ambientale. E) Responsabile del trattamento: ISPRA in quanto Amministratore del Registro nazionale delle emissioni (art.28 D.Lgs. 30/2013). CONSENSO AL TRATTAMENTO DEI DATI (Art. 11 ss. Legge 31/12/1996, n.675 E SUCCESSIVE MODIFICHE ED INTEGRAZIONI D..LGS 196/2003) Preso atto della precedente informativa, acconsento al trattamento di tutti i dati personali contenuti nel presente modulo e nella documentazione dallo stesso richiesta, compresi quelli che costituiscono dati sensibili ai sensi dell art. 22 ss. della Legge n.675/96 e successive modifiche e integrazioni; acconsento, altresì, alla comunicazione di tali dati ad altri soggetti, ai soli fini dell espletamento di quanto disposto dall art. 25 del Reg. C.E. 389/2013 Luogo e data.... Firma 9