Gestione del budget e rendicontazione

Gestione del budget e rendicontazione F di b 2014 Furenze, 15 dicembre Cristina Dolfi Ufficio Ricerca Europea ed Internazionale U Università degli d l SStudi d ddi FFirenze

il BUDGET

Il Budget - Caratteristiche Le caratteristiche fondamentali del budget si possono analizzare sulla base di 3 diverse categorie: Tipologia dei costi Temporizzazione Quantità

Il Budget rimborso UE Le caratteristiche fondamentali del budget si possono analizzare sulla base di 3 diverse categorie: Analitico delle spese Flat rate Lump sum

Il Budget - Caratteristiche Tipologia dei costi I costi inseriti nel budget corrispondono a diverse categorie: Diretti Personale Consumabili Travel Subcontratti Strumentazione Altri costi Indiretti Overheads

Il Budget - Caratteristiche Temporizzazione La scansione temporale delle attività previste per realizzare gli obiettivi del progetto può essere più o meno serrata, ma deve essere in ogni caso ben esplicitata anche nel budget. Per questo è utile realizzare un diagramma di Gantt.

Il Budget - Caratteristiche Quantità Q Quantità tità I numeri del budget I i d l b d t LLe quantità tità sono poii chiaramente hi t le l altre lt g ; ad variabili che identificano il budget; esempio il tempo consumato, il costo dei consumabili ecc. ecc beni consumabili,

il Budget Budg t inn prat pratica ca Predisposizione del budget di progetto (parte A parte B) Informazioni presunte realistiche Sforamenti al budget Rendicontazione delle spese rispetto al budget di progetto p g fase

il Budget in pratica Caratteristiche variabili in relazione al programma di finanziamento Modulistica specifica Rispettare le regole interne

Horizon 2020 Horizon 2020 è uno tra i più grandi programmi europei di ricerca e innovazione mai presentato presentato, con fondi previsti pari a 80 miliardi di Euro

Il primo pilastro: Excellent Science

European Research Council (ERC) Un esempio di p programma che rientra nel I pilastro è l ERC, il cui obiettivo principale è quello di favorire la ricerca di frontiera tra i migliori ricercatori attraverso i t i tt un approccio bottom up e una particolare attenzione all eccellenza. Nel form di partecipazione la parte B2 prevede la descrizione dei costi/risorse necessari per il progetto, distinte per categorie.

Azioni Marie Sklodowka Curie Form finanziario da inserire FORM A3 FORM A3 BUDGET TOTALE DEI COSTI COMPRESO COSTI INDIRETTI FINANZIAMENTO UE =100%

Azioni Marie Sklodowka-Curie

IL BUDGET VIENE CALCOLATO SULLA BASE DEI MESI UOMO FLAT RATE PER L ISTITUZIONE OSPITANTE

Il secondo pilastro: Industrial Leadership

Access to Risk Finance Fase 1: concetto e valutazione della fattibilità Input: Idea/Concept in "Business Plan I" (~ 10 pages) Fase 2: R&D, dimostrazione, market replication Input: "Business plan II" + "Description of activities under Phase2" (~ 30 pp.) Main Activities: Main Activities: Feasibility of concept Risk assessment IP regime Partner search Design study Pilot application Development Prototyping Testing Piloting Miniaturisation Scaling-up Market replication Output: elaborated "Business p plan II" Output: investor-ready Business plan III" III "Business Lump sum: around 50.000 Output based payments: 1 to 3 M EU funding ~ 6 months ~ 12 to 24 months Fase 3: Commercializzazione Input: "Business plan III" + Opportunities: 'Quality label' for successful f l Phase h 1 & 2 Easier access to private finance Support via networking, t training, i i coaching, hi information, addressing i.a. IP management, knowledge sharing, dissemination SME window in the EU financial facilities (debt f facility ilit and d equity it facility) f ilit ) No direct funding Policy Research and Innovation Lump sum non rendicontabile Fase 2 e 3 progetto vero e proprio

Presentazione: z ruoli e competenze p z C di t Coordinatore Pianificare il lavoro e la tempistica Individuare la tipologia di g partner e la ripartizione dei ruoli l l li à di Valutare l eventualità di assumere il ruolo di coordinatore Partners La competenza è già stata p g individuata dal proponente Valutare l adeguatezza del budget alle attività richieste Se richiesto, dare un contributo PREDISPOSIZIONE BUDGET

II step o progetti in unico step

Personale coinvolto sulla base dei mesi uomo

Costi diretti ammissibili Personale Costi sostenuti in base a contratti di lavoro Dipendente o a rapporti di parasubordinazione Determinazione Costo del lavoro Tempo produttivo (pianificato in mesi uomo e rendicontato solitamente in ore) Tempo di lavoro effettivamente dedicato al progetto p p g

Costi diretti ammissibili Personale Costo del lavoro Retribuzione annuale lorda, comprendente: Sti Stipendio di Retribuzioni aggiuntive (13, 14 ) Retribuzione differita (TFR) Contributi previdenziali e assistenziali IRAP NON ELIGIBILE News!! Bonus 8000 euro

Costi diretti ammissibili Personale Tempo produttivo in ORE Se non diversamente previsto dal contratto di lavoro

Costi diretti ammissibili Personale Time sheet Tempo dedicato al progetto Nominativo Mese di riferimento.. i Progetto 1 2 3 4 5 6 7 8 31 TOTALE. Ferie Malattia Permessi Tot. ore

H2020 Il costo del l personale Esistono 3 metodologie: Costo actual Costo standard 1720 ore/annue di tempo produttivo 1720 / di t d tti

Impegno per personale su WP Wp divisi per attività

Budget Budget

Novità per acquisto stock i t t k acquistati prima inizio progetto Travel, consumables, equipment, altri costi IPR, brevetti, traduzione

Costi diretti ammissibili Attrezzature Sono attrezzature durevoli tutti i beni: Materiali nuovi o usati Che hanno una durata pari o superiore a lavoro da svolgere nel progetto Che vanno iscritti nelle scritture dei cespiti

Costi diretti ammissibili Attrezzature Determinazione (A/B) x C x D A = periodo di utilizzo B = periodo di ammortamento (secondo le regole fiscali e contabili) C = costo storico D = percentuale di utilizzo TABELLE AMMORTAMENTO CESPITI

Costi diretti ammissibili Viaggi e soggiorno Definizione Spese per i viaggi e soggiorni del personale impegnato nel progetto Ex: meeting di progetto meeting tecnici di progetto i i i di attività di dissemination risultati

Costi diretti ammissibili Materiale di consumo Definizione Beni DI CONSUMO che hanno una utilità per un i d i f i ll d t d l tt periodo inferiore alla durata del progetto g p p g Ex: Reagenti da utilizzare per il progetto Cavie

IVA ART. 72 DPR 633/72 vale solo per i progetti di ricerca e solo per la quota comunitaria Quindi: NON SI PUO APPLICARE NON SI PUO APPLICARE QUANDO IL PROGETTO E FINITO VI E VII PQ (e non Life, Alfa, Tempus VI E VII PQ ( Lif Alf T etc..) t ) Per le attività di ricerca relative al VII PQ la percentuale è del 75%

Subcontracting b ( (appalti, costi esterni) l )

Costi diretti ammissibili Subforniture (subcontracting) Subforniture subcontracting) D fi i i Definizione Servizi necessari per il progetto p p g Tali servizi devono essere inseriti e ben descritti nella parte B del progetto. Best value for money

Solo se espressamente previsto nel topic (es. ICT)

Third part party - D È il beneficiario che paga la terza parte non più di 60 000 Euro 60.000 Euro. Riguarda le terze parti che sono utilizzatori finali IL SUPPORTO FINANZIARIO PUO ASSUMERE LA FORMA DI UN PREMIO A SEGUITO DI UNA GARA COMPETITIVA

Esempio: medico ospedaliero che svolge task del lavoro in ospedale per un progetto finanziato all università

La UE fornisce la formula per il calcolo unitario Per categorie specifiche es. misure Per categorie specifiche es misure energetiche aggiuntive, studi clinici, accesso alla infrastrutture

25% COSTI INDIRETTI FLAT RATE

Costi indiretti Costituiscono la percentuale sui costi diretti ammissibili riconosciuta dalla Commissione che varia a seconda del programma. In questa categoria vengono comprese le spese per: q g g p p p Costi di amministrazione Ammortamenti Manutenzioni Assicurazioni Somministrazioni (telefono, acqua, riscaldamento)

25% COSTI INDIRETTI FLAT RATE

Costi indiretti UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO L'Unione Europea rimborserà fino al 100% dei costi diretti ammissibili (ad eccezione delle attività di dimostrazione che saranno finanziate al 70%), con una percentuale forfettaria delle spese generali pari al 25% dei costi diretti. 25% flat rate PER TUTTI

Finanziamento UE RESEARCH AND INNOVATION ACTION (RIA) Attività di ricerca, sviluppo tecnologico, dimostrazione e innovazione, comprese la promozione della cooperazione i d ll i con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, la diffusione e l'ottimizzazione dei risultati nonché la promozione i l i hé l i della formazione di elevata qualità e della mobilità dei ricercatori nell'unione COORDINATION AND SUPPORT ACTION (CSA) ( ) Standardizzazione, diffusione, sensibilizzazione e comunicazione, collegamento in rete, studi di apprendimento reciproco, dialoghi in materie di politiche 100 % dei costi elegibili fino al 70% dei costi elegibili ((fatta eccezione per p organismi no-profit, finanziabili fino al 100%) INNOVACTION ACTION (IA) Attività di creazione di prototipi, collaudo, dimostrazione, progetti pilota, dimostrazione progetti pilota convalida dei prodotti su larga scala e prime applicazioni commerciali, per prodotti, processi o servizi nuovi processi o servizi nuovi, modificati o migliorati

Rimborsi Tipo di progetto Tipo organizzazione p g R&D No Profit Industrie SME SME Industrie profit organisation Close to market Direct Direct costs costs 100% 100% Indirect Indirect costs 25% costs 25% Direct Di Direct costs costs 70% 100% Indirect Indirect costs 25% costs 25%

Annex scientifico f (part p B)

Come rrendicontare Com nd contar Le modalità di partecipazione e rendicontazione l ll d l ricalcano quelle del 7 Programma Quadro attraverso il Participant Portal. Participant Portal P ti i t P t l Come avveniva in precedenza, verrà richiesto di p, accreditarsi (vari utenti con tiologie diverse di accesso) FORM C + EXPLANATION RISORSE PIC UNIFI: 999895789

Contro o Controllo AUDIT DI I LIVELLO C tifi t f Financial Statement Certificate of Fi i l St t t La certificazione è richiesta: alla fine del progetto per importi rendicontati (solo real costs e unit costs, non lump sum e flat rate) maggiori o uguali ai 325.000

Controllo AUDIT DI II LIVELLO Ci saranno meno controlli da parte della UE Un massimo del 7% dei progetti verranno auditati. Questo perché si è realizzata una semplificazione delle regole alla fonte. La possibilità di invio di un audit di II livello da parte della Commissione si esaurisce dopo 4 anni dall ultimo pagamento. I documenti dovranno quindi essere conservati per 4 anni.

PARTE B Il management g nel progetto 1. Excellence 1.1 Objectives 1.2 Relation to work programme 1.3 Concept and approach 1 4 Ambition 1.4 A biti 2. Impact 2.1 Expected impacts 2.2 Misure to maximase impact a)dissemination and exploitation of results b)communication activities 3. Implementation 3.1 Work plan work packages, deliverables and milestones 3.2 Management structure and procedures All interno della parte B della proposal, sotto la voce implementazione (attuazione/sviluppo), si trovano tutti i dettagli relativi alla struttura l ti i ll t tt organizzativa di gestione del progetto.

Il management nel progetto tt In particolare, la Commissione richiede di: Descrivere la struttura organizzativa e decisionale con attenzione al collegamento con le milestones cioè obiettivi a le milestones, cioè obiettivi a breve e lungo termine. Giustificare l attinenza delle strutture di management rispetto alla complessità e alla dimensione del progetto. Evidenziare eventuali procedure di management innovativo inserite. Elaborare un analisi dei rischi e delle misure inerenti.

FFunzioni nz n fondamentali f nd nt In generale le funzioni fondamentali del project In generale, le funzioni fondamentali del project manager di un progetto europeo di ricerca sono: Organizzazione di riunioni di progetto Distribuzione dei pagamenti Aspetti finanziari Reporting Comunicazione G Governance Controllo qualità e gestione del i d l rischio

Documentazione a supporto delle dll spese

COSTI ELIGIBILI - Informazioni e documentazione richiesta I I costi eligibili ti ligibili si dividono in costi diretti e indiretti. i di id i ti di tti i di tti I costi diretti sono quelli sostenuti in quanto necessari per lo svolgimento del progetto di i l lgi t d l g tt di ricerca. 1. Personnel 2. Equipment 3.Subcontracting 4. Travel 5 Consumables 5. Consumables 6. Other costs 1. Personale 2. Attrezzatura 3. Subcontratti 4. Viaggi e missioni 5. Consumabili 6 6. Altri costi o

COSTI ELIGIBILI G Regole generali Regole generali per la presentazione dei documenti: documenti che provano la necessità di una certa spesa (indicazione della spesa nel progetto e nelle relazioni periodiche) contratti (lettere d'incarico, ordinativi, ecc.) fatture o altra documentazione fiscale, riferibile solo al progetto documenti che provano la consegna dei beni (ddt, fattura accompagnatoria, ecc.) per i servizi documenti che provano l'espletamento del servizio per i servizi, documenti che provano l'espletamento del servizio (per es. attraverso relazioni dettagliate). documentazione del pagamento g riepiloghi dei dati di costo e di pagamento raccolta di tutti i documenti in un luogo PERIODO DEL PROGETTO

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 1. Personale 1 Personale Informazioni e documenti richiesti Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmati dagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curricula dovranno essere firmati dal responsabile del progetto; Descrizione dell attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); Copia di tutti i Time Sheet relativi ai cost statement firmati dai ricercatori e controfirmati dal responsabile dei progetti; Copia Copia di tutti i contratti relativi allo staff che ha partecipato ai progetti; Copia delle buste paga del personale relative al periodo in rendicontazione; Copia della certificazione del costo attestante il costo del personale;

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 1. Personale 1 Personale Determinazione del costo Prospetto (excel) che mette a confronto il costo ricavato dai documenti con quello registrato in contabilità; Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonifico bancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l addebito; della contabile bancaria/estratto conto dal quale si evince l addebito; Il riferimento un numero o una lettera dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo); Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle D i i d ll t d l i it l d t i i d ll ore produttive e dettaglio di calcolo relativo.

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 2. Attrezzature Determinazione del costo delibere quando necessarie ordini ai fornitori documenti di trasporto e fatture eventualili verbali b li di collaudo/accettazione ll d / i Scelta del contraente criteri di trasparenza e economicità contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti iscrizione dei beni nel registro g delle immobilizzazioni materiali dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ogni singolo cespite una dichiarazione firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultino evidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto e ogni altra evenienza fisicamente presso il contraente, contraente rilasciare qualora le attrezzature non siano fisicamente una dichiarazione scritta che giustifichi la circostanza

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 3. Subcontratti Copia dei contratti Dettaglio delle spese sostenute La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell allegato g tecnico;; Copia delle fatture, eventuali documenti di trasporto quando applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse; eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea; prova dei risultati ottenuti dal subforniture (report o altra documentazione); ogni g altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato.

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 4. Viaggi e missioni Fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altra documentazione;; per la partecipazione a seminari, convegni fotocopia del programma della manifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo è strettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazioni della manifestazione all interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni della manifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti al progetto); eventuale menzione del viaggio stesso nell Allegato tecnico; fotocopia f t i delle d ll autorizzazioni t i i i dei d i responsabili bili dei d i progetti g tti allo ll svolgimento della missione; fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spese sostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevute fiscali di alberghi, ristoranti ecc...).

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 4. Viaggi e missioni Tabelle e note spese Dettaglio delle spese sostenute per i travel su un file di excel: Un sottodettaglio per ciascun viaggio che riepiloga i documenti giustificativi inerenti il viaggio stesso, un esempio è il seguente prospetto:

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 5. Materiali di consumo Informazioni e documenti richiesti Ordini ai fornitori Documenti di trasporto Fatture Contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamentii ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti prezzo di mercato siano avvenuti al normale p IL MATERIALE DI CONSUMO DEVE ESSERE NECESSARIO PER IL PROGETTO (CANCELLERIA, TONER ETC.. RIENTRANO NELLE SPESE GENERALI) GLI ACQUISTI DEVONO SEGUIRE LE REGOLE INTERNE IN TERMINI DI ECONOMICITA E DI TRASPARENZA

Costi eligibili - Informazioni e documentazione richiesta 6. Altri costi La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage dell Allegato tecnico al contratto. Il riferimento un numero o una lettera dovrà essere indicato sulla fattura corrispondente al fine di agevolare l incrocio tra importo dichiarato e documento giustificativo. Ordine al fornitore Fatture eventuali documenti di trasporto, trasporto ricevuta del pagamento Fatture, (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità delle stesse; Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea; Ogni Og i altro lt elemento l t che h possa dimostrare di t che h la l quantità tità di prodotti d tti sia i ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al normale prezzo di mercato.

Documentazione e informazioni richieste attenzione Consumabili e Altri costi I DOCUMENTI A SUPPORTO DELLA SPESA DEVONO DIMOSTRARE L UTILIZZO ESCLUSIVO PER LE ATTIVITA DEL PROGETTO LE LICENZE SOFTWARE SONO RENDICONTABILI NEI LIMITI DELLA DURATA DEL PROGETTO E PER LA QUOTA DI UTILIZZO PER I SERVIZI DI ALTRA STRUTTURA UNIFI (LABORATORIO, CENTRO DI CALCOLO, STABULARIO) I COSTI POSSONO ESSERE CONSIDERATI AMMISSIBILI SOLO SE DETERMINATI SECONDO CRITERI OBIETTIVI E MISURABILI. ALLEGARE REGOLAMENTI, TARIFFARI ETC. AMMISSIBILI I COSTI SOSTENUTI PER L ORGANIZZAZIONE DI EVENTI O MEETING SE PREVISTI DAL PROGETTO. NON RENDICONTABILI: SPESE RAPPRESENTANZA, VISITE A MUSEI, GADGET I BENI UTILIZZATI PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROTOTIPO SONO CONSIDERATI BENI DI CONSUMO E PERTANTO NON VANNO INVENTARIATI

Cristina Dolfi Cristina Dolfi cristina.dolfi@unifi.it 055/7944304 305 055/7944304 UFFICIO RICERCA UFFICIO RICERCA Europea Università di Firenze Europea Università di Firenze Largo Brambilla 3 Largo Brambilla 3 NIC 2 piano piano stanza 214