Le linee guida per la rendicontazione

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1 Horizon 2020 e del 3rd European Health Programme : overview della programmazione europea in tema di ricerca e salute pubblica e la gestione dei finanziamenti Le linee guida per la rendicontazione ASL Varese - 14/10/2014

2 Indice 1. Le regole finanziarie nel 3 Programma Europeo di Salute Pubblica: conferme e novità 2. La semplificazione delle regole 3. Take Home Messages 4. Le regole finanziarie nel Programma Horizon 2020: conferme e novità 5. La semplificazione delle regole 6. Take Home Messages

3 Salute Pubblica: novità 1. I costi per consulenti (ditte individuali) possono essere assimilati al personale se: La persona lavora sotto la direzione dell ente beneficiario del finanziamento e presso i suoi uffici I risultati/prodotti del lavoro appartengono all ente beneficario I costi non sono sostanzialmente diversi da quanto sarebbe stato speso in caso di contratto di lavoro 2. I costi per personale distaccato/comandato a patto che sia evidente che sono stati sostenuti dall ente beneficiario del finanziamento

4 Salute Pubblica: novità 3. I costi per il personale dipendente sono eleggibili solo in relazione ad attività che l ente beneficiario non avrebbe realizzato se non ci fosse stato il progetto 4. I costi di personale vanno espressi in MESI/UOMO per Work Package (WP) e non più in giorni/uomo totali sul progetto 5. È chiaramente consigliato includere i costi di un project manager + un financial officer se si è coordinatori del progetto o solo di un project manager se si è WP leader.

5 Le regole finanziarie: novità 6. I costi di viaggio devono includere tutti i viaggi a carico del beneficiario, non solo quelli dello staff, ad esclusione dei viaggi dei subcontractor. Diversamente da prima quindi i vari collaborating partners / esperti dell advisory board / speakers per le conferenze sono tutti da includere e rendicontare nella voce «Travel and related subsistence allowance» 7. Sparisce la voce «consumables» che viene inclusa nei «cost of other goods and services» (catering, meeting materials, laboratory materials, delivery of documents, translations and printings, dissemination costs)

6 L application form: novità L application va fatta utilizzando il participant porta di Horizon 2020 e quindi vengono introdotte novità importanti per il budget: 1. una tabella con la distribuzione dei mesi/uomo per partner e per WP 2. una cella «justification» per i subcontracting dove inserire la ragione del subcontracting e come il costo è stato calcolato 3. un paragrafo «budget» in cui va descritto come è stato costruito il budget

7 Regole finanziarie: conferme 1. Il finanziamento comunitario richiedibile è di massimo il 60% dei costi a livello di progetto 2. I costi per equipment vanno calcolati considerando la quota di ammortamento e la quota di utilizzo sul progetto 3. I costi indiretti (overheads) sono calcolati al 7% del totale dei costi diretti 4. I viaggi dei subcontractor vanno in subcontracting 5. L IVA è elegibile se non è recuperabile

8 La semplificazione 1. Tutti i viaggi (tranne i subcontractor) sono in travel 2. Non esiste più l ambiguità fra «consumables» e «other costs» 3. Diventa eleggibile anche il personale comandato/distaccato Da confermare quando sarà pubblicato il modello di Grant Agreement: 3. Totale flessibilità del budget nei cambi fra voci di costo = meno amendment

9 Take home messages 1. Costruzione del budget per WP 2. Costruzione del budget chiara e coerente con le attività di progetto perché va descritta 3. In caso di leadership (di progetto o di WP) va considerato almeno un project manager (ed eventualmente un financial manager) 4. I costi dei public officials sono eleggibili solo se legati ad attività che l ente beneficiario non avrebbe realizzato in assenza di progetto

10 Horizon 2020: Novità 1. Flat Rate del 25% per gli indirect costs viene eliminato quel complicato albero decisionale che determinava il metodo di calcolo per i costi indiretti. Il 25% si deve comunque calcolare sui costi diretti eleggibili al netto degli overheads. 2. Finanziamento comunitario del 100% dei costi eleggibili viene eliminata la distinzione per tipologia di attività (RTD, MGT, DIS, etc.) per cui ogni partner su ogni progetto avrà un solo «funding rate». Per gli enti profit impegnati in Innovation Action il finanziamento scende al 70%

11 Horizon 2020: Novità 3. No timesheet per il personale dedicato esclusivamente al progetto viene eliminato l obbligo di raccogliere i timesheet per tutto il personale con contratto esclusivamente legato al progetto (es. Ricercatore assunto per lavorare esclusivamente sul progetto). In questo caso si considera che il tempo/lavoro sia al 100% sul progetto e quindi l intero costo del contratto è eleggibile (art. 31 del Regolamento (EU) 1290/2013).

12 Horizon 2020: Novità 4. I costi di personale comandato/distaccato sono eleggibili nello staff a condizione che sia evidente il pagamento per il personale distaccato dall ente partner del progetto all ente distaccante (art. 6 par A.3 del Grant Agreement - GA). 5. Il costo/orario del personale può essere calcolato utilizzando 1720 ore/anno come parametro fisso

13 Horizon 2020: Conferme 1. Il costo del lavoro del personale dipendente pubblico rimane finanziabile con fondi comunitari 2. I costi dei consulenti esterni possono essere assimilati allo staff (alle condizioni stabilite al par. A.2 dell art. 6.2 del GA) 3. I costi indiretti restano sopra la soglia del 7% 4. Il time to grant si mantiene in linea con le ultime call FP7 (ed anzi tende ad accorciarsi ulteriormente)

14 Horizon 2020: Semplificazione Horizon 2020 raggruppa una serie di programmi della precedente programmazione definendo regole comuni a tutti.

15 Horizon 2020: Semplificazione Per il pilastro Societal Challenges le due principali semplificazioni costituiscono anche delle novità in termini di gestione finanziaria: 1. Flat Rate del 25% per gli indirect costs 2. Finanziamento comunitario del 100% dei costi elegibili

16 Take home messages 1. Finanziamento al 100% per la maggior parte delle azioni sotto H2020; 2. Indirect cost al 25% fisso per tutti; 3. Meno obblighi in fase di rendicontazione dei costi di personale se si usano contratti di collaborazione esclusiva sul progetto e 1720 ore/anno come parametro di calcolo del costo/orario; 4. Niente più carta; 5. Negoziazione ridotta all osso => il progetto viene finanziato così com è