Circolare n. 16 - pagina 1 di 5 Achille Delmonte Alberto Bertani Mario Montepietra Anna Fantini Andrea Sassi Giacobbe Silvi Ragioniere Professionista Consulente del Lavoro Ragioniere Professionista A tutti i Clienti Loro Sedi Circolare n. 16 del 13 dicembre 2008 Il Libro Unico del Lavoro Festività chiusura dello Studio La legge n.133/2008, di conversione del D.L. 112 del 25 Giugno 2008, ha determinato la costituzione del Libro Unico del lavoro istituito nell ambito di un processo di ottimizzazione degli adempimenti amministrativi in materia di lavoro. In data 5 dicembre 2008, il Ministero del lavoro ha poi diffuso un vademecum finalizzato a risolvere i principali dubbi operativi e di dettaglio sorti in materia di istituzione del Libro Unico del Lavoro. L obiettivo della norma è quello di sostituire tutti i libri obbligatori previgenti (matricola, presenze, paga, libri lavoranti a domicilio e registro orario dell autotrasporto), ad esclusione del registro infortuni, con un unico Libro. Ulteriore scopo è quello di razionalizzare gli strumenti di accertamento del lavoro sommerso spostando l attenzione primaria dal libro matricola alla comunicazione telematica preventiva da inoltrare al Centro per l impiego. Decorrenza Dopo un periodo transitorio (dal 18/08/08 al 31/12/08) il termine ultimo per assolvere al primo obbligo di istituzione di tale libro è fissato al 16/02/2009, con riferimento ai cedolini del mese di gennaio 2009. Soggetti interessati Tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, con la sola esclusione dei datori di lavoro domestici.
Circolare n. 16 - pagina 2 di 5 Lavoratori soggetti a registrazione e lavoratori esclusi Le registrazioni sul libro unico del lavoro riguardano: tutti i lavoratori subordinati; i collaboratori coordinati e continuativi con o senza progetto; gli associati in partecipazione con apporto lavorativo; gli amministratori e i sindaci di società solo se non esercenti attività professionali e soltanto con riferimento al mese in cui avviene l eventuale percezione di compensi o rimborsi spese, ovvero l effettuazione di conguagli; i lavoratori somministrati e distaccati - le registrazioni devono essere eseguite sul libro unico dell utilizzatore o distaccatario all inizio e alla fine del periodo di impiego, ferma restando la possibilità di registrazione degli stessi, anche in tutti i mesi di impiego, con l indicazione dei soli dati identificativi (nome e cognome, codice fiscale, qualifica, livello di inquadramento, agenzia di somministrazione o azienda distaccante), senza obbligo di formato ed anche in forma di elenco, da ricomprendere nella numerazione sequenziale del libro unico. Non occorre invece registrare nel libro unico: i prestatori di lavoro autonomo che svolgono attività di tipo imprenditoriale o professionale; i lavoratori autonomi occasionali (art.2222 c.c); gli stagisti ed i tirocinanti; collaboratori e i coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali, i soci lavoratori di attività commerciali e di imprese in forma societaria. Contenuto delle registrazioni Il libro unico si compone di due parti fondamentali, una contente dati di carattere retributivo (sostanzialmente equivalente al cedolino paga) e l altra recante il dettaglio delle presenze del lavoratore. Con riferimento a ciascun lavoratore, il libro unico del lavoro dovrà riportare i seguenti dati: nome, cognome e codice fiscale; qualifica e livello di inquadramento la retribuzione base, l anzianità di servizio, le relative posizioni assicurative e previdenziali; le retribuzioni in denaro e in natura; le trattenute a qualsiasi titolo effettuate (fiscali, contributive, sindacali) e le detrazioni fiscali; i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare e alle prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali (malattia, maternità, infortunio, CIG, congedi ecc); le somme erogate a titolo di premi o per prestazioni di lavoro straordinario; i rimborsi spese devono essere indicate tutte le spese che vengono rimborsate al dipendente sia forfetariamente che su base di elencazione analitica di singoli titoli di spesa ed indipendentemente dal mezzo di pagamento con cui i rimborsi vengono effettuati (carta
Circolare n. 16 - pagina 3 di 5 di credito aziendale o fondo cassa). Non devono essere registrate sul libro unico le somme rimborsate al dipendente che costituiscano mera anticipazione di spese sostenute dallo stesso in nome e per conto dell azienda, relativamente a documenti di spesa intestati all azienda stessa il calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno, il numero delle ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, le ore di straordinario, le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, le ferie e i riposi. Con riferimento ai lavoratori retribuiti in misura fissa o a giornata intera (per esempio dirigenti, i quadri e gli impiegati direttivi con autonomia decisionale esclusi dalla limitazione di orario) deve essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro; Modalità di tenuta e di compilazione del Libro Unico del Lavoro Il libro unico deve essere compilato con i prescritti dati, per ciascun mese, entro il giorno 16 del mese successivo. Decade quindi l obbligo di registrazione giornaliera delle presenze. Sotto il profilo della vigilanza ministeriale e previdenziale, quindi, il termine di compilazione del nuovo libro obbligatorio di lavoro fa sì che gli ispettori all atto dell accesso ispettivo in azienda si troveranno a richiedere l esibizione del libro unico aggiornato fino al mese precedente (se l ispezione avviene dopo il 16 del mese) ovvero fino a due mesi precedenti (se l ispezione avviene prima del 16 del mese). Le nuove disposizioni obbligano il datore di lavoro ad istituire un solo libro unico, anche in presenza di più posizioni assicurative in ambito aziendale o di più sedi di lavoro distaccate, pure se stabili ed organizzate. Il libro unico non dovrà più essere tenuto nel luogo in cui si esegue il lavoro ma piuttosto potrà essere collocato e tenuto, alternativamente: presso la sede legale dell impresa, intesa anche come centro degli interessi dell azienda dove è presente l amministrazione della società; presso lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato, presso i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria; presso la società capogruppo, in presenza di gruppi di imprese. Pertanto nell ottica della semplificazione degli adempimenti viene a meno l obbligo di istituire e tenere sul luogo di lavoro copie conformi del nuovo registro obbligatorio. E stabilito che il libro unico non possa essere tenuto in forma manuale, ma esclusivamente attraverso uno dei seguenti sistemi: 1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione in ogni pagina e vidimazione da parte dell INAIL o, in alternativa, da parte dei soggetti autorizzati dall INAIL, in fase di stampa del modulo continuo; 2. stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell INAIL, alla stampa e generazione della numerazione automatica. Il programma di elaborazione deve prevedere la data e l ora
Circolare n. 16 - pagina 4 di 5 di stampa su ogni foglio; su ogni foglio devono essere riepilogati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione e il codice della sede INAIL che ha autorizzato; 3. supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo la inalterabilità degli stessi e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite. Indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, resta fermo l obbligo di attribuire in fase di stampa una numerazione sequenziale a ciascun foglio cronologico che compone il libro unico e conservare eventuali fogli deteriorati o annullati. E confermata la possibilità per i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati alla tenuta del libro unico del lavoro, di essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unitaria di tale libro per i datori di lavoro assistiti. Limiti temporali Le registrazioni sul Libro Unico del lavoro devono avvenire entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento. In caso di differimento degli obblighi contributivi (scadenza 16 del mese successivo a quello di riferimento), risulta conseguentemente differito il termine per la compilazione del libro Unico. Obbligo di esibizione In caso di accesso ispettivo in azienda o in una delle sedi dell azienda, il datore di lavoro che detiene il Libro Unico, deve esibirlo tempestivamente agli organi di vigilanza nel luogo di esecuzione del lavoro anche a mezzo fax o posta elettronica. L esibizione quindi deve avvenire prima della notifica del verbale di primo accesso. In caso di attività mobili o itineranti, invece, il datore di lavoro deve esibire il Libro Unico entro il termine assegnato dagli ispettori nel verbale di primo accesso. Discorso diverso per i soggetti esterni abilitati alla tenuta del Libro Unico (consulenti del lavoro, associazioni di categoria) per i quali i tempi si estendono a 15 giorni dalla richiesta espressa da parte degli organi di vigilanza. Preme quindi ribadire che oggi, la comunicazione di assunzione preventiva on line costituisce il primo strumento per accertare il lavoro sommerso, tuttavia il datore di lavoro può dimostrare la propria volontà di non occultare il rapporto di lavoro, anche attraverso l esistenza di altre registrazioni e documenti quali la consegna del contratto di assunzione al lavoratore, la rilevazione delle presenze, la visita medica preventiva, la consegna del materiale di protezione individuale, nonché l invio dell Emens mensile o del DM10. Obbligo di conservazione Anche per il Libro Unico, come per tutti i libri obbligatori (vecchi libri paga e matricola), l obbligo di conservazione è di cinque anni dalla data dell ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto della normativa sulla Privacy (art.6, co.1 del DM 9 luglio 2008).
Circolare n. 16 - pagina 5 di 5 Lo Studio rimane a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e si riserva di ritornare sull argomento con ulteriori istruzioni operative riferite alla compilazione del Libro Unico del Lavoro. FESTIVITA CHIUSURA DELLO STUDIO Gli uffici saranno chiusi il giorno 24 e dal 31 dicembre al 5 gennaio 2009. Solo l ufficio paghe sarà aperto dal 2 gennaio 2009. Con l occasione i Titolari, i Collaboratori e tutto il Personale dello Studio augurano ai Clienti un sereno Natale e un Felice Anno Nuovo. Studio Bertani Delmonte & Associati