Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 TIRRENIA DI NAVIGAZIONE MANUALE OPERATIVO NUOVA BIGLIETTERIA FACILITATA
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 INDICE 1. Modalità di accesso al sistema di prenotazione Tirrenia pag. 3 2. Nuova Biglietteria Facilitata a. Disponibilità/Preventivo/Emissione pag. 4 - Veicoli guidati pag. 7 - Altri mezzi pag. 8 - Cose e veicoli al seguito pag.9 - Riduzioni pag. 9 - Biglietto fattura pag.13 - Biglietti per persone a mobilità ridotta (PMR) pag.14 a. Variazione biglietto pag.15 b. Conferma Opzione/Prenotazione con emissione biglietto (Conversione ) pag.16 c. Annullamento E Rimborso biglietto pag.17 - Rimborso differito pag.18 a. Nuova Emissione Buoni Pasto pag.20 - Annullamento e Rimborso Buono Pasto pag.22 3. Contabilità a. Evidenza produzione agenzia pag.26 b. Rendiconti pag.26
2 Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 1) Modalità di accesso al sistema di prenotazione Tirrenia Modalità di accesso Le modalità di accesso al sistema di prenotazione sono due Attraverso http://booking. tirrenia.it Oppure dal sito ufficiale www.tirrenia.it ( in area agenzie) Accesso al sistema di prenotazione All attivazione del sistema l operatore visualizzerà la seguente maschera di identificazione: Se si sta effettuando però il primo accesso, per abilitarsi ( per ricevere la pwd), cliccare su Abilitazione ad operare via Internet. Alla digitazione dei dati richiesti, user e password, il sistema effettuerà il riconoscimento dell operatore e gli fornirà l accesso al menù. NB: L agenzia potra accedere al menu soltanto della / delle societa del gruppo per le quali è abilitata. Com è composta la User: La user è composta da: 00+codice tirrenia+1ip+01(codice utente 01, 02, 03 etc etc). Attenzione :se il codice Tirrenia è di 5 cifre aggiungere solo uno zero.
In caso avete perso o dimenticato le password, utilizzare la voce RIPRISTINO della PASSWORD. Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 3 2. Nuova biglietteria facilitata Nel menù Nuova Biglietteria Facilitata sono racchiuse le funzioni di preventivo, prenotazione, emissione,variazione e annullamento biglietto. 2a. Disponibilità/Preventivo/Emissione La funzione in oggetto consente, partendo dalla disponibilità, di emettere il biglietto per passeggeri* ed auto passando attraverso il preventivo. * ogni biglietto puo contenere max 8 passeggeri. Selezionando la funzione il sistema visualizzerà la seguente maschera:
Selezionare dai menù a tendina i dati richiesti,cliccando per un eventuale ritorno. Inseriti i dati richiesti confermare con il tasto AVANTI ; il sistema visualizzerà la maschera con le disponibilità navi e tariffe promozionali: Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 4
Per selezionare la partenza prescelta occorre cliccare sul puntino Per visualizzare i dati relativi alla nave ( nome nave,data di arrivo,durata del viaggio) cliccare su Per visualizzare le regole delle tariffe promozionali nella colonna offerte speciali cliccare su
5 Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Con i tasti e si possono invece visualizzare le
disponibilità / promozioni relative ai giorni precedenti e successivi ( o gli orari precedenti/successivi ) rispetto a quella impostata. Per proseguire,dopo avere selezionato la data, premere. Il sistema presenterà la seguente maschera: Questa maschera è quella che permette l inserimento di tutte le richieste per il viaggio dei passeggeri: Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Di Sistemazione (cabina, letto, poltrona,ponte) Auto/Moto Residenza Altri tipi di riduzioni Rimorchi/Roulotte/cose o animali al seguito Per inserire la sistemazione desiderata cliccare nei menù a tendina: - Per i passaggi ponte ( che non hanno sistemazione specifica, basta indicare il numero delle persone viaggianti tra adulti ragazzi e bambini); - Per poltrone o letti, selezionare anche la tipoligia - Per cabine: indicare tipologia richiesta, il numero della tipologia e le persone occupanti la cabina tra adulti ragazzi e bambini. 6 Nota bene:in caso di uso esclusivo il sistema presentera in automatico il messaggio di conferma ( vedi esempio sotto). Si intende per uso esclusivo l occupazione totale della cabina, nel caso in cui i passeggeri sono in numero inferiore al numero di letti;l uso esclusivo potrebbe comportare un sovrapprezzo.
Veicoli guidati Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Per inserire una o piu auto,una o piu moto andare sul menù a tendina successivo:
NB: Alla categoria AUTO appartengono i mezzi guidati che hanno le seguenti dimensioni :fino a 5 mt di lunghezza e 1.95 di altezza( se superiore ad un 1.95 vedere altri mezzi). Nello specifico appartengono al 1 gruppo, le auto che non superano i 4 mt e al 2 gruppo le auto fino a 5 mt. E possibile inserire più mezzi guidati su un unico biglietto,cliccando sul tasto Attenzione : I mezzi guidati non possono però superare il numero dei pax adulti inseriti sul biglietto. Nel dettaglio,occorre selezionare: - TIP O MA RC A - MO DEL LO Se non si conosce il modello esatto dell auto,selezionare solo Tipo/Marca,lasciare in bianco il campo Modello ed inserire solo la Lunghezza Per le moto effettuare la selezione in base alla cilindrata, superiore o inferiore ai 200 cc. ALTRI MEZZI 8
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 - Fuoristrada: veicoli che non rientrano, per dimensioni, nelle categorie auto, es. jeep, suv, ecc.. - Camper: indicare la lunghezza. - Minibus e/o Furgoni: si intende Minibus e/o furgoni adibiti al traspoto promiscuo ( PERSONE E MERCI) se totalmente finestrati massimo 9 posti e che trasportano solo bagagli ed effetti personali, indicare lunghezza. Minibus e/o furgoni adibiti ad uso commerciale ( sia vuoti che pieni) che non superano i 5 mt.. Oltre i 5 mt i biglietti dovranno essere emessi necessariamente presso gli scali, secondo le tariffe merci con emissione di polizza di carico. Cose e veicoli al seguito Se si viaggia con animali,cose,roulotte al seguito,selezionare il seguente campo:
In questo modo si aprirà la schermata successiva che permette l inserimento di roulotte, rimorchi, animali,ed altri oggetti al seguito ). Riduzioni : In questa schermata è possibile inserire anche tutte le eventuali riduzioni previste, che sono: Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 9 Tutti Residenti :cliccare se tutti pax ed i veicoli sono residenti. Se ci sono delle tariffe promozionali può essere utile fare preventivo,con e senza applicazione della tariffe residente, per valutare il più vantaggioso. Di cui residenti :quando solo alcuni passeggeri e/o veicoli sono residenti. Specificare persona/e e veicolo residente.
Riduzioni :per quelle diverse da residenti. Per info contattare call center 892123: Effettuate tutte le scelte desiderate continuare con i tasto In presenza di tariffe speciali e/o promozionali, il sistema presentera in automatico la tariffa piu conveniente e quella intera (senza vincoli). Selezionare preventivo desiderato. 10
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Arrivati al preventivo, questo presenta 4 possibilita : 1) stampa,2) opzione, 3) prenotazione e 4) acquisto. NB: in caso di tariffe speciali e promozionali, le possibilita sono solo 2 : stampa preventivo ed acquista.
1. Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Di 2. STAMPA PREVENTIVO: permette di stampare il preventivo 3. OPZIONA :permette di bloccare a costo zero le sistemazioni per un arco temporale che va dalle 24 alle 48 ore 4. PRENOTA: permette di effettuare una prenotazione a pagamento, 6 euro a persona e 7.50 euro a veicolo. È soggetta ad una scadenza più lunga rispetto all opzione, che è variabile in funzione al periodo della data di partenza. In caso di mancata conferma entro la scadenza, l importo non è rimborsato. 5. ACQUISTA : è l acquisto definitivo del biglietto. Nella schermata successiva dovranno essere inseriti i dati dei passeggeri e la modalità di stampa/ ricezione del biglietto (via fax,via mail o su stampante locale). Controllare sempre correttezza fax o indirizzo mail. Sarà inoltre possibile indicare se si desidera una copia agenzia, e il biglietto fattura (vedi pagina successiva). Esempio.
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Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Dopo aver verificato che i dati siano corretti cliccare su per chiudere l acquisto del biglietto;
L acquisto sarà ultimato solo quando il sistema proporrà i codici biglietto e controllo. Biglietto fattura : Se il pax desidera LA FATTURA è obbligatorio farne richiesta nel momento stesso dell emissione del biglietto. Non è possibile in alcun modo aver la fattura in un secondo momento. Il campo per chiedere il biglietto fattura appare nella maschera dove si inseriscono dati passeggeri. Selezionare : Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Biglietti per persone a mobilita ridotta : PMR 14 Se si vuole prenotare cabine e/o poltrone per i passeggeri con mobilità ridotta, cliccare come segue.
Infatti procedendo nella richiesta vedrete la disponibilità nave e potete prenotare e acquistare cabine e/o poltrone speciali per i disabili. Tutte le maschere seguenti sono uguali. Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 15
2b. Variazione biglietto: La funzione variazione permette di variare un biglietto precedentemente emesso. Il codice di controllo sara obbligatorio se l agenzia che varia il biglietto è diversa dall agenzia emittente. Il codice di controllo è indicato sul biglietto. Inserito il codice biglietto ( eventualmente di controllo) premere il tasto. Se c è un biglietto di ritorno collegato, il sistema chiedera eventuale modifica anche del ritorno.
Premento il tasto avanti, si presentera la maschera per effettuare variazione/i per: partenza, sistemazione, auto inserire, eventuali riduzioni e cosi via. 16
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Effettuate le modifiche desiderate, procedere con AVANTI e chiudere il biglietto come per l emissione. La modica richiederà sempre le riconferma e/o eventuale modifica dei nomi dei passeggeri. 2c. Conferma Opzione/Prenotazione con emissione biglietto (Conversione ) E la funzione che permette di convertire le prenotazioni a pagamento, o le opzioni, in biglietti. E altresì possibile convertire un opzione in prenotazione. Indispensabile anche in questa maschera il codice di controllo se l agenzia che conferma è diversa da quella che ha emesso il tagliando o l opzione. La maschera che segue è uguale a quella dell emissione.
17 Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 2d. Annullamento E Rimborso Biglietto Tutti i biglietti* possono essere sprenotati prima dell orario di partenza nave con le seguenti penali : con 10% di penale fino al giorno prima della partenza con il 25% di penale il giorno stesso della partenza La penale viene applicata al totale del biglietto, al netto della prevendita. *Non possono essere rimborsati, nemmeno parzialmente, i biglietti a tariffa promozionale o speciale. NB: Tutti i biglietti emessi in giornata, non provenienti da conversione o da variazione, sono annullabili senza penale. Inserire nella maschera il codice di biglietto (ed il codice di controllo se richiesto) e AVANTI.
18 ESEMPIO Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Questa maschera visualizza i dati del biglietto, l importo del rimborso, e l applicazione delle eventuali penali. Per confermare l annullamento è necessario cliccare sul tasto procedi. Tornando indietro il biglietto resterà valido.
Procedendo si presenterà la schermata della conferma dell avvenuto annullamento del biglietto. A questo punto il biglietto è stato ANNULLATO ed è possibile scegliere tra il rimborso immediato o il rimborso differito. Rimborso immediato Il rimborso è contestuale all annullamento. Si deve consegnare al cliente il modulo generato automaticamente dal sistema, a prova dell avvenuto rimborso. Conseguentemente l importo sarà immediatamente accreditato sul rendiconto. Rimborso differito Si consiglia di scegliere il rimborso differito nel caso in cui si sta annullando un biglietto emesso da altra agenzia. In questo caso il cliente potrà successivamente richiedere il rimborso all agenzia competente. RIMBORSO DIFFERITO BIGLIETTO: Tale funzione consente di effettuare il rimborso di un biglietto già sprenotato, generando modulo di rimborso da consegnare al cliente e accredito su rendiconto. 19
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 2e - Nuova funzionalità di emissione buoni pasto Tirrenia 1. Operatività di base Per emettere dei buoni pasto associati a dei titoli viaggio, aprire la Cartella BIGLIETTERIA, sotto cartella BUONI VITTO, funzione NUOVA EMISSIONE BUONI PASTO. Inserire numero di biglietto e codice di controllo indicato sul biglietto. Nel caso in cui è presente un biglietto di ritorno verrà automaticamente proposta l emissione di buoni pasto anche per il ritorno. Ovviamente è possibile emettere buoni pasto soltanto per biglietti validi. Dopo aver cliccato sul tasto Avanti apparirà la seguente maschera, che consentirà la scelta dei diversi menu disponibili. Attualmente tutti i pasti disponibili sono raggruppati in 3 tipologie: Tipologia pasto Prime colazioni self-service Pranzi o cene ristorante Pranzi o cene self-service Per ciascuna tipologia di pasto possono essere disponibili vari menù a seconda del viaggio specificato sul biglietto.
Dopo aver selezionato una tipologia, il sistema propone automaticamente solo i menù di pasti acquistabili. Lasciando qualche secondo il mouse su uno dei pasti disponibili nel menù a tendina ne viene mostrata una descrizione dettagliata (per conoscere cosa comprende il menù e il prezzo per pasto), vedi figura sotto 20 Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Selezionare le quantità e il pasto che si desidera acquistare, e cliccare sul pulsante Aggiungi (+). Se si è scelto di acquistare il pasto anche per il viaggio di ritorno, per default vengono proposti i medesimi pasti. Qualora si preferisse scegliere dei pasti differenti è sempre possibile farlo. Una volta aggiunti tutti i pasti desiderati si può procedere al passo successivo di preventivo cliccando sull apposito pulsante in basso a destra. N.B Per ciascun passeggero può essere emesso al massimo un pasto per ogni tipologia. Es. dato un titolo viaggio con 3 passeggeri regolari si possono emettere al massimo buoni pasto per un totale di: 3 Prime colazioni self-service, 3 Pranzi o cene ristorante e 3 Pranzi o cene self-service. Il passo successivo è semplicemente un riepilogo dei pasti scelti a scopo di preventivo prima della conferma. ESEMPIO:
Premendo il pulsante Acquista, sarà possibile stampare il buono vitto. 21 Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 2. Annullamento e rimborso buoni pasto Per annullare un buono pasto, accedere alla funzione Annullamento e Rimborso buoni pasto. Inserire codice buono pasto con relativo codice di controllo
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 22 23 Il sistema mostra tutti i dati del buono pasto, ognuno nello stato in cui si trova, es Attivo e valido oppure solo sprenotato oppure sprenotato e rimborsato.
Se il buono pasto è valido è possibile effettuare: 1. la sola sprenotazione, con eventuale rimborso differito; 2. la sprenotazione e il rimborso contestuale. Se il buono pasto è in stato sprenotato (e quindi non ancora rimborsato) il sistema consentirà il solo rimborso. E possibile effettuare l operazione di sprenotazione o rimborso, non solo per il buono pasto inserito, ma anche per tutti i buoni pasto che presentano lo stesso stato. In ogni caso, per procedere con l operazione, è necessario selezionare (cliccare apposita casella) i buoni pasto che si vogliono sprenotare o rimborsare. Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 Il tipo di operazione possibile, viene evidenziato sul bottone in basso a destra. Prima di procedere alla sprenotazione o al rimborso, il sistema mostra il riepilogo degli importi che saranno oggetto del rimborso (vedi figura sotto)
Cliccando sul tasto Procedi i sistema effettuerà l effettiva Sprenotazione o Rimborso. Successivamente è possibile: 1. U s c i r e d a l l a f u n z i o n e, c l i c c a n d o i l t a s t o E X I T i n a l t o a d e s t r a o i l t a s t o I n d i e t r o, s e s i v u o l e p r o c e d e r e s u c c e s s i v a m e n t e a l r i m b o r s o O p p u r e 2. Rimborsare contestualmente il buono pasto cliccando il tasto rimborso (vedi figura sotto) 24
Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 ATTENZIONE: In fase di preventivo Rimborso, il sistema include nel calcolo tutti i buoni pasto sprenotati, anche precedentemente. Al termine del rimborso il sistema mostra il riepilogo del rimborso
NB. Non ci sono penali in caso di sprenotazione e/o annullamento del buono vitto Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 25 3. CONTABILITA In tale cartella sono presenti le due funzioni contabili: a. Evidenza Produzione Agenzia La funzione permette in ogni momento di controllare la produzione dell agenzia e la lista biglietti emessi Selezionando il periodo d interesse ed cliccando su lista biglietti è possibile prendere visione di tutti i movimenti su biglietti.
a. Rendiconti Nel rendiconto sono indicati i dati riepilogativi della produzione, provvigioni e il saldo agenzia. La periodicità del rendiconto, calcolo provvigioni e dei pagamenti sono definiti nel contratto. È possibile richiamare uno o più rendiconti Se ci sono rendiconti aperti, è necessario chiuderli, seguendo la seguente procedura: Cliccare su Chiusura Rendiconto : Versione 1.0 - BIGLIETTERIA FACILITATA - MANUALE OPERATIVO - Dicembre 2009 26
Comparirà questa schermata. Per poter procedere alla chiusura è necessario inserire numero e la data fattura, e inserire flag di accettazione del rendiconto A conferma operazione, il rendiconto viene chiuso e una mail con tre allegati ( PDF del rendiconto, della fattura e lista dei biglietti in excel) sarà inviata in automatico all agenzia.