LINEE GUIDA relative alla rendicontazione delle spese per la realizzazione dei progetti approvati.

Programma Regionale Attività Produttive 2012-2015 Programma Operativo 5 Sviluppo territoriale e attrattività Attività 5.1 SOSTEGNO ALLO SVILUPPO DELLE INFRASTRUTTURE PER LA COMPETITIVITA' DEL TERRITORIO LINEE GUIDA relative alla rendicontazione delle spese per la realizzazione dei progetti approvati. 1

Regole generali sull'ammissibilità delle spese Criteri generali di ammissibilità Per essere ammissibili nell ambito dell Attività 5.1. del Programma Triennale Attività Produttive, le spese devono: 1. rientrare tra le spese elencate al paragrafo spese ammissibili della manifestazione di interesse, approvata dalla Giunta Regionale con DGR 1112/2013; 2. I costi rendicontabili vanno sostenuti nel periodo di ammissibilità della spesa, e comunque secondo quanto previsto dall'art. 6 della convenzione; 3. essere necessarie alla realizzazione del progetto approvato e pertinenti al piano di lavoro previsto; 4. essere realmente sostenute e a condizioni di economicità; 5. essere determinate nel rispetto delle regole di contabilità in uso presso il beneficiario; 6. essere regolarmente registrate nella contabilità del beneficiario. Le procedure contabili utilizzate per la registrazione dei costi sostenuti e dei contributi ricevuti dal beneficiario devono rispettare la normativa nazionale in materia. 7. Riportare sia nella documentazione contrattuale, che di effettuazione della spesa (es: fatture) i riferimenti al progetto quali nome, cup ed eventuale CIG. Non sono ammissibili le spese per le quali beneficiario abbia già fruito di una misura di sostegno finanziario nazionale (inclusi finanziamenti regionali) o comunitario Interessi debitori, commissioni per operazioni finanziarie, perdite di cambio ed altri oneri meramente finanziari non sono spese ammissibili (cfr. art.3 DPR n.196 del 03/10/08). L IVA realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario è ammissibile solo se non recuperabile. Per altre imposte e tasse si applicano la normativa di riferimento in materia. Pagamenti Ai fini della ammissibilità delle spese rendicontate, i pagamenti da parte del beneficiario possono essere regolati esclusivamente attraverso bonifici bancari, eseguiti nel periodo di ammissibilità della spesa. Saranno esclusi dalle agevolazioni gli importi non pagati con la modalità e nei tempi sopra descritti. Nel caso di pagamenti in valuta estera, il relativo controvalore in EURO è ottenuto sulla base del cambio utilizzato per la transazione nel giorno di effettivo pagamento del bonifico. Sede dell'incubatore La sede di ciascun incubatore, in termini di locali aree e spazi da utilizzare, è specificata nel progetto definitivo allegato alla convenzione. All interno di tali sedi, chiaramente identificate e delimitate, dovranno essere prevalentemente realizzate le previste attività e dovranno essere collocate le attrezzature. In caso di sopralluoghi da parte di personale della Regione o di altri soggetti da essa incaricati, si farà riferimento alle sedi definitive identificate nel progetto. Tipologia di spese a. Spese di progettazione Sono ammissibili spese per la progettazione degli interventi infrastrutturali eseguiti dai soggetti identificati dall'art 90 del Decreto Legislativo 163 del 12 aprile 2006 Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture e successive modifiche, con affidamento delle attività di progettazione ai sensi dell'art. 91 del medesimo decreto legislativo. Sono escluse da questa voce di spesa le ore del personale dipendente impegnato in attività di progettazione, rendicontabili nella voce spese di personale. 2

- nei casi di acquisizione di beni e servizi con gara: lettera di invito, delibera o determina a contrarre (o lettera di incarico nel caso il beneficiario sia un privato), bando, capitolato, disciplinare, verbale di gara, contratto, altri documenti complementari; ( da inviare solo pdf) - nei casi di acquisizione in economia di beni servizi e lavori: lettera di invito, delibera o determina a contrarre (o lettera di incarico nel caso il beneficiario sia un privato), contratto; N.B. Tali documenti non vanno inviati alla Regione ma conservati presso i propri uffici; sarà però cura del beneficiario sintetizzare gli estremi degli stessi nello schema allegato alla dichiarazione su beni servizi e lavori che va presentata alla regione in sede di ogni rendicontazione. L'unico documento da inviare in pdf è il contratto. - fattura del fornitore/consulente con la descrizione del servizio e dell'attività espletati; (inizialmente in pdf); - documentazione attestante l avvenuto pagamento dell importo indicato in fattura: mandato, quietanza, mod. F24 per pagamenti ritenute d'acconto, altri documenti complemetari; ( da inviare solo pdf) (in fase di presentazione della rendicontazione inviare pdf della fattura, successivamente verrà visionata e timbrata l originale) b. Spese per gli interventi edilizi Sono ammissibili spese per la costruzione, l'adeguamento o la ristrutturazione dei locali destinati ad accogliere l'incubatore, inclusi allacciamenti e urbanizzazione, sostenute ai sensi del Decreto Legislativo 163/2006 Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture e successive modifiche e integrazioni. - nei casi di affidamento lavori con gara: lettera di invito, delibera o determina a contrarre (o lettera di incarico nel caso il beneficiario sia un privato), bando, capitolato, disciplinare, verbale di gara, contratto, altri documenti complementari; ( da inviare solo pdf) - nei casi di acquisizione in economia di beni servizi e lavori: lettera di invito, delibera o determina a contrarre (o lettera di incarico nel caso il beneficiario sia un privato), contratto; (da inviare solo pdf) N.B. Tali documenti non vanno presentati alla Regione ma conservati presso i propri uffici; sarà però cura del beneficiario sintetizzare gli estremi degli stessi nello schema allegato alla dichiarazione su beni servizi e lavori che va presentata alla Regione in sede di ogni rendicontazione. L'unico documento da inviare in pdf è il contratto. - fattura del fornitore con la descrizione del servizio e dell'attività espletati; (inizialmente in pdf); - Stato di Avanzamento Lavori (art. 194 DPR 207/2010); (da inviare solo pdf) - certificato di pagamento (art. 195 DPR 207/2010); (da inviare solo pdf) - documentazione attestante l avvenuto pagamento dell importo indicato in fattura: mandato, quietanza, mod. F24 per pagamenti ritenute d'acconto, altri documenti complemetari; ( da inviare solo pdf) 3

(in fase di presentazione della rendicontazione inviare pdf della fattura, successivamente verrà visionata e timbrata l originale). c. Spese per acquisto di attrezzature informatiche, telematiche e tecniche Sono ammissibili spese per attrezzature e strumentazioni tecnico-scientifiche, incluso software, da impiegare per le attività che si realizzano negli incubatori. Sono incluse le spese di manutenzione e installazione delle attrezzature rendicontate nell'ambito del progetto. Sono inoltre incluse le spese per l acquisto di arredi funzionali alle attività degli incubatori. Non sono ammissibili spese di noleggio e attrezzature usate. Tutti i beni acquistati devono risultare inventariati presso le sedi in cui si realizza l'intervento al quale sono destinati, oltre ad essere fisicamente collocati in tali sedi. fattura del fornitore con la descrizione del bene acquistato: (in fase di presentazione della rendicontazione inviare pdf della fattura, successivamente verrà visionata e timbrata l originale) documentazione attestante l avvenuto pagamento dell importo indicato in fattura; (da inviare solo il pdf) copia del libro cespiti o altro documento equivalente che dimostri l attribuzione del bene alla sede dell' incubatore oggetto del finanziamento in caso di organizzazione dell' incubatore su più sedi specificare la sede di attribuzione. (da inviare solo il pdf) d. Spese di consulenza per la comunicazione, la promozione e la selezione delle imprese Rientrano in questa categoria di spesa le spese di consulenza per la comunicazione, la promozione e la selezione delle imprese sostenute dal beneficiario. A titolo esemplificativo e non esaustivo, tali spese includono: consulenze specialistiche, collaborazioni professionali con singoli professionisti e con società, collaborazioni occasionali, escluse le consulenze a carattere ordinario; contratto, lettera d incarico; ( da inviare solo pdf) fattura del fornitore con la descrizione del bene/servizio acquistato; (da inviare solo pdf, l'originale verrà annullato in seguito al controllo della rendicontazione) documentazione attestante l avvenuto pagamento dell importo indicato in fattura (da inviare solo pdf). 4

e. Spese di consulenza per la messa a disposizione di servizi per lo sviluppo organizzativo, commerciale e finanziario delle imprese Rientrano in questa categoria le spese per la messa a disposizione di servizi per lo sviluppo organizzativo, commerciale e finanziario delle imprese. A titolo esemplificativo e non esaustivo, tali spese includono: consulenze specialistiche, collaborazioni professionali con singoli professionisti e con società, collaborazioni occasionali, escluse le consulenze a carattere ordinario; contratto, lettera d incarico, ( da inviare solo pdf) fattura del fornitore con la descrizione del bene/servizio acquistato; (da inviare solo pdf, l'originale verrà annullato in seguito al controllo della rendicontazione) documentazione attestante l avvenuto pagamento dell importo indicato in fattura (da inviare solo pdf) f. Spese di personale Rientra in questa categoria il personale dipendente o non dipendente che presta la sua attività lavorativa nell ambito del progetto. Tale condizione deve risultare dal contratto di assunzione, o da altro documento ufficiale del beneficiario. E inoltre necessario che il contratto, o altro documento equivalente, si riferisca esplicitamente allo svolgimento di attività nell ambito degli incubatori finanziati con il Programma Regionale Attività Produttive 2012-2015 della Regione Emilia-Romagna Attività 5.1 Sostegno allo sviluppo delle infrastrutture per la competitività e per il territorio. Rientrano in questa voce di spesa anche le ore del personale dipendente impegnato in attività di progettazione. Sono ammissibili le seguenti forme contrattuali: assunzioni a tempo determinato o indeterminato contratti di alto apprendistato.; contratti a progetto; assegni di ricerca. Sono ammissibili i costi per personale assunto o a contratto direttamente con il beneficiario. Sono inoltre considerati ammissibili in questa categoria di spesa: i costi sostenuti dal beneficiario per l attivazione di assegni di ricerca da parte di università o enti di ricerca soci del beneficiario a condizione che sia chiaramente specificato nel bando e nell atto di assegnazione che l assegnista svolgerà a tempo pieno la sua attività presso l'incubatore; Sono ammissibili i costi unicamente per personale assunto o a contratto direttamente con il beneficiario (inteso, nel caso di ATS, come mandatario e/o mandanti del contratto); non è cioè ammissibile personale che opera presso il beneficiario in comando o in distacco da altri soggetti. Non sono ammissibili le borse di dottorato, né altre forme contrattuali che si configurino come mera attività di formazione. 5

Per il personale dipendente indeterminato il costo da rendicontare sarà determinato in base alle ore lavorate sul progetto, valorizzate al costo medio orario del singolo dipendente. Per ogni dipendente il costo medio orario è dato dalla seguente formula: Cmo = C/N, dove: C = costo effettivo annuo lordo, determinato sulla base della retribuzione effettiva annua lorda, con esclusione dei compensi per lavoro straordinario e diarie, maggiorata di contributi di legge o contrattuali e di oneri differiti (trattamento di fine rapporto, contributi previdenziali e assistenziali); N = numero di ore lavorative in un anno, previste dal CCNL di appartenenza. Per il calcolo del costo medio orario dovranno essere utilizzati i valori di C e di N più recenti disponibili al momento della presentazione di ogni rendicontazione, anche se eventualmente riferiti all anno precedente a quello a cui si riferisce la rendicontazione. I valori dovranno essere arrotondati al 2 decimale. Per il personale dipendente a tempo determinato, se è dedicato al 100% sul progetto, il costo da rendicontare sarà pari all importo del contratto, maggiorato degli oneri di legge. Nel caso in cui sia imputato solo parzialmente al progetto si applicherà il metodo di calcolo del costo orario medio sopra riportato per il personale dipendente a tempo indeterminato. Per il personale non dipendente il costo da rendicontare sarà pari all importo del contratto o dell assegno di ricerca, maggiorato degli oneri di legge in relazione al periodo di riferimento della rendicontazione. Nel caso di partecipazione di un consorzio nell'ats sono ammessi solo i costi dei dipendenti del consorzio e non delle società consorziate, ai quali verrà applicata la modalità di rendicontazione sopra descritte in relazione alla tipologia contrattuale rendicontata. Per il personale dipendente a Tempo Indeterminato: lettera di incarico o atto attestante l'assegnazione del dipendente sul progetto (da inviare in pdf solo in occasione della prima rendicontazione in cui viene imputata la risorsa, nelle rendicontazioni successive non sarà più necessario inviarlo) prospetto riepilogativo del costo orario medio di ogni addetto rendicontato nel periodo di riferimento firmato dal Legale rappresentante; ( da inviare pdf) time sheet del periodo di riferimento della rendicontazione per singolo addetto con le indicazioni delle ore lavorate sul progetto, firmato dal dipendente e dal legale rappresentante; (da inviare solo PDF e XLS, l originale firmato dovrà essere trattenuto presso il laboratorio e reso disponibile in sede di controllo in loco) documento attestante il pagamento a favore dei dipendenti ( da inviare solo in pdf) Per il personale dipendente a tempo determinato: Contratto. Nel caso di contratto non esclusivo o preesistente il contratto va integrato adeguandolo all'oggetto della prestazione con una lettera di incarico o atto attestante l'assegnazione del dipendente sul progetto e il tempo dedicato al progetto; (da inviare pdf solo in occasione della prima rendicontazione in cui viene imputata la risorsa, nelle rendicontazioni successive non sarà più necessario inviarlo) 6

nel caso di contratto esclusivo sul progetto: prospetto di calcolo del costo effettivo lordo complessivo del periodo rendicontato, con indicazione degli oneri a carico del datore di lavoro; ( da inviare pdf e cartaceo) nel caso di contratto non esclusivo: 1.prospetto riepilogativo del costo orario medio di ogni addetto rendicontato nel periodo di riferimento firmato dal Legale rappresentante; ( da inviare pdf) 2. time sheet del periodo di riferimento della rendicontazione per singolo addetto con le indicazioni delle ore lavorate sul progetto, firmato dal dipendente e dal legale rappresentante; (da inviare solo PDF e XLS, l originale firmato dovrà essere trattenuto presso il laboratorio e reso disponibile in sede di controllo in loco) documento attestante il pagamento a favore dei collaboratori.(da inviare solo in pdf) Per il personale non dipendente: contratto e ogni altro documento idoneo ad attestare che il dipendente è impegnato al 100% sulle attività del progetto (da inviare solo in occasione della prima rendicontazione in cui viene imputata la risorsa, nelle rendicontazioni successive non sarà più necessario inviarlo) prospetto di calcolo del costo effettivo lordo complessivo del periodo rendicontato, con indicazione degli oneri a carico del datore di lavoro; ( da inviare pdf ) documento attestante il pagamento a favore dei dipendenti, (da inviare solo in pdf) Sono escluse da questa voce le spese per il personale che svolge attività di segreteria, amministrativa, gestionale di carattere ordinario non strettamente correlate alla gestione del progetto. Tali spese si ritengono incluse nel forfait delle spese generali. g. Spese generali Le spese generali sono ammissibili forfettariamente fino ad un massimo del 5% del totale delle spese sostenute per la realizzazione del progetto. Ad ogni rendicontazione sarà applicata sulle spese ammesse la % specificata. In sede di rendicontazione, per le spese generali non sono richiesti documenti giustificativi. Modalità di erogazione del contributo Le modalità di erogazione del contributo sono quelle indicate all art. 4 della convenzione. L importo di ogni acconto da erogare in occasione della presentazione delle rendicontazioni intermedie sarà determinato nella misura del 50% delle spese rendicontate e validate dalla Regione. Ogni singola rendicontazione intermedia non dovrà necessariamente rispettare le condizioni previste all art. 6 della convenzione relativamente ai limiti massimi previsti per alcune categorie di spesa, condizioni che dovranno invece essere soddisfatte in sede di rendicontazione finale. Tuttavia, al fine di assicurare un corretto andamento della spesa, qualora in occasione delle rendicontazioni intermedie si verificassero situazioni tali da pregiudicare in prospettiva il rispetto dei limiti suddetti, la Regione potrà richiedere al beneficiario azioni correttive ed eventualmente sospendere temporaneamente il riconoscimento di parte della spesa sostenuta da parte del beneficiario. Modalità di presentazione delle rendicontazioni Le rendicontazioni dovranno essere presentate entro le scadenze specificate agli art. 4 e 5 della convenzione, utilizzando gli appositi moduli che saranno resi disponibili. 7

La richiesta di rimborso sarà costituita dai seguenti documenti: la dichiarazione sostitutiva di atto notorio per la richiesta di erogazione del contributo relativa alla rendicontazione in formato cartaceo e firmato in originale dal Legale Rappresentante del beneficiario (in caso di Ats sarà il legale rappresentante del Mandatario). Moduli anagrafica del creditore e modalità di pagamento ; I moduli dovranno essere compilati, stampati, e firmati in originale dal legale rappresentante del beneficiario; Un CD che dovrà contenere la versione pdf e xls. dei timesheet firmati, la versione pdf dei contratti stipulati, i mandati quietanzati, le fatture e tutta la documentazione attinente la spesa, le attestazioni di calcolo del costo del personale, il formato xls compilato dei moduli X-Y. Successivamente alla fase di controllo delle rendicontazioni e prima della liquidazione del contributo il beneficiario dovrà fornire l'originale delle fatture di spesa ed eventuale altra documentazione richiesta dalla Regione per l'annullo con apposito timbro. In caso di ATS il mandatario dovrà occuparsi della raccolta dei dati e della relativa documentazione dei mandanti dell'ats e presentare alla Regione un'unica rendicontazione utilizzando la relativa modulistica, costituita da una rendicontazione distinta per ciascun mandante dell'ats, e da una tabella riepilogativa compilata dal mandatario riepilogativa delle spese eseguite da ciascun componente dell'ats. Le rendicontazioni e la documentazione allegata dovranno essere inviate al seguente indirizzo: Regione Emilia-Romagna Direzione Generale Attività Produttive, Commercio e Turismo Servizio Politiche di Sviluppo Economico Viale Aldo Moro 44, 40127 Bologna alla c.a del Responabile Silvano Bertini Relazione Avanzamento del Progetto Ogni rendicontazione dovrà essere accompagnata da una relazione con la descrizione degli investimenti effettuati e dello stato di avanzamento del progetto. Modifiche Solo in sede di rendicontazione finale è possibile rendicontare lievi modifiche di budget nella misura massima del 10% di variazione tra voci di spesa, la variazione percentuale si intende riferita al budget della voce che aumenta. Sempre in sede di rendicontazione finale, è possibile rendicontare modifiche di budget nella misura massima del 10% tra i componenti dell'ats: in quest'ultimo caso verrà calcolato il 10% sul totale del mandante che cede la sua quota di budget. In entrambi i casi non potrà essere erogato un contributo superiore a quanto previsto in convenzione. Per i casi di modifiche consistenti determinate dall'inadempienza di uno dei soggetti costituenti l'ats si rimanda alla Convenzione art.8 e 9 e all'atto costitutivo dell'ats. In ogni caso dovrà essere comunicata alla Regione qualsiasi variazione che possa incidere in maniera sostanziale sulla realizzazione del progetto e dovrà essere richiesta la relativa approvazione alle modifiche effettuate e alla prosecuzione del progetto. In caso di rinuncia di uno dei componenti l'ats, le attrezzature e i beni già acquistati nell'ambito del progetto dovranno rimanere a disposizione dell'ats, pena la revoca del contributo corrispondente. Si applicherà inoltre quanto previsto dall'art. 3 della convenzione. 8

Richiesta di integrazioni Dopo il controllo di ciascuna rendicontazione potrebbero essere richieste ulteriori integrazioni, chiarimenti e correzioni. Le integrazioni o correzioni andranno inviate entro 20 giorni dal ricevimento della richiesta, in caso di mancato ricevimento delle integrazioni entro il periodo indicato, si procederà alla messa in liquidazione del contributo non ammettendo le spese dubbie, mal rendicontato o non integrate. Queste spese potranno essere imputate nella rendicontazione successiva secondo le indicazioni di chiarimento o di correzione ricevute. Documentazione originale Tutti gli originali timbrati e firmati dovranno essere trattenuti dai beneficiari e resi disponibili in sede di controllo. 9