Agenzia Nazionale LLP Programma settoriale Leonardo da Vinci PROGRAMMA DI APPRENDIMENTO PERMANENTE (2007-2013) PROGRAMMA SETTORIALE LEONARDO DA VINCI GUIDA ALLA COMPILAZIONE DELLE TABELLE FINANZIARIE FORMULARIO DI CANDIDATURA PROGETTI MULTILATERALI DI TRASFERIMENTO DELL INNOVAZIONE (TOI) Traduzione non ufficiale e adattamento a cura di ISFOL AN LLP Italia (si invita a prendere visione della versione ufficiale del documento in lingua inglese) - Gennaio 2008-1/6
LE TABELLE FINANZIARIE IN EXCEL Istruzioni per l uso 1. INTRODUZIONE Le seguenti istruzioni devono essere consultate unitamente a: l Invito comunitario a presentare proposte 2008 del Programma per l Apprendimento permanente, con particolare riferimento alla Parte II; la Guida per il candidato, con particolare riferimento alle Disposizioni amministrative e finanziarie, in cui sono chiaramente specificate le diverse categorie di costo. Nel caso in cui le informazioni fornite nelle Tabelle finanziarie siano in contraddizione con quelle fornite nel Formulario di candidatura e/o nella Dichiarazione del legale rappresentante dell organismo promotore, (sezioni 10 e 7 del formulario) prevalgono le indicazioni presenti nel Formulario di candidatura. Durante il processo di selezione, gli esperti indipendenti dovranno attribuire un punteggio e fornire un commento sulla coerenza tra il piano di lavoro e il bilancio preventivo, nonché sul rapporto costi/benefici del progetto nel suo complesso. Pertanto i candidati sono vivamente invitati a giustificare adeguatamente i costi presentati, laddove necessario, collegandoli ad aspetti specifici dei workpackage illustrati nella sezione 9.1 del Formulario di candidatura. 2. DESCRIZIONE GENERALE DELLE TABELLE FORMATO EXCEL Le tabelle finanziarie sono state rese disponibili in formato di cartella di lavoro excel. La cartella contiene 7 differenti fogli di lavoro, di seguito elencati: foglio n. 1: Personale foglio n. 2: Viaggio e soggiorno foglio n. 3: Subappalto foglio n. 4: Attrezzature foglio n. 5: Altri costi foglio n. 6: Entrate e uscite foglio n. 7: Massimali. È importante fare attenzione alle seguenti restrizioni e raccomandazioni: il foglio relativo alle Entrate ed alle uscite contiene un riepilogativo dei dati finanziari forniti dal candidato e deve essere compilato solo dopo aver completato la compilazione dei fogli da 1 a 5, dal momento che alcuni dei dati inseriti nei fogli da 1 a 5 confluiscono automaticamente nel foglio n. 6; il foglio n. 7 ha un carattere informativo e non deve essere compilato o rispedito in allegato al Formulario di candidatura; è possibile inserire i dati esclusivamente nelle celle con lo sfondo bianco. Le celle con lo sfondo grigio e i dati nel foglio n. 7 sono protetti e non possono essere modificati; nelle tabelle sono inclusi alcuni meccanismi automatici di verifica che consentono al candidato di rispettare, se del caso, le regole e le limitazioni riferite a determinate categorie di costo. L obiettivo è di garantire che i candidati presentino un bilancio preventivo corretto, coerente ed eleggibile; i costi interessati sono i seguenti: o costi del personale e costi di soggiorno cui si applicano massimali ovvero tariffe massime; o costi delle attrezzature, costi di subappalto e costi indiretti, che non devono superare una proporzione prestabilita del totale dei costi diretti; nel Foglio n. 1 (Personale) e n. 2 (Viaggio e soggiorno) selezionare sempre il paese prima di inserire i dati nella tabella. La selezione del paese genera il collegamento ai massimali per quel paese, per cui se la selezione del paese avviene dopo aver inserito altri dati si possono ottenere dati e subtotali/totali incoerenti o da ridigitare. La cartella di lavoro comunque inserirà automaticamente i massimali per il paese selezionato alla fine; quando si iniziano ad inserire dati in una nuova riga, si può visualizzare un messaggio di errore anche se non è stato commesso alcun errore o non si è ancora completata la riga. Ciò avviene in quanto si è iniziato a compilare una serie di celle obbligatorie. Non appena le celle obbligatorie sono state compilate e con esse dunque la riga il messaggio di errore scomparirà; di contro, qualora si 2/6
utilizzino dei dati invalidi o si ometta di completare tutte le celle rilevanti nella riga, il messaggio di errore naturalmente rimarrà; tutte le cifre devono essere riportate in euro. Non è richiesto il simbolo della valuta; sono accettati esclusivamente importi interi. Non devono essere utilizzati frazioni o decimali. Ciò vale sia per i valori monetari sia per i valori che indicano tempo e durata, come ad esempio il numero dei giorni o dei mesi; quando si inseriscano dei valori che rappresentano delle percentuali, non è necessario inserire il simbolo della percentuale. Tale simbolo è già stato incorporato nella formattazione della cella; i totali delle tabelle sono mostrati in cima alle colonne e non in fondo; alcuni campi di testo hanno delle restrizioni dei caratteri. Di seguito sono riportati ulteriori dettagli in proposito. 3. DESCRIZIONE DEI DIFFERENTI FOGLI DI LAVORO Foglio n. 1: Personale Ciascuna riga P1, P2, ecc. rappresenta un organismo partner del consorzio e deve corrispondere alla numerazione assegnata a quel partner nel Formulario di candidatura. Tuttavia, non è richiesto di inserire il nome o la descrizione del partner, ma semplicemente di selezionare il paese di appartenenza del partner dal menu a tendina. Prima di inserire il numero di giornate/lavoro ed il costo giornaliero, selezionare sempre il paese di riferimento. I costi del personale per ciascun partner devono essere inseriti in un unica riga e non devono essere invece suddivisi tra più righe. Laddove vi sia più di un partner per un determinato paese, ciascuno deve avere la propria riga di riferimento (ed il paese di appartenenza apparirà naturalmente più di una volta). Qualora si debbano riportare differenti livelli di compenso per lo staff di una stessa categoria di uno stesso partner, è necessario calcolare ed inserire un importo medio per giornata/per categoria. Nella tabella devono essere inseriti esclusivamente i dati riferiti alle categorie di personale che lavoreranno per il progetto. È bene utilizzare solo le categorie pertinenti (non è obbligatorio esporre costi per ciascuna delle categorie previste). Il numero totale di giornate/lavoro deve essere coerente con il totale di giornate che è indicato nei work package del Formulario di candidatura (sezione 9.1, campo Costi ). Nella tabella devono essere imputati i costi reali giornalieri che, in ogni caso, non possono eccedere i massimali stabiliti nella Parte II dell Invito comunitario a presentare proposte (Allegato V, tabella 5e) e riportati nel Foglio n. 7 (massimali). Qualora alcuni costi reali superino l importo massimo prestabilito, la differenza in eccedenza è considerata ineleggibile ai fini della definizione del budget del progetto. Se viene inserito un valore superiore al massimale prestabilito per la categoria ed il paese interessato, compare un messaggio pop-up che invita il candidato a fare riferimento al foglio dei massimali e ad introdurre un valore consentito. Se si omette di selezionare il paese di riferimento o di completare l inserimento dei dati richiesti (ad esempio, numero di giornate e/o costo giornaliero) viene inserito automaticamente un costo pari a zero. Foglio n. 2: Viaggio e soggiorno Completare una riga per ciascun evento o attività in ogni paese che implichi costi di viaggio e di soggiorno e per ciascun partner separatamente. I subtotali per ciascun partner saranno calcolati automaticamente. È importante che vi sia corrispondenza del numero identificativo del partner in tutte le tabelle. È necessario fornire sempre i dettagli relativi allo scopo del viaggio e selezionare il paese di destinazione prima di inserire gli elementi specifici dei costi di viaggio e di soggiorno. Questi elementi specifici sono indicati con le lettere da a a d e si trovano nelle colonne da E ad H del foglio excel. Poiché gli esperti incaricati della valutazione verificheranno la coerenza tra il bilancio preventivo e il piano di lavoro, è importante che le informazioni fornite siano chiaramente correlate ai workpackage descritti nella sezione 9.1 del Formulario di candidatura. Il costo di soggiorno per persona della colonna c non deve superare i massimali stabiliti nella Parte II dell Invito comunitario a presentare proposte (Allegato V, tabella 5f) e riportati nel Foglio n. 7 (massimali). Se viene inserito un valore superiore al massimale riferito alla categoria ed al paese interessato, compare un 3/6
messaggio pop-up che invita il candidato a fare riferimento al foglio dei massimali e ad introdurre un valore consentito. Il campo Scopo del viaggio è limitato a 90 caratteri. Se si omette di compilare uno dei campi previsti, appare un messaggio di errore nella colonna I. Si prega di inserire nel bilancio preventivo un importo che consenta la partecipazione ad un massimo di 2 riunioni di progetto all anno. Nel ciclo di vita di un progetto, l Agenzia Nazionale può invitare i rappresentanti del partenariato a partecipare a riunioni per motivi diversi: briefing, incontri di monitoraggio, ecc. I costi associati a tali riunioni possono essere inseriti nel bilancio preventivo del progetto. Foglio n. 3: Subappalto I subtotali per ciascun partner saranno calcolati automaticamente. Il totale dei costi di subappalto non può eccedere il 30% del totale dei costi diretti del progetto. Se tale massimale viene superato, compare un messaggio di errore nella cella E8 del Foglio n. 6 Entrate e uscite, in cui viene verificato tale livello di percentuale. Di conseguenza, se quando si giunge a completare il foglio n. 6 si dovesse scoprire di aver superato tale percentuale, sarà necessario rivedere il foglio n. 3 e ridurre conseguentemente gli importi inseriti. Se si omette di compilare uno dei campi previsti (descrizione dei compiti o importo), appare un messaggio di errore nella colonna G. Il campo Descrizione del compito è limitato ad 85 caratteri. Foglio n. 4: Attrezzature Ciascun articolo o gruppo di articoli simili riferiti alle attrezzature (ad esempio, computer portatili con specifiche simili) deve essere descritto e giustificato in una riga apposita del foglio di lavoro per ciascun partner separatamente. I subtotali per ciascun partner saranno calcolati automaticamente. Il totale dei costi per le Attrezzature non può superare il 10% del totale dei costi diretti del progetto. Se tale massimale viene superato, compare un messaggio di errore non nel foglio n. 4 relativo alle attrezzature, ma nella cella F8 del foglio n. 6, Entrate e uscite, in cui viene verificato tale livello di percentuale. Di conseguenza, se quando si giunge a completare il foglio n. 6 si dovesse scoprire di aver superato tale percentuale, sarà necessario rivedere il foglio n. 4 e ridurre conseguentemente gli importi inseriti. Il numero di articoli od articoli simili deve essere inserito nella colonna E denominata a nella sottovoce della tabella. Il costo unitario per ciascun articolo deve essere inserito nella colonna F denominata b nella sottovoce della tabella. Nel caso in cui beni analoghi abbiano un costo unitario differente, occorre imputare un costo medio. Il tasso di utilizzo si riferisce al periodo di impiego dell attrezzatura nell ambito del progetto e deve essere espresso in percentuale (es: se l attrezzatura è stata utilizzata esclusivamente ai fini del progetto, può essere imputata una percentuale pari al 100%. Se è stata utilizzata per metà tempo sul progetto e per l altra metà per altri fini, occorre imputare una percentuale del 50%). Il tasso di ammortamento rappresenta la percentuale totale di ammortamento, considerando la durata complessiva del progetto. I candidati devono pertanto assicurarsi di consultare i servizi finanziari nell ambito dei rispettivi organismi partner per garantire che le tabelle di bilancio corrispondano alle condizioni applicate a livello nazionale. Possono essere fornite spiegazioni alla sezione 9.1 campo Costi del Formulario di candidatura (spiegazione delle spese dei workpackage). Un bene è generalmente ammortizzato in 4 anni (percentuale annua di ammortamento pari al 25%). In questo caso se si presenta un progetto di durata annuale, si deve inserire 25; se si presenta un progetto di durata biennale, si deve inserire 50; se si presenta un progetto di durata triennale si deve inserire 75. Qualora l attrezzatura sia noleggiata (da specificare nella colonna giustificazione ), occorre inserire una percentuale di ammortamento pari al 100%. Non è necessario inserire il simbolo della percentuale che verrà inserito automaticamente. 4/6
Se si omette di compilare alcuni campi, appare un messaggio di errore nella colonna J. I campi Descrizione e Giustificazione sono limitati ciascuno a 50 caratteri. Foglio n. 5: Altro La voce Altro deve essere presa in considerazione per tutte quelle spese che non ricadono in nessuna delle altre categorie di costo elencate in precedenza. I subtotali per ciascun partner saranno calcolati automaticamente. Se si omette di compilare uno dei campi previsti (descrizione o importo), appare un messaggio di errore nella colonna G. Foglio n. 6: Entrate e uscite Le celle grigie di questa tabella riepilogativa sono riempite automaticamente con i dati per partner così come inseriti dal candidato nei fogli di lavoro 1-5: costo totale del personale, viaggio e soggiorno, subappalto, attrezzature ed altri costi. Si noti che nella colonna Altri costi (incluse le attrezzature) di questa tabella riepilogativa i totali dei fogli di lavoro n. 4 Attrezzature e n. 5 Altri costi sono sommati automaticamente. I candidati devono compilare manualmente la Colonna I costi indiretti per tutti i partner. 4. REGOLE E SOGLIE DA RISPETTARE L Acronimo del progetto (cella L1 nel foglio n.6) deve essere identico a quello indicato nella sezione 1 del Formulario di candidatura. Se la ripartizione dei costi diretti inseriti in questo foglio (Colonna H) non è coerente con il totale dei costi diretti calcolati sulla base dei fogli di dettaglio (cella H9), comparirà un messaggio di errore fintantoché non si inserisce il dato corretto. Il totale del costi indiretti a valere sul progetto non può superare il limite del 7% del totale dei costi diretti. La soglia del 7% viene verificata automaticamente in riferimento al totale complessivo e non ai singoli partner. Nel caso in cui compaia un messaggio di errore, dopo aver completato la tabella, occorre ridurre gli importi dei singoli partner sino a che il totale complessivo risulterà ridotto ad una percentuale uguale o inferiore al 7% del totale dei costi diretti. Al candidato è richiesto di specificare: o il valore del contributo comunitario richiesto per ciascun partner (colonna L), o l importo dei fondi propri per ciascun partner (colonna N) o e, se del caso, l importo e le specifiche relative ad altre fonti di finanziamento (colonna O). Poiché il contributo comunitario non può superare il 75% del totale dei costi eleggibili, i candidati devono assicurarsi di non superare la soglia del 75%. In caso di superamento della percentuale del 75% dei costi totali (o se viene superata una soglia), apparirà un messaggio di errore. In base al principio del co-finanziamento, il finanziamento comunitario deve essere integrato con un contributo da parte dei partner e/o da altre fonti. Laddove il bilancio preventivo del progetto includa fonti di finanziamento diverse dai contributi forniti dai partner, queste altre fonti devono essere identificate nel campo Specifiche (colonna P). Occorre assicurarsi che l importo e la specifica del co-finanziamento si riferiscano al partner della riga che si sta compilando. Se per lo stesso partner è necessario inserire più di una fonte di finanziamento, il dettaglio va specificato nella sezione 10 del formulario di candidatura (10.4 Dettagli del calcolo del budget ) e nella tabella di excel si deve inserire un riferimento alla spiegazione fornita (ad esempio, vedi sez. 10.4 ). Il bilancio preventivo deve essere equilibrato. Se il totale delle spese di progetto (cella J9) non è uguale al totale delle entrate (celle L9 + N9 + O9), apparirà un messaggio di errore nella cella Q9. Si prega di assicurare il bilancio tra entrate ed uscite per ciascun partner. Come spiegato nelle sezioni rilevanti di cui sopra, appariranno messaggi di errore nel caso in cui si superi una qualunque delle soglie pre-definite nelle categorie di costo (cella F8 attrezzature non oltre il 10% dei costi diretti, cella E8 subappalto non oltre il 30% dei costi diretti). 5. CHECKLIST PER LA CORREZIONE DEI MESSAGGI DI ERRORE Si raccomanda di verificare che non appaia alcun messaggio di errore nei 6 fogli individuali (1-6). Se vi sono degli errori, si prega di ricontrollare nuovamente i dati seguendo le specifiche istruzioni fornite per ciascun foglio. 5/6
Se dopo aver inserito tutti i dati richiesti nei fogli 1-6 della cartella di lavoro relativa ai costi vi sono ancora dei campi nella tabella Entrate ed uscite che contengono il messaggio di errore, occorre procedere con i seguenti controlli matematici: La somma del totale dei costi diretti per partner (colonna H, partendo dalla cella H10) deve essere uguale al totale dei costi diretti per il progetto (celle B9 + G9); Il totale dei costi per le attrezzature (cella F9, aggiornata con il foglio 4 Attrezzature ) non può superare il 10% del totale dei costi diretti del progetto (cella H9 o celle B9 + G9); Il totale dei costi di subappalto (cella E9 aggiornata con il foglio 3 Subappalto non può superare il 30% del totale dei costi diretti del progetto (cella H9 o celle B9 + G9); Il totale dei costi indiretti (cella I9) non può superare il 7% del totale dei costi diretti del progetto (cella H9 o celle B9 + G9); Il totale del contributo comunitario richiesto (cella L9) non può superare il 75% del totale delle spese del progetto (cella j9); Il totale delle spese del progetto (cella j9) deve corrispondere alla somma del totale del contributo comunitario richiesto (cella L9), del totale delle risorse proprie di ciascun partner (cella N9) e di altre fonti di finanziamento (cella O9). Foglio n. 7: Massimali Il foglio contiene i massimali riferiti ai costi del Personale e ai costi di Soggiorno per paese, così come stabiliti nell Invito comunitario a presentare proposte. Il foglio ha una funzione puramente informativa e non deve essere compilato. 6. CONVALIDA FINALE DELLE TABELLE Terminato l inserimento di tutti i dati nelle singole tabelle della cartella di lavoro, occorre controllare accuratamente ciascun foglio per assicurarsi che non siano rimasti messaggi di errore. Dopo aver effettuato tale controllo, si devono stampare i singoli Fogli (ad esclusione del n. 7) ed allegarli al Formulario di candidatura. A questo punto occorre compilare il riepilogativo del bilancio (sezione 10) del Formulario stesso, che deve corrispondere alle informazioni fornite nelle tabelle finanziarie. La versione elettronica delle presenti tabelle deve essere inviata insieme al formulario di candidatura (per e- mail, su CD-Rom o in qualunque altra modalità indicata dall Agenzia) all Agenzia Nazionale di riferimento. Il file deve essere denominato come segue: [budget] _[acronimo del progetto].xls. 6/6