GUIDA INSERIMENTO FATTURE

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1 GUIDA INSERIMENTO FATTURE MANUALE DI RIFERIMENTO PER L INSERIMENTO DELLE FATTURE DA AUTORIZZAZIONE ALLA SPESA E ORDINI DI MERCE N.B. Per assistenza sul portale contattare il nostro Help Desk al numero negli orari 8:30-13:00 e 14:00-17:30 o inviate una all'indirizzo: [email protected]. Aprire Internet Explorer e collegarsi all indirizzo: In caso di problemi provare anche: Effettuare il Login con le credenziali fornite da Fondazione Don Carlo Gnocchi 1 P a g e

2 La prima pagina che vi comparirà in caso di primo collegamento è la pagina di certificazione dei dati anagrafici registrati presso Fondazione Don Carlo Gnocchi. 1) Premete il tasto Modifica e completare i campi vuoti, obbligatori quelli indicatati con (*) 2) Definire il proprio schema di compilazione della fattura indicando se si è soggetti a: [ ] Rivalsa [ ] Cassa [ ] Ritenuta In caso si rilevassero errori nei campi P.IVA e Codice Fiscale contattate la Fondazione 3) Premere SALVA per confermare (il tasto compare solo dopo essere entrati in modifica). Tutte le modifiche impostate verranno immediatamente notificate via a Fondazione Don Carlo Gnocchi. 2 P a g e

3 Confermati i dati anagrafici si accederà al menù principale nel quale sono disponibili le seguenti voci: 1) Autorizzazioni alla spesa - per accedere alla visualizzazione delle stesse ed alla creazione della fattura associata 2) Ordini Merci - per accedere alla visualizzazione degli ordini di merce ed alla creazione della fattura associata 3) Gestione Fatture - per accedere all elenco di tutte le fatture emesse attraverso il portale 4) Cambia Password - per modificare la password pre-impostata si suggerisce di effettuare il cambio della password fornita 5) Gestione Anagrafiche - per verificare/aggiornare le informazioni anagrafiche con le quali Fondazione ha popolato il portale Selezionare Autorizzazione alla spesa o Ordine Merci a seconda del tipo fattura che si deve emettere. Per la compilazione di una fattura da ordine merci andare a pagina 9 Per la compilazione di una fattura di prestazione / servizi andare a pagina 4 3 P a g e

4 FATTURE DA AUTORIZZAZIONI ALLA SPESA Premere Autorizzazione alla spesa per accedere all elenco delle autorizzazioni alla spesa che Fondazione ha inviato al portale. Le Autorizzazioni sono caratterizzate da uno stato (Aperte/Chiuse) che di default mostra solo quelle attive e conseguentemente fatturabili. Ogni Autorizzazione può essere usata più volte sino al raggiungimento dell importo consentito. Raggiunto o superato il massimale per ulteriori emissioni si dovrà contattare Fondazione. Ogni riga rappresenta una Autorizzazione alla spesa, in tale maschera si riportano le seguenti informazioni: - Presidio emittente - Fornitore incaricato - Numero della Autorizzazione - Importo - Stato: - O per vedere l Autorizzazione nel dettaglio - F per vedere tutte le fatture emesse su questa Autorizzazione - + per creare una nuova fattura associata all Autorizzazione 4 P a g e

5 Premendo il simbolo + nell elenco delle Autorizzazioni o il tasto Crea Fattura dall interno di una Autorizzazione si accede alla pagina di compilazione della fattura. Mittente e Destinatario vengono precompilati dal sistema, il resto a carico del Fornitore. Opzioni in Crea Fattura: - Prima di inviare la fattura a Fondazione Don Carlo Gnocchi si suggerisce di premere il tasto Calcola Totali per verificare il risultato atteso. - Per salvare una fattura ed inviarla in un secondo momento premere Salva Fattura - Per stampare la fattura premere prima Salva fattura e successivamente Stampa Una volta certi di quanto inserito premere Invia Fattura Eventuali giustificativi potranno essere inserti dopo l invio della fattura entrando nel menù Gestione Fatture e premendo sul simbolo della graffetta 5 P a g e

6 N.B. Nel caso si stia emettendo una fattura con bollo: ESENTE IVA TOT_IMP >77,47 BOLLO SI ESENTE IVA CON IVA TOT_IMP <77,47 NO BOLLO NO BOLLO Inserire le 14 cifre del bollo nella sezione di testa Nelle "Spese non imponibili" compilare <Valore>, <Descrizione> e selezionare "Bollo" nella tendina "Tipo spesa" 6 P a g e

7 Esempio di stampa fattura inviata a Fondazione Don Carlo Gnocchi: 7 P a g e

8 Tutte le fatture emesse sono raggruppate nel menù Gestione Fatture dove è possibile recuperarle ed eventualmente stamparle. Sotto questo menù è possibile anche Cancellare o Recuperare una fattura salvata quanto segue vale solo per le fatture il cui stato è IN PREPARAZIONE : - per cancellare una fattura salvata premere il simbolo [F] accanto allo stato IN PREPARAZIONE della fattura che si vuole cancellate, quindi premere Elimina - per recuperare una fattura premere il tasto [+] e successivamente, fatte le modifiche necessarie, Invia a Fondazione 8 P a g e

9 FATTURE DA ORDINI MERCE Premere Ordini merce per accedere all elenco degli ordini che Fondazione ha inviato al portale. Gli ordini sono caratterizzati da uno stato (Aperto/Chiuso, gestito da Fondazione) che di default mostra solo quelli aperti. Ogni riga rappresenta un Ordine, in tale maschera si riportano le seguenti informazioni: - Presidio emittente - Fornitore incaricato - Numero dell Ordine - Importo - Stato: - O per vedere l Ordine nel dettaglio e procedere alla fatturazione - F per vedere tutte le fatture emesse su quest Ordine Premendo la O rossa si ha la possibilità di fatturare l intero ordine o solo alcune righe (secondo gli accordi con Fondazione): 9 P a g e

10 Premendo Crea Fattura si accede alla compilazione del documento. Mittente, Destinatario e Dettaglio delle righe vengono precompilati dal sistema; a carico del Fornitore: - Numero e Data Fattura - Note di testata Opzioni in Crea Fattura: - Prima di inviare la fattura a Fondazione Don Carlo Gnocchi si suggerisce di premere il tasto Calcola Totali per verificare il risultato atteso. - Per salvare una fattura ed inviarla in un secondo momento premere Salva Fattura - Per stampare la fattura premere prima Salva fattura e successivamente Stampa Una volta certi di quanto inserito premere Invia Fattura 10 P a g e

11 Premendo Salva Fattura la fattura comparirà nell elenco Gestione Fatture Merci nello stato IN PREPARAZIONE. In questo elenco è possibile prendere visione di eventuali fatture respinte da Fondazione Don Carlo Gnocchi, le fatture respinte si trovano nello stato IN PREPARAZIONE RIFIUTATA e possono essere re-inviate una vota fatte le correzioni richieste di Fondazione (richieste che vi verranno comunicate telefonicamente o a mezzo ) Rientrando nella fattura con il tasto + saranno ora disponibili anche: - Elimina Fattura - Stampa Premendo Invia Fattura la fattura comparirà nell elenco Gestione Fatture Merci nello stato INVIATA. 11 P a g e

12 Esempio di stampa fattura inviata a Fondazione Don Carlo Gnocchi: 12 P a g e