Microsoft Visio 2007 e Project Francesca Benuzzi

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1 Microsoft Visio 2007 e Project 2007 Francesca Benuzzi

2 Autore: Francesca Benuzzi Collana: Publisher: Fabrizio Comolli Progetto grafico: escom - Milano Prima edizione ISBN: Copyright 2007 Edizioni FAG Milano Via G.Garibaldi Assago (MI) - Finito di stampare: nel mese di febbraio 2007 da escom - Milano Nessuna parte del presente libro può essere riprodotta, memorizzata in un sistema che ne permetta l elaborazione, né trasmessa in qualsivoglia forma e con qualsivoglia mezzo elettronico o meccanico, né può essere fotocopiata, riprodotta o registrata altrimenti, senza previo consenso scritto dell editore, tranne nel caso di brevi citazioni contenute in articoli di critica o recensioni. La presente pubblicazione contiene le opinioni dell autore e ha lo scopo di fornire informazioni precise e accurate. L elaborazione dei testi, anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità in capo all autore e/o all editore per eventuali errori o inesattezze. Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive aziende.l autore detiene i diritti per tutte le fotografie, i testi e le illustrazioni che compongono questo libro.

3 3. Nuove funzioni di controllo finanziario La gestione dei costi di un progetto e il suo completamento nei limiti di una previsione di budget stabilita sono aspetti fondamentali per un attuazione e un esecuzione di successo. Aspetti finanziari del progetto Con Microsoft Office Project 2007, grazie alla funzionalità di verifica dei preventivi, è possibile assegnare e valutare i costi di attività e programmi per ottenere un oculato controllo degli aspetti economici e finanziari di un progetto. Le stime dei costi possono essere migliorate grazie all introduzione della funzionalità di controllo delle risorse costi e ai nuovi campi a carattere finanziario, che possono essere facilmente mappati sui sistemi contabili e finanziari utilizzati per il progetto. Project 2007 include tra i suoi strumenti la possibilità di definire in modo preciso e dettagliato le stime per attività e risorse, così che si possano contemplare diverse tipologie di costo quali: 49

4 costi fissi, cioè indipendenti dal tempo impiegato per svolgere una determinata attività, e solitamente legati ai costi di attività; costi legati al tempo, quali i costi delle risorse umane. Assegnazione dei costi Tutti i progetti contemplano la necessità di valutare nel modo più appropriato gli aspetti finanziari a essi collegati. Tracciare e poter gestire tali informazioni consente di fare fronte a importanti questioni quali: la stima del costo totale di un progetto in base alle risorse e ai tempi previsti; la valutazione dei costi dei singoli segmenti di attività e delle specifiche risorse; la valutazione degli impatti dei pagamenti sul flusso di cassa durante l arco di svolgimento del progetto. Una volta che si sia costruito un diagramma di progetto, e si siano definite le attività, le durate e le risorse associate, Project 2007, attraverso una serie di funzioni molto flessibili, consente di definire la valutazione dei costi in maniera veramente particolareggiata. È possibile, infatti, definire: il costo totale delle attività e delle risorse; il costo totale dell'intero progetto; le variazioni dei costi per le attività, le risorse e le assegnazioni; la determinazione dei costi previsti (preventivati) rapportati allo svolgimento temporale e ai costi effettivi. Costo delle attività Per definire il costo totale delle attività: 1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza; 2. nell elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco attività e quindi su Applica; 3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo. La tabella consente di definire i costi fissi associati alle singole attività del progetto. 50

5 Inoltre, sempre da questa tabella è possibile visualizzare i costi totali della singola attività, cioè la somma dei costi fissi e dei costi associati alle risorse impegnate sull attività selezionata. Figura Tabella per la definizione dei costi associati alle attività. La tabella consente anche di effettuare dei raffronti fra il costo totale e la previsione, e di calcolare il costo effettivo sulla base, per esempio, della percentuale di lavoro svolta. Costo delle risorse Le tipologie di risorsa considerate da Project 2007 sono: le risorse lavoro: persona o attrezzatura che esegue il lavoro necessario per il completamento di un'attività. Le risorse lavoro impiegano del tempo per completare le attività; le risorse materiali: materiale di consumo o attrezzature; le risorse di costo: risorse che non dipendono dalla quantità di lavoro o dalla durata prevista per un attività. Per definire il costo delle risorse: 1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza; 2. nell elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco risorse e quindi su Applica; 3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo; 4. cliccare sul pulsante Informazioni risorsa nel menu. La finestra di dialogo Informazioni risorsa consente di definire i costi per la risorsa selezionata. 51

6 Figura Definizione dei costi delle risorse. Il costo totale sarà poi visualizzato nella tabella Elenco risorse. Come nel caso delle attività, è possibile visualizzare costi effettivi, variazioni rispetto alle previsioni e così via. A questo punto, richiamando un comando del menu, è possibile calcolare il costo globale del progetto e visualizzarlo nella tabella Costo. Per visualizzare il riepilogo dei costi di progetto nella tabella Elenco attività: 1. scegliere Opzioni dal menu Strumenti e quindi fare clic sulla scheda Visualizza; 2. in Opzioni di struttura per selezionare la casella di controllo Mostra attività di riepilogo progetto e quindi fare clic su OK; 3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo. Un utile strumento per visualizzare informazioni di riepilogo sul progetto è anche la finestra Statistiche, che riporta, oltre ai campi di inizio e fine progetto, il riepilogo dei costi e la percentuale di completamento. Per visualizzare la finestra Statistiche: 1. dal menu Progetto scegliere Riepilogo informazioni e quindi fare clic su Statistiche; 52

7 Figura La finestra di visualizzazione delle Statistiche. Verifica del budget Il controllo della variazione dei costi Molto spesso, durante lo svolgimento di un progetto, ci si trova a dover confrontare le previsioni di costo con i costi realmente sostenuti fino a un certo istante. Project 2007 consente di operare in questo senso, permettendo all utente di definire una previsione dell andamento del progetto che verrà presa come elemento di raffronto. È chiaro quindi che, per visualizzare le variazioni dei costi, si deve prima impostare una previsione sull andamento del progetto. Per controllare le variazioni di costo delle attività: 1. scegliere Altre visualizzazioni dal menu Visualizza; 2. nell elenco Visualizzazioni fare clic su Elenco attività e quindi su Applica; 3. scegliere Tabella dal menu Visualizza e quindi fare clic su Costo; 4. analizzare i valori relativi ai costi nei campi Costo totale, Previsione, Variazione, Effettivo e Rimanente. Allo stesso modo è possibile visualizzare le variazioni di costo sulle risorse, procedendo come sopra a partire dalla tabella Elenco risorse. Visualizzazione dei costi previsti (preventivati) rapportati allo svolgimento temporale e ai costi effettivi Anche per visualizzare informazioni di previsione rapportate allo svolgimento temporale, è necessario definire una previsione dei costi delle risorse. 53

8 Il costo effettivo è calcolato sulla base della percentuale del lavoro svolto per una certa attività. È possibile impostare questa percentuale nella finestra Modulo attività. Per visualizzare il costo effettivo: 1. visualizzare la finestra Modulo attività, cliccando sul menu Finestra alla voce Dividi; 2. nella finestra Modulo attività, definire una percentuale di completamento. Automaticamente, per l attività selezionata, il campo Effettivo nella tabella Elenco Attività viene aggiornato con il costo calcolato. Figura Calcolo dei costi effettivi. Aggiornamento dei costi effettivi Project 2007 calcola il costo effettivo di una risorsa in modo automatico in base alla modalità di attribuzione, cioè inizio o fine progetto, oppure in quote, ovvero in base alla percentuale di lavoro svolto. Per poter effettuare delle modifiche manuali sui costi effettivi è necessario prima di tutto disabilitare la funzione di calcolo automatica di Project

9 Per disabilitare tale funzione: 1. da menu Strumenti scegliere Opzioni e attivare scheda Calcolo; 2. deselezionare la casella di controllo Costi effettivi calcolati solo da Microsoft Office Project. Figura Disabilitazione del calcolo automatico. A questo punto è possibile agire manualmente per impostare i costi effettivi: 1. dal menu Visualizza scegliere Gestione attività; 2. dal menu Visualizza scegliere Tabella e quindi fare clic su Verifica; 3. nel campo Costo effettivo digitare il costo effettivo dell assegnazione per cui si desidera aggiornare i costi. 55

10 Quando si aggiorna il costo effettivo, la percentuale di completamento e i costi rimanenti non vengono calcolati in modo da tenere conto del costo effettivo. Il lavoro straordinario Per impostazione predefinita, Project 2007 calcola il costo di un attività utilizzando la tipologia di tariffa standard che si trova associata a ogni risorsa assegnata. Il costo delle ore di lavoro aggiuntive non viene calcolato utilizzando le tariffe del lavoro straordinario, a meno che non si sia specificata tale eccedenza come lavoro straordinario. Se per esempio si programma che una risorsa lavori per otto ore al giorno, ma questa immette dieci ore di lavoro effettivo, le due ore aggiuntive non verranno considerate automaticamente come lavoro straordinario. È però possibile classificare una parte del lavoro totale come lavoro straordinario, e quindi calcolarne il costo associato in base alla definizione della tariffa di lavoro straordinario. Per definire il costo del lavoro straordinario di una risorsa: 1. selezionare una risorsa dalla finestra Elenco risorse; 2. cliccare sul pulsante Informazioni risorsa; 3. definire un costo per l unità di lavoro straordinario. Per definire la quantità di lavoro straordinario di una risorsa: 1. dal menu Visualizza scegliere Gestione attività; 2. dal menu Visualizza scegliere Tabella e quindi fare clic sul campo Lavoro; 3. inserire una nuova colonna dal menu Inserisci; 4. nella casella Nome campo selezionare Lavoro straordinario e quindi fare clic su OK; 5. nel campo Lavoro straordinario digitare la quantità di lavoro straordinario per la risorsa. 56

11 Figura Definizione del lavoro straordinario. 57

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