Circolare n. 5 11 Marzo 2013 Approfondimenti in tema di: CONTROLLI CONTABILI PER IL BILANCIO Artt. 2423, 2423-ter, 2427, 2428 C.C. - Art. 2, c. 6-bis D.L. 27.04.1990, n. 90, conv. in L.26.06.1990, n. 165- Principio contabile n. 12 Lo Studio con il presente documento, propone alcune verifiche da operare in sede di formazione del bilancio di esercizio. Di seguito si propongono una sintesi dei controlli più comuni sulle società a responsabilità limitata di piccole e medie dimensioni: 1) CONTROLLI PRELIMINARI 2) ATTIVO CIRCOLANTE 3) RATEI E RISCONTI 4) PATRIMONIO NETTO 5) ACCANTONAMENTI PER RISCHI ED ONERI 6) DEBITI 7) T.F.R. DI LAVORO SUBORDINATO 8) ALTRI CONTROLLI DI NATURA FISCALE 1) CONTROLLI PRELIMINARI CREDITI VERSO SOCI PER VERSAMENTI ANCORA DOVUTI - Controllo degli importi ancora dovuti da parte dei soci relativamente al capitale sottoscritto ma non interamente versato.
IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI, MATERIALI E FINANZIARIE Verifica della corrispondenza contabile con la materiale esistenza in azienda dei cespiti e della relativa annotazione sul registro beni ammortizzabili. Rilevazione delle eventuali immobilizzazioni costruite in economia. Verifica della corrispondenza dei saldi contabili con quelli risultanti dal libro beni ammortizzabili. Verifica degli utilizzi dei fondi relativamente ai cespiti dismessi o eliminati. Rilevazione plusvalenze e minusvalenze a seguito di dismissioni o eliminazioni di beni, con evidenza della quota rilevante fiscalmente. Verifica degli eventuali costi ed oneri accessori di diretta imputazione. Valutazione della possibilità di eventuali svalutazioni e/o rivalutazioni. Rilevazione delle quote di ammortamento: - identificazione del valore del terreno (non soggetto ad ammortamento); - controllo della percentuale di ammortamento per categoria di beni e del periodo di ammortamento; - distinzione tra beni nuovi e beni usati; - controllo dell indetraibilità dell IVA. Verifica degli eventuali contributi in conto impianti. Verifica delle eventuali permute e degli incrementi degli immobilizzi. Fondi ammortamento Verifica della corrispondenza dei saldi contabili con quelli risultanti dal libro beni ammortizzabili e verifica degli utilizzi dei fondi relativamente ai cespiti dismessi o eliminati. Immobilizzazioni in corso e acconti
Il protrarsi nel tempo della costruzione di un bene comporta la contabilizzazione progressiva dei costi sostenuti nei vari esercizi. É necessario identificare la natura delle varie operazioni per determinare l iscrizione nel registro beni ammortizzabili. 2) ATTIVO CIRCOLANTE RIMANENZE DI FINE ANNO Rilevazione delle quantità fisiche, verificando le eventuali differenze di quantità rispetto ai dati della contabilità di magazzino. Raggruppamento dei beni in categorie omogenee per natura e per valore. Valutazione delle quantità, secondo le disposizioni civilistiche e fiscali. Rilevazione della variazione delle rimanenze rispetto all anno precedente. Rilevazione delle eventuali giacenze presso terzi per beni in lavorazione, ecc. Controllo dei limiti per l obbligo di tenuta delle scritture ausiliarie di magazzino. Tipologie di rimanenze - Materie prime, sussidiarie e di consumo. - Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati. - Lavori in corso su ordinazione. - Prodotti finiti e merci. - Acconti. CREDITI VERSO CLIENTI Rilevazione di abbuoni e arrotondamenti attivi e passivi. Rilevazione delle perdite su crediti e utilizzo dell eventuale fondo rischi su crediti fino a concorrenza delle perdite imputate a conto economico.
Eliminazione di crediti di modesto importo, se ritenuti inesigibili, utilizzando preliminarmente l eventuale fondo rischi su crediti. Controllo dei saldi, sia in dare sia in avere, giustificati dalle note di accredito. Individuazione dei crediti verso clienti dichiarati falliti, o che sono sottoposti ad altra procedura concorsuale, per l'eventuale rilevazione di perdite su crediti. Verifica della possibilità concreta di realizzare i crediti iscritti in bilancio e, di conseguenza, effettuazione dell accantonamento di una quota al fondo svalutazione crediti, calcolata sulla base dei crediti commerciali. Rettifica degli eventuali errori di fatturazione. Verifica dell eventuale cessione crediti pro-soluto e pro-solvendo. Evidenziare i crediti assicurati che non concorrono al calcolo del fondo rischi su crediti. Clienti per fatture e note di credito da emettere Rilevazione di operazioni di competenza dell esercizio in corso, per cessioni di beni e prestazioni di servizi completate entro la fine dell esercizio ma fatturate nell anno successivo. Rilevazione di note di accredito per sconti, abbuoni, resi, premi di quantità, premi di fedeltà. Crediti in valuta diversa da Euro Rilevazione delle differenze di cambio su tutte le partite espresse in valute non aderenti all euro per valutazione al cambio di fine esercizio (31.12). Tale valutazione non assume rilevanza ai fini fiscali. Effetti e/o ricevute in portafoglio Verifica della corrispondenza fra il saldo contabile e l'esistenza materiale degli effetti e/o ricevute bancarie in portafoglio.
Verifica dei conti correnti transitori gestiti dalle banche ed eventuale rilevazione degli interessi e delle competenze di fine esercizio. Effetti e/o ricevute allo sconto, al dopo incasso e S.B.F. Verifica del saldo contabile con le distinte presentate in banca per le quali, alla chiusura dell'esercizio, non è ancora pervenuto l'accredito. CREDITI TRIBUTARI Crediti Erario c/iva Controllo del saldo dare del conto "IVA c/erario" con il credito risultante dalla liquidazione IVA di dicembre e dalla dichiarazione annuale. Dal credito IVA annuale relativo all anno 2012 che emerge dalla dichiarazione IVA 2013 si applicano le nuove disposizioni sulle compensazioni dei crediti IVA. Pertanto, per valori superiori a 15.000,00 è necessaria l apposizione del visto di conformità. Crediti Erario c/imposte Verificare l esistenza dei crediti verso l Erario. Erario conto compensazioni Verificare l esattezza delle compensazioni effettuate durante l esercizio e il residuo valore da riportare nell anno successivo. Acconti di imposte Verificare la corrispondenza delle rilevazioni con i versamenti. In caso di pagamenti dilazionati, controllare la contabilizzazione degli interessi e delle eventuali maggiorazioni.
Rimborsi Controllare l importo dell eventuale IVA e altre imposte chiesto a rimborso. Verificare la corretta imputazione contabile del valore relativo al rimborso Irap chiesto presentando apposita istanza durante il 2009, per gli esercizi precedenti; Rilevare il credito relativo al rimborso Ires su Irap di cui al DL N. 201 del 06/12/2011 e come contropartita in avere la sopravvenienza attiva (non tassabile). Tale rilevazione va effettuata nell esercizio 2012, così come anche confermato dall Assonime, in quanto il diritto al rimborso è divenuto certo a marzo 2012. Per completezza di informazione si ricorda che tale istanza può essere presentata telematicamente a partire dal 15 di marzo 2013 per la provincia di Brescia. Ritenute su interessi attivi bancari e postali Verificare la corrispondenza della ritenuta del 20% sugli interessi attivi bancari e postali. CREDITI VERSO ALTRI Anticipi a fornitori per prestazioni di servizi Controllare che nel partitario siano stati indicati acconti effettivamente versati a fornitori, fatturati correttamente, a fronte di ordinazioni per future forniture o prestazioni. Suddividere gli anticipi a fornitori in: - acconti su immobilizzazioni immateriali; - acconti su immobilizzazioni materiali; - acconti su rimanenze; (Rimanenze) - altri. (Crediti verso altri)
Depositi cauzionali Controllo del saldo dare del conto "depositi cauzionali" con l'effettiva documentazione. Credito c/inail e istituti di previdenza Rilevare il premio Inail di competenza dell esercizio con l eventuale risultato a credito. Controllo del saldo dei crediti verso gli istituti di assistenza e di previdenza. Altri crediti Verifica dei saldi. DISPONIBILITA LIQUIDE DEPOSITI BANCARI E POSTALI Riconciliazione tra il saldo contabile ed il saldo risultante dall'estratto conto. Si possono effettivamente rilevare sfasamenti temporali tra movimenti e rilevazione delle disponibilità liquide. Ne consegue, ad esempio, che i saldi dei conti correnti postali e bancari devono tenere conto di tutti gli assegni emessi e dei bonifici disposti entro la chiusura dell esercizio. Registrazione in contabilità degli interessi attivi e/o passivi relativi all'ultimo periodo e delle relative spese bancarie. Rilevazione delle differenze di cambio per conti relativi a finanziamenti in valute non aderenti all Euro. CASSA E ASSEGNI Controllo della corrispondenza del saldo contabile con l'effettiva consistenza materiale di cassa.
La giacenza è formata, oltre che da denaro contante, anche da valori assimilabili, quali assegni circolari, assegni bancari, assegni postali, valori bollati. Le disponibilità liquide alla chiusura dell'esercizio devono essere distinte tra "assegni" e "denaro e valori in cassa". È opportuno verificare l andamento periodico del saldo del conto cassa, per constatare che lo stesso non presenti mai segno negativo. Controllare la valuta estera in cassa, rilevando le relative differenze di cambio. 3) RATEI E RISCONTI La formazione dei ratei e dei risconti trae origine dall applicazione del principio della competenza; tale principio deve essere adottato anche nel caso di imprese minori in regime di contabilità semplificata. Ratei attivi: Ricavi maturati in parte nell'esercizio in corso ed in parte di competenza del futuro esercizio, liquidati in via posticipata nel futuro esercizio. Ratei passivi: Costi maturati in parte nell'esercizio in corso ed in parte di competenza del futuro esercizio, liquidati in via posticipata nel futuro esercizio. Risconti attivi: Costi liquidati in via anticipata nell'esercizio in corso e, in parte, di competenza del futuro esercizio. Risconti passivi: Ricavi liquidati in via anticipata nell'esercizio in corso e, in parte, di competenza del futuro esercizio. 4) PATRIMONIO NETTO Verifica, in caso di costituzione, dell imputazione del capitale in relazione all atto iniziale. Verifica degli eventuali incrementi e/o decrementi del capitale sociale. Verifica della destinazione dell utile e/o la perdita esercizio precedente.
Verifica degli eventuali utilizzi di riserve. Verifica delle eventuali rinunce alla restituzione dei finanziamenti soci a copertura di perdite. Rilevazione di rivalutazioni nell esercizio preso in esame. Verifica dell affrancamento di eventuali riserve. Voci interessate Capitale. Riserva da sovrapprezzo azioni. Riserve di rivalutazione. Riserva legale. Riserve statutarie. Riserva per azioni proprie in portafoglio. Altre riserve. Utili/perdite portati a nuovo. Utile/perdita di esercizio. Nota Dal 2008 si consiglia la rilevazione della riserva per utili 2008 e anni successivi distinta dalla riserva per utili di anni precedenti, poiché in caso di distribuzione di dividendi, si applica in capo ai soci una percentuale di imponibilità diversa (49,72% invece del 40%). Le operazioni devono risultare dai relativi verbali e/o atti notarili.
5) ACCANTONAMENTI PER RISCHI ED ONERI FONDI PER RISCHI E ONERI Fondi spese: destinati a coprire uscite future di competenza dell esercizio certe nell esistenza ma indeterminate nell ammontare. Fondi rischi: destinati a coprire spese o perdite che probabilmente si verificheranno in futuro, ma che traggono origine da eventi specifici relativi all esercizio. Questi fondi derivano dagli accantonamenti destinati a coprire costi o debiti futuri di natura determinata, di esistenza certa o probabile, ma indeterminati nell ammontare e/o nella data di sopravvenienza. Tipologie Per trattamento di quiescenza e simili. Per imposte, anche differite. Altri. 6) DEBITI DEBITI VERSO BANCHE Mutui, finanziamenti e c/c a debito Verificare la corrispondenza del debito tra il piano di ammortamento del mutuo e il saldo contabile. La parte di debito residuo dovrà essere suddivisa tra quota: - scadente entro e oltre l esercizio successivo ai fini dell indicazione nello stato patrimoniale;
- scadente entro ed oltre 5 anni, ai fini dell indicazione nella nota integrativa. Rilevare gli eventuali interessi passivi maturati. Riconciliazione tra il saldo contabile ed il saldo risultante dagli estratti conto, quali ad esempio: - c/c anticipi Italia; - c/c anticipi estero; - c/c finanziamento all importazione. Verifica delle garanzie concesse a fronte di finanziamenti (da indicare in nota integrativa). Verificare se si è chiesta la ristrutturazione (o moratoria) dei debiti e, in tal caso, evidenziare le relative modifiche ai finanziamenti, in base a quanto concesso. DEBITI VERSO SOCI O ALTRI FINANZIATORI Verificare i debiti relativi ad eventuali finanziamenti di terzi/soci. Controllare la correttezza formale della documentazione relativa ai finanziamenti. Rilevare gli eventuali interessi maturati sui finanziamenti fruttiferi. ACCONTI Verificare gli eventuali acconti ricevuti da clienti e la loro contabilizzazione, a fronte di ordini per prossime forniture o prestazioni da eseguire. DEBITI VERSO FORNITORI Controllare i saldi sia in avere sia in dare giustificati dalle note di accredito. Rilevazione degli abbuoni e arrotondamenti attivi e passivi. Distinzione dei debiti scadenti entro e oltre l'esercizio successivo. Verifica della maturazione di eventuali interessi passivi di mora derivanti da ritardi nei pagamenti dei debiti verso fornitori. Dal punto di vista fiscale la deducibilità è ammessa
solo al momento del pagamento, secondo il disposto dell art. 109, c. 7 Tuir, anche con valenza retroattiva [art. 4, c. 1, lett. i) D. Lgs. 344/2003]. DEBITI IN VALUTA DIVERSA DA EURO Rilevazione delle differenze di cambio su tutte le partite espresse in valute non aderenti all euro per valutazione al cambio di fine esercizio (31.12). Tale valutazione non assume rilevanza ai fini fiscali. DEBITI TRIBUTARI Controllo del saldo IVA c/erario con il debito risultante dall ultima liquidazione e dalla dichiarazione annuale IVA. Controllo del saldo ritenute Irpef dipendenti corrispondente al debito dell ultimo mese rilevato. Controllo del saldo ritenute Irpef intermediari di commercio, amministratori, professionisti. DEBITI VERSO ISTITUTI DI PREVIDENZA ED ASSISTENZA Controllare il saldo del debito Inps relativo ai dipendenti, ai collaboratori, agli amministratori pagato nel mese di gennaio. Rilevare il premio Inail relativo ai dipendenti, soci, collaboratori evidenziando l eventuale residuo debito. Controllare il saldo del debito nei confronti della Cassa Edile. Rilevazione del contributo Enasarco dell ultimo periodo. Rilevare i contributi Firr agenti e rappresentanti. Controllare il saldo del debito nei confronti del Fondo di Tesoreria Inps, di Fond Inps e di tutti i fondi di previdenza complementare.
ALTRI DEBITI Controllare il saldo del conto dipendenti c/retribuzioni. Verificare se il compenso degli amministratori, come risulta dal verbale redatto durante l'anno, è stato correttamente contabilizzato e integralmente erogato ai fini della deducibilità fiscale. Si ricorda che il compenso agli amministratori (non professionisti) è deducibile con il criterio di cassa (erogazione entro il 12.01 dell anno successivo). Verificare l'inserimento del costo relativo al Collegio Sindacale, anche se non pagato, distinguendo tra importi dovuti per controlli trimestrali ed altri. Rilevare gli eventuali residui ferie, permessi e 14ª mensilità dei dipendenti. 7) TRATTAMENTO DI FINE RAPPORTO DI LAVORO SUBORDINATO T.F.R. DIPENDENTI Verificare la corrispondenza del fondo alla chiusura dell'esercizio con le risultanze contabili rilevabili dal libro unico del lavoro. Verificare gli utilizzi del Tfr per i dipendenti dimessi durante l esercizio. Effettuare l accantonamento di competenza dell anno. Rilevare l imposta sostitutiva relativa. Verificare gli acconti corrisposti negli anni precedenti e nell esercizio in corso. Verificare le eventuali posizioni per fondi pensione integrativi a favore dei dipendenti. Verificare la scelta della destinazione del Tfr da parte dei dipendenti; nel caso di opzione per la previdenza complementare per il singolo lavoratore non si esegue alcun accantonamento e si procede solo alla rivalutazione del Tfr maturato al 31.12.2006. 8) ALTRI CONTROLLI DI NATURA FISCALE
LEASING Controllare le eventuali cessioni di contratti di leasing e la loro corretta contabilizzazione. La quota capitale relativa al terreno non è deducibile fiscalmente. Rilevare l eventuale risconto attivo in base al principio di competenza. Richiedere alla società di leasing il documento di sintesi dove vengono indicati tutti i dati necessari alle informative di bilancio: oneri finanziari ecc. Gli interessi passivi sono deducibili fino a concorrenza degli interessi attivi e proventi assimilati; l eccedenza è deducibile nel limite del 30% del ROL (società di capitali); SPESE DI RAPPRESENTANZA Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta di sostenimento (criterio di competenza), se rispondenti ai requisiti di inerenza e congruità. Le spese di rappresentanza sono ammesse in deduzione nel limite commisurato all ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell impresa risultanti dalla dichiarazione dei redditi, relativa allo stesso periodo, in misura pari a: - 1,30%: dei ricavi e altri proventi fino a 10 milioni; - 0,50%: dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 10 milioni e fino a 50 milioni; - 0,10%: dei ricavi e altri proventi per la parte eccedente 50 milioni. Sono comunque deducibili le spese relative a beni distribuiti gratuitamente di valore unitario non superiore a 50,00. Le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili nella misura del 75%, purché siano inerenti. La limitazione riguarda anche le medesime spese quando sono classificabili come spese di rappresentanza.
COSTI TELEFONICI Il costo di acquisto del telefono cellulare e le relative spese di esercizio (manutenzioni, riparazioni, canoni fissi, consumi, ammortamenti, ecc.) sono deducibili, rispettivamente, nella misura del 80% ai fini dell'imposta sui redditi e nella misura del 50% ai fini IVA. La limitazione non si applica, ai fini delle imposte dirette, per gli oneri relativi a telefoni cellulari utilizzati su veicoli adibiti al trasporto merci, nei limiti di un telefono per veicolo, di proprietà di autotrasportatori iscritti al relativo Albo. Dal 2008 la detrazione IVA sui telefoni cellulari è ammessa secondo la quota di effettivo utilizzo, con onere della prova a carico del contribuente. La limitazione si applica anche ai costi dei beni, materiali e immateriali, compreso il software, utilizzati per la connessione telefonica (modem, router) ma non ai costi relativi al pc. AUTOVEICOLI IVA Controllo dei limiti di deduzione delle spese e degli altri componenti negativi relativi a taluni mezzi di trasporto a motore. L imposta relativa all acquisto o all importazione di veicoli stradali a motore (diversi dai motocicli superiori a 350 c.c.) e dei relativi componenti e ricambi è ammessa in detrazione nella misura del 40% se tali veicoli non sono utilizzati esclusivamente nell esercizio dell impresa, dell arte o della professione. La limitazione della detrazione IVA al 40% non si applica, in ogni caso, quando i predetti veicoli formano oggetto dell attività propria dell impresa, quando sono utilizzati esclusivamente nell esercizio dell impresa (es.: auto aziendale concessa ai dipendenti a fronte di uno specifico corrispettivo), nonché per gli agenti e rappresentanti di commercio.
Per i transiti stradali l IVA è ammessa in detrazione nella stessa misura in cui è ammessa in detrazione l imposta relativa all acquisto o all importazione dei veicoli stradali a motore. Imposte sui redditi L autovettura concessa al dipendente in uso promiscuo è deducibile nel limite del 90% dei costi, senza alcun limite di spesa. (verificare con il consulente del lavoro) Per gli agenti di commercio i costi di acquisto, gestione e manutenzione sono deducibili per l 80% del loro ammontare, con i limiti d importo previsti dal Tuir. I costi di acquisto, gestione e manutenzione delle autovetture, ciclomotori e motocicli inerenti all attività d impresa, arte o professione sono deducibili al 40%, nei limiti di importo previsti dal Tuir. I beni utilizzati esclusivamente in modo strumentale nell attività d impresa sono deducibili al 100%.