Progetto UniBS-eprint

Università degli studi di Brescia Progetto UniBS-eprint a cura della Biblioteca Centrale Interfacoltà Responsabile del Progetto Prof. Ignazio Basile Coordinatore del progetto Eugenio Pelizzari Redazione a cura di Eugenio Pelizzari Dicembre 2003

Executive Summary Il mondo della comunicazione scientifica di ambito accademico sta cambiando profondamente. L avvento di Internet sta neppure troppo lentamente modificandone gli stessi paradigmi. Nelle comunità accademiche e di ricerca cresce l insoddisfazione relativamente al modello tradizionale della comunicazione scientifica ed è molto diffusa l opinione che a medio termine l attuale sistema sia insostenibile. Da un lato, infatti, le biblioteche accademiche e di ricerca, che sono il mercato principale per le riviste scientifiche, non sono più in grado di affrontare la costante crescita dei prezzi degli abbonamenti, dall altro il sistema attuale sembra non rispondere alle diffuse aspettative di un ampio accesso, a costi ragionevoli. La cosiddetta crisi degli accessi comporta che, anche quando pagano, le biblioteche siano bloccate o da vincoli contrattuali o da barriere tecnologiche che impediscono loro di usare i periodici elettronici per lo meno nello stesso modo in cui ora pur con i vincoli della nuova legge sul diritto d autore usano quelli cartacei. Mentre la crisi dei prezzi colpisce sia i periodici cartacei sia i periodici elettronici, la crisi dell accesso colpisce infatti solo quest ultimi. Alcuni editori proibiscono, ad esempio, il document delivery dei periodici elettronici, od il salvataggio della copia visualizzata. L attuale situazione ha, come inaccettabile corollario, di ostacolare di fatto lo sviluppo della ricerca scientifica, che non è solo una questione di docenti e ricercatori, ma è una questione di salute, di progresso, di cultura e di civiltà che riguarda la società nel suo complesso. Sulla base di queste ed altre considerazioni, che verranno più dettagliatamente illustrate in seguito, la BCI Biblioteca Centrale Interfacoltà di Economia e Giurisprudenza - sottopone all attenzione degli organismi competenti il Progetto UniBS-eprint. Il progetto UniBS-eprint si propone di creare un archivio permanente della produzione scientifica delle Facoltà di Economia e di Giurisprudenza dell Università degli Studi di Brescia, al fine di garantirne la massima diffusione ed il massimo impatto sulla comunità scientifica nazionale ed internazionale. Il progetto si basa su un modello che prevede l auto-archiviazione in formato elettronico, in un archivio gestito dalla Biblioteca, della produzione scientifica delle due Facoltà da parte dello stesso docente o ricercatore, coadiuvato in ciò, a seconda delle policies che si vorranno adottare, dalle segreterie di dipartimento, dal personale della BCI e dalle strutture informatiche delle Facoltà. Il deposito della produzione scientifica in formato elettronico può tradursi in un notevole aumento del suo impatto sul mondo della ricerca, in quanto il software utilizzato adotta gli standard di interoperabilita' dell' Open Access Initiative che lo rendono aperto ai prelievi da parte delle grandi banche dati internazionali del circuito OAI. 1 La creazione di un tale archivio può costituire, oltre che un utile strumento di gestione/organizzazione e diffusione della produzione scientifica, anche un elemento di forte prestigio per l Ateneo, che andrebbe ad allinearsi agli sforzi intrapresi in tale direzione da molte Università Italiane e straniere. 2 1 Open Archives Initiative: http://www.openarchives.org/; BOAI: http://www.soros.org/openaccess/ 2 Un elenco degli archivi OAI-compatibili oggi esistenti è visibile a: http://www.openarchives.org/register/browsesites.pl. Hanno attivato archivi di eprints le seguenti Università Italiane: Bologna, Firenze, Padova, Trieste, Trento. 2

INDICE Executive Summary 2 Introduzione 4 1. Obbiettivi del progetto 9 2. Analisi del contesto 10 2.1 Archiviazione/conservazione 10 2.2 Accesso 10 2.3 Competenze tecniche e cooperazione 10 3. Analisi dei punti di forza 11 3.1 Positive motivazioni all azione 11 3.2 Ostacoli 11 3.3 Griglia di sviluppo 11 4. Analisi tecnica 12 4.1 Uso di un servizio commerciale 12 4.2 Adesione ad iniziative in via di costituzione 12 4.3 Fornitura in-house del servizio 12 4.4 Scelta della soluzione 13 4.5 Applicativi e standard 13 4.6 Risorse umane 13 5 Analisi costi/impatto 15 5.1 Griglia costi/impatto 15 6 Pianificazione e management del progetto 16 6.1 Diagramma di Gannt 17 Conclusioni 18 Bibliografia 19 Allegati: Prototipo Home Page UniBSeprint e Home archivi eprints italiani. 3

Introduzione La produzione scientifica accademica: una risorsa informativa difficilmente accessibile Nonostante la sua indiscutibile ed ovvia importanza, la produzione scientifica, frutto del lavoro di ricerca del personale Docente e Ricercatore delle Facoltà, risulta di non facile accesso e di limitata diffusione. Ciò può essere attribuito ad una serie di fattori, tra i quali: L impossibilità di sottoscrivere abbonamenti a tutte le riviste su cui essa viene pubblicata; La crescita abnorme del costo degli abbonamenti, a fronte di una riduzione delle risorse economiche disponibili; La limitata circolazione di parte di tale produzione. Per verificare il grado di accessibilità della produzione scientifica delle Facoltà di Economia e di Giurisprudenza si sono analizzati i dati forniti dal Nucleo di Valutazione dell Ateneo di Brescia, relativamente agli anni 2000-2001 per le due Facoltà; tale produzione si è concretizzata nella pubblicazione di 489 contributi da parte di 108 autori. I risultati sono riportati nella tabella 1, nella quale si è provveduto ad eliminare le duplicazioni sulla base del formato (vedi la colonna: Disponibilità locale ). Tab. 1 Accessibilità della produzione scientifica. Facoltà di Economia e di Giurisprudenza. Anni 2000-2001. Cartaceo Elettronico Cartaceo Elettronico Disponibilità DD/ILL (Biblioteca) (%) (Biblioteca) (%) (Dipartimento) (%) (Dipartimento) (%) locale (%) (%) 172 (35.2) 21 (4.3) 23 (4.7) *Escludendo la presenza simultanea in più formati 31 (6.3) 220* (45.0) 140 (28.6) Dei 489 items prodotti negli anni 2000 e 2001 dalle due facoltà, 220 (45%) sono liberamente accessibili e di questi, 193 sono disponibili tramite la biblioteca (172 in cartaceo, pari al 35,2%; 21 items, pari al 4.3%, sono invece disponibili in formato elettronico). E possibile considerare altri 140 prodotti disponibili tramite i servizi di recupero dei documenti della biblioteca. Una lettura in negativo di questi dati indica che 269 prodotti scientifici (pari al 55% della produzione totale) non sono disponibili (o, in ogni caso, che nessuna informazione è disponibile nel catalogo della biblioteca o sui siti dipartimentali) in nessun formato, e che 129 (26,4%) non sono recuperabili neppure tramite i servizi di document delivery e di prestito interbibliotecario. La conclusione che è possibile trarre da quest analisi è che l attuale sistema di diffusione della produzione scientifica delle due facoltà è fortemente penalizzante, sia per gli utenti (che si vedono impossibilitati ad accedere a gran parte della produzione locale), sia per gli autori, che vedono fortemente limitata la diffusione (e quindi l impatto sulla comunità scientifica) di quanto da loro prodotto. 4

La proposta E sulla base di queste prime osservazioni che la Biblioteca Centrale Interfacoltà ha ritenuto di elaborare e sottoporre all attenzione delle istituzioni e degli organismi interessati e competenti il Progetto UniBS-eprint. L obiettivo di questo progetto è quello di istituire un archivio locale per la conservazione, l accesso e la diffusione in formato elettronico del testo completo dell intera produzione scientifica prodotta presso le Facoltà di Economia e Giurisprudenza dell Università degli Studi di Brescia. Gran parte della produzione scientifica è già predisposta in formato elettronico Il progetto poggia i suoi presupposti sulla considerazione che gran parte degli autori già prepara i propri materiali in formato elettronico al fine della pubblicazione; alcuni autori, inoltre, stanno di fatto già rendendo disponibili, in vario modo (ed a volte inconsapevolmente ), la propria produzione sul web. Auto-archiviazione e accesso sulla base di metadata Il progetto UniBS-eprint è pensato come strumento per garantire un più vasto accesso ai materiali scientifici prodotti, consentendone una consultazione in rete, via Web, che ne garantisca una maggiore reperibilità ed un più esteso impatto sulla comunità scientifica. Esso è altresì strutturato in modo tale da offrire un modello di auto-archiviazione, di modo che ogni autore possa autonomamente depositare il proprio lavoro nell archivio digitale. L utilizzazione del Protocollo OAI-PMH, 3 che si basa sullo standard DUBLIN CORE, 4 consentirà l auto-generazione di metadata che formeranno la base per la consultazione dei materiali depositati e la loro ricercabilità dalle grandi banche dati internazionali. Cinque indispensabili distinzioni Per delineare chiaramente l orizzonte teorico ed operativo all interno del quale il progetto si muove è necessario fare chiarezza su alcune coppie di termini, in grado di generare ambiguità, che vanno invece risolte. 5 E indispensabile così distinguere: o Tra letteratura non-give-away (che non è ceduta gratuitamente) e quella giveaway (la cui finalità non è il guadagno ma la massima diffusione dei risultati della ricerca. Anche a fini di carriera) o tra incasso (income: proveniente dalle vendite) e impatto (impact: derivante dall uso); o tra copyright come protezione dal furto della paternità intellettuale (theft-ofauthorship: ossia plagio, che è un reato) e copyright come protezione dal furto del 3 The Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting: http://www.openarchives.org/oai/openarchivesprotocol.html. 4 Dublin Core Metadata Initiative: http://dublincore.org/, diventato ufficialmente standard ISO, con il numero 15836-2003. 5 Gran parte del dibattito intorno a Open Access e Self-archiving, con ampie citazioni bibliografiche, è recuperabile in: American Scientist Open Access Forum (98 & 99 & 00 & 01 & 02 & 03): http://amsci-forum.amsci.org/archives/september98-forum.html http://www.cogsci.soton.ac.uk/~harnad/hypermail/amsci/index.html. 5

testo (theft-of-text: pirateria, contrastata dall editore ma che lascia indifferente se non contento quell autore che mira alla massima diffusione del suo lavoro); o tra auto-pubblicazione (self-publishing, che dà origine alla cosiddetta vanity press) e auto-archiviazione (self-archiving, che riguarda ricerche pubblicate e passate al controllo di qualità); o tra preprints (non passati al controllo di qualità) e postprints (già apparsi su periodici peer reviewed o comunque passati ad un controllo di qualità). Il progetto prevede l auto-archiviazione (da parte degli autori) su un server gestito dalla biblioteca degli articoli che siano passati da un controllo di qualità, di quelli già sottoposti agli editori per la revisione e degli working papers dei vari dipartimenti. Alcune obiezioni all auto-archiviazione della produzione scientifica locale Alcune obiezioni alla messa in rete delle produzione scientifica locale sono abbastanza comuni. Vediamo le principali. a) La diffusione in rete della produzione scientifica aumenta i rischi di plagio Va considerato che la visibilità immediata garantita dalla possibilità di accesso via Web di articoli, univocamente identificabili tramite appositi codici e la data di deposito, potrebbe da un lato rappresentare un buon deterrente nei confronti di questa pratica eticamente scorretta e dall altra aumentare le possibilità di controllo (e probabilmente in misura maggiore di quanto possibile per le pubblicazioni cartacee). b) Vi sono scarse garanzie sulla conservazione permanente di quanto archiviato elettronicamente La possibilità della conservazione delle versioni cartacee è ottenuta tramite: la creazione di copie multiple, la distribuzione geografica e la disponibilità di strumenti affidabili, visibili all occhio umano. Sono tutte proprietà già raggiunte (ed in modo probabilmente migliore) dalla distribuzione on-line. La possibilità di conservare le versioni elettroniche è uguale o maggiore a quella di conservare le copie cartacee. c) Non vi è mai la certezza che la versione che si sta leggendo sia quella ufficiale E una preoccupazione infondata. Esistono strumenti in grado di garantire l autenticità del documento distribuito su un archivio aperto, che il progetto si incaricherebbe di implementare. d) I documenti pubblicati elettronicamente non sono sottoposti allo stesso controllo di qualità di quelli pubblicati su carta. Si ribadisce che il progetto si occuperebbe esclusivamente della produzione già passata ad un controllo di qualità (o con un controllo di qualità in corso). Si ritiene inoltre che i docenti ed i ricercatori siano i maggiori interessati alla qualità di quanto da loro scritto. Nella nostra proposta l autore auto-archivia sia il pre-refereeing preprint sia il refereed postprint. Il processo di peer review o di certificazione di qualità è medium-indipendente e continua ad essere attuato dagli attori tradizionali. Il metadata in archivio indicherebbe comunque, in ogni caso, il livello di certificazione (peer revieweed, non peer revieweed, ecc.). e) L auto-archiviazione rappresenta una violazione del copyright, con possibili rischi sia economici sia di carriera per gli autori 6

Molti editori già autorizzano l auto-archiviazione, se richiesta. 6 Il preprint è inoltre sempre auto-archiviabile, non essendoci cessione del copyr. Inoltre, laddove l editore si opponesse all auto-archiviazione del postprint, un elenco delle correzioni apportate al preprint consentirebbe, in maniera pienamente legale, di accedere al testo completo dell articolo. 7 f) L auto-archiviazione mette a rischio la stessa esistenza degli editori commerciali e/o scientifici Non siamo in grado oggi di sapere quale sarà l evoluzione del mercato editoriale. In via di principio è ipotizzabile che le riviste continueranno a sussistere con caratteristiche autonome, a fianco di archivi istituzionali e disciplinari. Inoltre l attività di certificazione della qualità resta funzione loro specifica. L archiviazione potrà avvenire con differenti modalità La strategia del Self-archiving prevede siano gli stessi autori che depositino facilmente via web i materiali da loro prodotti, attribuendo ad essi le opportune key-words, mentre l indicizzazione semantica, tramite l utilizzo di tesauri appropriati, resterebbe compito dei bibliotecari. Nonostante ciò altre modalità sono perseguibili, come l archiviazione da parte delle segreterie di Dipartimento o da parte della stessa biblioteca, cui la produzione scientifica potrebbe essere inviata. Il progetto rientra in una strategia internazionale Vorremmo sottolineare che il processo di auto-archiviazione della produzione scientifica in un archivio istituzionale che abbia caratteristiche di interoperabilità rientra in una strategia agìta oggi a livello internazionale. L obiettivo è di rendere immediatamente accessibili, gratuitamente, a testo completo on-line tutti gli articoli (circa 2,5 milioni ogni anno) pubblicati sulle oltre 24.000 riviste refeered (solo 600 di queste sono oggi ad accesso gratuito), cosa oggi impedita da barriere legali e tecnologiche, messe in atto su materiali che sono il frutto del lavoro intellettuale di docenti e ricercatori, retribuiti per ciò dalle relative istituzioni, e che viene di norma gratuitamente ceduto agli editori commerciali. Se nell era pre-internet questi ultimi rappresentavano l unico strumento per la diffusione di quanto prodotto, ciò non è più vero nell era di Internet. Il progetto facilita la diffusione e l impatto della produzione scientifica L archiviazione in un deposito istituzionale che abbia come propria caratteristica intrinseca l interoperabilità con altri archivi (sulla base del protocollo OAI-MPH) ha come risultati immediati: a) la rapidità nella diffusione dei risultati della ricerca b) un maggiore impatto della stessa sulla comunità scientifica ed accademica c) la possibilità di un accesso immediato all intero corpus prodotto dalle Facoltà, ora disperso in decine di pubblicazioni e siti (one-stop shop). 6 Un elenco, aggiornato al marzo 2003, delle politiche dei vari editori in merito all Open Access è fornita dal Romeo Project: http://www.lboro.ac.uk/departments/ls/disresearch/romeo/. 7 E la cosiddetta strategia del Linked corrigenda file. 7

1. Obbiettivi del Progetto L obiettivo generale del progetto è quello di creare un database a testo integrale della produzione scientifica delle Facoltà di Economia e di Giurisprudenza dell Università degli studi di Brescia, che sia immediatamente accessibile e ricercabile a livello nazionale ed internazionale. Obiettivi primari sono: - creare e supportare il servizio di deposito ed accesso elettronico della produzione scientifica delle due facoltà; - definire le prassi per la creazione, l archiviazione e l accesso in formato elettronico di tale produzione; - garantire l interoperabilità dell archivio creato; - individuare gli schemi di classificazione più appropriati per ciascuna facoltà; - stabilire procedure e direttive per l auto-archiviazione della produzione scientifica da parte degli autori o da altri attori da essi individuati; - garantire la conservazione nel lungo periodo dei materiali archiviati Come conseguenza di questi obiettivi primari, un altro risultato atteso è quello di aumentare la visibilità ed il prestigio delle due Facoltà coinvolte nel progetto. L individuazione di questi obiettivi ci ha indotto ad privilegiare soluzioni che si appoggino su standard internazionali. La realizzazione del progetto è prevista su un arco temporale di 4-6 mesi a partire dalla sua approvazione da parte degli organi competenti (vedi il diagramma di GANNT a pag.) Il progetto prevede il recupero, l archiviazione e l indicizzazione da parte della biblioteca dei materiali già presenti sui siti istituzionali delle due Facoltà e per quanto possibile di quelli liberamente disponibili in Internet. In prospettiva è ipotizzabile anche la digitalizzazione dei materiali disponibili solo in formato cartaceo, su segnalazione degli stessi autori. 8

2. Analisi del contesto Relativamente al contesto istituzionale, possiamo individuare due aspetti che riguardano la produzione scientifica delle Facoltà e che coinvolgono direttamente la Biblioteca Centrale Interfacoltà - Archiviazione/conservazione - Accesso Altri aspetti che vanno tenuti in considerazione sono la necessità di competenze specifiche e di cooperazione tra strutture diverse. 2.1 Archiviazione/conservazione Ad oggi l archiviazione della produzione scientifica delle nostre facoltà avviene in maniera discontinua ed irregolare, con grandi differenze di comportamento tra i vari dipartimenti, sia per quanto riguarda le modalità di conservazione (presso il dipartimento o presso la biblioteca, con la conseguente incidenza sull indicizzazione o meno dei materiali) sia per quanto riguarda il formato del documento (elettronico, cartaceo o entrambi). Unitamente alla mancanza di pratiche omogenee, va rilevata in genere l assenza di direttive in tal senso da parte delle Presidenze delle Facoltà e dei Direttori di Dipartimento 2.2 Accesso L accesso ai materiali scientifici prodotti, per i motivi sopra riportati, si presenta tutt altro che agevole. Come riportato in tabella uno, su 489 documenti prodotti dalle due facoltà negli anni 2000-2001 solo il 39,5% sono disponibili in biblioteca e solo il 4,3% lo è in formato elettronico. Si consideri inoltre la necessità di effettuare ricerche su una pluralità di siti per avere una visione comunque molto approssimativa di quanto prodotto. 2.3 Competenze tecniche e cooperazione La Biblioteca Centrale Interfacoltà ha al suo interno sia la quantità di personale, sia le competenze necessarie per gestire la manutenzione del progetto. Differente è il discorso per quanto riguarda l implementazione iniziale. Essa dovrebbe risultare dallo sforzo congiunto, per un arco di tempo determinato (4-5 mesi), di un gruppo di lavoro proveniente da diverse strutture. L aspetto Risorse umane verrà svolto più avanti; preme qui solo precisare quali dovrebbero essere le strutture coinvolte, ossia: a) La Biblioteca Centrale Interfacoltà b) Le Segreterie di Dipartimento c) I Servizi informatici di Facoltà All interno di esse andrebbero individuate unità di personale incaricate di aspetti specifici. 9

3. Analisi dei punti di forza Elenchiamo qui di seguito una serie di punti che giustificano l opportunità di un iniziativa come quella proposta nel progetto. 3.1 Positive motivazioni all azione Il favore alla creazione di un archivio elettronico della produzione scientifica è già stato espresso dai docenti delle due facoltà nel corso di interviste e tramite i questionari distribuiti al fine della stesura della tesi di Master di chi stende queste note. Un progetto simile a quello qui delineato (denominato Aepic) è già stato sottoposto all Amministrazione dal Cilea (vedi oltre) L opportunità di pubblicare i propri lavori sul Web è già, in varie forme, praticata da alcuni autori; L esistenza di progetti simili e di realizzazioni già operative in altre Università italiane (nonché in Paesi stranieri) può rappresentare un forte impulso e al contempo facilitare e rendere più efficace l implementazione del progetto; Il progetto si presenta come potenzialmente (e facilmente) estendibile a tutto l Ateneo. 3.2 Ostacoli Accanto ai fattori favorevoli alla realizzazione del progetto ve ne sono altri che possono invece rappresentare degli ostacoli e che vanno attentamente considerati; tra essi: Necessità di coinvolgere più strutture ed attori istituzionali Necessità di precise iniziative di istruzione all utenza Opportunità dell adozione di policies da parte degli Organismi Istituzionali (Presidenze di facoltà, Direttori di Dipartimento) Costi di mantenimento di hardware e software 3.3 Griglia di sviluppo Tramite la griglia di sviluppo compariamo la Alta o Bassa Accessibilità della produzione scientifica (AA/BA) con l Alto o Basso Bisogno di sviluppo del servizio (AB/BB). AA BB BA BB B C AA AB BA AB A D Il progetto UniBS-eprint può essere fatto rientrare nella classe D (Bassa Accessibilità/Alto Bisogno), in quanto, come dimostrato, la produzione scientifica è in gran parte inaccessibile; l archiviazione e l accesso in formato elettronico possono migliorare consistentemente la sua disponibilità de il suo impatto. 10

4. Analisi tecnica La decisione più critica da prendersi in relazione al progetto di conservazione e messa in rete della produzione scientifica riguarda l opportunità di fornire un servizio totalmente gestito all interno, di consorziarsi con realtà già esistenti ed operanti o di usare un servizio commerciale. 4.1 Uso di un servizio commerciale Non esistono al momento servizi commerciali che si occupino della creazione di archivi aperti istituzionali, proprio perché tale iniziativa si muove nell ambito dell Open Access e dell Open Source, quindi della messa a disposizione, da parte di organismi internazionali, di software gratuiti. 4.2 Adesione ad iniziative in via di costituzione Come precisato più sopra, è già nelle mani dell Amministrazione una proposta Cilea per la creazione e gestione di una archivio di e-print ( data provider ) con caratteristiche e finalità del tutto simili a quelle previste dal progetto. 8 Il vantaggio di una tale scelta consisterebbe essenzialmente nella disponibilità di competenze strutturate da utilizzare sia in fase di implementazione che di manutenzione del servizio. Tra i principali svantaggi possiamo annoverare la prevedibile necessità di una forte interazione tra Cilea e Biblioteche per la costruzione di tesauri appropriati, nonché il costo annuo stimato dal Cilea in Euro 9.000 più Iva. Non vi sarebbero costi invece per la connessione dell archivio con un Service Provider che il Cilea allestirà in ogni caso gratuitamente. 4.3 Fornitura in-house del servizio I vantaggi di una fornitura in house del servizio possono essere riassunti nel completo controllo del servizio, in ogni sua fase, da parte della Biblioteca Centrale Interfacoltà e nel conseguente agevole rapporto con gli autori. Non esistono costi diretti, in quanto i vari software disponibili sono Open Source e quindi liberamente disponibili. I costi indiretti riguarderebbero esclusivamente l incentivo una-tantum per i componenti il gruppo di lavoro incaricato dell implementazione. I servizi previsti sono i seguenti: - Archivio aperto, interoperabile sulla base di standard internazionali, con conseguente disseminazione dei metadata in molti archivi (Service Provider) - Citation parsing - Ricerca full text - Gateway per crawlers Come detto, la connessione ad un service provider per la raccolta di dati da tutti gli archivi OAI-compatibili esistenti a livello nazionale verrebbe garantita dal Cilea, mentre 8 Il CILEA ha anche organizzato il Convegno "Comunicazione scientifica ed editoria elettronica: la parola agli autori", organizzato il 20 maggio 2003 dal CILEA e dall Università degli Studi di Milano con il patrocinio del MIUR ed i cui atti sono disponibili a partire da <http://www.cilea.it/convegni/convegnoeditoria/presentazione.html>. Essi sono anche depositati sull'archivio E-LIS <http://eprints.rclis.org/>. Per un resoconto si veda: ZENO TAJOLI, Un veicolo alternativo per la comunicazione scientifica: il punto di vista degli autori sugli open archives, Bibliotime, 6 (2003), 2, <http://www.spbo.unibo.it/bibliotime/num-vi-2/tajoli.htm>. 11

service provider internazionali potranno decidere se inserire o meno l Università di Brescia tra gli archivi ricercabili. 4.4 Scelta della soluzione La realizzazione di un servizio totalmente gestito all interno sembra non rappresentare difficoltà di rilievo, per le ragioni più sopra esposte. Esistono all interno della BCI e delle Facoltà le competenze e le strumentazioni necessarie per una gestione autonoma del servizio, con risparmio dei costi annui di manutenzione. La BCI ha già inoltre provveduto ad installare un prototipo dell archivio, visibile all indirizzo: http://192.167.28.202 già dotato delle funzionalità essenziali, mentre funzionalità più avanzate (tra le quali la completa traduzione in italiano di tutte le pagine ed il citation parsing) risulterebbero dal lavoro del gruppo di implementazione. Le considerazioni svolte in merito alla fase ancora del tutto embrionale in cui si trova il Progetto Aepic del Cilea, unitamente alle considerazioni economiche, ci orientano a proporre una gestione totalmente in-house del servizio. L iniziativa potrebbe coinvolgere in un primo tempo solo le Facoltà di Economia e di Giurisprudenza, per essere estesa poi alle altre Facoltà. Si potrebbe trattate in questo caso di un unico archivio di Ateneo o di più archivi autonomi. La localizzazione e gestione dell archivio (o degli archivi) potrebbero, in futuro, essere indifferentemente a cura delle biblioteche oppure di altre strutture, facendo salva la titolarità delle prime di garantire l omogeneità semantica e descrittiva di quanto depositato negli archivi di riferimento. 4.5 Applicativi e standard Tra gli applicativi disponibili per la creazione di archivi aperti, quello più utilizzato è GNU EPrints Archive Software. 9 Prima dell adozione definitiva di tale applicativo sarà necessario verificare le funzionalità offerte da D-Space, 10 prodotto dal MIT in collaborazione con HP e, all apparenza, in grado di ospitare i più diversi formati. E-print ospita infatti al momento i formati DOC, PDF e html. Entrambi i prodotti sono OAI-MPH compatibili e sono ricercabili tramite l interfaccia Metalib, prodotto che la BCI ha recentemente adottato unitamente ad SFX. 4.6 Risorse umane Da un punto di vista tecnico il progetto non richiede un aumento dello staff; il gruppo di lavoro sarà composto da personale tecnico ed amministrativo proveniente dalle Facoltà, integrato da bibliotecari. Più in dettaglio si prevede la seguente partecipazione: - BCI: o Un coordinatore di progetto (Dott. Eugenio Pelizzari, escluso dall incentivazione in quanto EP); o Un informatico per le attività sistemistiche (Sig. Giuseppe Calzoni), referente per gli informatici delle due facoltà (vedi oltre); 9 GNU EPrints Archive Software: http://software.eprints.org/#ep2. Un elenco degli archivi basati sul software Eprints è visibile a: http://software.eprints.org/archives.php. 10 Dspace: http://www.dspace.org/ 12

o Un bibliotecario per l individuazione e l applicazione degli schemi di soggettazione più adeguati il supporto agli informatici nella presentazione linguistica dell interfaccia italiana e la supervisione delle attività (Dott. Luca Guerra); o Due bibliotecari per l attribuzione delle indicizzazioni e la verifica della loro omogeneità e coerenza, sia tra di loro sia in relazione alle key-words attribuite dagli autori nonché come collaboratori nella individuazione e/o stesura degli schemi di soggettazione appropriati ed interfaccia verso gli autori (Sig. Enrico Fornoni, Sig.ra Marina Garibaldi); o Un ausiliario per il recupero in rete di tutto quanto attualmente già disponibile sui più diversi siti, ed eventualmente la scannerizzazione di materiale cartaceo ritenuto rilevante dall autore e non disponibile in formato elettronico (Sig. Giulio Onetti) - Dipartimenti o Un addetto per ognuno dei cinque dipartimenti, con compiti di supporto all implementazione iniziale e di archiviazione per conto dei docenti/autori laddove questa fosse ritenuta la politica più efficace - Facoltà o Un informatico per ognuna delle due facoltà, con funzione di supporto all implementazione iniziale e di assistenza agli autori e/o alle segreterie di dipartimento ad implementazione avvenuta. Il numero complessivo di persone da coinvolgere per l implementazione del progetto e quindi da far rientrare nell incentivazione è pari quindi a dodici (12). Il successo del progetto dipenderà in buona parte dal processo di auto-archiviazione da parte degli autori della loro produzione, convertita in formato PDF o Html a partire dalla versione ottenuta tramite un elaboratore di testi. Quanto mai auspicabile a tal fine è l emanazione da parte di Organismi competenti (Presidenze di Facoltà, Direttori di Dipartimento) di direttive a docenti e ricercatori per l auto-archiviazione nell archivio locale di quanto da loro prodotto. 13

5 Analisi costi/impatto Un metodo efficace per verificare l impatto dei costi di un progetto è quello di comparare i costi per la sua implementazione con il suo impatto su differenti tipologie di utenti (studenti, docenti, ricercatori, ecc.). Attenzione va prestata ai costi indiretti, come costi di formazione, preparazione e realizzazione di materiale didattico ed attività di promozione. L impatto del Progetto UniBS-eprint, dando possibilità di accesso al contenuto integrale della produzione scientifica via Web, 24 ore al giorno, per sette giorni alla settimana, può essere considerevole. La gratuità dei software di implementazione e delle funzionalità messe a disposizione, fa sì che il Progetto UniBS-eprint possa essere considerato un investimento economicamente conveniente ed a basso rischio. Come detto i costi reali coinvolgerebbero esclusivamente la strumentazione tecnica di base, non elevata, i materiali di istruzione e eventuali attività di formazione/informazione. 5.1 Griglia costi/impatto Nella griglia seguente viene fatta una comparazione tra Alti/Bassi Costi (AC/BC) e Alto/Basso Impatto (AI/BI)del progetto. AC BI BC BI B C AC AI BC AI A D Il Progetto UniBS-eprint può essere classificato come D (Bassi Costi/Alto Impatto). L analisi costi-impatto è positiva per almeno tre ragioni: - il software è gratuito; - parte della strumentazione necessaria è già disponibile; - il servizio è economicamente più conveniente per tutti gli attori. 14

6 Pianificazione e management del Progetto Ovviamente il processo di gestione effettiva del progetto non potrà che essere uno work in progress, basato sulle necessità espresse dalle Facoltà e in considerazione di eventuali difficoltà incontrate durante il percorso. Parte del lavoro è già stato svolto dalla BCI con la messa in funzione del prototipo segnalato. Altri passi sono comunque fondamentali; sulla base di essi si è costruito un diagramma di GANNT dell intero progetto, la cui realizzazione è prevedibile nell arco di 5-6 mesi. Il progetto sarà gestito in un primo tempo in fase sperimentale, per passare eventualmente, in un secondo tempo, alla sua applicazione definitiva. 15

6.1 Diagramma di Gannt Note: La implementazione effettiva del progetto è prevista in 5 mesi circa a partire dalla delibera ufficiale da parte degli organismi interessati. 16

Conclusioni Nelle pagine precedenti abbiamo delineato un progetto per l archiviazione e la conservazione della produzione scientifica delle Facoltà di Economia e di Giurisprudenza della Università degli studi di Brescia. Abbiamo suggerito che la via migliore per ottenere tali risultati è tramite la creazione e la gestione in-house di un archivio aperto, interoperabile sulla base di protocolli internazionali. Riteniamo che tale iniziativa, tramite coinvolgimento di differenti strutture dell Università e delle Facoltà e la necessaria cooperazione di persone dotate di competenze diverse e specifiche, possa da un lato risolvere i problemi relativi all archiviazione ed all accesso della produzione scientifica e dall altro inserirsi nel vasto movimento internazionale, ormai da tempo attivo per la libera accessibilità della produzione scientifica. Il fattore di prestigio che la realizzazione di tale progetto avrebbe per l Ateneo bresciano è indiscutibile, così come immediatamente percebili appaiono i vantaggi di una conservazione e di una accesso locali di quanto al suo interno prodotto; ma ancora di maggior valore è il concreto impulso che esso darebbe alla diffusione ed all impatto della produzione scientifica locale sulla comunità accademica e di ricerca, nazionale ed internazionale. 18

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