SEZIONE 1: MATERIIALII,, ATTREZZATURE E SERVIIZII VARII In questa sezione si descrivono le modalità di richiesta per ordini relativi all acquisto di materiali, apparecchiature o altri servizi che si rendono necessari nel corso delle attività scientifiche del progetto di ricerca finanziato da Telethon. 1. Note generali... pag. 2 Attrezzature... pag. 2 2. Materiali di consumo per ricerca (MCR)... pag. 3 3. Materiali o servizi vari (altri costi)... pag. 3 4. Missioni... pag. 4 5 Pubblicazioni e Reprint... pag. 6 IMPORTANTE Tutti gli acquisti devono essere richiesti per attività scientifiche inerenti al progetto di ricerca finanziato. E doveroso richiamare l attenzione di noi tutti sul fine primario di Telethon che è di quello contribuire in modo sostanziale alla ricerca scientifica per la cura delle malattie genetiche. Anche il rispetto dell economicità può rappresentare un contributo in tal senso e agire secondo tale criterio può rivelarsi fondamentale affinché le risorse vengano impiegate nel miglior modo possibile. La F. Telethon non risponde di ordini non evasi direttamente dalla stessa Rev apr 2013 1
1.. NOTE GENERALII Il Ricercatore Principale deve fare richiesta di ordine alla F. Telethon seguendo la procedura e i moduli descritti in questa sezione. 1..1 INFORMAZII IONII SUII MODULLI I I moduli possono variare a seconda della natura dell acquisto, è importante leggere con attenzione le indicazioni riguardanti le varie tipologie di acquisto previste in questa sezione. I moduli devono essere tutti riportati su carta intestata dell ente, devono essere compilati in maniera leggibile, in modo che siano ben comprensibili i dettagli dei materiali da ordinare, firmati dal Ricercatore Principale ed inviati via fax al gestore del fondo. Sarà cura della F. Telethon inoltrare la richiesta di ordine alla Ditta fornitrice indicando la sede del Ricercatore Principale come indirizzo di destinazione della merce e la F. Telethon come indirizzo per la fatturazione. Ai fini della corretta gestione della verifica e pagamento delle fatture è necessario che il Responsabile del Progetto invii tramite fax al gestore del fondo una copia del documento di trasporto (bolla, packing list) non appena riceve la merce 1.. ATTREZZATURE E possibile richiedere l acquisto di attrezzature per ricerca secondo quanto richiesto in fase di sottomissione del progetto Telethon. Qualora si rendesse necessario l acquisto di apparecchiature non previste nel progetto originario, il Ricercatore Principale deve allegare alla richiesta di ordine una lettera nella quale descrive il tipo di apparecchiatura, la sua funzione e le motivazioni per cui l acquisto si è reso indispensabile ai fini delle attività di ricerca del progetto finanziato. Modulo AY e AY-bis Il Modulo AY è la richiesta d ordine per le attrezzature (macchinari per la ricerca e apparecchiature informatiche) da compilare con tutti i dettagli del materiale richiesto. Il Modulo AY-bis è la scheda relativa ai criteri di valutazione per l acquisto di apparecchiature di ricerca (necessaria solo per ordini superiori a 1.000 Euro). PER ORDINI FINO A 5.000 EURO INVIARE: - Modulo AY e Modulo AY-bis corredati da almeno un preventivo PER ORDINI SUPERIORI A 5.000 EURO INVIARE: - Modulo AY e Modulo AY-bis corredati da almeno due preventivi Rev apr 2013 2
Assegnazione dei beni all ente di afferenza del Ricercatore Principale Tutti i beni inventariabili acquistati dalla F. Telethon sulla base delle richieste dovranno divenire di proprietà dell Ente presso cui viene svolta l attività di ricerca. Per questo motivo nel Modulo AY è previsto che il Ricercatore Principale approvi che la F. Telethon assegni allo stesso Ente i beni acquistati. Ai fini della corretta procedura di assegnazione indispensabile per la F. Telethon ricevere il relativo documento di trasporto. 2.. MATERIIALII DII CONSUMO E SERVIIZII PER RIICERCA ((MCR)) Modulo AZ Il Modulo AZ è la richiesta d ordine per materiali di consumo per ricerca (reagenti, vetreria, servizi di stabulazione, sequenziamento, ecc.) da compilare con tutti i dettagli del materiale richiesto. Anticipo di un numero d ordine per acquisto di oligonucleotidi E possibile che per ordini di oligonucleotidi si renda necessario sottomettere una richiesta on-line con le specifiche necessarie alla produzione. In tutti questi casi è indispensabile che il Ricercatore inserisca nel form di sottomissione della richiesta on-line anche il numero di ordine Telethon che sarà necessario ai fini di una corretta fatturazione e relativo pagamento. E essenziale quindi attenersi alla specifica procedura: 1. Prima di compilare e sottomettere l ordine on-line: - Il Ricercatore deve inviare al gestore del fondo una richiesta tramite e-mail indicando il fornitore ed una stima approssimativa dell ammontare dell ordine - Il gestore del fondo invia al ricercatore tramite e-mail il numero di ordine che dovrà essere citato nel form di sottomissione on-line 2. Non appena sottomesso il form on-line - Il Ricercatore, deve inviare al gestore del fondo il fax dell ordine a conferma del materiale ordinato dove dovrà indicare chiaramente: la scala di sintesi, il numero di basi ed eventuali purificazioni e/o modificazioni che l ordine è stato anticipato tramite web con il numero.. Si ricorda che in assenza della conferma d ordine da parte della F. Telethon la Ditta non è autorizzata ad emettere fattura Rev apr 2013 3
3.. MATERIIALII O SERVIIZII VARII ((alltrii costii)) Modulo AJ Il Modulo AJ E la richiesta d ordine per materiali o servizi da utilizzare nei seguenti casi: Manutenzione e servizi di assistenza tecnica Acquisto di libri (specificare il titolo del libro o il nome della rivista) Abbonamento a riviste intestato all Ente (per abbonamenti personali consultare la Sezione 3 RIMBORSI) Cancelleria 4.. TRASFERTE IMPORTANTE PER APPROVARE LA SPESA DI TRASFERTA Con congruo anticipo rispetto la trasferta, è necessario anticipare al gestore del fondo una specifica richiesta e-mail, sul formato previsto dalla F. Telethon (v. fac-simile su Linee guida SEZIONE 3_Rimborsi). Il pagamento rimane vincolato all approvazione della richiesta e-mail e al ricevimento dei moduli di rimborso completi degli allegati in originale. Modulo AV Il Modulo AV E la richiesta d ordine per servizi legati ad una missione da utilizzare nei seguenti casi: Iscrizione a congressi, corsi, workshop, etc. Spese di viaggio Informazioni necessarie per l evasione dell ordine Rev apr 2013 4
1. Partecipazione a congressi, corsi workshop e altro Nel caso di partecipazione a congressi, corsi, workshop, etc, allegare all email di richiesta copia del programma. Nel caso di viaggi per motivi diversi dal congresso allegare all email di richiesta una lettera sottoscritta dal Ricercatore Principale dove viene dettagliato il motivo del viaggio e il reale vantaggio per il risultato scientifico del progetto. 2. Trasporto Si suggerisce una particolare attenzione nella scelta del vettore da utilizzare per effettuare la missione. In particolare, nel caso di spostamenti nazionali si prega di seguire le seguenti indicazioni: - per distanze al di sotto dei 400 km: è previsto l utilizzo del treno - distanze superiori ai 400 km, coperte da collegamenti ad alta velocità: è previsto l utilizzo del treno - tutte le altre situazioni: si prega di prediligere l utilizzo del treno soprattutto nei casi in cui la trasferta ha una durata superiore ad 1 giorno Treno Per tutti gli spostamenti nazionali è da prediligere l utilizzo del treno secondo le indicazioni sopra descritte. La prenotazione dovrà avvenire esclusivamente in seconda classe, salvo casi eccezionali che dovranno essere adeguatamente motivati alla F. Telethon. In tal caso il richiedente dovrà allegare alla richiesta d ordine una dichiarazione con l evidenza delle motivazioni che hanno reso necessaria la spesa e che la F. Telethon si riserva di valutare ed approvare. Il fruitore è tenuto a conservare i biglietti obliterati che dovrà inoltrare in originale alla F. Telethon a stretto giro di posta Aereo Gli spostamenti nazionali in aereo sono consentiti solo nei casi in cui non sia previsto esclusivamente l uso del treno. Eventuali eccezioni saranno possibili se debitamente giustificate alla F. Telethon. In tal caso il richiedente dovrà allegare alla richiesta d ordine una dichiarazione con l evidenza delle motivazioni che hanno reso necessaria la spesa e che la F. Telethon si riserva di valutare ed approvare. Sono ammissibili solo voli nella categoria Economy con biglietti chiusi. Nel caso di richiesta d ordine per un biglietto Business, la F. Telethon rimborserà la quota corrispondente ad un biglietto Economy. La prenotazione di biglietti aperti è limitata a casi del tutto eccezionali, comprovati da forti motivazioni a supporto. Eventuali eccezioni saranno possibili se debitamente giustificate alla F. Telethon. In tal caso il richiedente dovrà allegare alla richiesta d ordine una dichiarazione con l evidenza delle motivazioni che hanno reso necessaria la spesa e che la F. Telethon si riserva di valutare ed approvare. Rev apr 2013 5
Il fruitore è tenuto a conservare i biglietti e le relative carte d imbarco che dovrà inoltrare in originale alla F. Telethon a stretto giro di posta 3 Alloggio L alloggio è ammesso solo nei casi in cui non sia possibile terminare la trasferta nell arco della stessa giornata e nei limiti massimi di spesa previsti nella tabella sottostante Specificare sempre la data di check-in e check-out. Tipo missione Vitto Alloggio Totale max Italia senza pernottamento max 30/die 30/die Italia con pernottamento max 50/die max 130/die 180/die Estero max 80/die max 180/die 260/die Da inviare alla Fondazione Telethon al rientro della missione Biglietti treno: Originali dei biglietti obliterati da parte del controllore Biglietti aereo: Originali dei biglietti e delle relative carte d imbarco Partecipazione a congressi, corsi, workshop, etc: copia dell attestato di partecipazione. Partecipazione a riunioni: verbale dei contenuti affrontati, solo se richiesto dalla F. Telethon. IMPORTANTE: Solo per i professionisti che hanno in corso un contratto con la F. Telethon Nel caso in cui le spese di alloggio siano sostenute dal committente per conto del professionista e da questi comunque addebitate in fattura, le stesse non soggiacciono al limite di deducibilità del 75% e sono integralmente deducibili in capo al professionista. Al fine della suddetta deducibilità, si dovrà procedere nel seguente modo: - La F. Telethon emette l ordine su richiesta del professionista e provvede al pagamento dell albergo ricevendo dal fornitore il documento fiscale con sopra citato il nome del professionista che ha usufruito del servizio alberghiero; - La F. Telethon invia al professionista copia del documento fiscale attestante la spesa sostenuta; - Il professionista emette la parcella del compenso, comprensiva delle spese di alloggio (al netto di IVA) già pagate dalla F. Telethon, indicando chiaramente il documento fiscale a cui si riferiscono. Rev apr 2013 6
5.. PUBBLIICAZIIONII e REPRIINTS Modulo AP Il Modulo AP è la richiesta d ordine per Pubblicazioni e Reprints da utilizzare nei seguenti casi: a)) Pubbliccazzi ionii Ogni pubblicazione scientifica prodotta nell ambito del progetto supportato da Telethon, deve riportare nei ringraziamenti la seguente frase: The financial support of Telethon - Italy (Grant no. # # #) is gratefully acknowledged. Il ricercatore responsabile deve informare tempestivamente l Ufficio Scientifico di Telethon (papers@telethon.it) di ogni lavoro ufficialmente accettato per la pubblicazione da una rivista peer-reviewed, possibilmente appena ricevuta la notizia da parte della rivista stessa e deve inoltrare copia dei lavori pubblicati in formato PDF all indirizzo papers@telethon.it; In conformità con la Policy Open Access di Telethon in vigore dal 22 luglio 2010 (vedi Linee Guida e FAQ presenti nel Regolamento allegato al modulo di accettazione dei grant), visionabile all indirizzo http://www.telethon.it/chisiamo/area-scientifica/open-access, tutti i lavori originali accettati per la pubblicazione in una rivista peer-reviewed, supportati interamente o in parte dal Grant Telethon, devono essere resi pubblicamente accessibili il prima possibile ed in ogni caso entro sei mesi dalla data di pubblicazione secondo le modalità previste dalla policy. Telethon ha istituito un fondo dedicato al pagamento delle fee di Open Access che non andranno quindi a gravare sui grant di Ricerca. A tal riguardo vi preghiamo di dare tempestivamente notizia alla Fondazione Telethon dell accettazione di una pubblicazione tramite il Modulo OA. b)) Reprri inttss dii lavorri l i sscci ientti iffi icci i Indicare sulla richiesta di ordine i riferimenti dell articolo di cui si richiedono gli estratti (titolo per esteso, autori e rivista) oppure allegare una copia della prima pagina della bozza di stampa. Rev apr 2013 7