MANUALE DI IMMAGINE COORDINATA
Sommario Premessa Pag. 3 IDENTITA' VISIVA Logo 4 - Semplificazione grafica 4 - Linee guida di utilizzo per la riproducibilità 6 - Lettering 8 - Colori 8 Modelli applicativi 9 - Modelli prodotti editoriali 9 - Impostazione grafica 9 - Colori istituzionali da privilegiare 9 - Lettering da utilizzare 9 - Applicabilità delle istruzioni 9 - Versione applicativi per stampa interna 9 - Esempi prodotti editoriali 10 - Modelli modulistica istituzionale 13 - Modelli segnaletica interna 19 - Altri modelli 19 Utilizzo di altri loghi 20 - Loghi istituzionali 20 - Istituzione di nuovi loghi 21 - Utilizzo loghi di soggetti esterni " 22 - Concessione a soggetti esterni dell'uso del logo comunale 22 SEMPLIFICAZIONE Regole di impaginazione 23 - Orientamenti generali 23 - Impostazione corrispondenza 29 - Impostazione atti amministrativi 29 - Impostazione regolamenti 29 - Impostazione modulistica 29 CONDIVISIONE Divulgazione 33 Pagina 2 di 34
Premessa Il Comune, al pari di un azienda privata, ha una propria personalità caratterizzata da determinati elementi distintivi. Se per un azienda, e quindi per i propri prodotti, diventa basilare essere individuata e ricordata dal consumatore, allo stesso modo, anche se ovviamente per motivazioni diverse, per un ente pubblico come il Comune che si apre al contatto e soprattutto al dialogo con il cittadino, è fondamentale essere subito riconosciuto e memorizzato. In particolare è importante che l ente esprima un immagine unitaria e sempre riconoscibile qualunque sia il soggetto o situazione comunicativa emittente. Fra gli obiettivi di un ente pubblico, oltre a quello della riconoscibilità e dell uniformità, vi è anche quello di comunicare in maniera più immediata e soprattutto più semplice affinché la comunicazione emessa possa effettivamente raggiungere i soggetti fruitori dei servizi erogati. La cura degli aspetti grafici è un trattamento funzionale alla qualità comunicativa di un testo. Porre attenzione all impaginazione, all uso dei caratteri, ai particolari grafici, significa, infatti, aumentare la leggibilità e la chiarezza espositiva di un documento. La progettazione di un sistema d immagine coordinata per il Comune di Calenzano ha pertanto come finalità: 1) organizzare ed uniformare la comunicazione esterna al fine di promuovere un immagine unitaria, identificabile e riconducibile all ente (identità visiva); 2) effettuare una semplificazione grafica in modo da ottenere una comunicazione più ordinata, coerente e quindi anche più comprensibile e fruibile (semplificazione); 3) Condividere la regolamentazione applicativa con tutti i soggetti, interni ed esterni, che effettuano interventi di comunicazione (condivisione). Pagina 3 di 34
IDENTITA' VISIVA Logo Il logo del Comune è composto dal marchio (stemma) e dalla denominazione dell ente (Comune di Calenzano) che devono necessariamente accompagnarsi l uno all altro per definire compiutamente ed unitariamente l ente. Esso rappresenta il simbolo visivo mediante il quale viene comunicata (e percepita) l identità del soggetto emittente ed è quindi uno strumento fondamentale di comunicazione istituzionale Nel decreto del Presidente della Repubblica del 3 marzo 1998, è stato concesso al Comune di Calenzano l'utilizzo del seguente stemma: "Di rosso, al leone d'oro, attraversato da una banda abbassata e diminuita, di azzurro accompagnato al canton destro del capo dal giglio sbocciato, a guida del giglio di Firenze, d'oro. Ornamenti esteriori da Comune." Per la denominazione "Comune di Calenzano" non è mai stato stabilito un carattere specifico. Semplificazione grafica Il logo deve possedere caratteristiche grafiche che ne consentono la leggibilità e la riproducibilità in tutte le possibili applicazioni. L'operazione di restyling grafico ha mantenuto la connotazione tradizionale semplificando le linee grafiche ed eliminando quegli elementi accessori che, oltre a determinare un appesantimento visivo, risultano complicati nella riproduzione del logo su tutti gli strumenti di comunicazione oggi disponibili. Per quanto riguarda la denominazione Comune di Calenzano è stato individuato come carattere tipico il font Copperplate Gothic Light maiuscoletto, posizionato per esteso al di sotto o di lato allo stemma. Pagina 4 di 34
Prima Dopo Pagina 5 di 34
Linee guida di utilizzo del logo per garantire una corretta riproducibilità e leggibilità dello stemma Il logo «Comune di Calenzano» accompagna tutta la comunicazione emessa dall Ente. Può essere concesso in utilizzo per comunicazioni prodotte da terzi che risultino di interesse per l Amministrazione Comunale. Una opportunità che consente di realizzare un immagine ed una comunicazione fortemente coordinata anche se prodotta da soggetti diversi, destinata ad ottenere maggiore visibilità ed impatto con il target a cui si rivolge. Il logo dovrà sempre essere inserito su un fondo di colore pieno (bianco, rosso, giallo, verde, nero ecc.) ma mai a battere direttamente su fondi fotografici o illustrazioni (tranne quando queste abbiano effetto di campitura piena). Si dovranno quindi creare, se necessari, delle fasce o riquadri di colore che facciano da supporto al marchio. Se il fondo di colore su cui il marchio viene inserito, fosse un qualsiasi colore scuro, si utilizzerà la versione con il filetto bianco. Lo stemma del Comune di Calenzano dovrà essere utilizzato preferibilmente in versione VERTICALE TIPO A. Per quanto riguarda l impiego sui documenti prodotti dalle unità amministrative del Comune di Calenzano, il logo da utilizzare è quello in formato VERTICALE TIPO B. Tale logo verticale si differenzia da quello destinato ad impieghi esterni per un diverso rapporto di proporzioni tra scudo e lettering. In particolari occasioni potrà essere utilizzata la versione ORIZZONTALE o anche le versioni: solo stemma completo, solo corona e scudo (senza fronde), o solo scudo. Queste ultime versioni, senza la scritta Comune di Calenzano, potranno essere usate solo in concomitanza di altri stemmi comunali anch essi presenti senza scritte o esposti in forma semplificata. In ogni caso lo stemma non potrò essere riprodotto in dimensioni inferiori a 2 centimetri di altezza compreso la corona e le fronde. Possono essere previste deroghe per utilizzi particolari (spille, bottoni o altri accessori per ufficio). La leggibilità dello stemma è garantita dai file disponibili presso l Ufficio relazioni con il pubblico tra cui la versione vettoriale (files con estensione.ai o.pdf) che dà la possibilità di ingrandire o ridurre le dimensioni del logo senza perdere in qualità e leggibilità. Le altre versioni nei formati grafici tipo bitmap (con estensione.jpg o.tif) devono essere utilizzate con cautela in quanto se impiegate fuori da i loro limiti di risoluzione possono dal luogo a sgranamenti (se eccessivamente ingrandite) o «impastamenti» (se eccessivamente rimpicciolite). Pagina 6 di 34
VERTICALE TIPO A VERTICALE TIPO B ORIZZONTALE SCUDO SENZA DENOMINAZIONE Pagina 7 di 34
Le versioni in bianco e nero, a filo, con la denominazione Provincia di Firenze sono disponibili su CD presso l Ufficio Relazioni con il Pubblico Lettering Il lettering della scritta Comune di Calenzano è realizzato con il carattere Copperplate Gothic LT Pro 29 BC. Colori Pagina 8 di 34
Modelli applicativi Il logo è l elemento che identifica l ente, ma l immagine deve essere raccontata e trasmessa da tutti gli strumenti di comunicazione. Sono state quindi definite alcune applicazioni grafiche standard che tengono conto dei seguenti elementi: 1) Il logo dell ente è rappresentato da un immagine particolarmente elaborata sia nelle forme che nel colore. Gli eventuali elementi grafici aggiuntivi da inserire non devono determinare un riempimento e appesantimento eccessivo a discapito della visibilità del logo e della leggibilità dei testi. 2) Il prodotto da realizzare riguarda un ente pubblico istituzionale. E quindi necessaria una impostazione che deve permanere nei limiti degli stili usualmente utilizzati dagli altri enti pubblici. 3) Il Comune è l ente primario sul territorio di riferimento. Si rivolge ai propri cittadini per informare, comunicare, promuovere servizi e opportunità di interesse per la cittadinanza. La comunicazione effettuata non può quindi passare inosservata, deve necessariamente richiamare l attenzione del cittadino. 4) La comunicazione effettuata dal Comune deve privilegiare tecniche e strumenti a basso impatto ambientale. Modelli applicativi prodotti editoriali (depliant-volantini-manifest-inviti) Impostazione grafica L impostazione deve prevedere una collocazione fissa dei seguenti elementi: - l emittente: collocato sulla parte sinistra del documento evidenziato all interno di una banda di colore rosso; - il titolo: informazione fondamentale collocata a destra del marchio ed evidenziata all interno di una banda di colore rosso; - il gerente: uno spazio in fondo pagina con il richiamo al servizio cui rivolgersi per le necessarie informazioni e/o approfondimenti. Colori istituzionali da privilegiare per la realizzazione dei modelli applicativi Le gradazioni cromatiche devono essere utilizzate in modo da evidenziare il contenuto dei testi. Il rosso ed il giallo ocra (oro), derivanti dallo stemma originario, sono stati individuati come i colori da privilegiare in modo da sottolineare in ogni occasione l immagine e la personalità propria del comune e facilitarne immediatamente la riconoscibilità. Lettering da utilizzare Dovrà essere privilegiato un carattere a bastoni (arial ecc.) soprattutto per il testo nella parte informativa. Applicabilità delle istruzioni Le indicazioni sopra riportate si riferiscono agli strumenti utilizzati per la comunicazione istituzionale (es. consiglio comunale, convocazione di assemblee, incontri ecc.) e per quella informativa inerente l attività amministrativa (bandi, scadenze, graduatorie ecc.). Potrà essere utilizzata un impostazione grafica diversa qualora ciò sia necessario per accentuare il messaggio comunicativo. In tali casi dovrà comunque essere privilegiato l utilizzo dei colori istituzionali (rosso e giallo) Viene lasciata libera la definizione di formati, colori, inserimento di immagini ecc. per strumenti comunicativi riferiti ad eventi e manifestazioni. Per queste iniziative la scelta di una diversa impostazione grafica potrà costituire infatti un elemento di connotazione e riconoscibilità (es. Calenzano estate, Città sostenibile ecc.). Dovranno comunque essere applicate le regole per la riproduzione del logo. Versione applicativi per stampa interna E prevista anche la possibilità di realizzare alcuni prodotti con l utilizzo delle stampanti e delle fotocopiatrici in dotazione degli uffici comunali. In tal caso la stampa deve essere preferibilmente effettuata in bianco e nero utilizzando carta riciclata. Esempi A seguire alcuni esempi di modelli applicativi realizzati con stampa tipografica e con stampa interna. Pagina 9 di 34
Manifesto per comunicazione informativa stampa tipografica Pagina 10 di 34
Manifesto per convocazione Consiglio Comunale stampa tipografica Pagina 11 di 34
Volantino formato A4 stampa interna Pagina 12 di 34
Modelli applicativi modulistica istituzionale (carta intestata, buste, ecc.) A seguire si riportano i modelli dei principali strumenti di modulistica istituzionale da realizzarsi attraverso stampa tipografica o tramite la strumentazione in dotazione degli uffici comunali. I cd con i formati vettoriali utili per la stampa tipografica sono disponibili presso l Ufficio Relazioni con il Pubblico Carta intestata a colori stampa tipografica Pagina 13 di 34
Busta a colori stampa tipografica Pagina 14 di 34
Biglietto da visita stampa tipografica Pagina 15 di 34
Buste in bianco e nero stampa tipografica Pagina 16 di 34
Pagina 17 di 34
Carta intestata in bianco e nero - Stampa interna COMUNE DI CALENZANO Pagina 18 di 34
Modello fax stampa interna Pagina 19 di 34
Modelli applicativi segnaletica interna Targhe uffici Totem ingressi Pannelli ai piani intermedi Altri modelli applicativi I nuovi modelli applicativi devono essere realizzati secondo le indicazioni contenute nel manuale di immagine coordinata e saranno resi disponibili nella specifica sezione della rete intranet comunale. Pagina 20 di 34
Utilizzo di altri loghi Loghi istituzionali Sono attualmente in uso alcuni loghi interni utilizzati per evidenziare uffici o attività comunali. Tipologia Utilizzazione Area organizzativa di riferimento Polizia Municipale Obbligatorio - stabilito da legge regionale Vigilanza Centro Giovani Servizi alla persona Museo del figurino storico Servizi alla persona Teatro Manzoni Servizi alla persona Testata del giornale della biblioteca comunale Servizi alla persona Testata del giornale del Comune Affari generali e istituzionali Pagina 21 di 34
Tipologia Utilizzazione Area organizzativa di riferimento Protezione Civile Obbligatorio stabilito da legge regionale. Interventi ed ambiente Calenzano Sostenibile Da utilizzare per le iniziative riferite allo sviluppo sostenibile. Interventi ed ambiente Calenzano eventi. Utilizzato su prodotti promozionali Comunicazione e promozione I loghi sopra elencati non potranno essere utilizzati singolarmente, ma dovranno sempre essere accompagnati dal logo del Comune. Istituzione di nuovi loghi L istituzione di nuovi loghi dovrà essere autorizzata dalla Giunta Municipale. Il servizio comunale che propone l adozione dovrà presentare un apposita relazione che ne motiva la necessità e ne propone le modalità di realizzazione, di applicazione ed utilizzo. Utilizzo di loghi esterni Nel caso in cui, all interno del materiale comunicativo, sia necessario inserire loghi di enti e/o associazioni (o anche solo la citazione del nome nel caso in cui non ci sia presenza del marchio), gli stessi devono essere collocati in posizione secondaria rispetto al logo del comune, di norma in fondo pagina dove si inseriscono le eventuali collaborazioni. Nel caso si tratti di loghi di enti istituzionali che intervengono in posizione paritaria al comune relativamente all organizzazione dell iniziativa che si intende promuovere, gli stessi andranno collocati accanto al logo del comune con medesima evidenziazione. Nel caso invece il Comune sia autorizzato all utilizzo di un marchio particolare (festa della toscana, certificazione Emas, ecc) che conferisce valore aggiunto all iniziativa che s intende promuovere e all attività dell ente nel suo complesso, lo stesso sarà collocato accanto a quello del Comune anche se con dimensioni inferiori. Pagina 22 di 34
Utilizzo del logo da parte di altri enti associazioni L uso del logo del comune da parte di enti ed associazioni dovrà sempre essere autorizzato dalla Giunta Municipale. Il richiedente dovrà presentare domanda di autorizzazione specificandone i motivi, il periodo di utilizzo e la tipologia di strumenti di comunicazione sui quali verrà riprodotto il logo del Comune. Per la sua riproduzione, gli enti e associazioni autorizzati dovranno attenersi alle disposizioni contenute nell'applicativo per il corretto utilizzo del marchio. L'Amministrazione Comunale si riserva di verificarne il corretto utilizzo. Pagina 23 di 34
Regole di impaginazione SEMPLIFICAZIONE Per conferire omogeneità alle comunicazioni emesse è opportuno osservare alcune regole fondamentali nella redazione dei testi. Tale coerenza ed uniformità da una parte contribuisce allo sviluppo di un immagine coordinata dell ente, dall altra è elemento determinante per garantire una chiarezza espositiva finalizzata alla semplificazione della comunicazione emessa dall ente. Orientamenti generali Carattere E' preferibile l'utilizzo dei caratteri Times new roman e arial perché hanno un ampia diffusione all interno dei vari sistemi operativi e questo può evitare problemi di conversione del testo nel caso in cui i documenti vengano inviati via telematica. Normalmente può essere utilizzata una dimensione di 10 punti, ma se si scrive ad un pubblico vasto, che potrebbe facilmente comprendere persone anziane o con problemi di vista, è consigliabile usare un corpo di 12 o 14 punti. Evidenziazioni Deve essere ridotto l utilizzo del maiuscolo, grassetto, corsivo, sottolineato, quali principali tecniche di messa in rilievo di parti del testo. Maiuscolo L'uso del maiuscolo deve essere evitato all'interno del testo e utilizzato solo nelle titolazioni brevi (non superiori a cinque parole), mentre in quelle lunghe si consigliano altre tecniche di messa in rilievo, come le variazioni di corpo, il grassetto o l'uso di un carattere alternativo. Grassetto Anche l'impiego del grassetto va controllato per evitare di dare alla pagina un aspetto pezzato. All'interno del testo, una sola macchia di neretto è consentita per le informazioni che devono balzare immediatamente agli occhi del lettore (per esempio una data di scadenza). Corsivo In corsivo, invece, vanno citazioni, parole straniere e, raramente, parole a cui si vuole dare evidenza. È bene ricordare che corsivo e sottolineato hanno la stessa funzione e quindi non vanno usati insieme. Colore Generalmente per i prodotti realizzati con l uso del computer deve essere utilizzato il colore nero. L uso di altri colori deve essere limitato solo a quei casi in cui solo la differenziazione cromatica rende comprensibili i dati esposti (es. grafici, e tabelle). Impostazione corrispondenza Carattere I caratteri da privilegiare sono: Times new roman; Arial. Corpo 10 o 12 a secondo della tipologia dell atto e del target di riferimento (es. soggetti anziani). A volte anche della lunghezza del testo (per evitare ad esempio di utilizzare un secondo foglio per poche righe se non addirittura solo per i saluti e la firma). Pagina 24 di 34
Interlinea Di norma singola. Se si tratta di un testo breve può essere utilizzata anche l interlinea 1,5. Formattazione Giustificato oppure a bandiera. Margini Superiore 2 - Inferiore 2 - Destro 2 - Sinistro 2 COMUNE DI CALENZANO Intestazione L intestazione va solo sulla prima pagina e comprende il logo del Comune ed eventualmente la denominazione dell'unità organizzativa emittente. In tal caso: - la denominazione si scrive all interno della tabella in cui è contenuto il logo, nella seconda riga della colonna di destra. Alla riga deve essere inserito il bordo a sinistra. - Per la denominazione dell area si utilizza il carattere ARIAL maiuscolo corpo 10 - Per la denominazione del servizio si utilizza il carattere ARIAL minuscolo corpo 8 Esempio: AREA COMUNICAZIONE E PROMOZIONE Ufficio Relazioni con il Pubblico Informazioni ausiliarie Sotto l intestazione si inseriscono una serie di informazioni che possono essere obbligatorie, come il numero di protocollo ed il codice di classificazione, oppure facoltative, come ad esempio il riferimento alla pratica e la modalità di spedizione. Esempio: Prot. n. 1111 Titolo I - Classe 1 Rif. n. 2222 P.E. n. 3333 Raccomandata A.R. Data La data può essere inserita sotto le informazioni ausiliarie (staccata da esse con un interlinea), oppure in fondo al testo, dopo i saluti e prima della firma. Deve essere sempre preceduta da Calenzano e scritta per esteso con il giorno e l anno scritto in cifre. Il mese di scrive per esteso minuscolo. Non si utilizza lo zero prima dell unità. Il primo giorno del mese si scrive con l ordinale 1. (Questo modo di indicare le date si utilizza anche per il riferimento alle leggi). Esempio: Calenzano, 1 ottobre 2010 Indirizzi L indirizzo del destinatario va in alto a destra ed indicato come segue: Titolo (se pertinente al contenuto della lettera) Nome Cognome Via, numero civico CAP CITTA SIGLA DELLA PROVINCIA (da indicare sempre in maiuscolo). I CAP e le sigle delle province si trovano su http://www.posteitaliane.it/online/cercacap/ In caso di un solo indirizzo deve essere posizionato in modo da permettere una corretta piegatura del foglio per l inserimento nella busta a finestra. Se i destinatari sono più di uno si inseriscono in colonna al primo. Se ci sono dei destinatari ai quali si invia per conoscenza si inserisce la precisazione e, per conoscenza con un rientro leggermente sporgente (sono consigliati 6 caratteri). Pagina 25 di 34
Per consentire la lavorazione meccanizzata da parte del servizio postale nella composizione dell indirizzo devono essere osservate le seguenti regole: - L'indirizzo deve essere indicato utilizzando un massimo di 4 righe - Il nome della città deve essere indicato per intero (es. SESTO FIORENTINO e non SESTO F.NO) - La provincia va sempre indicata utilizzando la sigla (es. CALENZANO FI e non CALENZANO FIRENZE) - Se la città è una provincia di seguito va comunque indicata la sigla (es. FIRENZE FI) - La sigla della provincia non deve essere inserita fra parentesi - Il nome della città non deve essere spaziato (es. FIRENZE e non F I R E N Z E) - Non devono essere apposte sottolineature. - L eventuale indicazione dell invio all attenzione di un soggetto si inserisce sotto il nominativo dell ente/ditta. - Non occorre precisare che l attenzione è cortese. Esempio: Comune di Campi Bisenzio All attenzione di Mario Rossi Via della Scala, 79 50987 CAMPI BISENZIO FI Specifiche per l'indicazione del destinatario Per ogni destinatario dovrà essere indicato il nominativo del soggetto/ente principale e successivamente, a scalare per riferimento organico, il nominativo del dipartimento/ufficio//soggetto. Questa uniformità di inserimento è necessaria anche per evitare la proliferazione delle anagrafiche sul programma del protocollo informatico che rende difficoltosa la ricerca per nominativo. Le regole per la creazione e l aggiornamento delle anagrafiche del protocollo informatico sono indicate nelle linee guida pubblicate anche sulla rete intranet. Oggetto La parola oggetto si scrive con l iniziale maiuscola seguita dai due punti. Il contenuto dell oggetto (che va scritto in minuscolo) deve riuscire a dare il senso del contenuto della lettera. Sono quindi da evitare le formule anonime o i riferimenti alle leggi. Se non è sufficiente una riga andare a capo sotto il testo dell oggetto. Testo Nella composizione di una lettera su più pagine occorre prestare attenzione a che sull ultima pagina oltre ai saluti e la firma ci siano anche alcune righe di scritto. Riferimenti all emittente per le informazioni Nel corpo del testo è importante inserire il riferimento del soggetto emittente a cui poter richiedere le necessarie informazioni. Capoversi Per segnalare il capoverso può essere utilizzata una delle due seguenti modalità (è superfluo utilizzarle entrambe): a) il rientro della prima riga b) la doppia interlinea Elenchi Per inserire gli elenchi utilizzare la formattazione automatica ottenuta cliccando su formato/elenchi puntati. Possono essere utilizzate le seguenti soluzioni: - rosso - blu oppure 1) rosso 2) blu oppure a) rosso b) blu c) celeste sono da evitare altri simboli quali: rosso Pagina 26 di 34
blu Firma Per la firma si deve riportare l indicazione della funzione in maiuscolo (senza riportare la denominazione dell area organizzativa se indicata nell intestazione) e sotto, centrato, il nominativo del soggetto che firma, scritto con le sole iniziali maiuscole (è sconsigliato l uso del titolo). Esempio: IL RESPONSABILE Luigi Bianchi Allegati L eventuale invio di allegati, se pur indicato all interno del testo, va inserito in calce indicando il numero (secondo l ordine riportato nella lettera) ed il titolo dell allegato. Esempio: Allegati: 1) manuale di stile 2) bozzetto logo tipo Altre annotazioni Eventuali altre annotazioni come P.S. (postcritto) o N.B. (nota bene) vanno inserite in calce sotto la firma (o sotto gli allegati). Numerazione delle pagine L eventuale numerazione delle pagine deve essere inserita nel piè di pagina con allineamento a destra con il seguente formato: (pag. 1 di 4) utilizzando la funzione automatica inserisci/voce di glossario/intestazione/piè di pagina/pagina X di Y). Nome del file L eventuale indicazione del nome del file deve essere inserita nel piè di pagina sotto il numero della pagina con allineamento a destra utilizzando un corpo di dimensioni inferiori rispetto al testo contenuto nello stesso piè di pagina. Non deve essere utilizzato il corsivo. Per l'inserimento utilizzare la funzione automatica inserisci/voce di glossario/intestazione/piè di pagina/nome file e percorso. E' bene prestare attenzione al nome assegnato al file. Piè di pagina In questo spazio devono essere inserite le notizie utili al destinatario per entrare in contatto con l emittente. Può essere utile l uso di una tabella con evidenziato il solo bordo superiore. Il testo deve essere con carattere ARIAL corpo 8 Esempio: COMUNE DI CALENZANO - PIAZZA VITTORIO VENETO, 12-50041 CALENZANO FI TEL. 055 88331 - FAX 055 8833232 - P.I. 01007550484 COMUNE@COMUNE.CALENZANO.FI.IT - PEC COMUNEDICALENZANO@POSTECERT.IT WWW.COMUNE.CALENZANO.FI.IT Oppure COMUNE DI CALENZANO AREA COMUNICAZIONE E PROMOZIONE PIAZZA VITTORIO VENETO,12-50041 CALENZANO FI TEL. 055 8833254/265 - FAX 055 8833232 - P.I. 01007550484 URP@COMUNE.CALENZANO.FI.IT - WWW.COMUNE.CALENZANO.FI.IT Formule di apertura Le lettere inviate ad un solo nominativo devono avere una formula di apertura (es. Gentile signore, Spettabile ditta). Se i destinatari sono più di uno non è necessaria. Formule di chiusura Se è stata inserita una formula di apertura è necessario inserire anche quella di chiusura (es. Distinti saluti). Se non c è formula di apertura può comunque esserci quella di chiusura. Pagina 27 di 34
Orario Le ore sono separate dai minuti da un punto. Le ore esatte hanno indicazione 00 per i minuti. Non occorre mettere lo zero davanti alle ore costituite dall unità. Non occorre indicare la parola ore. Esempio: aperto al pubblico dalle 9.00 alle12.15 Somme Le somme di denaro si possono indicare: - con la sigla dell euro seguita dalla cifra con due decimali (anche se sono zero); - oppure, se all interno del testo, con la cifra seguita dalle parole euro e centesimo. Esempio: 12,45 12 euro e 45 centesimi Sigle Le sigle devono essere usate con molta parsimonia. Generalmente si usano lettere maiuscole puntate (D.P.R., L.R., A.S.L.). Alcune sigle più lunghe possono essere usate senza i punti di abbreviazione es. ISEE. Altre, ormai divenute di uso comune, possono essere scritte in minuscolo es. Urp. Per sigle ancora non ben conosciute può essere riportata una prima dizione per intero seguita dalla sigla tra parentesi e successivamente solo la sigla. Le modalità con cui si inseriscono le sigle devono essere mantenute in tutto il documento. Esempio: Piano Edilizia Economica e Popolare (P.E.E.P.) Titoli di studio e appellativi I titoli di studio e gli appellativi vanno scritti in minuscolo es. dott., sig. L abbreviazione di dottore è dott. (anche per le donne). Il titolo di studio può essere utilizzato per rivolgersi a persone esterne all ente solo se pertinente al contenuto della lettera. E sconsigliato l inserimento di titoli di studio e di appellativi davanti ai nomi delle persone dipendenti del Comune. E sufficiente la qualifica funzionale (es. Il Responsabile, Il Direttore, Il Sindaco ecc.). Pagina 28 di 34
Facsimile lettera tipo Pagina 29 di 34
Impostazione atti amministrativi L'inserimento dei testi sul programma di gestione degli atti amministrativi deve essere effettuato seguendo i seguenti accorgimenti: Carattere Times new roman - scrittura di tipo normale Corpo 10 Interlinea Singola Formattazione Giustificato Margini Superiore 3,5 - Inferiore 2,5 - Destro 3 - Sinistro 3 Nel testo delle deliberazioni e delle determinazioni non deve essere inserito il logo del comune, mentre su quello delle ordinanze deve essere presente. Impostazione regolamenti I regolamenti sono documenti parte integrante della relativa delibera di approvazione. Come tali quindi devono essere redatti con le stesse modalità imposte dal programma informatico di gestione e cioè: Titolo del regolamento Per il titolo deve essere utilizzato un corpo 16 centrato neretto minuscolo. Esempio: Regolamento per l'immagine coordinata Titoli e articoli Per i titoli e gli articoli si usa la formattazione centrata utilizzando il neretto. Esempio: Art. 11 - Orientamenti generali Commi Per rendere più facile l individuazione dei commi si può utilizzare la numerazione oppure la doppia interlinea. E sconsigliato utilizzarli entrambi. Sommario Per inserire l indice degli articoli può essere utilizzata una tabella senza bordi. Esempio: Art. 1 Premessa.... Pag. 1 2 Identità visiva.... 2 3 Semplificazione.... 3 4 Approvazione.... 4 Numerazione delle pagine Nei regolamenti è obbligatoria la numerazione delle pagine utilizzando il formato previsto per le lettere. Impostazione modulistica Le informazioni che vengono richieste devono essere solo quelle essenziali e formulate utilizzando parole di uso comune, frasi brevi, il minor numero possibile di termini tecnico-specialistici ed evitando sigle ed abbreviazioni. Anche le citazioni di leggi, articoli, commi ecc. dovranno essere ridotte all indispensabile. Magari può essere utilizzato il richiamo ad un nota in fondo pagina. Pagina 30 di 34
Formato Il formato del modulo deve essere in A4. Nel caso in cui non sia sufficiente una sola facciata, stampare la seconda sul retro della pagina. Nel caso in cui le facciate siano 3 o 4 utilizzare il formato della carta A3 da piegare in modo da ottenere un formato tipo cartellina A4 (che può essere utile anche per contenere gli eventuali allegati). Carattere Times new roman corpo 10 o 12 per il testo prestampato. Arial corpo 10 per le spiegazioni (se necessarie). Interlinea 1,5 tendendo conto che devono essere resi disponibili adeguati spazi anche per la compilazione manuale da parte degli utenti. Formattazione Giustificato. Margini Superiore 2 - Inferiore 2 - Destro 2 - Sinistro 2 Intestazione Sulla modulistica deve essere riportato il logo del comune. Classificazione Sotto l intestazione allineato a destra va indicato il codice identificato del modulo (vedi registrazione del modulo). Uso del modulo L'uso a cui é destinato sarà posto in evidenza con titolo breve inserito in grassetto minuscolo di carattere 16 centrato e bordato. Esempio: Richiesta copie di atti Dati identificativi del richiedente Nella maggior parte della modulistica, come prima informazione vengono richiesti i dati del richiedente. Può risultare utile l uso di una tabella standard che potrà essere integrata con altre richieste di informazione che necessitano (codice fiscale, ragione sociale ecc.). Data e firma Deve essere indicato se la data è quella di compilazione o quella di presentazione. Per la firma deve essere specificato che deve essere riportata per esteso e leggibile. Può essere utile l uso di una tabella. Istruzioni per la compilazione Il modulo é chiaro quando non sono necessarie istruzioni per compilarlo. Nel caso in cui, data la complessità dell argomento, sia necessario fornire specifiche indicazioni queste andranno inserite come segue: 1) se sono brevi, di seguito o sotto il testo a cui si riferiscono (utilizzando un carattere diverso); 2) in uno specifico spazio in fondo pagina denominato istruzioni per la compilazione, evidenziando nel testo i relativi rimandi numerici; 3) in un documento distinto che comunque sarà parte integrante del modulo cui si riferisce. Informazioni Nel modulo, in uno spazio distinto dovranno, possibilmente, essere inserite alcune informazioni di utilità per il cittadino: 1) indicazioni di eventuali associazioni/uffici che possono fornire assistenza per la compilazione segnalando se tale servizio è a pagamento o gratuito; 2) indicazione dell ufficio (con orario di ricevimento n. telefonico, e-mail, eventuale referente) dove si possono richiedere le informazioni; 3) indicazione delle modalità di consegna; 4) eventuali scadenze ben evidenziate. Pagina 31 di 34
Note Può essere utile predisporre uno spazio in fondo pagina dove inserire eventuali annotazioni, riferimenti a leggi ecc. Spazio riservato all'ufficio Lo spazio destinato all ufficio dovrà essere ben distinto dal testo del modulo. Può essere utilizzata una linea di separazione e riportata la dicitura spazio riservato all ufficio. Numerazione delle pagine Può essere utile la numerazione delle pagine utilizzando la formula pag. X di Y. Allegati L elenco della documentazione da allegare deve essere chiaramente indicato all interno del modulo possibilmente specificando dove tale documentazione può essere richiesta con indirizzi e orari di apertura al pubblico. Deve inoltre essere ben specificato se deve essere in bollo o in carta libera. E' bene comunque sempre tener presente le disposizioni in materiale di semplificazione amministrativa che obbliga l acquisizione d ufficio di quei documenti già in possesso di una qualunque pubblica amministrazione. Dichiarazione/Autocertificazione E preferibile inserire all interno del modulo le eventuali dichiarazioni che il cittadino deve rilasciare per ottenere ciò che richiede. In questo caso prima della parte dichiarativa va inserito che il dichiarante è a conoscenza della responsabilità penale in caso di dichiarazioni false. Esempio: Il sottoscritto.., a piena conoscenza della responsabilità penale prevista per le dichiarazioni false, DICHIARA.. Nelle note in fondo pagina dovrà essere inserita la formula: Le dichiarazioni sostitutive di atto notorio che devono essere rese a seguito di una istanza o domanda rivolta ad una pubblica amministrazione devono essere firmate davanti al funzionario incaricato oppure trasmesse già firmate con allegata una copia del proprio documento di identità. Privacy Nella modulistica esterna è opportuno inserire un richiamo alla normativa sulla privacy. Una formula breve da utilizzare può essere la seguente: "Le informazioni personali contenute nella presente richiesta saranno utilizzate dall'amministrazione comunale nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy." Può essere anche opportuno allegare al modulo una specifica nota informativa sul trattamento dei dati personali (vedi scheda pubblicata sul sito del Comune). Riferimenti all ufficio comunale Può essere importante inserire il riferimento all ufficio comunale (o altri soggetti esterni) che possono fornire chiarimenti o assistenza nella compilazione. Registrazione La modulistica predisposta dagli uffici comunali per uso esterno deve essere catalogata ed inserita nel registro generale della modulistica tenuto dall Ufficio Relazioni con il Pubblico. Tutta la modulistica per uso esterno catalogata viene inserita nella banca dati informatica pubblicata sul sito internet del comune. Riproduzione Per la riproduzione della modulistica è preferibile effettuare le stampe con le stampanti o riprodurle con la fotocopiatrice da un originale. In caso sia necessaria la disponibilità di un congruo quantitativo di copie è consigliabile rivolgersi (tramite l ufficio economato) a ditte esterne. Se queste si occupano anche dell impostazione è necessario farsi consegnare la versione del modulo in formato word in modo da poterlo inserire nella banca dati della modulistica. Pagina 32 di 34
Facsimile modulo tipo Pagina 33 di 34
CONDIVISIONE Divulgazione L Ufficio Relazioni con il Pubblico ed i Referenti della comunicazione sono tenuti a collaborare per la divulgazione delle indicazioni contenute nel manuale di immagine coordinata e promuoverne la corretta applicazione sia all interno del proprio servizio/area organizzativa che presso soggetti esterni (fornitori, enti e associazioni ecc.). Per la divulgazione esterna della normativa di riproduzione del logo sono disponibili specifiche note informative scaricabili anche dal sito internet del Comune. Tutto il materiale di documentazione, formati, modelli applicativi ecc. relativi al manuale di immagine coordinata sono disponibili sulla rete intranet comunale. Pagina 34 di 34