MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

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1 COMUNE DI CAMERANO PROVINCIA DI ANCONA MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO (approvato con deliberazione di Giunta Comunale n. 10 del ) (modificato con deliberazione di Giunta Comunale n. 118 del ) (aggiornato con deliberazione di Giunta Comunale n. 95 del ) - 1 -

2 SOMMARIO Manuale di gestione del protocollo informatico Parte I Principi Generali...3 Art. 1 Ambito di applicazione e finalità...3 Parte II Atti preliminari di organizzazione...3 Art Art Parte III Il documento e le tipologie documentarie...5 Art. 4 Il Documento... 5 Art. 5 Tipologia dei documenti...6 Art.6 Modalità di ricezione e trasmissione...7 Parte IV Il protocollo di rilevanza giuridico-probatoria...8 Art. 7 La Registrazione...8 Art. 8 Registrazione a fronte...9 Art. 9 Timbro di protocollo (segnatura)...9 Art. 10 Monitoraggio del flusso documentale attraverso il timbro di protocollo...10 Art. 11 Il registro di protocollo...10 Art. 12 Il registro di Emergenza (RE)...10 Parte V Flussi documentali...11 Art. 13 Documenti e protocollo in arrivo...11 Art. 14 Documenti e protocollo in partenza...11 Tipologie particolari di flussi documentali...12 Art. 15 Protocollo differito...12 Art. 16 Protocollo Riservato...12 Art. 17 Annullamento di una registrazione...12 Art. 18 Elenco dei documenti da non protocollare...13 Parte VI Gestione e tenuta dei documenti (vincolo archivistico) e tipologie Particolari di documenti...13 Art. 19 Documenti in partenza...13 Art. 20 Redazione del documento in partenza: originale e copia...14 Art. 21 Casistica di documenti particolari...14 Parte VII Gestione archivistica...15 Art. 22 L Archivio...15 Art. 23 Il Fascicolo: individuazione, gestione e tenuta...16 Art. 24 Tipologie del fascicolo...16 Art. 25 Repertorio dei fascicoli...17 Art. 26 Versamento dei fascicoli...17 Art. 27 Movimento dei fascicoli...18 Art. 28 Le serie archivistiche...18 Art. 29 Albo Pretorio del Comune di Camerano...18 Parte VIII Sicurezza...19 Art. 30 Limitazioni accessi...19 Art. 31 Abilitazioni di accesso interno ed esterno

3 Parte prima PRINCIPI GENERALI Articolo 1 - Ambito di applicazione e Finalità Il presente manuale di gestione dei documenti, adottato ai sensi degli artt. 3 e 5 del DPCM con deliberazione di Giunta Comunale n. 20 del e modificato con deliberazione n. 118 del , viene parzialmente aggiornato ai sensi dei DPCM Regole tecniche per il protocollo informatico e Regole tecniche in materia di sistema di conservazione. Il manuale di gestione è reso pubblico, ai sensi dell art. 5, c.3 del DPCM , tramite la sua pubblicazione nel sito istituzionale del Comune di Camerano. Il regolamento disciplina, nell ambito della normativa vigente in materia, le attività di formazione, registrazione, classificazione, dei documenti cartacei ed elettronici relativi alla gestione del protocollo dell ente. Il manuale è rivolto pertanto a tutti i responsabili di servizio e al personale di tutti i livelli, come strumento di lavoro per la gestione dei documenti, dei procedimenti amministrativi che sono chiamati a trattare e dei quali sono individuati come responsabili. Il protocollo informatico è strumento del sistema di gestione dei flussi documentali. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti e alle informazioni e di archiviazione dei documenti, realizza condizioni operative per migliorare il flusso informativo e documentale interno dell ente, anche ai fini di snellimento e trasparenza dell azione amministrativa. PARTE II Atti preliminari di organizzazione Art. 2 - L entrata in vigore del protocollo unico deve essere preceduta da atti di organizzazione (d.l.vo 3 febbraio 1993 n. 29 e successive modificazioni, DPR 20 ottobre 1998, n. 428, confluito nel DPR 445/00). Art. 3 Tali atti di organizzazione sono i seguenti: a) individuazione della o delle Aree Organizzative Omogenee (AOO) dell Ente nelle quali adottare il protocollo unico; b) individuazione delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) in cui è articolata la AOO; c) Individuazione del servizio per la tenuta del protocollo, introduzione del protocollo unico ed eliminazione dei protocolli interni se esistenti; d) approvazione di un titolario di classificazione, di un massimario di conservazione e di un prontuario di selezione. a) Individuazione dell Area organizzativa omogenea L AOO (Area Organizzativa Omogenea) è l insieme delle unità organizzative dell'amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. In particolare, all'interno dell AOO esiste un solo servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita, che adotta un unica sequenza numerica per l'attribuzione del numero di protocollo, rinnovata ad ogni anno solare

4 Ai fini della gestione dei documenti, l Amministrazione Comunale ai sensi dell art. 50 comma 4 DPR 445/00 individua una sola area organizzativa omogenea per assicurare tali criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché comunicazione interna tra le stesse aree. Tale area è denominata AMMINISTRAZIONE COMUNALE di CAMERANO, ed è composta dall insieme di tutte le sue strutture. Nell AOO le UOR (Unità Organizzative Responsabili), usufruiscono in modo omogeneo e coordinato del comune servizio per la gestione dei flussi documentali. Il codice identificativo dell area è c_b468 (accreditamento codice Ipa). b) Individuazione delle UOR L UOR (Unità Organizzativa Responsabile) è identificata con il singolo settore nel quale è articolata l organizzazione dell ente. L organizzazione è quella risultante dal vigente assetto organizzativo dell Ente; c) Individuazione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, ed unicità del protocollo informatico Nell ambito dell AOO all interno del Settore Affari Generali è istituito l Ufficio Protocollo, che fa capo al Responsabile di questa struttura. Al servizio sono assegnati i seguenti compiti: a) attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico, relativo alle abilitazioni alla consultazione, all'inserimento, alla modifica delle informazioni e all annullamento delle registrazioni di protocollo; b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo; d) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione dell archivio; e) vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento. f) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54 del testo unico; g) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; h) conserva le copie di cui agli articoli 62 e 63 del D.P.R. 445/2000 in luoghi sicuri differenti; i) il costante aggiornamento di tutti gli allegati al presente regolamento. Nel Comune di Camerano (area organizzativa omogenea), la numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva. Essa inizia da uno all inizio di ogni anno solare e si chiude al 31 dicembre. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. Il Responsabile del servizio di protocollo deve periodicamente effettuare controlli a campione sulla congruità delle registrazioni, sulla corretta sequenza della catena documentale, e sull utilizzo di un unico registro informatico, verificando, attraverso controlli ed ispezioni mirati nelle varie UOR la classificazione e la fascicolazione archivistica. d) Titolario/Prontuario di classificazione e Massimario di conservazione Il titolario/prontuario adottato dal Comune di Camerano, dal , è tratto dal sito del Ministero per i Beni e le Attività culturali sistema archivistico nazionale progetto archivio dei Comuni

5 Trattasi di un sistema logico che suddivide i documenti secondo la funzione esercitata, permettendo di organizzare in maniera omogenea i documenti che si riferiscono a medesimi argomenti e competenze o a medesimi procedimenti amministrativi. Il titolario si suddivide in Titoli e Classi. Ogni classe ha un numero variabile di fascicoli dipendente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti che, all interno della medesima classe, vengono numerati progressivamente e annotati nel repertorio dei fascicoli. Il Massimario di conservazione contiene le disposizioni di massima, i criteri di selezione, le serie archivistiche prese in considerazione e i casi particolari per una corretta individuazione dei documenti da conservare. Il Comune di Camerano per il Piano di conservazione degli atti fa riferimento alle indicazioni del CNIPA. Art. 4 Il Documento a) Il documento amministrativo PARTE III Il documento e le tipologie documentarie Ai sensi dell art. 22 comma 2 della legge n 241 del 7 agosto 1990, per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotoci-nematografica, informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, prodotti e acquisiti ai fini dell attività amministrativa; un documento amministrativo è dunque una rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa, così come prevede l art. 1 del DPR n 445 del 28 dicembre b) Il documento analogico Tale è il documento prodotto su supporto non informatico, di norma cartaceo; il documento analogico è prodotto con strumenti analogici (vedi scrittura a mano, macchina da scrivere, etc.) o con strumenti informatici (es. lettera scritta con Word ecc.). L originale è logicamente analogico, cartaceo e dotato di firma autografa. Si avrà la versione informatica dell analogico con la copia del documento su supporto informatico e si avrà la versione analogica dell informatico con la copia cartacea del documento su supporto informatico. c) Il documento informatico firma digitale PEC Il DPR 445/00 art. 1, lett.b, definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. I documenti rilevanti sono file prodotti con strumenti informatici. L originale è informatico e può anche essere dotato di firma digitale, elettronica o non firmato. I documenti informatici prodotti dall'amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato, prima della loro sottoscrizione con firma elettronico/digitale, sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente, al fine di garantire la loro inalterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l'immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Il Comune di Camerano adotta i formati standard indicati dal DPCM 03/12/2013 allegato 2.5. La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma elettronico/digitale conforme alle disposizioni di legge. Tutti i Responsabili di Servizio ed alcuni dipendenti con specifiche mansioni sono dotati di firma digitale. Un documento informatico può essere recapitato: - 5 -

6 - a mezzo posta elettronica certificata (PEC); - su supporto rimovibile (quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, etc,) consegnato all ufficio competente il procedimento. In questo caso, l ufficio ricevente verifica la compatibilità del supporto presentato e la leggibilità dello stesso e lo consegna all ufficio protocollo per la relativa registrazione. La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica certificata (casella istituzionale) riservata a questa funzione, integrata con il sistema informatico e accessibile solo all'ufficio/postazioni preposto/e alla registrazione di protocollo. Per l'indirizzo della casella di posta elettronica certificata si rimanda al sito istituzionale dell Ente. Il Responsabile del servizio provvede a renderlo pubblico e a trasmetterlo all indice delle Amministrazioni come previsto dagli artt. 12 e 18 del DPCM 3/12/2013. Nel caso di ricezione di documenti informatici e PEC su altri indirizzi mail comunali, il ricevente comunicherà al mittente che darà seguito alla relativa protocollazione, ma avrà cura di richiedere l invio all indirizzo di posta elettronica certificata dell Ente eventuali altre comunicazioni future, al fine di garantirne la corretta registrazione. Nel caso di ricezione di PEC, la notifica al mittente dell'avvenuto ricevimento è assicurata dal sistema elettronico. Le ricevute delle PEC inviate, in quanto documenti informatici, sono salvate ogni giorno su supporti di memorizzazione e sono soggette alle operazioni di conservazione secondo quanto previsto dal PCOeDR. Il sistema elettronico associa in automatico le ricevute delle PEC al protocollo di trasmissione. Art. 5 Tipologia dei documenti Per distinguere i documenti in base alla loro rappresentazione all interno del sistema di gestione documentale, possiamo distinguere i documenti in: documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni. a) Documenti in arrivo Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridicoprobatoria, acquisiti dall AOO nell esercizio delle proprie funzioni. L operazione di registrazione e classificazione per i documenti in arrivo è effettuata esclusivamente dal Protocollista. I documenti registrati vengono poi inoltrati alla UOR di competenza, nelle mani del suo responsabile che procede all individuazione del Responsabile del Procedimento Amministrativo 1 ; il RPA è incaricato delle operazioni di fascicolazione, vale a dire 1 Si Intende per RPA (Responsabile Procedimento Amministrativo) l incaricato delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo relativo all affare o al procedimento amministrativo, ad esso è affidata anche la registratura dei documenti interni. Viene individuato all interno della UOR in base all organizzazione o alla competenza della predetta Unità così come definita dal dirigente o dal responsabile del Servizio. Qualora non sia diversamente specificato, il RPA, può anche coincidere con il responsabile della UOR. Il Responsabile della UOR può (ex art. 5 della l.n. 241/90) assegnare a sé o ad altri la responsabilità del procedimento o dell affare individuando così il RPA all interno della propria UOR

7 della corretta creazione e gestione del fascicolo relativo all oggetto del documento e alle competenze o al procedimento amministrativo. b) Documenti in partenza Per documenti in partenza si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridicoprobatoria prodotti dall ente nell esercizio delle proprie funzioni. La registrazione dei documenti in partenza è effettuata dal RPA incaricato anche delle operazioni di creazione e della gestione del fascicolo relativo all oggetto del documento e alle competenze o al procedimento amministrativo. c) Documenti interni Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse Unità Organizzative Responsabili (UOR) Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo; b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono memorie informali, appunti, brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiate tra uffici e di norma non vanno protocollati. Di norma essi vengono trasmessi utilizzando il sistema comunicazioni in dotazione al programma di protocollo informatico. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, e, come tali, devono essere protocollati secondo le disposizioni previste nelle sezioni seguenti. La registrazione dei documenti interni è affidata al RPA incaricato anche delle operazioni di creazione e gestione del fascicolo. Art. 6 Modalità di ricezione e trasmissione I documenti amministrativi sono ricevuti dall esterno o spediti dall interno secondo le seguenti modalità: a) Posta ordinaria Sotto questa modalità rientrano tutti i documenti che utilizzano i servizi ordinari delle Poste e altri soggetti autorizzati per la trasmissione. b) Consegna a mano A richiesta dell interessato, l Ufficio Protocollo, o altro ufficio autorizzato, appone il timbro di ricezione Comune di Camerano - Ricevuto il. su una fotocopia del documento consegnato a mano. Tale fotocopia ha valore esclusivamente di ricevuta e la protocollazione sarà effettuata nel rispetto dell organizzazione del lavoro da parte dell ufficio. Qualora il documento sia composto di più pagine o contenga allegati, è sufficiente la fotocopia della prima pagina

8 c) Telegrammi e Raccomandate A.R. Le ricevute di ritorno delle raccomandate non vanno protocollate. E comunque necessario che il servizio che spedisce indichi nella cartolina di ritorno un codice di riferimento univoco ( n. di protocollo o fascicolo) e il proprio UOR/RPA. Per i telegrammi telefonici viene protocollato il testo, pertanto all arrivo della ricevuta, sulla stessa verrà apposto il medesimo numero di protocollo e si procederà alla distruzione del primo documento. d) Fax I documenti trasmessi ricevuti tramite fax vanno protocollati; la segnatura va apposta sul documento o sulla sua fotoriproduzione qualora il supporto cartaceo con cui è stato trasmesso non fornisca adeguate garanzie per una corretta e duratura conservazione. I documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. Nel caso di registrazione di un documento ricevuto via telefax seguita dalla ricezione del documento originale dovrà essere attribuita a quest ultimo, considerata l unicità sostanziale del documento, la stessa segnatura propria del primo, salvo che al documento stesso siano state apportate alcune modifiche, nel qual caso andrà registrato con un nuovo numero di protocollo, trattandosi in questo caso di documento diverso. In caso di acquisizione di un documento originale pervenuto successivamente al fax, il RPA, una volta acquisito il documento originale provvede alla distruzione del documento ricevuto via fax; tuttavia, qualora su quest ultimo siano state segnate informazioni ritenute importanti, può conservarlo nel fascicolo allegandolo al documento originale. Se si accerta che l originale è stato registrato con un numero diverso, si procede all annullamento della registrazione del numero di protocollo attribuito all originale, in tal caso è opportuno conservare anche il fax Sulla base della normativa vigente, la corrispondenza fra pubbliche amministrazioni deve avvenire di norma tramite l uso della posta elettronica. Pertanto di norma non si spediscono documenti via fax. In caso di necessità è consentito l utilizzo del fax verso destinatari coi quali risulti impossibile comunicare in altro modo. Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento (lettera) e non sulla copertina di trasmissione del fax. e) Posta elettronica ( ) Si rimanda a quanto descritto all art. 4, punto c). PARTE IV Il Protocollo di rilevanza giuridico-probatoria Art. 7 La Registrazione La protocollazione di ogni documento ricevuto o spedito è effettuata mediante la registrazione. Tale operazione ha natura di atto pubblico ed è un attività di identificazione dei documenti sul piano giuridico-probatorio, ed obbligatoria ai sensi dell art. 53 del DPR 445/

9 La registrazione è effettuata nel momento in cui l operatore, avendo inserito i dati relativi al documento che sta protocollando, conferma l inserimento; a questo punto il sistema genera un nuovo numero di protocollo ed attribuisce automaticamente la data e il numero di protocollo. Ciascuna registrazione produce un apposito record sul sistema centrale che viene accodato in un database. Gli elementi obbligatori della registrazione sono: a) data di registrazione; b) numero di protocollo; c) mittente/mittenti per il documento in arrivo; destinatario/destinatari per il documento in partenza; d) oggetto; e) numero degli allegati; f) eventuale descrizione degli allegati. L insieme di tali elementi è denominato «Registrazione». Per la registrazione del documento in arrivo, il sistema deve prevedere i seguenti elementi: a) data del documento ricevuto; b) numero di protocollo del documento ricevuto. Nel caso dei documenti informatici, il sistema prevede anche la registrazione dell impronta, cioè di una sequenza di caratteri che identificano in maniera univoca il documento. Art. 8 - Registrazione a fronte Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l argomento si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo. Art. 9 Timbro di protocollo (Segnatura) L apposizione o l associazione al documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile, costituisce l operazione di Segnatura. La registrazione e la segnatura costituiscono un operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, sul recto attraverso il timbro (meccanico, etichettatrice, barcode, etc.) avente le seguenti caratteristi-che: Il timbro si divide in quattro parti. Prima parte Viene individuata l area organizzativa omogenea (Comune di Camerano) Seconda parte - 9 -

10 Vengono riportati gli elementi per la gestione del documento, cioè delle informazioni di classificazione principali per la loro gestione (anno, titolo/categoria, classe, fascicolo); Terza parte Vanno segnati gli elementi fondamentali della registrazione (numero e data di registrazione); Quarta parte Vi si descrivono gli elementi dell iter o del flusso documentale del o dei procedimenti amministrativi (UOR, copia per conoscenza e RPA). Il Codice di Classificazione, assegnato quindi in fase di protocollazione, va poi integrato con la fascicolazione a cura del Responsabile del Procedimento. Art. 10 Monitoraggio del flusso documentale attraverso il timbro di protocollo Gli elementi sopradescritti si completano nel prosieguo del flusso documentale come segue: a) il servizio protocollo provvede all apposizione della classificazione (categoria e classe), del numero e della data di registrazione, nonché della UOR di competenza e di altre UOR eventualmente coinvolte e/o di uffici individuati quali destinatari di copia per conoscenza; al Sindaco e agli Assessori viene trasmesso dall ufficio protocollo il solo testo senza gli allegati. b) il servizio protocollo provvede anche alla eventuale correzione dello smistamento ad una UOR, tenendo conto della storicizzazione delle assegnazioni, registrando cioè data e denominazione dei precedenti assegnatari del documento; c) il responsabile della UOR provvede ad assegnare il documento al responsabile del procedimento amministrativo (RPA); d) Il RPA provvede alla fascicolazione del documento, assegnandovi anno e numero che deve essere progressivo all interno della medesima classe. Art. 11 Il registro di protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Al fine di tutelare l integrità e la regolarità delle registrazioni, il responsabile della gestione documentale provvede a trasmettere, entro la giornata lavorativa successiva, il registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione, garantendone l immodificabilità del contenuto. Art. 12 Il Registro di Emergenza (RE) Nelle situazioni di emergenza nelle quali non è possibile utilizzare il protocollo informatico, ogni evento deve essere registrato su un supporto cartaceo, denominato Registro di Emergenza (RE). Il Responsabile del servizio provvede allo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo riportandovi la causa, la data e l'ora di inizio dell'interruzione, nonché la data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema, oltre naturalmente all annotazione di altre informazioni ritenute rilevanti. Per ogni giornata di registrazione d emergenza è riportato sul registro il numero totale di operazioni registrate manualmente

11 La sequenza numerica utilizzata su un registro d emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa omogenea. Al ripristino della piena funzionalità del sistema si effettua la chiusura del RE annotando il numero delle registrazioni effettuate, data e ora di chiusura e si provvede ad inserire le registrazioni effettuate. Ad ogni registrazione in emergenza è attribuito un nuovo numero di protocollo, continuando, senza soluzioni di continuità, la numerazione progressiva raggiunta al momento dell interruzione del servizio; a tale registrazione si assocerà il numero di protocollo e la data di registrazione attribuiti al documento nel protocollo di emergenza. Il RE si rinnova ogni anno solare; inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. PARTE V Flussi documentali Art. 13 Documenti e protocollo in arrivo I documenti ricevuti dal Servizio protocollo, dopo essere stati registrati, classificati e scansionati, vengono smistati all Unità Organizzativa Responsabile (UOR), individuata in base al modello delle competenze così come definito dall organigramma e competenze. La UOR competente è incaricata della gestione del procedimento o dell argomento cui il documento è relativo, compresa la tenuta del fascicolo archivistico. L individuazione della UOR viene effettuata dal Servizio per il protocollo informatico, in base alla classificazione del documento. All interno della UOR competente si assegnerà la competenza al Responsabile del Procedimento Amministrativo (RPA). Qualora non sia diversamente specificato, il RPA coincide con il responsabile della UOR. Il suddetto responsabile può, ai sensi dell art 5 della legge 241/90 assegnare a sé o altri la responsabilità del procedimento o dell argomento individuando il RPA all interno della propria UOR. Il responsabile della UOR o il RPA se persona diversa dal responsabile, possono, qualora il documento non sia di loro competenza, restituirlo al servizio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione. Art. 14 Documenti e protocollo in partenza Il documento in partenza è quello formato, nell esercizio delle proprie competenze da una UOR. Il Responsabile del procedimento amministrativo (RPA) oppure gli operatori dell ufficio su delega del RPA provvedono a protocollare in partenza il documento stesso associando il file alla registrazione. Il documento cartaceo è prodotto in due esemplari (originale e copia) corredati di firma autografa. L originale è inviato al destinatario, mentre la copia è conservata nel fascicolo relativo al procedimento o all argomento in corso di trattazione. Il documento elettronico, prodotto conformemente alle norme di legge, dopo essere stato protocollato come documento in partenza, viene inoltrato direttamente alla casella di posta elettronica istituzionale dell ente destinatario o direttamente a terzi

12 Tipologie particolari di flussi documentali Art. 15 Protocollo differito La protocollazione, di norma, deve essere effettuata in giornata. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza o di una gara di appalto), con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo è autorizzato l uso del protocollo differito. Nel provvedimento di differimento dei termini, devono essere individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause della stessa nonché il termine entro il quale la registrazione a protocollo deve comunque essere effettuata. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento. Art. 16 Protocollo riservato Sono previste particolari forme di riservatezza per la registrazione e l accesso al protocollo unico per : a) documenti riguardanti i dati sensibili di cui all art. 22 della legge 675/96 e successive modifiche e integrazioni quelli relativi all ordine pubblico e la prevenzione e repressione dei reati: in particolar la corrispondenza tenuta dai tribunali con l Ufficio Servizi Sociali e quella riguardante atti di polizia giudiziaria, soprattutto di pertinenza del Comando di Polizia Municipale. b) documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi noti, possano ostacolare il raggiungimento degli obiettivi prefissati; c) documenti dalla cui conoscenza, possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell attività amministrativa dietro espressa richiesta di chi ha formato il documento e di chi è indicato quale destinatario del documento; Il Responsabile della tenuta del protocollo dispone la registrazione riservata informatica dei documenti di cui al precedente comma. La registrazione è effettuata da personale all uopo autorizzato, nel registro di protocollo generale. Tali documenti, dopo le operazioni di protocollazione, vengono reinseriti nella busta opportunamente chiusa ed inviati agli uffici di destinazione. Il Sindaco può disporre la registrazione di un documento riservato, indicando anche le modalità di conservazione e di eventuale consultazione. Art. 17 Annullamento di una registrazione È consentito l annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l apposizione della dicitura «annullato». L annullamento di una registrazione può essere autorizzato solamente dal Responsabile del Servizio Protocollo Informatico, ad esso vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per ) contenenti il numero di protocollo da annullare, i motivi dell annullamento e, se il documento è stato riprotocollato correttamente, l indicazione del nuovo numero di protocollo attribuito al documento

13 Le informazioni annullate rimangono comunque memorizzate, infatti l operazione di annullamento deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo. Nel record di protocollo devono apparire in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche data e ora dell annullamento, nonché il codice identificativo dell operatore che ha effettuato l annullamento. Art. 18 Elenco dei documenti da non protocollare gazzette ufficiali bollettini ufficiali P.A. notiziari P.A. note di ricezione circolari note di ricezione altre disposizioni materiali statistici atti preparatori interni giornali riviste libri materiali pubblicitari inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi certificati di servizio personale certificati situazioni retributive e contributive personale estratti conto bancario progetti formativi corsi di formazione 730 corrispondenza e modelli avvisi di pagamento comunicazioni di bonifici bancari tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell amministrazione telegrammi di condoglianze e di felicitazioni PARTE VI Gestione e tenuta dei documenti (vincolo archivistico) e tipologie particolari di documenti In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè l intero archivio) e, più in particolare, con quelli che riguardano un medesimo argomento o un medesimo procedimento amministrativo. Art. 19 Documenti in partenza I documenti prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale sono stati scritti, devono riportare, opportunamente evidenziate e se disponibili, le seguenti informazioni: a) logo e dicitura del Comune di Camerano; b) unità organizzativa responsabile con l eventuale indicazione dell area e del servizio di appartenenza; c) indirizzo completo del Comune (via, numero, cap., città, provincia); d) numero di telefono;

14 e) numero di fax; f) indirizzo istituzionale di posta elettronica; g) data completa (luogo, giorno, mese, anno) con formato xx/xx/xxxx; h) numero di protocollo; j) numero di repertorio generale della delibera, della determinazione o numero di qualunque altro repertorio o registro, qualora siano soggetti a registrazione di protocollo; l) indice di classificazione composto da categoria, classe, fascicolo e da altre eventuali suddivisioni; m) numero degli allegati; n) eventuale descrizione degli allegati; o) numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale protocollo precedente; p) oggetto del documento; q) sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa o informatica (digitale) e, qualora ritenute necessarie, anche le sigle del responsabile della composizione del testo (o immissione dati) e del dirigente o di chi ne fa le veci con relativa firma autografa o informatica (digitale); r) eventuale nome informatico del documento (nome del file). Art. 20 Redazione del documento in partenza: originale e copia Ogni documento cartaceo in partenza va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in copia. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, etc.). Per copia si intende lo stesso documento conservato agli atti, cioè nel fascicolo relativo all argomento o al procedimento amministrativo trattato, riportante la dicitura Copia Sia l originale sia la minuta vanno corredati di firma autografa, mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta, sulla quale è impressa la dicitura copia. Art. 21 Casistica di documenti particolari Qui di seguito vengono fornite alcune indicazioni pratiche riguardo ai comportamenti operativi da adottare di fronte ad alcune situazioni che possono accadere negli uffici di registrazione. a) Lettere anonime La registrazione di un documento in arrivo deve rispondere a criteri di valutazione oggettiva, il responsabile della protocollazione deve attestare che un determinato documento è pervenuto così come lo si registra. Trattasi di competenza di tipo notarile, attestante certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento. Le lettere anonime, pertanto, vanno protocollate, con l annotazione di anonimo nel mittente e consegnate al Segretario Generale e al Dirigente Ufficio protocollo

15 Non spetta al protocollista la verifica della veridicità di un documento. b) Lettere priva di firma Per le stesse ragioni di cui sopra, anche le lettere prive di firma vanno protocollate ed identificate come tali. Sarà poi compito della UOR e, in particolare, del RPA valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un argomento o un determinato procedimento amministrativo, cioè se la lettera priva di firma è ritenuta valida o quant altro. Si equiparano alle lettere prive di firma le lettere pervenute con firma illeggibile. c) Lettere erroneamente pervenute Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente, altra persona fisica o giuridica) la registrazione va annullata. Un nuovo numero verrà utilizzato per la trasmissione a chi di competenza d) Lettere riservate Tutta la corrispondenza che giunge al Comune tramite il servizio postale, anche indirizzata nominativamente, viene aperta. Non viene aperta la corrispondenza che, oltre ad essere indirizzata nominativamente, reca l indicazione riservata peronsale c) Offerte per gare Nei bandi relativi alle gare dovrà essere prescritto ai partecipanti, di indicare esternamente al plico, pena l esclusione dalla gara, le seguenti informazioni: - il termine offerta ; - l oggetto della gara; - la data fissata per l espletamento della gara. Il protocollista provvede ad effettuare la registrazione di protocollo e la relativa segnatura indicante anche la data di ricezione completa di ore e minuti e la propria firma. Il plico non deve essere aperto ma consegnato nel più breve tempo possibile all ufficio competente per la gara, il quale provvede alla sua custodia con mezzi idonei, sino all espletamento della gara stessa. Per motivi organizzativi, tutte le UOR, sono tenute ad informare preventivamente il protocollista in relazione alle scadenze di gare di ogni genere. Allo stesso modo il protocollista deve essere preventivamente informato sulla scadenza dei concorsi Art. 22 L Archivio PARTE VII Gestione archivistica L archivio è unico, esiste un impossibilità di differenziare teoricamente l ufficio di protocollo dell archivio corrente da quello di deposito, tutto è archivio. La suddivisione in archivio corrente, archivio di deposito ed archivio storico risponde esclusivamente a necessità legate alla differente gestione delle carte in rapporto all età. L archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse corrente

16 L archivio di deposito è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussiste ormai un interesse sporadico. L archivio di deposito viene conservato dal Servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Attualmente l archivio di deposito è in parte conservato presso ditta esterna. L archivio storico è costituito da affari e procedimenti esauriti da oltre 40 anni, dopo le operazioni di scarto. Art. 23 Il fascicolo: individuazione, gestione e tenuta I documenti, aggregati in base all affare di cui trattano o al procedimento amministrativo cui si riferiscono, formano dei fascicoli. Il fascicolo è dunque composto da uno o più documenti collegati tra loro dal cosiddetto vincolo archivistico, in quanto ciò che conta è l insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri. Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi: a) indicazione della UOR; b) indicazione del RPA; c) codice di classificazione; d) oggetto, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un argomento o un procedimento amministrativo o più di questi insieme; e) anno di istruzione e numero di repertorio, cioè un numero sequenziale all interno dell ultimo grado divisionale, attribuito da 1 a n con cadenza annuale; f) data di chiusura; g) annotazione del passaggio all archivio di deposito e da qui a quello storico. L anno, il titolo, gli altri gradi divisionali e l oggetto del fascicolo saranno inseriti secondo l operatività della procedura utilizzata per la gestione del protocollo. Ogni fascicolo ha una copertina, conforme al modello descritto in allegato al presente manuale (vedi allegato). Art.24 Tipologie del fascicolo I fascicoli si dividono in tre tipologie: a) fascicoli relativi ad argomenti o procedimenti amministrativi; b) fascicoli del personale; c) eventuali fascicoli non meglio specificati; a) Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi Qualora insorgano esigenze pratiche, il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli, i quali a loro volta possono essere distinti in inserti. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente sottofascicolo e inserto) di competenza. L operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo. Qualora un documento dia luogo all avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il RPA, assegnatario del documento stesso, provvederà all apertura (istruzione) di un nuovo fascicolo

17 Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento dell argomento. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l ordine del repertorio, cioè nell anno di apertura. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal responsabile del procedimento amministrativo, il quale è tenuto pertanto all aggiornamento del repertorio dei fascicoli. b) Fascicoli del personale Per ogni dipendente deve essere istruito un apposito fascicolo nominativo Il fascicolo viene aperto al momento dell assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro. Il fascicolo viene chiuso al momento in cui cessa il rapporto di lavoro. I fascicoli del personale costituiscono una serie archivistica, da conservare in ordine di matricola o, se assente, in ordine alfabetico per cognome e nome. c) Eventuali Fascicoli non meglio specificati Il fascicolo viene aperto al verificarsi della necessità e viene chiuso alla conclusione della pratica. Art. 25- Repertorio dei fascicoli Per repertorio dei fascicoli si intende l elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all interno di ciascuna classe o sottoclasse, contenente, oltre all oggetto dell affare o del procedimento amministrativo, l indice di classificazione completo (categoria, classe, eventuale sottoclasse e numero del fascicolo). Sul repertorio dei fascicoli deve essere annotata anche la movimentazione dei fascicoli da un ufficio all altro e dall archivio corrente a quello di deposito. La numerazione del repertorio ha cadenza annuale, inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre. Il repertorio dei fascicoli è costituito dai seguenti elementi: a) anno di istruzione b) classificazione completa (categoria, classe e fascicolo); c) numero di fascicolo (ed eventuali altre ripartizioni es: sottofascicolo, inserto). d) anno di chiusura; e) oggetto del fascicolo (ed eventualmente l oggetto di fascicoli diversi, inserti, etc.); f) annotazione dello status: corrente, o se versato all archivio di deposito; h) annotazione del passaggio all archivio storico o, in alternativa, l avvenuto scarto. Art. 26 Versamento dei fascicoli Periodicamente e secondo un apposito piano di versamento (di norma una volta all anno), ogni ufficio deve conferire al responsabile del protocollo informatico i fascicoli relativi ad argomenti e a procedimenti amministrativi conclusi o comunque non più necessari ad una trattazione corrente. Ricevuti i fascicoli e controllato il rispettivo repertorio, il responsabile del protocollo informatico a)verifica l effettiva conclusione ordinaria della pratica;

18 b)verifica che la camicia del fascicolo sia stata aggiornata con la data di chiusura; c) individua eventuali copie e fotocopie di documentazione passibili di scarto; Ricevuti i fascicoli e controllato l aggiornamento del rispettivo repertorio, il responsabile del protocollo informatico predispone un elenco di versamento (art. 67, co. 3 DPR 445/00), una copia andrà conservata anche dall ufficio che ha versato la documentazione. Le serie e i registri delle delibere e delle determinazioni, relative agli ultimi tre anni sono conservati presso l Ufficio di Segreteria; trascorso tale termine, le serie e i registri vengono conferiti al responsabile del servizio di protocollo informatico. Art. 27 Movimentazione dei fascicoli In caso di un fascicolo già versato al servizio archivistico, l esigenza di un suo affidamento temporaneo ad una U.O.R. o a personale autorizzato, deve avvenire per il tempo strettamente necessario all esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo. L affidamento temporaneo di un fascicolo avviene mediante richiesta espressa, vistata dal responsabile del servizio Archivio in duplice esemplare, contenente i motivi e la firma del richiedente. Un esemplare della richiesta viene conservata all interno del medesimo fascicolo, l altro nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio. Il responsabile del Servizio archivio deve tenere traccia di tale movimentazione in un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata. Non è consentita l estrazione di documenti in originale dal fascicolo, che vanno anzi tenuti in ordine di sedimentazione rispettando il vincolo archivistico, cioè l appartenenza di ogni documento alla rispettiva unità archivistica (fascicolo, pratica ecc.). In attesa della definizione del nuovo assetto organizzativo del Comune, l accesso all archivio di deposito avviene in modo controllato e con registrazione degli utenti e dei fascicoli e/o documenti prelevati su apposito registro a cura del Servizio Archivio e Protocollo. Art. 28 Le serie archivistiche (classificazione per omogeneità di forma dell atto). Per le serie si rimanda agli elenchi che ogni settore dovrà fornire entro 60 giorni dall adozione del presente manuale e che verranno allegate al manuale in sede di revisione del medesimo. Art. 29 Albo Pretorio del Comune L Albo Pretorio ha il compito di gestire e tutelare la pubblicazione legale di documenti del Comune per la cui efficacia è richiesta una forma di pubblicità di rilevanza giuridico-probatoria, cioè una conoscenza certa a chiunque ne abbia interesse. Dal è stato attivato sul sito istituzionale del Comune di Camerano l Albo pretorio on line

19 PARTE VIII SICUREZZA Art Limitazioni accessi Gli operatori del protocollo, secondo l ufficio di appartenenza, hanno abilitazioni di accesso differenziale, secondo le tipologie di operazioni autorizzate. Ad ogni operatore è assegnato un codice ed una password d accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dal proprio codice, dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal Responsabile del protocollo e immessi dall Amministratore di sistema, secondo i principi contenuti nel presente provvedimento. Le abilitazioni possono limitare le seguenti attività: a) Visibilità : l utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo, conl esclusione dei documenti riservti (secondo modalità ancora da individuarsi); b) Visibilità omesse le immagini dei documenti : l utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo, con l esclusione dei documenti riservati e di tutte le immagini acquisite otticamente dei documenti stessi; c) Inserimento : l utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo oppure al completamento dei dati di una registrazione di protocollo; d) Modifica : l utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data di protocollo) dietro espressa autorizzazione del responsabile del servizio protocollo. e) Annullamento : l utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo. Art. 31 Abilitazioni di accesso interno ed esterno Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, possono essere classificati nel seguente modo: a) Amministratore di rete - E la persona che garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico; - Provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie. - Effettua le copie del registro di protocollo informatico e cura la conservazione delle stesse su supporto informatico rimovibile. - Dispone, in relazione all evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici. - E addetto alla creazione e tenuta dei codici e password di tutti gli operatori

20 b) Responsabile della gestione documentale - E persona responsabile dell Ufficio Archivio e Protocollo, in quanto supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: - Attribuisce agli utenti, un livello di autorizzazione all uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di appartenenza, distinguendo tra quelli abilitati alla consultazione dell archivio, o di parti di esso, da quelli abilitati anche all inserimento, modifica e aggiunta di dati; - Dispone, il coordinamento con l amministratore di rete, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate al più presto, di norma dentro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione. - Autorizza annotando in apposito registro cartaceo le operazioni di annullamento e di modifica del protocollo - Controlla l osservanza delle norme del presente regolamento da personale addetto c) Operatore protocollo generale o protocollista - E la persona che ha l autorizzazione ad eseguire la registrazione dei documenti, sia in arrivo, sia in partenza, sia scambiati tra uffici. - Nel caso dei documenti in arrivo, il protocollista attribuisce al documento la classificazione (categoria e classe), smistando il documento alla UOR (Unità Organizzativa Responsabile). La fascicolazione (anno di istruzione e numero del fascicolo) è assicurata dal RPA. d) Operatore protocollo appartenente ad una UOR (abilitati al solo inserimento della posta in partenza di pertinenza del proprio ufficio) - E la persona che provvede, alla spedizione della posta in partenza del proprio ufficio, nonché alla fascicolazione del documento (anno di istruzione, categoria, classe e numero di fascicolo). e) Operatore in sola consultazione