Descrizione degli obiettivi e delle modalità attuative del progetto

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1 Progetto SEMPLIFICA (Strumenti E Metodi Per L Interazione tra FIumicino Comune e Aziende). PROMOSSO DA: COFINANZIATO DA: COMUNE DI FIUMICINO IN COLLABORAZIONE CON Descrizione degli obiettivi e delle modalità attuative del progetto Redatto da: Vincenzo Bianchini vbianc@tin.it Approvato da: Massimiliano Bondanini massimiliano.bondanini@un-industria.it Autorizzato da: Corrado Felici corrado.felici@un-industria.it 1

2 Sommario 1 INTRODUZIONE SCOPO DEL DOCUMENTO PARTNER DEL PROGETTO ARTICOLAZIONE DEL PROGETTO RESPONSABILITÀ DEI SOGGETTI PARTECIPANTI SCENARIO DI RIFERIMENTO L ESIGENZA DELLE IMPRESE LE MODIFICHE LEGISLATIVE AI SUAP PROGETTO PILOTA COMUNE DI FUMICINO MOTIVAZIONI ED OBIETTIVI DEL PROGETTO DELIMITAZIONE DELLE AREE DI ATTIVITÀ DEL PROGETTO ARTICOLAZIONE DEL PROGETTO FASI DI SVILUPPO DEL PROGETTO MATRICE FASI- WORKPACKAGE GANTT PRELIMINARE (AGGIORNATO)

3 Indice delle figure Figura 1 Progetto SEMPLIFICA Figura 2 Diagramma di Gantt preliminare

4 Indice delle tabelle Tabella 1 Comitato Direttivo... 5 Tabella 2 Comitato Tecnico-scientifico... 6 Tabella 3 Team di progetto... 7 Tabella 4 Lista dei Workpackage Tabella 5 Piano dei costi... Errore. Il segnalibro non è definito. 4

5 1 Introduzione 1.1 Scopo del documento Nel presente documento vengono illustrate le linee generali del progetto Semplifica, a partire dallo scenario di riferimento, e vengono definiti gli obiettivi che il progetto si pone, assieme alle modalità di attuazione dello stesso. 1.2 Partner del Progetto Il progetto è: promosso da UnIndustria, Unione degli Industriali e delle imprese di Roma, Frosinone, Rieti e Viterbo e dal Comune di Fiumicino; cofinanziato dalla Camera di Commercio, Industria, Agricoltura e Artigianato di Roma; patrocinato dalle aziende delle Sezioni IT (Information Technology) e Comunicazione di ; supportato dalle società Ericsson Italia SpA, IBM Italia Spa e Poste Italiane SpA, realizzato dalla stessa e da IBM Italia S.p.A., Poste Italiane S.p.A., Nexttlab S.r.l. Tecnologie e Comunicazioni Srl.. e 1.3 Articolazione del Progetto Il Progetto è coordinato da un Comitato Direttivo, al quale competono le decisioni in ordine agli obiettivi e linee generali del progetto, nonché l approvazione delle iniziative nei limiti del budget di spesa previsto; esso è costituito da: Avv. Massimiliano Bondanini Ing. Vincenzo Bianchini Ing. Massimo D Aniello Dott. Guido Emiliano Doveri Dott. Giuseppe Galli Dott. Andrea Gumina Dott. Andrea Penza (Presidente) Tecnologie e Comunicazioni IBM Italia Poste Italiane Comune di Fiumicino Nexttlab Ericsson Tabella 1 Comitato Direttivo 5

6 Spetta al Comitato Direttivo la responsabilità di dirimere eventuali conflitti o problematiche che dovessero sorgere all interno del Progetto nel corso della sua attuazione. II Comitato si riunisce almeno una volta ogni due mesi onde esaminare lo stato di avanzamento dei progetto ed ogni qualvolta il Team Leader del progetto lo ritenga necessario. La convocazione del Comitato è effettuata dal Team Leader del progetto con preavviso di almeno cinque giorni e con l'indicazione dell'ordine del giorno; le riunioni sono valide se è presente la maggioranza dei suoi componenti. La presidenza del Comitato spetta al rappresentante di. Le decisioni sono prese a maggioranza semplice ed in caso di parità prevale il voto del presidente. Delle riunioni del Comitato deve essere redatto idoneo processo verbale. In caso di impedimento, i componenti del Comitato Direttivo possono farsi sostituire, di volta in volta, da altro soggetto appartenente allo stesso Ente delegato dal titolare stesso. Della sostituzione si deve prendere atto nel processo verbale. Per le decisioni che comportano impegni finanziari (bilancio, accordi finanziari tra i soggetti attuatori, emolumenti, rimborsi, acquisti e spese varie) il voto deliberante è preso all unanimità. Il Progetto si avvale inoltre della collaborazione di un Comitato Tecnico- Scientifico, per le indicazioni strategiche e i suggerimenti conseguenti, che sarà costituito formalmente alla partenza del progetto e sarà coordinato dalla Dott. ssa Daniela Quaranta Leoni di. Dott. ssa Daniela Quaranta Leoni Dott. Andrea Gumina Ing. Augusto Coriglioni Dott.ssa Loretta Angelini Dott. Marco Conte Dott. Bruno Francesconi Tabella 2 Comitato Tecnico-scientifico (Presidente) Nexttlab Presidente Sezione IT di INPS Unioncamere Poste Italiane Il Comitato Tecnico-Scientifico potrà essere aperto alla partecipazione di altri componenti, al fine di introdurre ulteriori competenze necessarie al buon andamento del progetto stesso. 6

7 Il team di progetto è costituito da: Ing. Vincenzo Bianchini Dott. Daniele Dionisi Ing. Massimo D Aniello Ing. Carlo Spinelli Barrile Dott. Maurizio Falcioni Dott. Alessandro Saralli Dott.ssa Romina Ciocca Dott. Andrea Gumina Dott. Fuhang Wang Dott. Andrea Eliseo Ing. Carlo Dotti Dott.ssa Alessandra Peduto Avv. Massimiliano Bondanini Dott. Corrado Felici Dott. Marco Galluzzo Dott.ssa Pamela Morasca Dott. Davide Lucchetti Tabella 3 Team di progetto Tecnologie & Comunicazioni; Team leader Comune di Fiumicino IBM Italia IBM Italia Poste Italiane Poste Italiane Poste Italiane Nexttlab Nexttlab Nexttlab Tecnologie & Comunicazioni Tecnologie & Comunicazioni 1.4 Responsabilità dei soggetti partecipanti è il Committente del progetto e assume l onere di sostenere le spese relative al progetto, sulla base di apposito contratto con i soggetti attuatori. Comune di Fiumicino mette a disposizione le strutture per effettuare le necessarie analisi e per supportare il progetto, fornisce le informazioni e si attiva per realizzare gli eventuali suggerimenti procedurali. Tecnologie e Comunicazioni, in qualità di soggetto coordinatore e realizzatore: svolge le attività occorrenti (progettazione preliminare e supporto alla presentazione delle offerte da parte ei soggetti attuatori) per il perfezionamento della concessione del finanziamento a da parte della CCIA di Roma; coordina gli aspetti amministrativi correnti e i rapporti con, in particolare coordina la rendicontazione delle attività finanziate svolte fino alla data di scadenza del progetto, conformemente alle norme stabilite dalla CCIA; 7

8 coordina il progetto, sulla base delle indicazioni del Comitato Direttivo e delle raccomandazioni del Comitato tecnico-scientifico; coordina, progetta e organizza le attività formative connesse al progetto; coordina le relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori e predispone quanto necessario per il monitoraggio delle attività di progetto; coordina la relazione finale nel rispetto dei tempi stabiliti in ambito progettuale. Poste Italiane, IBM Italia, Nexttlab, in qualità di soggetti promotori ed attuatori: si impegnano a svolgere ognuno le attività specificatamente risultanti dal presente Progetto secondo le modalità, la ripartizione delle attività e la tempistica indicate nella propria lettera di offerta; eseguono le prestazioni di propria competenza in totale autonomia fiscale, gestionale ed operativa; coordinano le rispettive attività e prestazioni con i piani predisposti al fine di dare idonea esecuzione al Progetto; concordano che ciascuno di essi avrà diritto alla sola quota corrispondente alle attività che si è impegnato a svolgere secondo l offerta presentata. Nessuna altra spesa potrà essere riconosciuta; presentano con cadenza trimestrale una nota riassuntiva in relazione allo stato di avanzamento del Progetto, insieme alle eventuali fatture, coerenti con l offerta; predispongono la relazione finale delle attività ad essi affidate; in caso di mancata trasmissione della documentazione indicata ai precedenti punti, è esonerata da qualsiasi responsabilità conseguente alla mancata liquidazione dei finanziamenti alla parte inadempiente. 8

9 2 Scenario di riferimento 2.1 L esigenza delle Imprese E noto che uno dei più sentiti problemi dell Impresa è rappresentato dalla complessità dei rapporti con le Pubbliche Amministrazione. Da molto tempo vengono infatti effettuate analisi per identificare i vincoli legislativi ed amministrativi ingiustificati che costituiscono un freno allo sviluppo ed alla crescita delle imprese. In questo campo, sono stati compiuti molti passi avanti da parte delle PA, ma ancora non si può dire che il traguardo sia stato raggiunto. Eppure si tratta di un importante obiettivo da perseguire, perché Semplificazione significa, per l Impresa, recupero di competitività, quindi sviluppo, se non addirittura sopravvivenza dell Impresa stessa. Per le PA, semplificare significa fornire un miglior servizio, ma anche riduzione dei costi e può quindi rappresentare una risposta positiva alle difficoltà di budget attuale e prevedibili nel prossimo futuro. Per i territori, semplificare significa anche aumentare l attrattività degli investimenti esteri e il mantenimento di quelli già effettuati dalle Imprese multinazionali. In termini legislativi, esiste una base su cui fondare le iniziative: basta riferirsi ad esempio al Codice dell Amministrazione digitale o anche alle recenti leggi di riforma delle PA. In questo scenario, è stato predisposto, in seno all Unione degli Industriali e delle Imprese di Roma (UIR), nel frattempo diventata UnIndustria Unione degli Industriali e delle imprese delle province di Roma Frosinone Rieti e Viterbo, un progetto che ha come obiettivo di realizzare un sistema coeso tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni per: eliminare, a legislazione vigente, duplicazioni, complicazioni, ritardi nei rapporti tra i soggetti; semplificare i processi, non solo quelli relativi alla prima fase di creazione dell impresa, ma anche e soprattutto quelli correnti e continui; accelerare e semplificare il colloquio tra le stesse Pubbliche Amministrazioni; sviluppare la comunicazione elettronica tra tutti gli attori dei processi; fornire supporto operativo alle Imprese nei rapporti con le Pubbliche Amministrazioni. In via preliminare, l iniziativa progettuale è stata sviluppata a seguito di una serie di incontri, ai quali hanno partecipato: per le Pubbliche Amministrazioni: 9

10 o o o o o o o o Comuni di Roma e Fiumicino Provincia di Roma Regione Lazio Camera di Commercio, Industria, Artigianato e Agricoltura INPS, INAIL Agenzia delle Entrate Agenzia delle Dogane CONSIP per le Imprese o l Unione degli industriali e delle Imprese di Roma e provincia (UIR)Imprese di Roma e provincia: o le Sezioni IT e Telecomunicazioni, in particolare le imprese: - SOGEI - Poste Italiane - IBM - Ericsson - Tecnologie e Comunicazioni - NexttLab. Alcuni degli elementi di criticità rilevati in questi incontri possono essere ricondotti ai seguenti: SUAP o duplicazione di competenze in procedimenti ambientali; o l incremento dei tempi per la conclusione dei procedimenti; o difficoltà nel reperimento della documentazione. Modulistica o disponibilità e facilità di reperimento, all adeguatezza e aggiornamento nella struttura, alla funzionalità, allo scopo per cui sono predisposti. Rapporto con gli enti o selezione dei soggetti adeguati da interpellare per ciascuna procedura. L indagine è stata successivamente focalizzata su alcuni momenti topici della vita delle Imprese, e cioè: la costituzione dell Impresa; l ampliamento della capacità produttiva; l evoluzione della vita delle imprese; l assolvimento degli obblighi informativi. Il focus degli sforzi di razionalizzazione è concentrato sulla fase iniziale di avvio dell attività, sia perché richiesto dalla Direttiva Servizi, sia perché i tempi di autorizzazione tradizionalmente rientrano nel set degli indicatori OCSE sulla competitività del sistema paese. 10

11 In quest area, in particolare, si registrano importanti novità legislative e organizzative pubbliche. Si citano, tra le iniziative realizzate, i sistemi: ComUnica (INPS, INAIL, Agenzia Entrate, CCIAA ed ora anche SUAP), che unifica tutte le comunicazioni obbligatorie richieste all impresa nella fase di costituzione; SUAP (Sportello unico delle attività produttive, una struttura a livello Comune che collega le diverse articolazioni dell Amministrazione, stipula convenzioni con Aziende Sanitarie Locali, con l ente Provincia) e dovrebbe anche ampliarsi almeno a contatti con le articolazioni locali dei Vigili del Fuoco, con le Sopraintendenze ai Beni Culturali, con le articolazioni regionali e nazionali in materia di Ambiente. Come noto, in caso di attività non soggetta a SCIA, il SUAP promuove e coordina le varie AAPP tramite la Conferenza di Servizi. Non risultano invece strumenti di raccordo tra le Pubbliche Amministrazioni nelle fasi successive in cui, durante lo svolgimento dell attività d impresa, questa necessiti di una pluralità di atti o servizi da parte di più amministrazioni. Questa situazione pertanto comporta i seguenti problemi: I soggetti agiscono in logica verticale; Non tutti gli attori necessari partecipano ai progetti; Tra quelli che partecipano, non tutti hanno lo stesso livello di informatizzazione dei processi. Le conseguenze sono quindi: Frammentazione degli accessi Ritardo nell attuazione del procedimento, che viaggia alla velocità del più lento 2.2 Le modifiche legislative ai SUAP Lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) è stato istituito dal D.P.R. 447/98. In particolare, l art. 3, comma 2, Sportello unico, disciplinava per le PA la realizzazione di un archivio informatico del SUAP contenente tutti i documenti e i dati informativi e stabiliva che lo sportello fosse finalizzato a consentire a chiunque vi avesse interesse l accesso gratuito, anche in via telematica, alle informazioni sugli adempimenti necessari e sulle procedure previste, all elenco delle domande di autorizzazione presentate, allo stato del loro iter procedurale, nonché tutte le informazioni utili disponibili a livello regionale, comprese quelle concernenti attività promozionali. Successivamente, è stato approvato il regolamento di cui al D.P.R. n. 440/00, recante modifiche ed integrazioni al DPR 447/98. Anche nel Codice dell Amministrazione Digitale (D. Lgs. 82/2005) era stata inserita una norma idonea a favorire specificamente i rapporti telematici tra Amministrazioni e Imprese e, quindi, a garantire alle imprese la possibilità di invio di istanze, dichiarazioni, documenti e di ogni altro atto in via telematica. In verità, l articolo 10 del Codice dell Amministrazione Digitale non faceva altro che ribadire quanto già stabilito dal D.P.R. 447 del Il Codice aveva, però, inteso dare avvio all integrazione dei servizi 11

12 relativi agli sportelli unici attraverso un sistema informatizzato che consentisse le relative procedure in rete tra imprese e Pubbliche Amministrazioni. Nonostante la presenza di una specifica normativa in materia di SUAP, non è mai seguita una efficace attuazione da parte delle PA. Nel corso di questi ultimi anni, sono state emanate nuove norme specifiche per favorire, riformare e rendere realmente applicabile lo sviluppo delle pratiche informatiche e concretizzare così l attivazione degli sportelli unici, nonché accelerare il procedimento di attività di nuove imprese. Dal primo aprile 2010, attraverso la Comunicazione Unica, tutti gli adempimenti burocratici per aprire un'azienda verranno avviati con un'unica procedura telematica; tale procedura era già in parte prevista, ma, con la nuova regolamentazione, si consentirà una maggiore semplificazione delle procedure attraverso la gestione informatizzata di qualsiasi attività produttiva e di servizi. Le norme di riferimento che hanno riformato il funzionamento del SUAP sono la Legge 133/2008 (di conversione e modifica del DL 112/2008) e il D.P.R. 160/10. In particolare, l art. 38 comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito con modifiche dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, ha stabilito che con regolamento, adottato ai sensi dell'articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, su proposta del Ministro dello sviluppo economico e del Ministro per la semplificazione normativa si procede alla semplificazione e al riordino della disciplina dello sportello unico per le attività produttive di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 447, e successive modificazioni, in base ai seguenti principi e criteri, nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 19, comma 1 e 20, comma 4, della legge 7 agosto 1990, n. 241: a) attuazione del principio secondo cui lo sportello unico costituisce l'unico punto di accesso per il richiedente in relazione a tutte le vicende amministrative riguardanti la sua attività produttiva e fornisce, altresì, una risposta unica e tempestiva in luogo di tutte le pubbliche amministrazioni comunque coinvolte nel procedimento; a-bis) viene assicurato, anche attraverso apposite misure telematiche, il collegamento tra le attività relative alla costituzione dell'impresa di cui alla comunicazione unica; b) le disposizioni si applicano sia per l'espletamento delle procedure e delle formalità per i prestatori di servizi di cui alla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 dicembre 2006, sia per la realizzazione e la modifica di impianti produttivi di beni e servizi; d) i comuni che non hanno istituito lo sportello unico esercitano le funzioni relative delegandole alle Camere di Commercio; e) l attività di impresa può essere avviata immediatamente nei casi in cui sia sufficiente la presentazione della dichiarazione di inizio attività dello sportello. A tale norma è seguito il D.P.R. 7 settembre 2010 n. 160, cioè il Regolamento per la semplificazione e il riordino della disciplina sullo sportello unico per le attività produttive, ai sensi dell articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n Il suddetto D.P.R. prevede, all art. 2, che il SUAP è l unico soggetto pubblico di riferimento territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, e per quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, nonché cessazione o riattivazione delle suddette attività. 12

13 È, inoltre, previsto che le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività di cui al comma 1 e i relativi elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalità telematica, secondo quanto disciplinato nei successivi articoli e con le modalità di cui all'articolo 12, commi 5 e 6, al SUAP competente per il territori in cui si svolge l'attività o è situato l'impianto. In conformità alle modalità di cui all'articolo 12, commi 5 e 6, il SUAP provvede all'inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni che intervengono nel procedimento, le quali adottano modalità telematiche di ricevimento e di trasmissione. L entrata in vigore del presente D.P.R. 160/2010 prevede, inoltre, al comma 10 dell art. 4, che nel caso in cui il Comune non avesse attestato i requisiti per istituire il SUAP, l esercizio delle relative funzioni avrebbe dovuto essere già delegato (entro 120 giorni dall entrata in vigore del D.P.R 160/2010) alla Camera di Commercio territorialmente competente, con le modalità previste dall allegato tecnico di cui all articolo 12, comma 5. Secondo quanto previsto, inoltre, dall articolo 12 del citato D.P.R., comma 1, punti a e b, e comma 7, il Regolamento ha efficacia da marzo 2011 relativamente ai Capi I, II, III, V, e VI, e da settembre 2011 per le norme di cui al capo IV. In altre parole, con il primo termine entrano in vigore le norme relative al procedimento automatizzato o con SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività): lo sportello unico dovrà operare in modalità telematica per i provvedimenti soggetti a SCIA e la segnalazione verrà presentata al SUAP. Entro settembre 2011 dovrà entrare in vigore l'intero regolamento per i SUAP e si attua il procedimento unico ordinario di autorizzazione per le attività produttive. Con l entrata in vigore dell intero regolamento (settembre 2011) sarà abrogato il D.P.R. 447/98. In relazione a quanto stabilito dalle norme di cui alla Legge 133 del 2008 e dal D.P.R. 160/2010, anche il Codice dell Amministrazione Digitale ha subito delle modifiche con l entrate in vigore del D. Lgs. 235/10 (recante modifiche e integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69). L articolo 10 del CAD così modificato stabilisce, infatti, che lo sportello unico per le attività produttive di cui all articolo 38, comma 3, del decreto legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n.113, eroga i propri servizi verso l utenza in via telematica. Ovvio che tutte le norme del SUAP dovranno comportare per il Comune una riorganizzazione informatica dei propri processi, dovendo ricevere lo stesso istanze e documenti in modalità esclusivamente telematica. Quindi, ogni Comune dovrà rendere attuali e concreti i propri processi di gestione informatica dei documenti, intesi come l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici. 13

14 3 Progetto Pilota Comune di Fumicino 3.1 Motivazioni ed obiettivi del progetto Il gruppo di progetto costituitosi presso, con la partecipazione in particolare dei rappresentanti del Comune di Fiumicino, dell INPS e delle aziende già precedentemente indicate, nel delineare le linee generali del progetto, ha ritenuto opportuno che, piuttosto che affrontare uno studio teorico, di vaste proporzioni e pochi risultati immediati, fosse opportuno focalizzarsi su una prima fase, chiaramente delimitata nello spazio (Comune di Fiumicino) ma completa nella definizione dei processi. A questo progetto sperimentale è stato dato il nome di SEMPLIFICA (Strumenti E Metodi Per L Interazione tra FIumicino Comune e Aziende). Il progetto SEMPLIFICA, si propone di realizzare i seguenti obiettivi operativi: 1. Attuazione della Integrazione ComUnica-SUAP prevista dal nuovo Regolamento: si tratta di applicare il nuovo sistema che prevedere la possibilità di accedere in via telematica ai servizi del SUAP tramite ComUnica, che ne diventerebbe così un punto di accesso alternativo a quello ordinario. La comunicazione unica, corredata anche della SCIA o della domanda di autorizzazione e dalle necessarie attestazioni, transiterebbe in via telematica senza oneri aggiuntivi per il richiedente e darebbe avvio al subprocedimento presso il SUAP, nelle due forme semplificata (tramite Conferenza dei Servizi) o liberalizzata (tramite SCIA, ove consentito). Presupposto necessario a tale integrazione è la realizzazione dell interoperabilità dei sistemi informatici o la costruzione di una piattaforma tecnologica comune. 2. Ampliamento delle convenzioni SUAP PA, per includere nel procedimento unico il maggior numero possibile di amministrazioni con le quali l impresa si relaziona nel corso della propria attività, cominciare dalle ASL. 3. Avvio di un confronto con i Ministeri dell Ambiente e Beni Culturali per attivare una convenzione in via sperimentale a Roma. In attesa dei decreti di semplificazione previsti dall art. 49 ddl 2228, la convenzione dovrebbe disciplinare le modalità e i tempi di gestione del procedimento tramite Conferenza dei Servizi, quest ultima a sua volta oggetto di semplificazione ad opera dello stesso ddl Tutte le convenzioni dovrebbero avere ad oggetto non solo i procedimenti attivati dalle diverse Pubbliche Amministrazioni per l avvio dell impresa, ma anche quelli attivati successivamente (tranne i casi in cui la relazione one to one risulti più efficiente, ad es. ove sia richiesta l attività di una sola amministrazione). Presso dovrebbe essere istituito un unico sportello di servizio alle Imprese, in stretto collegamento con il SUAP territoriale, per un più efficace supporto alle aziende del territorio. Una particolare attenzione sarà riservata alle modalità di collegamento tra Amministrazioni che, ove non fosse possibile attuarle in maniera telematica, potrebbe essere effettuata con sistemi di servizio ibridi, 14

15 del tipo di quelli già disponibili sul mercato di digitalizzazione dei documenti e delle pratiche, quali ad esempio quelli già offerti da Poste Italiane. Come illustrato in figura, il risultato dovrebbe essere non la creazione di una nuova struttura che si sovrapponga a quelle già esistenti, ma il semplice collegamento in rete di queste, rendendo il SUAP e ComUnica i punti di accesso e smistamento (per la parte non di propria competenza) dei flussi di richieste, di realizzazione del procedimento unico e di monitoraggio dello stato di attuazione dei sub procedimenti. Ipotesi di soluzione CCIAA Comune ASL Provincia INAIL ComUnica Cloud A SUAP VV.FF INPS Regione Semplifica Cloud B M. BB.CC Impresa SUSI-UIR M. Amb. M. Amb. Supporto interno Figura 1 Progetto SEMPLIFICA 3.2 Delimitazione delle aree di attività del Progetto Sulla base delle risultanze delle prime riunioni condotte, si è concordato che il progetto Semplifica si focalizzerà sull analisi e la pianificazione delle linee di seguito riportate, nell ambito di un approccio sperimentale limitato al Comune di Fiumicino: 1. Definizione delle soluzioni e degli strumenti finalizzati a perseguire un miglioramento, su tre ambiti di attenzione identificati in via preliminare 1 e gestiti, non appena costituita, attraverso l Agenzia delle Imprese di : 1 Un quarto procedimento potrà essere individuato nelle fasi successive del Progetto. 15

16 interazione SUAP-SUE per il rilascio delle licenze edilizie; iter di controllo delle SCIA; istituzione di un canale preferenziale tra grandi imprese del territorio (quali ad esempio Aeroporti di Roma, Ferrovie dello Stato, Grandi Centri Commerciali ecc. ) per la realizzazione di infrastrutture e iniziative connesse. 2. Identificazione e sperimentazione di attività di pre-front office (incontri preliminari per l analisi della completezza della documentazione). 3. Definizione delle specifiche connesse all implementazione di un front office telematico ottimizzato: diretto (SUAP Fiumicino) e indiretto (Sportello Amico Poste Italiane). 4. Definizione e validazione delle specifiche finalizzate al miglioramento del Back Office connesso all attuazione dei procedimenti nelle aree di attenzione identificate, attraverso: Un analisi della fattibilità di un intervento ibrido nel campo delle comunicazioni tra enti; Un analisi della possibilità di un percorso preferenziale per le aziende che abbiano passato il vaglio preliminare dell Agenzia delle Imprese UnIndustria; Un analisi delle regole per l esame di congruità e correttezza della documentazione; Un analisi del possibile uso di tecnologie cloud per la soluzione informatica del problema della comunicazione tra enti; Un analisi delle possibili modalità di introduzione di strumenti per garantire la tracciabilità dei procedimenti e la trasparenza amministrativa, ai sensi del d.lgs. 150/ Definizione e validazione delle specifiche connesse all attuazione di un approccio multicanale in relazione alle aree di attenzione identificate, finalizzato in particolare all uso di soluzioni per garantire l unitarietà del ciclo di autenticazione e di pagamento. 6. Identificazione di un modello di sostenibilità economico-finanziaria dell iniziativa per le fasi successive al progetto, nonché dei possibili partenariati pubblici e privati utili per lo sviluppo dell attività di sviluppo e sperimentazione delle soluzioni identificate. 7. Trasferimento di know-how sulle soluzioni individuate, verso aziende e pubbliche amministrazioni coinvolte. 8. Attività di comunicazione pubblica. 16

17 3.3 Articolazione del Progetto Sulla base dei risultati delle riunioni preliminari e degli ulteriori approfondimenti, la lista dei Workpackage in cui è articolato il Progetto è la seguente. Workpackage Attuatori Work Package 0: Predisposizione dell ecosistema e progettazione preliminare Work Package 1: Identificazione delle priorità in tema di servizi a maggior valore per le imprese e di esigenze della Pubblica Amministrazione. Work Package 2: Inquadramento del modello operativo dell Agenzia per le Imprese di Work Package 3: Definizione delle specifiche preliminari per un modello sperimentale di Servizi Integrati, ai fini di una futura implementazione in ambito SUAP Fiumicino ed Agenzia per le Imprese di UnIndustria Work Package 4: Analisi delle Innovazioni informatiche applicative Tecnologie e Comunicazioni Tecnologie e Comunicazioni NexttLab Tecnologie e Comunicazioni NexttLab Poste Italiane IBM Italia Work package 5: Studio delle nuove infrastrutture cloud computing IBM Italia Work package 6: Definizione delle specifiche preliminari di soluzioni di autenticazione e di pagamento one-stop-shop Work package 7: Verifica di fattibilità delle soluzioni individuate ed avvio di una prima forma di sperimentazione di supporto alle imprese Work package 8: Comunicazione esterna ed interna Workpackage 9: Disseminazione, formazione ed informazione alle Imprese e alle Pubbliche Amministrazioni coinvolte sulle soluzioni applicabili Workpackage 10: Gestione e monitoraggio del progetto Tabella 4 Lista dei Workpackage Poste Italiane UnIndustria IBM Italia Poste Italiane Tecnologie e Comunicazioni Tecnologie e Comunicazioni Poste IBM Tecnologie e Comunicazioni 17

18 Lo sviluppo dettagliato dei Work Package avviene secondo la seguente struttura: o Descrizione delle attività o Deliverables o Durata delle attività o Tempificazione o Punti di controllo o Interdipendenze o Risorse impegnate/disponibili o Previsione di spesa o Monitoraggio la descrizione delle attività è riportata nelle lettere a predisposte da ciascuno degli attuatori. Con particolare riferimento all attività di cui al punto 7, si precisa come, in considerazione delle risorse a disposizione, una prima attività sperimentale verrà orientata: a) alla presa in carico, da parte dell Agenzia delle Imprese UnIndustria, delle esigenze delle imprese nell ambito dei procedimenti individuati come prioritari; b) all effettuazione di una conseguente attività di accompagnamento delle stesse orientata a garantire l ottenimento delle autorizzazioni previste. Per i limiti intrinseci del progetto, tale attività non si concretizzerà nella messa in esercizio sperimentale dei servizi, secondo le modalità individuate nella fase di definizione delle soluzioni applicative, quanto nella verifica sul campo, con un campione di imprese e Pubbliche Amministrazioni pre-individuate, della correttezza delle procedure e delle interazioni individuate per la composizione in servizi integrati dei diversi procedimenti amministrativi in capo al SUAP e alle Amministrazioni coinvolte. Sempre ai fini di una validazione delle specifiche individuate, in tale ambito potrà essere verificata la possibilità di testare, insieme al SUAP ed al campione di imprese e di Pubblica Amministrazioni, un dimostratore delle funzionalità delle soluzioni implementabili in una fase successiva al progetto. 3.4 Fasi di sviluppo del progetto Il progetto prevede le seguenti fasi: 1) Progettazione preliminare (durata 2 mesi). Questa fase si articolerà in quattro attività: a) Definizione degli accordi con le strutture disposte a partecipare all iniziativa. b) Identificazione dei fabbisogni e raccolta dei requisiti utente, attraverso la effettuazione di apposite interviste. c) Definizione degli indicatori di controllo e qualità. d) Redazione delle specifiche di dettaglio delle funzionalità del sistema. 18

19 Al termine della fase, saranno rilasciati il WP 0 e WP 1 2) Fase di definizione del sistema (durata 2 mesi). Questa fase essenziale sarà attivata appena possibile, anche in parallelo con la fase 1 ed avrà una durata di circa due mesi e si completerà con il rilascio dei WP 2, WP3 e WP 4. 3) Fase di stesura delle specifiche preliminari per il futuro sviluppo del sistema e dei servizi di digitalizzazione ibrida (durata 3 mesi) Durante questa fase saranno identificate e definite le caratteristiche e le modalità della sperimentazione. La fase si completerà con la consegna dei WP 5 e WP 6. 4) Fase di validazione su un campione predefinito delle specifiche del sistema, (durata 2 mesi). Le attività saranno seguite con particolare attenzione dal gruppo di progetto, con la messa a disposizione di risorse dedicate. Alla fine della fase sarà rilasciato il WP7. 5) Fase disseminazione,formazione e trasferimento di know-how di monitoraggio e valutazione dei risultati (durata 3 mesi) Le attività di questa fase si svolgono durante l intero progetto con lo svolgimento delle attività previste dai WP 8, WP 9 e WP 10 e con verifiche costanti dei risultati. Durante la sperimentazione il sistema registrerà il comportamento degli utenti e fornirà dati aggregati circa l'effettivo utilizzo. Il confronto dei dati ottenuti, per intervista e per osservazione diretta, fornirà delle indicazione estremamente interessanti per il prosieguo e per l estensione del progetto. I tempi sopra indicati debbono ritenersi tempi massimi, sulla base della stima possibile alla data. Tutti i partecipanti al progetto concordano sulla esigenza di completare il progetto nel più breve tempo possibile, al fine di dare rapidamente risposte concrete e coerenti alle aziende ed agli enti pubblici. A tal fine ogni impegno sarà profuso perché il progetto possa concludersi entro il31 dicembre Matrice Fasi- Workpackage Fase 1 Progettazione preliminare WP 0 Fase 2 Definizione del sistema - WP 1 -WP 2 - WP 3 -WP 4 Fase 3 Sviluppo specifiche sistema e servizi Fase 4 Validazione e avvio Fase 5 Disseminazione formazione monitoraggio e valutazione WP 5- WP 6 WP7 WP8 -WP9 - W10 19

20 4 Gantt preliminare (aggiornato) Qui di seguito viene riportato, in via preliminare, un primo Gantt del progetto. L obiettivo del Gruppo di Progetto è anticipare al massimo i tempi per un conclusione, per quanto possibile, entro il 31 dicembre Lug Sett Ott Nov Dic Gen Feb Mar Apr Mag Giu Lug Partenza del progetto WP0- WP1 WP2WP3WP4 WP5 WP6 WP7 WP10 WP8 WP9 Figura 2 Diagramma di Gantt preliminare 20