Manuale Utente Fax Server

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Sergio Spada
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1 Manuale Utente Fax Server

2 Introduzione Si comunica a tutto il personale che ai fini della dematerializzazione dei documenti nell ambito delle attività dell Azienda Universitario Ospedaliera si sta procedendo alla sostituzione di tutti i fax a favore di un software in grado di gestirli digitalmente. In linea generale i fax gestiti con i servizi di invio e ricezione tramite, l utilizzo della rete internet, assumono valore equivalente a quello dei fax tradizionali, rientrando la fattispecie nella disposizione di cui all articolo 38 del DPR 445/2000. L attivazione di un Fax server modifica l operatività legata all uso del fax: i vecchi dispositivi hardware non sono più necessari e potranno essere rottamati con conseguente risparmio del materiale di consumo ( cartucce, carta, alimentazione elettrica); l invio di un fax potrà avvenire tramite interfaccia web e la ricezione di un fax tramite casella di funzione di posta elettronica sotto forma di allegato pdf. Un Fax server permette di dematerializzare l invio e la ricezione di documenti verso qualsiasi numero fax, facilita l archiviazione dei documenti, consente la ricezione e l invio da qualsiasi postazione di lavoro e di programmare l invio di un numero illimitato di documenti verso un numero illimitato di destinazioni. Il personale del CED procederà alla formazione del personale interessato sul nuovo prodotto. 1.1 Come effettuare il login in HylaFAX Controllare le credenziali assegnate dal sistema di posta elettronica root@osafax01.localdomain all indirizzo associato al proprio fax. ESEMPIO:

3 Inserire nella barra degli indirizzi: Nel campo Username inserire il proprio username Nel campo password inserire la password concessa dal sistema di posta elettronica nella mail arrivata in precedenza. ESEMPIO: Username: 8888 Password: 1357A405 Infine cliccare su Login 1.2 Come cambiare la password per l accesso ad HylaFAX dopo il primo login Dopo aver effettuato il login in HylaFAX, il sistema vi chiederà il cambio password

4 Nel campo Vecchia password inserire nuovamente 1357A405 Nel campo Nuova password inserire una password a proprio piacimento che sia lunga almeno 8 caratteri e che includa almeno un carattere in maiuscolo, un numero ed un carattere speciale. Nel campo Verifica password inserire la stessa password che avete inserito nel campo Nuova password Infine cliccare su Aggiorna. 1.3 Procedura per inviare un fax tramite GUI di HylaFAX Loggarsi con le proprie credenziali al sistema HylaFAX (Come mostrato nel paragrafo 1.1) Esempio: Username: 8888 Password: Password123@ Andare in Invia fax per inviare un nuovo fax

5 Nel campo Numeri di fax dei destinatari inserire il numero di fax di destinazione. Esempio: per inviare un fax ad un interno dell bisogna inserire l interno a 4 cifre con ; alla fine (6334;) Per inviare un fax verso PSTN in Numeri di fax dei destinatari inserire il numero proceduto dallo 0 con ; alla fine(006xxxxxxxx;) Nel campo Scegli file selezionare il file (presente sul proprio PC) da voler inviare. N.B. il formato dei files supportati dal FaxServer è il seguente: PostScript (.ps), PDF (.pdf), TIFF (.tif), Text(.txt) Nel campo Usa la pagina di copertina lasciare il riquadro senza il flag Infine cliccare su Spedisci. Per controllare che il fax sia stato inviato bisogna andare su Uscita Comparirà una schermata simile a questa Quando il fax sarà stato inviato, la pagina verrà ricaricata

proprie credenziali al sistema HylaFAX (Come mostrato

6 1.4 Procedura per creare una lista di distribuzione dei fax in uscita tramite GUI di HylaFAX Loggarsi con le proprie credenziali al sistema HylaFAX (Come mostrato nel paragrafo 1.1) Esempio: Username: 8888 Password:

7 Andare in Contatti Andare in Liste di distribuzione Nel campo Nome della lista inserire il nome della lista di distribuzione che si vuole creare Esempio: radiologia Cliccare su Crea Il risultato sarà il seguente:

8 Cliccare su aggiungi n di fax Comparirà il seguente pop-up Nel campo Cerca inserire il numero che si vuole inserire nella lista di distribuzione Esempio: 6334 Cliccare su Aggiungi Il risultato sarà il seguente:

9 Svolgere la stessa operazione per tutti i numeri da voler inserire in una determinata lista di distribuzione. Per utilizzare la lista di distribuzione appena creata andare in invia fax Cliccare su Liste di distribuzione Comparirà un pop-up simile a questo:

In questo caso il campo Numeri di fax dei destinatari è stato compilato con 6334, 6383 e 5320 perché nella

10 Cliccare in questo caso su radiologia Dopodiché cliccare su Aggiungi Infine cliccare su Chiudi finestra Il risultato sarà simile a questo: N.B. In questo caso il campo Numeri di fax dei destinatari è stato compilato con 6334, 6383 e 5320 perché nella lista di distribuzione radiologia che ho utilizzato per comporre questa breve guida, erano presenti il 6334, 6383 e Infine scegliere il tipo di file da voler inviare e cliccare su Spedisci.

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