Servizi Ambientali S.p.A. GESTIONE DEGLI APPROVIGIONAMENTI DI CONSULENZE, PRESTAZIONI PROFESSIONALI, BENI E SERVIZI

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1 PR-MOG /09/2015 R di 10 GESTIONE DEGLI APPROVIGIONAMENTI DI CONSULENZE, PRESTAZIONI PROFESSIONALI, BENI E SERVIZI Nome e Funzione Firma Elaborato Approvato Leale (RSGI) Vignola (AD) cda 3 ott 2016 Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 10 1 di

2 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 Revisioni Rev.n Descrizione Data R00 Prima emissione 21/09/2015 Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 2 di 10

3 PR-MOG 01 21/09/2015 R di Obiettivo 4 2. Descrizione del potenziale profilo di rischio 4 3. Ambito di applicazione 4 4. Regole decisionali, di gestione e di controllo del processo 5 5. Il sistema di controllo a presidio del processo descritto si basa sugli elementi qualificanti, di seguito descritti, a garanzia dell oggettività e della trasparenza delle scelte effettuate. In particolare: 5 1. Livelli autorizzativi definiti: 5 2. Segregazione delle funzioni: 6 3. Principi di controllo: 7 4. Tracciabilità della documentazione: 8 6. Norme comportamentali 8 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza 9 Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 3 di 10

4 PR-MOG 01 21/09/2015 R di Obiettivo Il presente protocollo ha l obiettivo di definire le norme comportamentali e le modalità di attivazione e successiva gestione del processo di approvvigionamento di consulenze, prestazioni professionali, beni e servizi di Servizi Ambientali spa (di seguito Servizi Ambientali o anche la Società ), nonché di stabilire le competenze, i ruoli e le responsabilità delle funzioni interessate, nel rispetto dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità del processo decisionale. 2. Descrizione del potenziale profilo di rischio L attività di acquisizione di consulenze e prestazioni professionali, potrebbe, in linea di principio, essere strumentale al compimento dei reati di corruzione, anche tra privati (artt. 318 e 319 c.p., 2635 c.c.), e istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.), ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita (artt. 648, 648-bis e 648-ter c.p.). Una gestione poco trasparente del rapporto economico con i professionisti ed i consulenti esterni, tramite, ad esempio, la sovra-fatturazione delle prestazioni compiute e la eventuale successiva restituzione di parte della somma loro versata per vie extracontabili, potrebbe determinare la creazione di fondi occulti, mediante i quali la Società potrebbe anche finanziare condotte criminose. Inoltre, la scelta di certi/e professionisti/e o società di consulenza potrebbe essere propedeutica all ottenimento di illeciti vantaggi a favore della Società nello svolgimento del business. La gestione degli acquisti di consulenze e prestazioni professionali potrebbe essere il presupposto per la commissione dei reati di cui all art. 25-octies. A titolo esemplificativo i reati di cui all art. 25-octies potrebbero concretizzarsi nel caso in cui la Società acquisti consulenze e prestazioni professionali in tutto o in parte fittizi e/o non necessari e/o a prezzi non allineati a quelli di mercato, al fine di occultare o sostituire denaro di provenienza illecita, mediante il pagamento degli stessi. 3. Ambito di applicazione La presente procedura si applica a tutte le Funzioni aziendali di Servizi Ambientali coinvolte, a qualsiasi titolo, nel processo di approvvigionamento di consulenze, prestazioni professionali, beni e servizi. Il presente documento disciplina il processo di assegnazione e gestione degli incarichi professionali a terzi, intendendosi per tali le consulenze o prestazioni professionali a Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 4 di 10

5 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 contenuto intellettuale di qualsiasi natura (es.: legale, contabile, fiscale, finanziaria, tecnica, giuslavoristica, amministrativa, organizzativa, ecc.), rese da soggetti iscritti o meno ad albi professionali e il processo di acquisto di servizi/beni quali: - Materiali vari di comunicazione commerciali - Materiali vari di manutenzione (materiali di consumo, ecc.) - HW e SW - Cancelleria / libri / stampati - utenze, ecc - Servizi postali e telegrafici (pony, spedizionieri, ecc.) - Servizi di viaggio - Assicurazioni - Acquisti, affitti e/o compravendite di beni mobili e immobili e correlati servizi di manutenzione necessari allo svolgimento delle attività - Tutti gli altri acquisti di beni e servizi necessari al normale svolgimento delle attività di business e di supporto, ivi inclusi servizi affidati in outsourcing a terzi La Società adeguerà il proprio comportamento a quanto esposto nel presente protocollo, ai sensi e per gli effetti del D.Lgs. 231/01 e, laddove necessario, li integrerà con ulteriori apposite normative interne che tengano conto delle singole specificità. 4. Regole decisionali, di gestione e di controllo del processo 5. Il sistema di controllo a presidio del processo descritto si basa sugli elementi qualificanti, di seguito descritti, a garanzia dell oggettività e della trasparenza delle scelte effettuate. In particolare: 1. Livelli autorizzativi definiti: gli acquisiti di consulenze e prestazioni professionali devono essere idoneamente pianificati e le revisioni successive sono sottoposte all approvazione dell Amministratore Delegato; gli acquisiti di beni e servizi devono essere idoneamente e le revisioni successive sono sottoposte all approvazione dell Amministratore Delegato; gli ordini per acquisti di prestazioni professionali sono sempre firmati solo dai soggetti previsti dal vigente regolamento di deleghe approvato dal CdA; Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 5 di 10

6 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 le richieste per acquisti di consulenze e prestazioni professionali sono effettuate dai singoli Responsabili di Funzione; le richieste vengono approvate dai responsabili idoneamente abilitati dal sistema di deleghe e procure interno; nell ordine va inserito il numero di CIG. la firma del contratto di consulenza / lettera di incarico spetta esclusivamente all amministratore delegato o presidente del CdA, disgiuntamente e come da verbale di consiglio di amministrazione dove vengo stabilite le specifiche deleghe, poteri e limiti d importo; l ordine va comunicato senza indugio al/alla Responsabile della Trasparenza, affinchè esso venga inserito nel foglio excel-xml pubblicato periodicamente e tempestivamente on line, nella sezione del sito web istituzionale denominata amministrazione trasparente, assieme a: nome del RUP numero CIG, oggetto nome del fornitore data di comunicazione dell ordine importo presunto. il nulla osta al pagamento della fattura/parcella è di responsabilità dell amministratore delegato, previa verifica dell esecuzione del contratto o prestazione del servizio da parte del gestore (owner) del contratto/lettera d incarico. 2. Segregazione delle funzioni: La segregazione delle funzioni nell ambito del processo in esame è assicurata come segue: l emissione delle richieste di acquisto di consulenze e prestazioni professionali è di pertinenza di ciascuna Funzione aziendale, in relazione alle specifiche esigenze del business (di seguito anche Funzione richiedente ); la valutazione delle offerte è di pertinenza della Funzione richiedente, per gli aspetti tecnico-economici; il responsabile della Funzione Richiedente può richiedere il supporto della Funzione legale, per la valutazione degli aspetti di competenza; la scelta del consulente/professionista cui conferire l incarico è di pertinenza dell AD, compatibilmente con le deleghe deliberate dal CdA; Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 6 di 10

7 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 L'originale del contratto / lettera di incarico, è tenuto dal responsabile della Funzione richiedente; la gestione dei rapporti con il consulente o professionista o fornitore è di pertinenza del gestore (owner) del contratto, ovvero della Funzione che beneficia delle prestazioni, identificata in sede di perfezionamento degli accordi contrattuali (di solito coincidente con la stessa Funzione richiedente); la verifica delle fatture / parcelle e della distinta con il dettaglio delle spese è di responsabilità del Responsabile della Funzione richiedente; la registrazione contabile delle fatture passive e l esecuzione dei pagamenti è di esclusiva pertinenza della Funzione Amministrazione-Contabilità. 3. Principi di controllo: I principi di controllo chiave del processo sono rappresentati dai seguenti: la valutazione delle offerte pervenute e la scelta del fornitore devono essere basate sia su criteri di analisi delle condizioni economiche applicate (prezzi, condizioni di pagamento, ecc.), sia su parametri fiduciari o qualitativi legati alla qualità dei servizi offerti, alle garanzie prestate, alle credenziali, alle specifiche competenze, all affidabilità generale del fornitore come dimostrata anche sulla scorta di pregresse prestazioni dallo stesso rese, ecc.; la selezione del consulente e/o professionista e/o fornitore deve essere ispirata alla verifica dell esistenza dei requisiti professionali, economici, organizzativi e di affidabilità a garanzia degli standard qualitativi richiesti; inoltre la selezione avviene confrontando almeno due offerte e deve essere espletata assicurando l obiettiva e trasparente comparazione delle offerte, sulla base di criteri oggettivi e documentabili; Sono ammesse deroghe alla comparazione di più offerte qualora l incarico richieda una particolare specializzazione non presente sul mercato locale; Il presente punto si affianca e completa le istruzioni del sistema integrato qualitàambiente. In particolare, nel corso del processo di selezione dei fornitori di consulenze prestazioni professionali o beni e servizi occorre assicurare: - verifica dell identità della controparte contrattuale, sia essa persona fisica o giuridica (es. denominazione, sede legale, codice e/o domicilio fiscale, atto costitutivo, statuto, poteri di rappresentanza e dati identificativi degli amministratori) e dei soggetti per conto dei quali essa eventualmente agisce; - richiesta e verifica dei dati relativi al fornitore contenuti nella documentazione antimafia, quando richiesta per legge; Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 7 di 10

8 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 tutti i rapporti di fornitura/consulenza devono essere supportati da accordi contrattuali (o analoghi) in forma scritta; i contratti/lettere di incarico devono prevedere apposita clausola o informativa sulle norme comportamentali adottate dalla società al fine di rispondere alle esigenze espresse dal Decreto Legislativo 231/01 (indicate nel Codice Etico della Società e nei modelli organizzativi) nonché sulle conseguenze che comportamenti contrari ai principi comportamentali che ispirano la società e alla normativa vigente, possono dar luogo all interruzione della prestazione e rescissione del rapporto contrattuale; la firma del contratto/lettera di incarico o l emissione dell ordine è preceduto dalle seguenti attività di verifica: - verifica, ove possibile, della congruità del prezzo pattuito rispetto ai valori o alle tariffe di mercato; - verifica puntuale di tutti i dati contenuti nei contratti e, in particolare, verifica di coerenza tra contratto preliminare (ove esistente) e contratto definitivo; la conformità al vigente regolamento interno dei poteri di firma è verificata dalla funzione Amministrazione, sentito il parere della funzione legale&contratti interna; mentre l archiviazione di tutti i contratti è di competenza del responsabile della funzione richiedente. 4. Tracciabilità della documentazione: Deve essere mantenuta, ove possibile (tenuto conto -in particolare- della natura della prestazione richiesta e dell eventuale rapporto fiduciario ad essa sotteso), la tracciabilità di tutta la documentazione, cartacea e/o elettronica delle varie fasi del processo di acquisizione delle prestazioni professionali tramite sistematica archiviazione di tutta la documentazione inerente il processo in esame al fine di consentire la ricostruzione delle responsabilità e delle motivazioni delle scelte effettuate. 6. Norme comportamentali Il personale e/o i procuratori della Società a qualsiasi titolo coinvolti nelle attività di acquisizione di consulenze, prestazioni professionali di beni e servizi - ivi incluse le attività di controllo e monitoraggio - sono tenuti ad osservare le modalità esposte nel presente documento e le previsioni di legge esistenti in materia. In particolare, la Società fa divieto di: effettuare prestazioni o pagamenti, o riconoscere rimborsi spese in favore di collaboratori, fornitori, consulenti, partner o altri soggetti terzi che operino per Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 8 di 10

9 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 conto della Società, che non trovino adeguata giustificazione nel contesto del rapporto contrattuale costituito con gli stessi e delle prassi vigenti in ambito locale; assegnare incarichi di fornitura di prestazioni professionali a professionisti, fornitori o società segnalate da Funzionari Pubblici o da soggetti privati in ruoli decisionali di controparti della società; assegnare incarichi di fornitura a persone o società che non presentino requisiti di onorabilità e professionalità; creare fondi per far fronte a pagamenti di servizi contrattualizzati a prezzi esuberanti rispetto a quelli di mercato, ovvero per far fronte a pagamenti di servizi professionali inesistenti in tutto o in parte; farsi rappresentare da consulenti o da soggetti terzi quando si possano creare situazioni di conflitto d interesse. 7. Flussi informativi verso l Organismo di Vigilanza Le Funzioni aziendali coinvolte nel processo sono tenute a comunicare tempestivamente all'organismo di Vigilanza qualsiasi eccezione comportamentale o qualsiasi evento inusuale, indicando le ragioni delle difformità e dando atto del processo autorizzativo seguito. L Organismo di Vigilanza potrà richiedere, alle Funzioni a vario titolo coinvolte, di comunicare periodicamente il rispetto delle regole comportamentali sancite nel presente protocollo nello svolgimento dei compiti assegnati, tramite comunicazione puntuale o condividendo gli eventuali flussi standard che desidera ricevere Sulla base delle verifiche svolte, le Funzioni, ove richiesto, devono informare l Organismo di Vigilanza in merito all eventuale mancato rispetto dell iter autorizzativo imposto dal sistema delle deleghe e dalle disposizioni operative interne, per quanto concerne l autorizzazione degli acquisti e dei pagamenti dei servizi, delle consulenze e degli incarichi professionali. Inoltre, con il supporto degli strumenti di gestione disponibili in azienda, le Funzioni coinvolte hanno la responsabilità della comunicazione al/alla Responsabile Trasparenza dell elenco delle forniture, delle consulenze e degli incarichi professionali assegnati a terzi, nel quale devono essere riportate le informazioni circa: nome del RUP numero CIG oggetto nome e dati fiscali del fornitore aggiudicatario Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 9 di 10

10 PR-MOG 01 21/09/2015 R di 10 Nome e dati fiscali dei partecipanti non aggiudicatari data di comunicazione dell ordine importo presunto. I Responsabili delle Funzioni aziendali coinvolte nell ambito del processo garantiranno, coordinando le strutture di propria competenza, la documentabilità del processo seguito comprovante il rispetto della normativa in materia e del presente protocollo, tenendo a disposizione dell Organismo di Vigilanza in un archivio ordinato tutta la documentazione all uopo necessaria. Il contenuto del presente documento è di proprietà della Società della Società 10 di 10