Gestione Flussi Fattura elettronica e Sportello Fatture

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1 Gestione Flussi Fattura elettronica e Sportello Fatture

2 Presentazione dei contenuti del percorso formativo Le soluzioni Sistemi per la fatturazione elettronica Gestione Fattura Elettronica Per tutti gli Utenti procedure Sistemi Software di fatturazione Utenti che non hanno mai utilizzato le soluzioni Sistemi per emettere la fattura STUDIO - Gestione Flussi Fatture Elettroniche - Contabilizzazione automatica - HUB Sistemi Fatture - Sportello Fatture AZIENDA - Gestione Flussi FTE Attive - Acquisizione e Contabilizzazione automatica - HUB Sistemi Fatture STUDIO - Studio4 - FattureWeb AZIENDA - Esolver Fatturazione - Spring Emissione fatture - Profis AZ Emissione fatture 2

3 Presentazione dei contenuti del percorso formativo Percorso formativo sulla fatturazione elettronica Modulo 1. Indicazioni pratiche per applicare le nuove regole previste dalla normativa STUDIO AZIENDA Modulo 2. Gestione Flussi e Sportello Fatture Modulo 2. Ciclo attivo e passivo Modulo 3. Contabilizzazione (da gennaio) Modulo 3. Ciclo passivo - Contabilizzazione automatica (da gennaio) 3

4 Nuova sezione Domande Frequenti sul Centro di Supporto 4

5 Agenda degli argomenti Fatturazione Elettronica Gestione Flussi e Sportello Fatture 1. Funzionamento di Sportello Fatture: a) Operatività dello Studio b) Operatività dell Azienda 2. Funzionamento del Desktop (Gestione Flussi Fatture Elettroniche): a) Ciclo attivo: trasmissione e notifiche di esito b) Ciclo passivo: ricezione fatture 3. Configurazione iniziale (una tantum): a) SPORTELLO.cloud: Configurazione della Struttura b) HUB Sistemi Fatture: configurazione parametri 4. Configurazioni periodiche: a) SPORTELLO.cloud: Organizzazione/Ditta b) HUB Sistemi Fatture: Ditta 5. Modalità di integrazione del file digitale XML nella Gestione Documentale 6. Generazione file XML fattura elettronica 5

6 1. Funzionamento di Sportello Fatture a) Operatività dello Studio 6

7 Configurazione Sportello Fatture Ciclo attivo Ciclo passivo COMMERCIALISTA GESTIONE FLUSSI FATTURE ELETTRONICHE (DESKTOP) SPORTELLO FATTURE (SPORTELLO.cloud) AZIENDA 7

8 Configurazione Sportello Fatture SPORTELLO.cloud è la piattaforma web che integra tutti i processi e le attività di collaborazione e condivisione tra lo studio e i suoi clienti con un focus particolare sulla fatturazione elettronica. Si compone di: - FattureWeb, per la produzione dei documenti di fatturazione - Sportello fatture, per la condivisione dei documenti fattura tra studio e azienda - Documenti Web, per la condivisione degli altri documenti (diversi dalle fatture) Ogni utente potrà accedere ai singoli moduli in base all acquisto eseguito 8

9 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis L operatività da parte dello Studio si distingue in: Desktop: Gestione Flussi fatture elettroniche da Profis e/o Studio SPORTELLO.cloud: Sportello fatture Attività da portale web 9

10 Configurazione Sportello Fatture 10

11 Lo Sportello Fatture: La visualizzazione dei documenti condivisi Area dei filtri Stati FTE del documento 11

12 VISUALIZZA CARICA AGGIUNGI FIRMA INVIA Visualizza il documento XML nel formato Ministeriale e Assosoftware Visualizza il dettaglio dei dati di testata, la cronogia, gli allegati, le annotazioni, l'eliminazione (quando consentita) Consente il caricamento dei file XML dall'esterno Consente di aggiungere note e allegati Apposizione della firma digitale automatica Sistemi (previa abilitazione in configurazione) Consente l'invio del file XML a SDI ACQUISISCI RICEVUTE Consente l'acquisizione delle notifiche di esito quando disponibili da SDI tramite l'hub Sistemi Fatture SCARICA Consente di salvare su file zip i documenti XML selezionati Consente l'eliminazione del documento (quando consentito) Effettua l'aggiornamento in griglia dei documenti disponibili Lo Sportello Fatture: La visualizzazione dei documenti condivisi Pulsanti della sezione «Fatture attive» VISUALIZZA Visualizza il documento XML nel formato Ministeriale e Assosoftware Visualizza il dettaglio dei dati di testata, la cronogia, gli allegati, le annotazioni, l'eliminazione (quando consentita) CARICA Consente il caricamento dei file XML dall'esterno AGGIUNGI Consente di aggiungere note e allegati FIRMA Apposizione della firma digitale automatica Sistemi (previa abilitazione in configurazione) INVIA Consente l'invio del file XML a SDI ACQUISISCI RICEVUTE Consente l'acquisizione delle notifiche di esito quando disponibili da SDI tramite l'hub Sistemi Fatture SCARICA Consente di salvare su file zip i documenti XML selezionati Consente l'eliminazione del documento (quando consentito) Effettua l'aggiornamento in griglia dei documenti disponibili Indica se il documento è firmato Indica se nel documento vi sono allegati Indica la presenza di annotazioni Stato del documento da sincronizzare in Profis 12

13 Lo Sportello Fatture: La visualizzazione dei documenti condivisi Area dei filtri Stati FTE del documento 13

14 Lo Sportello Fatture: La visualizzazione dei documenti condivisi Pulsanti della sezione «Fatture passive» VISUALIZZA CARICA ACQUISISCI FATTURE E RICEVUTE AGGIUNGI SCARICA Visualizza il documento XML nel formato Ministeriale e Assosoftware Visualizza il dettaglio dei dati di testata, la cronogia, gli allegati, le annotazioni, l'eliminazione (quando consentita) Consente il caricamento dei file XML dall'esterno Consente l'acquisizione delle fatture e delle ricevute quando disponibili da SDI tramite l'hub Sistemi Fatture Consente di aggiungere note e allegati Consente di salvare su file zip i documenti XML selezionati Consente l'eliminazione del documento (quando consentito) Effettua l'aggiornamento in griglia dei documenti disponibili Indica se il documento è firmato Indica se nel documento vi sono allegati Indica la presenza di annotazioni Stato del documento da sincronizzare in Profis 14

15 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis L operatività da parte dello Studio si distingue in: Desktop: Gestione Flussi fatture elettroniche da Profis e/o Studio SPORTELLO.cloud: Sportello fatture Attività da portale web 15

16 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis Tramite la gestione dei «Flussi fatture elettroniche attive» è possibile condividere le fatture elettroniche emesse, con le ditte per conto delle quali sono state generate le fatture. La condivisione avviene tramite il bottone «Condividi su sportello» 16

17 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis Anche nel Flusso fatture elettroniche passive è possibile decidere quali documenti condividere con lo Sportello fatture ed eseguire la condivisione con l apposito bottone 17

18 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis I documenti per cui è stato definito che la firma e l'invio a SDI deve essere effettuato su Sportello fatture saranno aggiornati all'interno dei flussi fatture elettroniche attive con la sincronizzazione. 18

19 Lo Sportello Fatture: la condivisione dei documenti da Profis La sincronizzazione è bidirezionale, effettua contemporaneamente: l'invio dei documenti nuovi che hanno stato "Da condividere" e "Da ricondividere" su Sportello fatture l'invio dei documenti aggiornati che hanno lo stato "Da ricondividere" su Sportello fatture il riporto nella gestione flussi di tutte le variazioni dei documenti precedentemente condivisi su Sportello fatture la creazione nella gestione flussi dei nuovi documenti caricati su Sportello fatture (sconosciuti al prodotto desktop). 19

20 Lo Sportello Fatture: La visualizzazione dei documenti condivisi Le fatture condivise con Sportello fatture vengono elencate nel flusso di fatture attive /passive come Condivise nella colonna «Documento condivisibile» 20

21 1. Funzionamento di Sportello Fatture b) Operatività dell Azienda 21

22 Lo Sportello Fatture: I casi Nell utilizzo di Sportello fatture si possono riscontrare diverse casistiche in base alla soluzione utilizzata per la produzione dei documenti: Fatture attive: a) Documenti prodotti dalla procedura gestione flussi fatture attive e messe a disposizione della ditta cliente su Sportello fatture b) Documenti prodotti da altri software c) Documenti prodotti da Fatture Web Fatture passive: a) Documenti acquisiti nella gestione flussi fatture passive tramite HUB e messi a disposizione della ditta cliente su Sportello fatture b) Documenti ricevuti autonomamente dall azienda e messi a disposizione dello studio su Sportello fatture 22

23 Lo Sportello Fatture: fatture attive caso a) Documenti emessi dalla procedura gestione flussi fatture attive e resi disponibili della ditta cliente su Sportello fatture Cosa fa lo STUDIO 1) Dalla Gestione Flussi Esegue FIRMA (Fase facoltativa) Esegue INVIO 2) Dalla Gestione Flussi Verifica l esito delle ricevute SDI (Ricevuta di consegna / Mancata consegna) 3) Dalla Gestione flussi Esegue la funzione CONDIVI SU SPORTELLO (Il documento prende lo stato «Condiviso») Cosa fa la DITTA 1) Da Sportello fatture Visualizza le fatture tramite il bottone VISUALIZZA 23

24 Lo Sportello Fatture: fatture attive caso b) Documenti prodotti da altri software Cosa fa la DITTA Cosa fa lo STUDIO 1) Da Sportello fatture Importa i file delle fatture elettroniche con il bottone CARICA 2) Da Sportello fatture Esegue la FIRMA (facoltativa) Esegue l INVIO (se non fatto in precedenza con proprio software) 3) Da Sportello fatture SCARICA la Ricevuta 1) Da Sportello fatture visualizza il contenuto delle fatture 2) Da flussi di fattura elettronica attiva Sincronizzazione e visualizza il contenuto dei file e le ricevute 3) Da contabilità Esegue la «Contabilizzazione fatture elettroniche» 24

25 Lo Sportello Fatture: fatture attive caso c) Documenti prodotti da FattureWeb Cosa fa la DITTA 1) Da Sportello fatture FattureWeb Genera la fattura elettronica 2) Da Sportello fatture Fatture Attive Esegue la FIRMA (facoltativa) Esegue l INVIO Cosa fa lo STUDIO 1) Da Sportello fatturefattureweb visualizza il contenuto delle fatture 2) Da Flussi di fattura elettronica attiva Sincronizza e visualizza il contenuto dei file e le ricevute 3) Da Sportello fatture SCARICA la Ricevuta 4) Da FattureWeb conferma le fatture 3) Da FattureWeb attiva la contabilizzazione 4) Da Profis > acquisisce i file da contabilizzare

26 Lo Sportello Fatture: fatture passive caso a) Documenti acquisiti nella gestione flussi fatture passive tramite HUB e messi a disposizione alla ditta cliente su Sportello fatture STUDIO DITTA 1) Dalla Gestione flussi di fattura elettronica passiva acquisisce le fatture passive tramite HUB 2) Dalla Gestione flussi di fattura elettronica passiva Esegue la funzione CONDIVI SU SPORTELLO (Il documento prende lo stato «Condiviso») 1) Da Sportello fatture VISUALIZZA il contenuto delle fatture 26

27 Lo Sportello Fatture: fatture passive caso b) Documenti ricevuti autonomamente dall azienda e messi a disposizione allo studio su Sportello fatture DITTA STUDIO 1) Da Sportello fatture CARICA LE FATTURE RICEVUTE 1) Da Sportello fatture VISUALIZZA le fatture della ditta 2) Da Gestione flussi fatture elettroniche passive, Sincronizza e visualizza le fatture passive 3) Da contabilità Esegue la «Contabilizzazione fatture elettroniche» 27

28 2. Funzionamento Deskop (Gestione Flussi Fatture Elettroniche) a) Ciclo attivo: trasmissione e notifiche di esito 28

29 Gestione flussi fatture elettroniche attive La funzione «Flussi fatture elettroniche attive» è disponibile nei seguenti percorsi di menù: SERVIZI CONTABILI \ Contabilità generale ed Iva > Operazione giornaliere GESTIONE DELLO STUDIO > Fatturazione STUDIO SQL - GESTIONE STUDIO E PARCELLAZIONE \ Fatture GESTIONE VENDITE \ Documenti 29

30 Gestione flussi fatture elettroniche attive Accedere a Servizi Contabili > Tabelle di base e utilità> Ditte> Gestione Ditte Richiamare la ditta ed indicare nei Dati Generali> Archiviazione Documenti il flag su Vendite «Con creazione scheda per successiva archiviazione» con variazione su tutti i clienti Per poter acquisire le fatture elettroniche è necessario prima di tutto aver attivato l archiviazione operativa delle fatture di vendita sulla ditta di Servizi contabili. 30

31 Gestione flussi fatture elettroniche attive Per visualizzare le fatture, cliccare su Applica filtri La maschera è comune a tutte le procedure di emissione. E suddivisa in quattro sezioni 31

32 Gestione flussi fatture elettroniche attive La colonna Tipo fattura viene compilata in automatico dalla procedura di generazione della fattura, in base ai dati del trasmittente e del cliente Le colonne successive riportano i riferimenti al documento, al cliente, all emittente e al trasmittente. 32

33 Gestione flussi fatture elettroniche attive Le colonne successive riportano i rifermenti al documento, al cliente, all emittente e al trasmittente. 33

34 Gestione flussi fatture elettroniche attive Tramite il campo di selezione, è possibile selezionare più fatture contemporaneamente Questo permette la modifica di alcune informazioni in modo massivo: il Trasmittente o l emittente 34

35 Gestione flussi fatture elettroniche attive Per codificare la tabella dei Trasmittenti è necessario richiamare la funzione «Configurazione Flussi Fattura Elettronica» SERVIZI CONTABILI \ Tabelle di base e utilità > Gestione Tabelle GESTIONE DELLO STUDIO \ Configurazione > Fatturazione> Fatturazione elettronica STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione \ Tabelle>Fatture > Fattura Elettronica GESTIONE VENDITE \ Archivi> Fattura elettronica COLLABORAZIONE STUDIO AZIENDA \ SPORTELLO.cloud Troviamo automaticamente configurato il trasmittente SISTEMI S.P.A. in quanto è il trasmittente per l invio tramite l HUB Sistemi (USAL8PV). 35

36 Gestione flussi fatture elettroniche attive Tramite il bottone Visualizza è possibile visualizzare il contenuto della fattura sia in formato SDI che in formato AssoSoftware 37

37 Gestione flussi fatture elettroniche attive SDI ASSOSOFTWARE 38

38 Gestione flussi fatture elettroniche attive Tramite il bottone «Firma» è possibile firmare digitalmente i documenti precedentemente selezionati. La firma NON è obbligatoria 39

39 Gestione flussi fatture elettroniche attive Tramite il bottone «Invia documenti» è possibile eseguire l invio del documento a SDI. L invio avviene tramite il canale precedentemente scelto. 40

40 Gestione flussi fatture elettroniche attive I canali di trasmissione possono essere sintetizzati in : Invio tramite HUB Sistemi: è necessario aver eseguito le fasi di configurazione descritte sul manuale Invio tramite P.E.C.: è necessario avere configurato la P.E.C. come descritto nel manuale Inoltre è possibile decidere di inviare le fatture elettroniche tramite altro software ovvero inviarle tramite il sito Fatture e corrispettivi 41

41 Gestione flussi fatture elettroniche attive Accedendo all Elenco Fatture, possiamo vedere le fatture raggruppate per stato di avanzamento e date di variazione. 43

42 Gestione flussi fatture elettroniche attive Gli stati delle fatture ambito B2B/B2C Tipo messaggio Descrizione Codice Descrizione Codice Descrizione esito Implicazioni 1 Da inviare Inviata, in attesa di risposta Il documento è stato inviato e non sono ancora arrivati messaggi di risposta da parte di SDI. La fattura non è più visibile dal cruscotto di invio. 3 Scartata NS Notifica di scarto 4 Consegnata al destinatario 5 Mancata consegna RC MC Ricevuta Consegna Notifica di Mancata Consegna Descrizione del La fattura non ha superato i controlli preliminari di SDI, quindi non risulta emessa. motivo di scarto Pertanto deve essere reinviata, dopo avere rimosso il motivo che ha prodotto lo scarto. È necessario procedere alla variazione da programma di emissione fatture e rigenerare il le XML. Se non è possibile modicare la fattura nel sistema emittente è necessario emettere una NC ad uso intero con cui stornare la fattura errata e poi riemetterne una nuova. La NC ad uso interno non deve essere inviata a SDI. : Descrizione messaggio : Descrizione messaggio Stati assunti dalle fatture elettroniche La fattura è stata consegnata al cessionario/committente. Nel caso di FT PA, a partire dalla data della ricevuta di consegna, l'ente destinatario ha 15 giorni di tempo per emettere una notica di esito. La fattura per quanto validamente emessa non può essere consegnata al destinatario. SDI contatta il destinatario per invitarlo a risolvere il problema. Anche il cedente dovrebbe contattare il cliente per vericare i motivi che impediscono il buon ne dell'operazione. 44

43 Gestione flussi fatture elettroniche attive Il bottone Acquisizione automatica ricevute permette di acquisire, da SdI, le ricevute delle fatture elettroniche inviate Tale funzione deve essere attivata manualmente se non si è scelto di schedulare l acquisizione. 45

44 Gestione flussi fatture elettroniche attive L Acquisizione automatica ricevute aggiorna automaticamente lo stato delle fatture. La maschera dell Elenco fatture è filtrata in base allo Stato 46

45 Gestione flussi fatture elettroniche attive Come indicato sul manuale: I problemi riscontrati sono classificati in due categorie e sono identificati da icone diverse, per consultarne il dettaglio cliccate sull'icona: Errori: la ricevuta non può essere acquisita fino a che non viene rimosso il presupposto che genera la situazione di errore. Una volta eseguite le operazioni che rimuovono il presupposto dell'errore rientrando nella finestra la ricevuta continua ad essere qualificata con l'icona di errore. Eseguite l'azione <Ritenta Archiviazione Automatica>, se la situazione di errore è stata rimossa la ricevuta sarà acquisita altrimenti resterà nella situazione di errore (oppure passerà ad una situazione di avviso se dovesse emergere un ulteriore problema). Avvisi: la ricevuta risulta già archiviata, è necessario eliminare questa nuova ricevuta. Se la ricevuta presenta degli avvisi deve essere eliminata perché risulta già esistente. In tal caso premete <Elimina fattura>. 47

46 2. Funzionamento Deskop (Gestione Flussi Fatture Elettroniche) b) Ciclo passivo: ricezione fatture 48

47 Gestione flussi fatture elettroniche passive La funzione è presente nel menù: Servizi contabili > Operazioni giornaliere > Gestione dello Studio> Fatturazione> STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione > Fatture Sportello.cloud L acquisizione delle fatture elettroniche passive ha lo scopo di: - Permettere la visualizzazione del contenuto del file XML - Permettere la contabilizzazione della fattura elettronica - Permettere la conservazione della fattura elettronica. 49

48 Gestione flussi fatture elettroniche passive L acquisizione delle fatture elettroniche può avvenire tramite: l HUB Sistemi (se l indirizzo di ricezione delle fatture è il codice destinatario USAL8PV); P.E.C. (se si è in possesso dei codici di accesso agli indirizzi di P.E.C. di destinazione (P.E.C. studio o P.E.C. azienda)) da file system (come prelievo delle fatture da una cartella del disco di rete) 50

49 Gestione flussi fatture elettroniche passive Accedere a Servizi Contabili > Tabelle di base e utilità> Ditte> Gestione Ditte Richiamare la ditta ed indicare nei Dati Generali> Archiviazione Documenti il flag su Acquisti «Con creazione scheda per successiva archiviazione» con variazione su tutti i fornitori Per poter acquisire le fatture elettroniche è necessario prima di tutto aver attivato l archiviazione operativa delle fatture di acquisto sulla ditta di Servizi contabili. 51

50 Gestione flussi fatture elettroniche passive Le fatture Elettroniche passive possono essere acquisite utilizzando il bottone «Acquisizione automatica fatture e ricevute» oppure tramite la gestione della schedulazione dell acquisizione. 52

51 Gestione flussi fatture elettroniche passive Le fatture vengono elencate in base allo stato e alla eventuale data di variazione. Per ogni documento è possibile visionare la Data Consegna, il fornitore e la ditta 53

52 Gestione flussi fatture elettroniche passive Il bottone Visualizza permette di visualizzare il documento precedentemente selezionato, sia con il foglio di stile di SDI sia con il foglio di stile AssoSoftware 54

53 Gestione flussi fatture elettroniche passive I bottoni Fatture con anomalie e Ricevute con anomalie permetto di accedere ad un elenco dove vengono raggruppate le fatture/ ricevute che presentano errori e che non permettono la loro acquisizione. 55

54 Gestione flussi fatture elettroniche passive Se clicchiamo su simbolo di errore, ci viene indicato il motivo della segnalazione 56

55 Gestione flussi fatture elettroniche passive Risolto l anomalia, cliccare su Ritenta archiviazione automatica 57

56 Gestione flussi fatture elettroniche passive Per le fatture passive assume particolare rilievo la data di consegna, vale a dire la data in cui SDI rende disponibile la fattura al destinatario, solo da tale data può portare in detrazione l'iva della fattura. Tale data viene così determinata: a) per le fatture veicolate tramite HUB la data viene comunicata da SDI e l'hub la comunica contestualmente al download della fattura. b) per le fatture veicolate tramite P.E.C. è la data della mail inviata da SDI. c) per le fatture acquisite per altro canale la data viene impostata uguale alla data di sistema. Per fatture del tipo c), caricate da altro canale, è possibile variare le data di consegna agendo con il bottone Varia Data di Consegna. 58

57 Gestione flussi fatture elettroniche passive Il bottone Collega fatture deve essere utilizzato esclusivamente per collegare la fattura xml alla registrazione contabile inserita manualmente. 59

58 3. Configurazione iniziale (una tantum) a) SPORTELLO.cloud: Configurazione della Struttura 60

59 Configurazione Sportello Fatture Per configurare Sportello fatture è necessario accedere alla funzione «Struttura» disponibile nel menù «Configurazione SPORTELLO.cloud» 61

60 Configurazione Sportello Fatture: Struttura La configurazione della struttura è gestita in 3 step Nel ramo «Dati generali» inserire i dati dello Studio (intestatario del contratto con Sistemi per l attivazione dello Sportello) 62

61 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Il campo «Stato» è presente in ogni step di configurazione e può assumere diversi valori: Bozza: in fase di creazione o configurazione della struttura Da inviare: deve essere impostato dall operatore ed è propedeutico all invio della struttura allo SPORTELLO Da re-inviare: ogni variazione successiva al primo invio imposta automaticamente lo stato «Da-reinviare» 63

62 Configurazione Sportello Fatture: Struttura ID assegnato da SPORTELLO.cloud: il campo è compilato in automatico con l invio a SPORTELLO.cloud. E il codice univoco che collega l anagrafica configurata alla corrispondente anagrafica presente sullo Sportello (WEB) Attiva richiedente per HUB sullo SPORTELLO.cloud: deve essere barrata qualora si voglia eseguire l invio a SDI anche da SPORTELLO.cloud, tramite HUB SISTEMI. Selezionando tale opzione è possibile richiamare l anagrafica Richiedente precedentemente configurata per HUB Sistemi da Configurazione flussi fatture elettroniche> Richiedente per HUB Sistemi 64

63 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Abilita gestione dei raggruppamenti di organizzazione: se attivato, nella parte sottostante della maschera si apre una sezione dove codificare i raggruppamenti di organizzazione. 65

64 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Accedere alla sezione Applicazioni Cliccare su PROPONI IDS, per ottenere l IDS Web della procedura. Attivare «Sportello fatture» per configurare i parametri relativi alla condivisione delle fatture sullo Sportello fatture. 66

65 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Definire le regole della struttura in merito alla condivisione su Sportello fatture e all invio e firma. Tali regole verranno proposte per ogni ditta, ma potranno essere modificate. Invio delle fatture a SDI: tramite il campo definiamo se le fatture devono essere inviate tramite la gestione fatture elettroniche (tramite i menù di Profis) ovvero tramite Sportello Fatture. Apposizione della firma: definire se la firma viene eseguita da Profis o da Sportello Fatture. La firma da Sportello fatture è possibile solo con la «Firma automatica Sistemi» 67

66 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Se nel campo Invio delle fatture a SDI indichiamo: Dalla gestione fatture elettroniche: il documento sarà condivisibile solo dopo essere stato inviato a SDI dalla gestione flussi della procedura desktop. L'invio a SDI dove essere effettuato dalla procedura desktop. Dallo Sportello fatture: il documento in stato "da inviare" sarà condivisibile a Sportello fatture. L'invio a SDI dalla procedura desktop non è consentita. Se nel campo «Apposizione della firma» indichiamo: Nella gestione delle fatture elettroniche: il documento sarà condivisibile solo dopo essere stato firmato nella gestione flussi della procedura desktop. Se è stato definito che l'invio a SDI deve essere effettuato dalla gestione fatture elettroniche, il campo è in output e anche la firma deve essere apposta nella gestione fatture elettroniche su desktop. Sullo sportello fatture: il documento non firmato sarà condivisibile su Sportello fatture. La firma sulla procedura desktop non è consentita. Se nel campo «Invio delle fatture a SDI» è stato scelto «Dalla gestione fatture elettroniche», la scelta sarà impostata in automatico anche nel campo «Apposizione della firma». 68

67 Configurazione Sportello Fatture: Struttura La sezione è già compilata con le tipologie documenti abilitate per la pubblicazione. E possibile aggiungere nuove tipologie. 70

68 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Nella sezione Account di struttura codifichiamo gli operatori di studio che dovranno accedere allo SPORTELLO.cloud 71

69 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Se barrata la casella, significa che l operatore potrà accedere ai dati di tutte le organizzazioni/ditte. 72

70 Configurazione Sportello Fatture: Struttura Dopo aver compilato i tre step di configurazione della Struttura è possibile eseguire l INVIA A SPORTELLO.cloud Se nella configurazione risultano delle entità con lo stato in «Bozza» il programma chiede di impostarle in «da Inviare». Solo se lo stato è «da inviare» o «da-reinviare» il programma invia l informazione al Web. 73

71 Configurazione Sportello Fatture Quando si esegue l invio a SPORTELLO.cloud, viene inoltrata una automatica da parte di Sistemi, contente i codici di accesso (login) a SPORTELLO.cloud. Con il mouse fare click su «questo link» 74

72 Configurazione Sportello Fatture L attivazione si completa tramite le impostazioni da browser internet delle informazioni richieste: password e campi domanda/risposta di sicurezza nel caso in cui si debba recuperare la password. 75

73 3. Configurazione iniziale (una tantum) b) HUB Sistemi Fatture: configurazione parametri 76

74 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture La configurazione dell HUB Sistemi Fatture prevede come impostazione iniziale l accreditamento dell installazione Profis (tramite l apposito bottone presente nella Ribbonbar di Profis) 77

75 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Per poter utilizzare HUB Sistemi Fatture è necessario richiamare la funzione «Configurazione flussi fatture elettroniche» che è presente nei seguenti percorsi di menù: SERVIZI CONTABILI \ Tabelle di base e utilità > Gestione Tabelle GESTIONE DELLO STUDIO \ Configurazione > Fatturazione> Fatturazione elettronica STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione \ Tabelle>Fatture > Fattura Elettronica GESTIONE VENDITE \ Archivi> Fattura elettronica COLLABORAZIONE STUDIO AZIENDA \ SPORTELLO.cloud Manuale configurazione HUB Sistemi Fatture 78

76 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture 1) Definire i «Parametri base» in configurazione Attivare l utilizzo dell HUB per il ciclo attivo e passivo Il flag verifica la presenza della firma prima dell invio 79

77 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture 2) Definire il «Flusso ricezione» relativi alla Schedulazione e di Gestione notifiche Nel campo Destinatari delle notifiche richiamare l elenco degli operatori a cui inviare eventuali notifiche 80

78 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture 3) Definire il «Richiedente per HUB Sistemi» Ovvero il dati del soggetto che ha sottoscritto il contratto di utilizzo dell HUB Sistemi (lo studio) 81

79 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Completata l impostazione dei dati nei vari rami, premere il bottone «Invia a HUB» Tramite il quale vengono inviati i dati del Richiedente e attivato il servizio 82

80 4. Configurazioni periodiche b) SPORTELLO.cloud: Organizzazione/Ditta 83

81 Configurazione Sportello Fatture Sequenza suggerita di creazione delle ditte Per il funzionamento degli invii e delle ricezione delle fatture da parte dei clienti dallo Sportello fatture, è obbligatoria la configurazione delle medesime ditte nell HUB Sistemi Fatture. Per questo, l aggiunta di nuove Organizzazioni/Ditte dallo Sportello comporta la creazione automatica delle ditte anche per l HUB. Pertanto, al fine di velocizzare le operazioni di configurazione e nel caso di ditte da configurare come Sportello fatture, eseguire: 1. configurare la ditta in Organizzazione/ditte 2. richiamare la funzione Configurazione Flussi Fatture Elettroniche» per completare la configurazione della ditta 1 SPORTELLO.cloud 2 Desktop: Gestione Flussi fatture elettroniche 84

82 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte Tramite il menù «Organizzazione/Ditte» definiamo l elenco delle ditte che accedono Sportello fatture 85

83 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte La maschera elenca le ditte già configurate 86

84 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte La maschera elenca le ditte già configurate L attivazione può avvenire per singola organizzazione/ditta o in modalità massiva 87

85 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte In questa sezione definiamo le specificità relative all integrazione della ditta con Sportello Fatture Il campo è obbligatorio e deve essere indicata una data maggiore o uguale al 1/1/2018. La data indicata sarà confrontata con la data documento della fattura attiva per determinare se condivisibile o no. 89

86 Modalità del flusso telematico panoramica sulle varie tipologie di firma digitale Servizio di Firma Automatica Sistemi Il Servizio di firma automatica Sistemi permette alle aziende di firmare direttamente da SPORTELLO.cloud: - le fatture emesse dallo studio per conto del cliente con PROFIS/Vendite o Gestione Studio Parcellazione e pubblicate su SPORTELLO - le fatture emesse da FattureWeb - le fatture emesse in altro Software e caricate su SPORTELLO agendo manualmente da cartella o mediante web service Il Servizio di firma automatica Sistemi è incluso nel canone di servizio di Sportello fatture e FattureWeb 90

87 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte Il campo è obbligatorio e deve essere indicata una data maggiore o uguale al 1/1/2018. La data indicata sarà confrontata con la data consegna della fattura passiva per determinare se condivisibile o no. 91

88 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte Tramite la sezione «Account di organizzazione» andiamo a definire gli operatori della ditta che potranno accedere a Sportello fatture I dati dell operatore possono essere prelevati da : Dall anagrafica di Sistemi Web Dall anagrafica degli operatori di Profis Dai contatti presenti in Anagrafica Da anagrafica generale 92

89 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte NOTA BENE: - il codice fiscale è obbligatorio - è sconsigliabile accedere con più operatori contemporaneamente con lo stesso codice account e password 93

90 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte Salvati tutti i dati della gestione Organizzazioni nella maschera iniziale cliccare su Invia a SPORTELLO.cloud. Dopo aver effettuato l invio a SPORTELLO.cloud, Sistemi invia a tutti gli account attivati un contenente i dati di accesso a SPORTELLO.cloud 94

91 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte Quando si esegue l invio a SPORTELLO.cloud, viene inoltrata una automatica da parte di Sistemi, contente i codici di accesso (login) a SPORTELLO.cloud. Con il mouse fare click su «questo link» 95

92 Configurazione Sportello Fatture: Organizzazioni/ditte L attivazione si completa tramite le impostazioni da browser internet delle informazioni richieste: password e campi domanda/risposta di sicurezza nel caso in cui si debba recuperare la password. 96

93 Configurazione Sportello Fatture: accesso a Sportello fatture Accediamo a Sportello fatture tramite il menù di Profis ovvero tramite il link 97

94 Accesso a SPORTELLO.cloud Si accede digitando l indirizzo internet Dovrà essere indicato: - Il nome utente (indicato nella mail di attivazione) - La password 98

95 Configurazione Sportello Fatture: impostazioni di Sportello fatture Cliccare in alto nel menù In ingresso a SPORTELLO.cloud Con l account di studio appare la seguente videata 99

96 Configurazione Sportello Fatture: Impostazioni di Sportello fatture Espandere la voce Configurazione e accedere a Struttura 100

97 Configurazione Sportello Fatture: Impostazioni di Sportello fatture Nella maschera che appare cliccare su Configurazione e selezionare l immagine che utilizzerà per l home page. 101

98 Configurazione Sportello Fatture: Impostazioni di Sportello fatture Nella sezione Configurazione > Ditte e Configurazione> Account vengono riproposte le entità precedentemente create da Profis Tramite il bottone di Modifica è possibile entrare in variazione dei dati 102

99 4. Configurazioni periodiche b) HUB Sistemi Fatture: Ditta 103

100 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Per poter utilizzare HUB Sistemi Fatture è necessario richiamare la funzione «Configurazione flussi fatture elettroniche» che è presente nei seguenti percorsi di menù: SERVIZI CONTABILI \ Tabelle di base e utilità > Gestione Tabelle GESTIONE DELLO STUDIO \ Configurazione > Fatturazione> Fatturazione elettronica STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione \ Tabelle>Fatture > Fattura Elettronica GESTIONE VENDITE \ Archivi> Fattura elettronica COLLABORAZIONE STUDIO AZIENDA \ SPORTELLO.cloud Manuale configurazione HUB Sistemi Fatture 104

101 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Per l attivazione del servizio HUB Sistemi Fatture, è necessario accedere al ramo «Ditte» Cliccare su NUOVO 105

102 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Ricercare la ditta dall anagrafica ditte e confermare i dati proposti Nota bene: nel caso in cui la ditta fosse presente su più gruppi, aver cura di selezionare la ditta dal gruppo corretto Prestare attenzione a tale indicazione che definisce se la ditta è già presente come «Sportello fatture»; in tal caso, le possibilità di azione sui campi è vincolata a quanto definito sullo Sportello 106

103 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Invio fatture a SDI definisce se per la ditta deve essere gestito il flusso di invio a SDI: - Dallo Sportello fatture (solo per le ditte gestite su SPORTELLO) - Da flussi fatture elettroniche - Non consentito: in questo caso le fatture saranno escluse dall'invio ma saranno disponibili per la contabilizzazione automatica Invio fatture con HUB/Sistemi: consente di abilitare la ditta alla spedizione delle fatture tramite HUB Sistemi. L'intervallo di dati Da/a consente di limitare l'utilizzo dell'hub ad un certo periodo. Gestione autorizzazione per invio a SDI: se attiva questa opzione, le fatture emesse di questa ditta dovranno essere autorizzate per poter essere inviate. 107

104 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture La sezione «Gestione firma» può essere impostata solo quando nella gestione invio è stato definito da «Gestione Flussi fatture elettroniche» e consente di definire il soggetto firmatario (solitamente è l intermediario studio), oltre a consentire tramite il flag sul campo «Obbligo di firma fatture verso soggetti Iva e consumatori finali» se obbligatoria o meno 108

105 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Abilita ricezione fatture passive dal: consente di abilitare la ditta alla ricezione delle fatture passive con HUB Attivare il check sul flusso che si vuole attivare per la ditta. Indicare l indirizzo PEC della ditta ed il n. di cellulare. Cliccare su INVIA A HUB 109

106 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture Cliccando su «Invio ad HUB» Sistemi invia un alla PEC della ditta, dove viene informata dell attivazione del flusso di acquisizione tramite HUB sull applicativo Sistemi del professionista. All accettazione da parte del cliente, lo stato risulterà attivata (Premere sulla Ribbon Bar su Aggiorna stato da HUB). 110

107 Il funzionamento dell HUB Sistemi Fatture 111

108 5. Modalità di integrazione del file digitale XML nella Gestione Documentale 112

109 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale I documenti gestiti nel ciclo di fatturazione elettronica (attivi e passivi) vengono automaticamente archiviati all interno della Gestione Documentale. L archiviazione dei documenti è accessibile dalle seguenti funzioni di programma: Dalla Gestione Flussi fattura elettronica Da Esplora Documenti Dai prodotti collegati nelle varie funzioni di interrogazione dei dati (es. visualizzazione del contenuto della fattura elettronica dalla scheda contabile) 113

110 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale Tramite il bottone «Scheda documento» è possibile visualizzare i dettagli di archiviazione del documento E possibile visualizzare la presenza ed il contenuto di eventuali allegati 114

111 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale 115

112 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale Nella descrizione del documento viene riportata l indicazione FTP da Registrare, quando il documento è stato acquisito ma non ancora contabilizzato 116

113 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale Le fatture passive che non sono ancora registrate hanno tipologia documento

114 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale Le viste utili per i documenti Fattura Elettronica sono 118

115 Modalità di integrazione del file digitale Xml nella gestione Documentale 119

116 6. Generazione file XML fattura elettronica 120

117 Generazione file XML Fatture Elettroniche Per generare il file XML delle fatture elettroniche è necessario utilizzare uno dei seguenti software: Studio4 Studio SQL (lo studio per se / lo studio c/terzi) Profis Vendite (lo studio c/terzi) FattureWeb (in cliente per se) La firma e l invio della fattura elettronica viene effettuata dall apposita funzione Gestione Flussi fatture elettroniche. 121

118 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione Per emettere la Fattura Elettronica è necessario procedere con la configurazione preliminare delle seguenti tabelle: Configurazione comune a tutte le procedure 1. Gestione ditte: a) abilitazione archiviazione documenti b) abilitazione fatturazione elettronica c) Causale pagamento modello 770 d) dati registri Iva 2. Anagrafica cliente a) Attivazione indirizzo di recapito b) Gestione Emittente e trasmittente 122

119 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1a)Gestione ditte: abilitazione archiviazione documenti Nella sezione Dati generali > Archiviazione documenti, abilitare l archiviazione del documento «Vendite» «Con creazione scheda per successiva archiviazione», confermare per tutti i clienti. 123

120 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1b) Gestione ditte: abilitazione fatturazione elettronica Nella sezione Dati Studio > Fatturazione elettronica» il programma propone automaticamente la barratura su Pubblica Amministrazione Studio4 124

121 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1b) Gestione ditte: abilitazione fatturazione elettronica Nella sezione Dati Studio > Fatturazione elettronica» il programma propone automaticamente la barratura su Pubblica Amministrazione Studio Sql 125

122 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1c) Gestione ditte: Causale pagamento modello 770 Nella sezione Dati contabili > Dati Contabili/Pdc, se soggetto a ritenuta, compilare il campo «Causale pagamento Mod. 770». 126

123 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1d) Gestione ditte: dati registri Iva Nei Dati IVA, sezione Registri IVA accedere al registro vendite che si vuole utilizzare per emettere fatture elettroniche ed impostare il campo «Fattura elettronica: regime fiscale» 127

124 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 1d) Gestione ditte: dati registri Iva Nei Dati IVA, sezione Registri IVA Accedere al registro vendite: in presenza di più sezionali Vendite, compilare i campi relativi all appendice o al suffisso per permettere alla procedura di numerare in modo univoco i documenti. 128

125 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 2) Gestione anagrafica Clienti Soggetto IVA / Privato Invio a SDI: qualora si invii la fattura elettronica trami HUB Sistemi ovvero tramite PEC. Soggetto IVA / Privato Invio su altro canale: qualora si esegua l invio con procedure esterne a Profis, ovvero tramite upload sul sito Fatture e Corrispettivi (AdE) 129

126 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 2a) Gestione anagrafica Clienti: Compilare il campo «Codice destinatario FTE» o, tramite la Rubrica compilare la P.E.C. 130

127 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 2a) Gestione anagrafica clienti Per compilare la P.E.C cliccare su Rubrica > Nuovo > Recapito. a) Selezionare il recapito P.E.C. ed indicare l indirizzo PEC. a) Cliccare su Salva e poi su abbandona per tornare all anagrafica. a) Cliccare su Salva. 131

128 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 2b) Gestione anagrafica cliente: emittente e trasmittente Studio4 Studio Sql 132

129 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione 2b) Gestione anagrafica cliente: emittente e trasmittente I campi relativi ai soggetti Emittente e Trasmittente sono proposti in testata della fattura con le seguenti logiche: - se valorizzati: i campi di testata fattura vengono proposti con lo stesso codice anagrafico - se non valorizzati: i campi di testata fattura vengono proposti con il codice della Ditta, oppure con il codice dello Studio per le Ditte Fatturanti c/terzi Nel caso di trasmissione tramite HUB Sistemi il trasmittente è sempre Sistemi spa (non serve compilare il campo). 133

130 Generazione file XML Fatture Elettroniche: Configurazione Sistemi rende disponibile la funzione di «Impostazione parametri FTE su dati anagrafici» per aggiornare in modo massivo le anagrafiche clienti di studio. La funzione è presente: Gestione dello Studio> Utilità> Utilità utenti> Fatturazione STUDIO SQL - Gestione Studio e Parcellazione> Utilità Utenti > Dati anagrafici Clienti Vengono impostate la «tipologia di soggetto FTE» e il «codice destinatario FTE» 1. Richiamato il soggetto fatturante la procedura elenca i clienti che non hanno attivo la tipologia di soggetto FTE. 2. Selezionare i clienti e cliccare su Imposta parametri FTE 3. Confermare la scelte effettuate. 134

131 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Procedete nei modi consueti nell emissione della fattura Fattura analogica Fattura elettronica 135

132 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Attenzione alle Condizione di pagamento: da utilizzare quelle con i riferimenti alle tipologie di pagamento previste dalla normativa della fattura elettronica. 136

133 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture I dati aggiuntivi Per aggiungere informazioni aggiuntive tipo i riferimenti al DDT, informazioni relative al contratto ecc, è possibile inserirli: nella testata del documento nella singola riga del documento 137

134 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Per aggiungere informazioni aggiuntive tipo i riferimenti al DDT, informazioni relative al contratto ecc, è possibile inserirli nella testata del documento (utilizzando poi il bottone Collegamenti) Studio4 Studio Sql 138

135 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Anche nei Dati testata è possibile aggiungere Collegamenti specifici per la Fattura Elettronica tramite la sezione Collegamenti. Studio4 139

136 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Anche nei Dati testata è possibile aggiungere Collegamenti specifici per la Fattura Elettronica tramite il bottone Collegamenti. Studio Sql 140

137 Generazione file XML Fatture Elettroniche: emissione delle fatture Dati aggiuntivi su riga 141

138 Grazie per l attenzione 142