FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURA PA)

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURA PA) Coloro che hanno rapporti di fornitura con la Pubblica Amministrazione e necessitano di fatturare nei confronti di tali soggetti sono obbligati a emettere esclusivamente fatture elettroniche. Il documento elettronico deve avere formato.xml e corrispondere a uno specifico tracciato richiesto; deve essere trasmesso alla Pubblica Amministrazione previa apposizione della firma digitale. ATTIVAZIONE CONFIGURA FATTURA PA Nel menù Aziende/Anagrafica Azienda è presente la funzione Configura Fattura PA tramite la quale è possibile specificare quale gestione della fattura elettronica si desidera attivare. Selezionando Trasmissione e conservazione Passepartout, si attiva il pulsante Registrazione che consente di accedere al sito entaksi.eu/passepartout per procedere alla registrazione di un nuovo utente sul server Entaksi. Per maggiori informazioni consultare la pillola Registrazione Entaksi. Una volta confermata la registrazione, occorre compilare i campi della maschera di configurazione fattura PA con login e password inseriti in fase di registrazione. Tramite il campo Trasmissione differita è possibile decidere se inviare le fatture elettroniche contestualmente al momento della loro emissione o successivamente. Pagina 1 di 10

2 Una volta confermata la videata, si viene guidati all inserimento dei dati necessari alla generazione delle fatture elettroniche. Concluso il procedimento verranno scaricate le deleghe, in formato pdf, che dovranno essere firmate ed inviate ad Entaksi. Data di inizio delega per la conservazione permette di dichiarare la data d inizio del servizio di conservazione; viene impostata automaticamente con la data di sistema. L ulteriore conferma dei dati propone l attivazione delle diverse opzioni e gestioni necessarie per il servizio (esempio: specifica di un sezionale distinto per la fatturazione elettronica). PARAMETRI PROFESSIONISTA Per le aziende professioniste, nella sezione dei parametri professionisti/studio è presente il campo Causale pagamento mod.770s, che richiede l indicazione del codice della causale pagamento della ritenuta d acconto; il pulsante F2 visualizza l elenco dei codici ammessi dalla normativa di riferimento. Inoltre con il campo Tipo cassa previdenza FatturaPA è possibile inserire il codice della cassa previdenza utilizzato per la generazione del file da inviare alla Pubblica Amministrazione. Pagina 2 di 10

3 CODIFICARE IL CLIENTE PA All interno dell anagrafica del cliente PA il campo Ente Pubblico deve essere impostato a S; il campo Codice Ufficio PA va compilato con il codice univoco fornito dal cliente PA e infine va impostato a S anche il campo Fatt.PA. Il campo Sezionale consente di indicare quale sezionale IVA deve essere utilizzato per l emissione della fattura. DETTAGLI PAGAMENTO I dettagli del pagamento che vengono riportati in automatico nel documento sono: modalità di pagamento, data scadenza pagamento e importo. Nel caso in cui si vogliano riportare anche: Istituto finanziario, codice IBAN, ABI, CAB e BIC si dovranno seguire i seguenti passi. CONFIGURARE UNA BANCA E IL CONTO ASSOCIATO Nel menù Contabilità Banche sarà necessario configurare la banca che si vuole far risultare nei dati pagamento del documento; devono essere compilate anche le Coordinate Bancarie Italiane e quelle Internazionali. Pagina 3 di 10

4 All interno del campo Conto è necessario specificare il conto (presente nel piano dei conti) a cui si vuole associare la banca. Per crearne uno nuovo bisogna inserire la dicitura GMM.auto (dove GMM rappresenta il gruppo mastro); nell immagine di esempio è stato specificato il gruppo mastro 202 del piano dei conti 80. CODICE BANCA PRESENTAZIONE All interno dell anagrafica del cliente, in Condizioni e Automatismi - Condizioni di pagamento, è presente il campo Codice banca presentazione, che richiede la specifica del conto banca precedentemente configurato. Pagina 4 di 10

5 TIPOLOGIA DI PAGAMENTO Solo per le modalità di pagamento B (Bonifico), A (Addebito C/C), R (Ric. Banc.) oppure V (M.A.V.), vengono riportati anche i dati della banca specificata nell anagrafica del cliente nel campo Codice banca presentazione. Il pagamento si deve configurare dal menù Contabilità Tabelle Pagamenti. Utilizzando la funzione Inserimento Rate è possibile scegliere la tipologia di pagamento. EMISSIONE FATTURA ELETTRONICA PA DA MAGAZZINO In Magazzino - Emissione/revisione documenti utilizzare il formato di modulistica grafica configurato precedentemente e selezionare il cliente PA, il programma propone automaticamente il sezionale specificato nell anagrafica cliente. Al momento della conferma del documento e della stampa sono disponibili solo stampanti di tipo Docuvision che utilizzano il formato Fattura PA. Pagina 5 di 10

6 APPALTI PUBBLICI Nel caso si vogliano inserire nel documento i codici CIG e CUP, nel piede del documento è attivo il pulsante Appalti Pubblici che consente di inserire i due codici. All interno della funzione è attivo anche il pulsante Riferimenti Esterni per eventualmente specificare se i codici sono relativi a un documento, a un contratto o a una convenzione, nonché i dati a questo corrispondenti (Sigla, Codice e Data). Queste funzioni sono disponibili anche per gli Ordini e le Bolle. Pagina 6 di 10

7 EMISSIONE FATTURA ELETTRONICA PA PARCELLAZIONE In Businesspass la fattura elettronica può essere emessa anche dalla funzione di Parcellazione Studio. In Contabilità - Parcellazione Studio - Gestione notule/parcelle selezionare il cliente nella cui anagrafica sono stati impostati i dati per la gestione della fattura PA. Il programma proporrà automaticamente il sezionale specificato nell anagrafica cliente ed imposterà il formato di modulistica XML. Il file verrà creato solamente in caso di parcella in stato D definitivo. Al momento della conferma del documento e della stampa saranno disponibili solo quelle stampanti che utilizzano il formato per la fattura PA. CRUSCOTTO FATTURA PA Una volta emessa la fattura, se ne può controllare lo stato dall apposito cruscotto in Aziende - Docuvision - Fattura Elettronica - Cruscotto Fattura PA. Se il parametro Trasmissione Differita è stato impostato a No, l invio della fattura al Sistema di Interscambio è contestuale all emissione della stessa, e quindi questa sarà presente tra le fatture Trasmesse in attesa di ricevuta. Se invece si è scelta la trasmissione differita, la fattura emessa sarà in stato Da inviare e si potrà procedere all invio della stessa direttamente dal cruscotto. Pagina 7 di 10

8 GESTIONE RICEVUTE PA Per associare le ricevute alle fatture inviate occorre procedere dalla funzione Gestione Ricevute PA. All accesso nella funzione, se non sono presenti ricevute, viene effettuato l aggiornamento automatico delle stesse; se si è già entrati nella il pulsante Aggiorna consente di verificare se ce ne sono altre presenti su Entaksi da scaricare. Pagina 8 di 10

9 Per collegare alle relative fatture le ricevute, occorre selezionarle tramite il pulsante Seleziona o Selezionata Tutte e utilizzare Importa ricevute nei documenti. In base al tipo di ricevute importate, nel Cruscotto Fattura PA, le fatture trasmesse passano in uno stato successivo (consegnate, scartate, accettate, etc.). Le fatture nello stato accettato, rifiutato, decorsi i termini e non recapitate vengono automaticamente portate in conservazione. Import Fatture PA Per portare in conservazione fatture emesse precedentemente alla gestione integrata Passepartout, è presente la funzione Docuvision Servizi - Import Fatture PA. Tramite questa funzione è possibile indicare una cartella in cui sono state inserite precedentemente fatture (directory fattura PA) e ricevute (directory ricevute) per l acquisizione sul gestionale. Una volta effettuata l acquisizione, le fatture sono presenti sul cruscotto fattura PA, con lo stato Fatture pronte per la conservazione. Pagina 9 di 10

10 Entrati nella funzione si possono inviare ad Entaksi le fatture/ricevute acquisite dall esterno affinché queste vengano conservate. Tramite il pulsante Fatture In Conservazione è possibile visualizzare un riepilogo delle fatture portate in conservazione. NOTA BENE: la funzione è utilizzabile solo se Entaksi non ha ancora proceduto con la creazione del primo pacchetto di conservazione delle fatture. Pagina 10 di 10