FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURA PA)

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1 FATTURAZIONE ELETTRONICA ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE (FATTURA PA) Coloro che hanno rapporti di fornitura con la Pubblica Amministrazione e necessitano di fatturare nei confronti di tali soggetti sono obbligati a emettere esclusivamente fatture elettroniche. Il documento elettronico deve avere formato.xml e corrispondere a uno specifico tracciato richiesto; sarà trasmesso alla Pubblica Amministrazione previa apposizione della firma digitale. L obbligo decorre: per le operazioni nei confronti di Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza ed assistenza sociale a partire dal 06 giugno 2014; per tutte le altre pubbliche amministrazioni dal 31 marzo 2015 (D.L. n /04/14). OPERAZIONI PRELIMINARI Regime fiscale per FatturaPA Nel menù Aziende/Anagrafica Azienda/Dati Aziendali/Parametri Attività IVA è necessario specificare il codice del regime fiscale dell azienda necessario per la generazione del file per l invio della fatturazione elettronica. Stato della Società e Socio Unico Nel menù Aziende/Anagrafica Azienda/Dati Aziendali/Dati Societari, nella sezione Altri dati relativi alla società si dovrà selezionare lo stato della società per specificare se quest ultima sia in liquidazione o meno. Nella stessa sezione è presente il campo Socio Unico che accetta i valori: S, N o campo vuoto; indica se si tratta di società a socio unico. Pagina 1 di 9

2 Soggetti fattura elettronica PA Nel menù Aziende/Anagrafica Azienda/Dati Aziendali/Soggetti Fattura Elettronica PA è necessario specificare se la FatturaPA è emessa e/o trasmessa dall azienda stessa o da un intermediario. Se l azienda si affida a un intermediario per l emissione e/o per la trasmissione, nel campo Codice Fornitore Servizio va indicato il codice riferito alla tabella presente in Aziende Parametri di base Intermediari/Fornitori servizio telematico. Il valore presente nel campo Progressivo Univoco File FatturaPA corrisponde al numeratore progressivo gestito in automatico da programma. Intermediari/Fornitori Servizio Telematico Nella terza pagina dei dettagli anagrafici è presente la sezione FatturaPA; in essa è necessario indicare il codice ISO dello stato dell intermediario. Il valore presente nel campo Progressivo Univoco File FatturaPA corrisponde al numeratore progressivo gestito in automatico da programma. Si ricorda che: Cedente/prestatore è colui che vende il bene o servizio alla pubblica amministrazione. Il cedente può inoltrare all emittente i dati di fatturazione in qualsiasi forma. Emittente è colui che crea fisicamente la fattura elettronica (genera il file XML) e la firma. Se ci si avvale di un intermediario per l emissione della fattura (emissione e non semplice trasmissione), sarà costui, in quanto soggetto emittente, a firmare digitalmente il documento, ma la responsabilità fiscale resta in capo al cedente. Trasmittente è colui che trasmette la fattura già firmata. Il soggetto trasmittente trasmette il file firmato al Sistema di Interscambio. Pagina 2 di 9

3 Sezionale IVA per Fattura PA Nel menù Aziende/Anagrafica Azienda/Dati Aziendali/Numeratori posizionati sul registro vendite, con la funzione numeratore per serie si dovrà impostare, per un sezionale separato, il campo FattElettr a S. Documenti con calcolo di ritenuta d acconto Per le aziende di tipo Impresa che gestiscono l emissione di documenti con calcolo di ritenuta d acconto, nel parametro di magazzino Emiss.docum.con Rit.d Acc è presente il campo Causale pagamento, che rappresenta il codice della causale pagamento della ritenuta d acconto necessario per la generazione del file per l invio della fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Il pulsante F2 visualizza l elenco dei codici ammessi dalla normativa. Parametri Professionista Per le aziende che gestiscono i parametri professionisti/studio è presente il campo Causale pagamento mod.770s, che rappresenta il codice della causale pagamento della ritenuta d acconto. Il pulsante F2 visualizza l elenco dei codici ammessi dalla normativa di riferimento. Inoltre il campo Tipo cassa previdenza FatturaPA, che permette di inserire i codici della cassa previdenza per la generazione del file per l invio della fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. Codificare il Cliente PA All interno dell anagrafica del cliente PA il campo Ente Pubblico va impostato a S, il campo Codice Ufficio PA va compilato con il codice univoco fornito dal cliente PA e infine va impostato a S il campo Fatt.PA. Pagina 3 di 9

4 All interno delle condizioni commerciali è presente la funzione Fattura Elettronica, al suo interno va specificato sezionale IVA precedentemente configurato. Configurare la stampante E necessario configurare una stampante apposita per l emissione di fattura elettronica PA. In Servizi/Configurazioni/Stampanti/Aggiungi selezionare un dispositivo di stampa tra F (File), E ( ) e D (Docuvision). Per questi tre dispositivi è disponibile il formato di stampa di tipo F (FatturaPA) Selezionare il formato di modulistica grafica Nel menù Servizi/Personalizzazioni/Modulistica Documenti, utilizzare la funzione Copia/Copia da esempi Passepartout e selezionare il modulo FTE (Fattura XML PA). Pagina 4 di 9

5 DETTAGLI PAGAMENTO I dettagli del pagamento che vengono riportati in automatico nel documento sono: modalità di pagamento, data scadenza pagamento e importo; nel caso in cui si vogliano riportare anche: Istituto finanziario, codice IBAN, ABI, CAB e BIC si dovranno seguire i seguenti passi: Configurare una banca e il conto associato Nel menù Contabilità/Banche sarà necessario configurare la banca che si vuole far risultare nei dati pagamento del documento, andranno compilate anche le Coordinate Bancarie Italiane e quelle Internazionali. All interno del campo Conto va specificato il conto presente nel piano dei conti a cui si vuole associare la banca, se se ne vuole creare uno nuovo andrà inserita la dicitura GMM.auto (dove GMM rappresenta il gruppo mastro), nell immagine di esempio è stato specificato il gruppo mastro 202 del piano dei conti 80. Alla conferma si verrà avvisati della creazione del nuovo conto. Pagina 5 di 9

6 Codice banca presentazione All interno dell anagrafica del cliente, nelle Condizioni Commerciali, è presente il campo Codice banca presentazione, al suo interno dovrà essere richiamato il conto banca precedentemente configurato. Tipologia di pagamento Solo per le modalità di pagamento B (Bonifico), A (Addebito C/C), R (Ric. Banc.) oppure V (M.A.V.), vengono riportati anche i dati della banca specificata nell anagrafica del cliente nel campo Codice banca presentazione Il pagamento si dovrà configurare dal menù Contabilità/Tabelle/Pagamenti. Utilizzando la funzione Inserimento Rate sarà possibile scegliere la tipologia di pagamento. Pagina 6 di 9

7 EMISSIONE FATTURA ELETTRONICA PA In Magazzino/Emissione/Revisione Documenti utilizzare il formato di modulistica grafica configurato precedentemente e selezionare il clientepa, il programma proporrà automaticamente il sezionale specificato nell anagrafica cliente. Al momento della conferma del documento e della stampa saranno disponibili solo quelle stampanti che utilizzano il formato F. Appalti Pubblici Nel caso si vogliano inserire nel documento i codici CIG e CUP è presente, nel piede del documento, il tasto Appalti Pubblici in cui è possibile inserire i due codici. All interno della funzione è ora attivo il tasto Riferimenti Esterni dove si potrà specificare se i codici sono relativi a un documento, a un contratto o a una convenzione e i dati a questo corrispondenti (Sigla, Codice e Data). Queste funzioni sono disponibili anche per gli OC e le BC. Pagina 7 di 9

8 GESTIONE FATTURA PA DA DOCUVISION Se viene utilizzata una stampante di tipo Docuvision il file generato potrà essere poi ricercato e visualizzato in Moduli- Docuvision-Gestione Documento. Il documento non sarà né a pagine, né a revisioni ma avrà la caratteristica di Fattura PA : esisterà sempre una sola versione di tale file corrispondente all ultima ristampa effettuata. Accanto al campo Cliente/Fornitore appare la dicitura FtPA e nel riquadro Revisioni viene riportata per intero la dicitura FATTURA PA per rendere maggiormente identificabili tali documenti. Configurazione Server Nel menu Moduli-Configurazione-Docuvision è possibile configurare il server della posta elettronica, chiaramente l utente deve possedere già un indirizzo PEC, necessario all invio della fatturapa. Pagina 8 di 9

9 Firma Digitale e Trasmissione del Documento Per firmare digitalmente il file xml è necessario avere già installato il programma Dike di Infocert. Si può effettuare la firma e la trasmissione del documento al Sistema di Interscambio tramite PEC (Posta Elettronica Certificata) dal menù Moduli-Docuvision-Trasmissione Documento. Impostare i campi Firma Elettronica e Trasmissione Elettronica a S per procedere con la firma (necessario Dike) e con l invio tramite posta elettronica certificata. Archiviazione Ottica Sostitutiva per Fattura PA Nei tempi previsti dalla normativa, il responsabile della conservazione dovrà procedere con l'apposizione della firma digitale e della marcatura temporale. E possibile effettuare queste operazioni da Moduli-Docuvision-Gestione Archiviazione. Per la firma si ricorda che l'integrazione è prevista solo con Dike di Infocert e per la marcatura solo Infocert. Il volume archiviato può essere sottoposto a firma digitale e a marcatura temporale solo dopo essere stato messo in stato C Chiuso. Pagina 9 di 9