FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

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1 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT Aggiornato al

2 Le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione dovranno essere emesse esclusivamente in forma elettronica: (riferimenti normativi: Art. 1- Legge n. 244/2007, D.M. n. 55/2013, ecc.). Detto obbligo è in vigore dal 6 giugno 2014 per operazioni verso verso Ministeri, Agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza ed assistenza, mentre dal 31 marzo 2015 viene esteso a tutte le altre pubbliche amministrazioni. Il documento elettronico deve avere.xml e corrispondere ad uno specifico tracciato richiesto e deve essere archiviato e conservate nel tempo esclusivamente in tale forma, avvalendosi dell archiviazione sostitutiva. CONFIGURAZIONE GUIDATA FATTURA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Nella funzione Aziende Anagrafica azienda è possibile eseguire, tramite il pulsante [ShF11] Configura FatturaPA, la procedura guidata per definire le specifiche di gestione della fatturazione alla Pubblica Amministrazione. Questa nuova funzione di configurazione sostituisce quella precedentemente gestita in Dati aziendali alla voce SOGGETTI FATTURA ELETTRONICA PA, che pertanto è stata eliminata. La configurazione consente di attivare la gestione della trasmissione e della conservazione delle fatture tramite l apposito servizio Passepartout (scelta predefinita). Diversamente l utente può optare per la gestione Aziendale o tramite Intermediario forzando a N il parametro Trasmissione e conservazione Passepartout. Si ricorda che nel processo di fatturazione elettronica verso le PA i fornitori devono: Predisporre la fattura nello standard tecnico previsto dalla normativa; Firmare la fattura con firma elettronica qualificata o digitale da parte del fornitore o di un soggetto esterno delegato che funge da intermediario; Inviare la fattura al Sistema di Interscambio (SDI), che successivamente provvede alla consegna della fattura all ufficio destinatario della PA; Ricevere le notifiche inviate dallo SDI e riguardanti le attività del SDI; Conservare digitalmente la fattura secondo le normative vigenti che prevede fra le altre cose: nomina del Responsabile della Conservazione, redazione e manutenzione del Manuale della Conservazione, acquisto e gestione 2 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

3 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout della firma elettronica, acquisto e gestione delle Marche temporali, acquisto e gestione dei supporti sui quali devono essere conservati i documenti per dieci anni. La FatturaPA comporta l obbligo di conservazione sostitutiva in grado di garantire nel tempo la validità legale del documento informatico. La conservazione sostitutiva è un procedimento complesso regolato dal Codice dell amministrazione digitale, dal DMEF 17 giugno 2014 (Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto) e dal DPCM 3 dicembre 2013 (Regole tecniche in materia di sistema di conservazione). CONSIDERATA LA COMPLESSITÀ DI TALE PROCESSO E LE RESPONSABILITÀ CHE NE DERIVANO, PASSEPARTOUT HA IMPLEMENTATO UN SISTEMA, COMPLETAMENTE INTEGRATO AL GESTIONALE, CHE SOLLEVA L UTENTE DA TUTTE LE INCOMBENZE. Tale sistema indirizza le fatture, in tempo reale o in modalità differita, ad un soggetto esterno delegato che si occupa di tutte le fasi operative tramite un apposita infrastruttura cloud. TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE TRAMITE I SERVIZI PASSEPARTOUT Questa scelta prevede l indirizzamento dei documenti all infrastruttura cloud del soggetto esterno delegato che ottempera all intero processo. Per definire le impostazioni tecniche e le responsabilità dei servizi, sono richiesti: La registrazione al servizio. Durante la procedura guidata viene eseguita la connessione per consentire all utente di effettuare la registrazione. L utente e password scelti per la registrazione devono essere riportati nei campi della finestra di configurazione per essere utilizzati dal programma durante le procedure di invio dati. La sottoscrizione dei documenti che delegano il soggetto esterno. Durante la procedura guidata vengono visualizzati i documenti di delega da firmare e inviare al soggetto da delegare. Selezionando i servizi Passepartout, sono richiesti i seguenti dati: 3

4 PEC MITTENTE Indirizzo obbligatorio di Posta Elettronica Certificata dell azienda. TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT Attiva la gestione del servizio di trasmissione e conservazione Passepartout. TRASMISSIONE DIFFERITA Selezione del metodo di trasmissione delle fatture al servizio Passepartout. N = i documenti emessi dalle funzioni di magazzino e parcellazione vengono inviate al servizio Passepartout contestualmente alla registrazione del documento; S = i documenti emessi sono registrati normalmente e devono essere successivamente trasmessi al servizio Passepartout tramite apposita funzione presente nel gestionale (Moduli Docuvision Fattura elettronica Cruscotto fatture PA). LOGIN Nome utente di accesso al servizio dichiarato in fase di registrazione al sito del soggetto delegato. PASSWORD Password di accesso al servizio dichiarata in fase di registrazione al sito del soggetto delegato. Confermando la finestra vengono richiesti in sequenza vari dati se non specificati in precedenza, come ad esempio PEC mittente, Legale Rappresentante, Dati aziendali, Numeratori, ecc. La procedura inoltre guida l utente all impostazione del sezionale iva vendite per fatture elettroniche: 4 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

5 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Viene richiesto il regime fiscale: Proseguendo vengono attivati il modulo Docuvision, viene creata la stampante idonea, vengono creati i formati di modulistica specializzati per la generazione del file xml. Successivamente la procedura guidata visualizza la pagina del sito del soggetto delegato sulla quale effettuare la registrazione. I dati utente e password scelti per la registrazione al sito andranno indicati nel campi Login e Password nella finestra della procedura guidata Passepartout. Una volta inseriti i campi Login e Password, proseguendo con la procedura guidata verrà eseguita la creazione dell azienda all interno dell infrastruttura cloud del soggetto delegato associandola alla Partita Iva. Creata l azienda all interno dell infrastruttura cloud, la procedura guidata visualizza i documenti di delega precompilati che devono essere stampati, firmati e inviati al soggetto da delegare. 5

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7 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Da questo momento sarà possibile gestire i documenti da inviare alla Pubblica Amministrazione. Tuttavia, fino a quando il soggetto delegato non riceve le deleghe firmate, le fatture eventualmente emesse non vengono trasmesse alla PA ma trattenute sui server del soggetto incaricato. 7

8 Il campo STATO di sola visualizzazione che appare nella finestra della procedura guidata Passepartout, a fianco del campo TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT, evidenzia quattro diversi contesti: STATO Da registrare Registrato Azienda creata attesa Delega Az.creata + Delega CONTESTO Non è ancora avvenuta la registrazione al sito del soggetto delegato. La procedura guidata ha visualizzato la pagina del sito del soggetto delegato. È comunque possibile collegarsi al sito tramite il pulsante [F6] Sito registrazione. I dati utente e password scelti per la registrazione al sito andranno indicati nel campi Login e Password sopra descritti. Una volta inseriti i campi Login e Password, proseguendo con la procedura guidata verrà eseguita la creazione dell azienda all interno del sito del soggetto delegato tramite il riconoscimento della Partita Iva. Se l operazione termina correttamente viene impostato questo stato. Una volta creata l azienda sul sito del soggetto delegato, vengono visualizzati i documenti di delega e viene impostato questo stato. I documenti di delega che vanno firmati e inviati al soggetto esterno secondo gli accordi commerciali. È possibile visualizzare i documenti di delega anche successivamente tramite il pulsante [ShF7] Richiesta delega. Da questo momento sarà possibile gestire i documenti da inviare alla PA. Tuttavia, fino a quando il soggetto delegato non riceve le deleghe firmate, le fatture eventualmente emesse non vengono trasmesse alla Pubblica Amministrazione ma trattenute sui server del soggetto incaricato. GESTIONE AZIENDALE O TRAMITE INTERMEDIARIO Nel caso si scelga la gestione Aziendale o tramite Intermediario sono richiesti i seguenti dati: PEC MITTENTE Indirizzo di Posta Elettronica Certificata dell azienda. 8 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

9 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT Forzando il parametro a N viene disattivato il servizio Passepartout ed è possibile scegliere se gestire il processo in proprio oppure demandare la gestione ad un Intermediario. TRASMISSIONE DIFFERITA Parametro non attivo. LOGIN Parametro non attivo. PASSWORD Parametro non attivo. TRASMITTENTE FATTURAPA Indica chi trasmette la fattura alla Pubblica Amministrazione: A azienda, I intermediario. Se il campo è vuoto l azienda non gestisce la fattura elettronica alla Pubblica Amministrazione. PROGRESSIVO UNIVOCO FILE Nel caso sia l azienda a trasmettere la FatturaPA, questo valore indica il numeratore progressivo univoco, gestito in automatico dal programma, necessario alla generazione del file xml da trasmettere al SDI. È una stringa alfanumerica gestita dal programma per evitare che vengano generati dei file FatturaPA con lo stesso nome, cosa errata per il Sistema di Interscambio. L utente non deve inserire nulla in questo campo. CODICE FORNITORE SERVIZIO Se l azienda si affida ad un intermediario per la trasmissione della FatturaPA, in questo campo occorre indicare il codice riferito alla tabella prevista in Aziende Parametri di base Intermediari/fornitori servizio telematico, consultabile tramite [F2] Ricerca. EMITTENTE FATTURAPA Indica chi emette la fattura alla Pubblica Amministrazione: A azienda, I intermediario. Campo vuoto significa che l emittente è l azienda stessa. CODICE FORNITORE SERVIZIO Se l azienda si affida ad un intermediario per l emissione della FatturaPA, in questo campo occorre indicare il codice riferito alla tabella prevista in Aziende Parametri di base Intermediari/fornitori servizio telematico, consultabile tramite [F2] Ricerca. Confermando la finestra vengono richiesti in sequenza vari dati se non specificati in precedenza come ad esempio Dati aziendali, Numeratori, ecc. Vengono inoltre creati i formati di modulistica specializzati per la generazione del file xml e la stampante idonea. DOCUVISION Le voci di menù del modulo sono state suddivise in due livelli. Ora appaiono nella seguente modalità. Docuvision base Gestione documento Gestione archiviazione Impostazioni Parametri generali Classi documento Servizi Riorganizzazione archivi aziendali Docuvision Workflow Digitale Workflow aziendale Cruscotto Anagrafica iter Gestione pratica Gestione documento Trasmissione documenti Gestione archiviazione Comunicazione impronta Immissione/revisione Impegno alla trasmissione Invio telematico Tabella delegati Impostazioni Parametri generali Classi documento Servizi Riorganizzazione archivi aziendali 9

10 Da questa versione, la gestione della fattura PA è disponibile esclusivamente in presenza del modulo Docuvision Workflow Digitale (emissione e conservazione sostitutiva) o del nuovo servizio di invio e conservazione Passepartout. I programmi già esistenti, come ad esempio Gestione documento di Docuvision o Emissione/revisione documento di Magazzino sono stati variati al fine di prevedere e gestire esclusivamente tali casistiche. Fino al 30 aprile 2015, in presenza del solo modulo Docuvision base, sarà ancora possibile generare il file xml tramite le stampanti di tipo Fattura PA ( , file e Docuvision) ma non sarà possibile apporre la firma digitale, trasmettere il documento e conservarlo in modalità sostitutiva all interno delle funzioni del modulo Docuvision. Per ulteriori informazioni si rimanda alla consultazione del presente documento al paragrafo FATTURA PA. GESTIONE DOCUMENTO Il documento di tipo Fattura PA archiviato su Docuvision, fino alle versioni precedenti, era contraddistinto dal pulsante FtPa; con la nuova versione il dettaglio del documento è riportato in calce ai dati di testata del documento. In particolare accanto alla dicitura Fattura elettronica PA appare il nome del file memorizzato e lo stato di quest ultimo. In caso di attivazione della modalità di Trasmissione e conservazione Passepartout il nome del file non risulta visibile fino a che questo non risulta trasmesso. Gli stati possibili in cui si può trovare un documento sono i seguenti. Da trasmettere: il documento è stato generato ma non ancora inviato allo Sdi. E il caso dell azienda che ha attivato la modalità Trasmissione e conservazione Passepartout ma con trasmissione differita, o di aziende con Trasmittente Fattura PA impostato ad A/I. Trasmesso: il documento è stato trasmetto allo Sdi tramite la modalità Trasmissione e conservazione Passepartout, oppure, in caso di Trasmittente Fattura PA impostato ad A/I, il file è stato firmato e trasmesso mediante la funzione di Docuvision Cruscotto fatture PA. Scartato: il file non risulta formalmente corretto per lo Sdi che ha rilasciato una notifica di scarto (NS) ora allegata al documento. Consegnato: il documento è stato inviato correttamente allo Sdi che lo ha ritenuto formalmente corretto; al file è stata associata una notifica di consegna (RC). Accettato: il documento, oltre ad aver superato i controlli formali dello Sdi, è stato accettato dalla Pubblica Amministrazione in quanto ha superato la verifica dei contenuti; al file è stata associata una notifica esito corretta (NE contenente EC01). 10 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

11 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Rifiutato: il documento ha superato i controlli formali dello Sdi, ma non è stato accettato dalla Pubblica Amministrazione poiché non ritenuto idoneo nei contenuti; al file è stata associata una notifica esito non corretta (NE contenente EC02). Decorsi i termini: il documento è stato inviato allo Sdi ma la Pubblica Amministrazione non ha comunicato di averlo accettato o rifiutato entro 15 giorni; è stata quindi allegata una notifica di decorso i termini (DT). Mancata consegna: non è stato possibile recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione, e al documento si è allegata la notifica di mancata consegna (MC) ricevuta dallo Sdi. Impossibile recapito: lo Sdi non riesce a contattare la Pubblica Amministrazione per inviare il file; al documento è allegata una notifica di non recapito (AT). Se il documento si trova in stato Trasmesso, è attivo il pulsante Acquisisci ricevute [Shift+F8] che consente di importare e successivamente visualizzare, in elenco, le ricevute disponibili per quel documento (sia queste pervenute tramite Pec e archiviate in una directory locale, che recuperate in automatico in caso di Trasmissione e conservazione Passepartout ). Con il comando Importa ricevute nel documento [F10] il programma procede all associazione di tutte le notifiche presenti per il documento, tenendo conto della sequenza di emissione. Ad esempio, allegherà prima la notifica di consegna e poi quella di esito e non viceversa. Il pulsante Stati documento [F7] mostra il file xml generato e l elenco di tutte le notifiche associate, mantenendo quindi una sorta di storico del documento. 11

12 Con Visualizza [F8] è possibile aprire e visualizzare, grazie anche all ausilio del foglio di stile, la ricevuta su cui si è posizionati. Se il documento si trova in stato Scartato, ossia ha allegata una notifica di scarto (NC), il pulsante Acquisisci ricevute [Shift+F8] muta in Acquisisci documento [Shift+F8] in modo da permettere l acquisizione manuale della nuova versione della fattura, che potrà essere successivamente inviata. 12 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

13 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Le notifiche che determinano uno stato finale del documento (quali Decorsi i termini, Impossibile recapito e Accettato o Rifiutato) determinano la disattivazione di ulteriori acquisizioni, sia di ricevute che di documenti Fattura PA. RICERCA Il campo Stato documento della funzione di ricerca è stato incrementato degli ulteriori stati che può assumere il documento: Scartato, Rifiutato, Mancata consegna, Impossibile recapito, Accettato, Consegnato, Decorsi i termini. Inoltre, è possibile filtrare i documenti in base al codice Ufficio PA del cliente. FATTURA ELETTRONICA Se nell azienda è attiva la gestione della Fattura PA in una delle tre opzioni disponibili, nel menu di Docuvision è presente la nuova voce FATTURA ELETTRONICA che consente di gestire l intero processo di comunicazione allo Sdi di tali documenti. 13

14 La voce si compone di due funzioni: CRUSCOTTO FATTURE PA e GESTIONE RICEVUTE FATTURE PA. CRUSCOTTO FATTURE PA Il cruscotto permette di visualizzare lo stato attuale dei vari documenti Fattura PA, di trasmetterli ed eventualmente di richiamare in modifica un documento selezionato. Gli stati gestiti sono i medesimi delle notifiche. Ne fa eccezione la riga dello stato Da inviare che non risulta presente in caso di modalità Trasmissione e conservazione Passepartout con invio non differito (questo perché il programma invia direttamente il file in fase di stampa del documento). In caso di attivazione della modalità Trasmissione e conservazione Passepartout il cruscotto è caratterizzato dalla sezione dei totali gestiti nell installazione. Acquistate: numero di fatture acquistate per l intera installazione; Utilizzate: numero di fatture inviate, e quindi utilizzate, dall intera installazione; Disponibili: numero di fatture disponibili per l intera installazione dato come differenza tra quelle acquistate e quelle utilizzate. Un ulteriore riga, Disponibile netto, riporta il numero ottenuto sottraendo all attuale quantità disponibile le fatture in stato Da inviare. NOTA BENE: tale quantità non considera le eventuali fatture nello stato Da inviare presenti nelle altre aziende dell installazione. 14 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

15 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Se si decide di cambiare modalità di gestione, ad esempio si attiva la modalità Trasmissione e conservazione Passepartout in corso d anno ove in precedenza era definita l azienda come trasmittente delle Fatture AP, le eventuali fatture non ancora trasmesse passano, nel cruscotto, dallo stato Da inviare a Da ristampare. Questo stato include, quindi, tutte le fatture che devono essere ancora inviate ma di un tipo non conforme alla gestione attuale. Per rendere trasmissibili anche tali file sarà necessario procedere nuovamente alla loro ristampa/generazione. Con Dettaglio [Invio] si prende visione dei documenti appartenenti allo stato selezionato. Selezionato un file, con il pulsante Modifica documento [F7] si accede direttamente al documento di Docuvision, senza dover obbligatoriamente richiamarlo dalla voce di menu Moduli Docuvision GESTIONE DOCUMENTO. 15

16 Esclusivamente per questa sezione, una volta selezionati uno o più documenti tramite apposito comando (Seleziona deseleziona [Invio] o Seleziona tutto [Shift+F7]), è possibile procedere: - in caso di modalità Trasmissione e conservazione Passepartout con trasmissione differita all inoltro delle Fatture PA; - in caso di trasmittente Fattura PA di tipo I/A con l apposizione della firma digitale alle Fatture PA (tramite il software Dike installato in ogni pc che effettua la firma) e l inoltro via allo Sdi; si utilizza il server definito nella videata di Aziende Anagrafica azienda Configura FatturaPA o, se assente, quello riportato in Moduli Configurazione Docuvision. Se lo consente lo stato, ad esempio per i documenti trasmessi, direttamente dalla videata è possibile procedere all acquisizione di ricevute. 16 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

17 Fattura PA: trasmissione e conservazione Passepartout Se l associazione determina la modifica dello stato della fattura, il cruscotto muterà il contatore in base alla variazione dello stato (da Trasmesse in attesa di ricevuta a Scartate). GESTIONE RICEVUTE FATTURE PA Questa funzione permette di prelevare le eventuali ricevute disponibili per poterle allegare ai documenti archiviati. Se non è attiva la modalità di Trasmissione e conservazione Passepartout, al primo accesso viene richiesto di impostare la directory delle ricevute, ossia la cartella locale in cui l utente ha riportato le notifiche pervenute dallo Sdi nella casella di posta Pec del trasmittente. Tale directory è impostata a livello di client/pc e può essere modificata tramite l apposito pulsante Directory ricevute [F7] attivo nella videata. Nel caso di attivazione Trasmissione e conservazione Passepartout non è necessario definire alcuna directory. Il comando Aggiorna elenco ricevute [F5] consente di prelevare, unicamente per i documenti gestiti dall azienda, le ricevute presenti nella directory locale per portarle in una specifica cartella presente nei dati aziendali. Per poter associare le ricevute ai relativi documenti occorre innanzitutto selezionare quelle di interesse. La scelta di una notifica di un certo documento comporta automaticamente anche la selezione di tutte le altre ricevute a cui fa capo il medesimo. Ad esempio se si volesse associare la notifica esito per il documento 40, selezionandola verrebbe inclusa anche la ricevuta di consegna. 17

18 Il comando Importa ricevute nei documenti [F6] associa automaticamente le ricevute al documento, tenendo conto della sequenza di emissione. TRASMISSIONE DOCUMENTI In caso di Docuvision Workflow digitale attivo, tale funzione consente di firmare e inviare unicamente i documenti di tipo non Fattura PA. 18 FATTURA PA:TRASMISSIONE E CONSERVAZIONE PASSEPARTOUT

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