OS1 Box Fatture Ciclo attivo Manuale operativo Rev.01

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1 I S OS1 ox Fatture Ciclo attivo Manuale operativo ev.01

2 applicazione OS1oxFatture, consente di generare i file XM nel formato FatturaPA e di gestire l intero ciclo di trasmissione e notifica. Sommario Accesso ad OS1oxFatture... 3 Tabelle... 4 ecapiti... 4 Aliquote Iva... 5 Pagamenti... 5 Fatture XM Modalità operative... 6 Generazione fatture... 6 Elaborazione fatture... 6 Possibili segnalazioni/errori... 9 Monitor fatture Da inviare In attesa di esito Esitate Completate Infografica ciclo operativo Pagina 2 di 20

3 Accesso ad OS1oxFatture Accedere ad OS1 con un utente abilitato ad operare con OS1oxFatture. Accedere ad OS1oxFatture tramite l apposito menù Vendite->OS1oxfatture->ox Fatture NOTA: all accesso a OS1oxFatture il sistema verificherà automaticamente la presenza di aggiornamenti ed eseguirà la procedura di aggiornamento. ATTENZIONE: Avvio alternativo: per alcune versioni di OS1 l accesso ad OS1oxFatture non è previsto da menù ma avverrà tramite avvio diretto cliccando sull icona presente sul desktop del computer. Pagina 3 di 20

4 Tabelle e seguenti tabelle saranno da compilare la prima volta e aggiornare nel tempo. ecapiti Eseguire l associazione per ogni anagrafica Cliente di OS1 con il rispettivo codice identificativo. Cliente: richiamare i clienti dall anagrafica di OS1. Destinazione: richiamare, dove codificate, le destinazioni del cliente selezionato. Codice Ufficio/SDI: Data inizio/fine validità: definire la data di inizio validità per il recapito che si sta codificando; la data di fine verrà compilata automaticamente nel momento in cui verrà codificato un nuovo recapito per il cliente. Ente Pubblico - codice alfanumerico di 6 caratteri Azienda - codice alfanumerico di 7 caratteri Cliente estero codice XXXXXXX (inserire sette volte la lettera X) Cliente privato codice (inserire sette volte il numero zero) if. amministr.: identificativo del soggetto cedente/prestatore presente nell anagrafica del sistema gestionale in uso presso l Amministrazione Pubblica. se compilato verrà impostato PEC destinatario: l indirizzo del destinatario; automaticamente il campo C.destinatario con NOTA: i recapiti possono essere compilati anche direttamente in OS1 nell anagrafica Clienti nella Tab ecapiti Fatture PA. Pagina 4 di 20

5 Aliquote Iva Associare le aliquote Iva di OS1, che non rientrano tra quelle imponibili, alla natura delle operazioni. Codice Iva: richiamare i codici Iva dall anagrafica di OS1. Norma: indicare la norma di riferimento relativa all aliquota Iva. Natura: indicare il codice natura AdE definito dall elenco presente nella tabella collegata. Pagamenti everse Charge: attivare il flag per i codici Iva relativi a documenti di vendita da registrare in everse Charge (es. la vendita di cellulari Art.17, co. 5). Associare le modalità di pagamento di OS1 alle modalità di pagamento precaricate previste. Pagamento: richiamare i codici Pagamento dall anagrafica di OS1. Modalità pagamento: indicare il codice pagamento AdE definito dall elenco presente nella tabella collegata. Pagina 5 di 20

6 Fatture XM Modalità operative Di seguito sono elencati i passaggi necessari ad elaborare i file XM delle fatture, ad inviare i file all intermediario e a monitorare le notifiche relative. Generazione fatture a generazione delle fatture verrà eseguita in OS1 con le abituali modalità operative. Solo dopo aver eseguito la generazione in modalità definitiva si potrà operare in OS1oxFatture per l elaborazione dei file XM. Elaborazione fatture In OS1oxFatture tramite il menù Elaborazione fatture è possibile selezionare i documenti per cui effettuare la generazione dei file XM da trasmettere. Sono selezionati tutti i documenti inseriti tramite la gestione vendite relativi ai clienti oggetto della selezione in base alla configurazione utente utilizzata (es. se l utente tratta solo clienti PA sono elaborati solo clienti PA). Effettuare la selezione Data/Clienti desiderata e successivamente impostare i seguenti parametri: Elaborazione interattiva: attivare il flag. Verifica coerenza dati tabelle collegate: attivare il flag. Invio automatico: attivare il flag. ATTENZIONE: Tipo elaborazione: il campo è impostato di default a Elabora solo fatture non ancora generate ; nel caso si dovesse rigenerare un documento che ha già generato il file XM impostare una delle altre opzioni. Pagina 6 di 20

7 a procedura genererà un anteprima interattiva dei documenti per i soli clienti che hanno correttamente compilato il ecapito; segnalerà i clienti per cui manca il recapito. Segnalazione di mancato recapito: Generazione anteprima interattiva: NOTA: dove necessario procedere selezionando la riga del documento e compilando il riquadro inferiore con i riferimenti documento. Selezionare le righe da elaborare tramite doppio click del mouse sulla singola riga o massivamente dal menù attivabile cliccando con il tasto destro del mouse. e righe selezionate verranno evidenziate di colore giallo. Pagina 7 di 20

8 Se non servono i riferimenti documento confermare per procedere. Procedere con il tasto Salva/F10 e confermare cliccando Si. Pagina 8 di 20

9 I file XM delle fatture saranno automaticamente sottoposti a verifica e inoltrati al servizio dell intermediario autorizzato. Possibili segnalazioni/errori Segnalazione: senza recapito. Soluzione: inserire il recapito in anagrafica Cliente o in Tabelle->ecapiti di OS1oxFatture. Pagina 9 di 20

10 Segnalazione: codice pagamento non assegnato su tabella Modalità di pagamento. Soluzione: codificare l associazione in Tabelle->Pagamenti di OS1oxFatture. Segnalazione: natura non specificata con aliquota Iva zero su rigo. Soluzione: codificare l associazione in Tabelle->Aliquote Iva di OS1oxFatture. Pagina 10 di 20

11 Monitor fatture In OS1oxFatture tramite il menù Monitor fatture è possibile gestire gli stati e le notifiche dei documenti. Accedere con il tasto Avvia. (Il tasto Consulta permette solo l utilizzo passivo dell interfaccia). Il Monitor si compone di 4 aree: Da inviare In attesa di esito Esitate Completate Da inviare area Da inviare dovrà essere sempre vuota se si utilizza la funzione di invio automatico in fase di elaborazione. Diversamente troveremo dati per i soli documenti con esito di scarto che dovranno essere inviati nuovamente dopo essere stati corretti. Pagina 11 di 20

12 In attesa di esito area In attesa di spedizione/consegna. esito conterrà i documenti inviati che attendono l esito di a prima colonna visualizza l icona con il colore relativo allo stato del documento come da legenda. NOTA: per le Fatture 2 l esito scartata fa considerare il documento come non emesso; sarà quindi possibile correggere la fattura, elaborare nuovamente il file XM mantenendo il protocollo ed inviare all intermediario. a griglia superiore mostrerà tutti i dati relativi al documento. In particolare indicherà: Verificata: X Inviata: X C.destinatario: Ente Pubblico - codice alfanumerico di 6 caratteri Azienda - codice alfanumerico di 7 caratteri Cliente estero codice XXXXXXX (inserire sette volte la lettera X) Cliente privato codice (inserire sette volte il numero zero) se compilato verrà impostato PEC destinatario: l indirizzo del destinatario; automaticamente il campo C.destinatario con I tasti funzione: Visualizza: Formato completo: genera l anteprima del documento con grafica formattata da foglio di stile. Formato ministeriale: genera l anteprima del documento nel formato grezzo XM. Pagina 12 di 20

13 Notifiche: esegue l interrogazione del servizio dell intermediario autorizzato al fine di recuperare le notifiche per i documenti in attesa. a griglia inferiore mostrerà le notifiche relative al documento. I tasti funzione: Visualizza: genera l anteprima del documento di notifica. Esporta: esporta su file system i file XM delle notifiche. Esiti Cliente 2 In questo caso al fornitore può tornare indietro una fra le 3 successive notifiche: - - Notifica scarto: il SdI ha rifiutato la fattura e nella notifica è evidenziato il motivo dello scarto. e fatture sono nuovamente presenti nella sezione Da inviare evidenziate come scartate. Il fornitore dovrà procedere a risolvere l errore, rigenerare il formato e reinviarlo. Attenzione: le fatture scartate sono considerate come non emesse. icevuta di consegna: tutto l iter è stato correttamente completato senza errori. e fatture a questo punto sono chiuse e sono consultabili nella sezione Completate del Monitor fatture. Mancata consegna: l iter nei confronti del SdI (e quindi dell Agenzia delle Entrate) è completato correttamente, tuttavia la fattura non è stata recapitata al cliente per motivazioni tecniche (indirizzo posta PEC errato, codice destinatario errato, eccetera). Il fornitore deve inviare manualmente copia analogica della fattura al cliente comunicandogli che l originale della fattura è a disposizione nell area riservata del sito dell Agenzia delle Entrate. Nel ox Fatture queste fatture vengono evidenziate nella sezione Esitate. Da questa pagina possono essere evase e spostate nella sezione Completate attraverso il bottone Completa. - Pagina 13 di 20

14 Cliente PA In questo caso al fornitore possono tornare indietro una o più fra le 7 successive notifiche: - - Notifica scarto: il SdI ha rifiutato la fattura e nella notifica è evidenziato il motivo dello scarto. e fatture sono nuovamente presenti nella sezione Da inviare evidenziate come scartate. Il fornitore dovrà procedere a risolvere l errore, rigenerare il formato e reinviarlo. Attenzione: le fatture scartate sono considerate come non emesse. Mancata consegna: la fattura è stata correttamente emessa e il SdI ha preso in carico la fattura ma non è riuscito a recapitarla. a fattura rimane aperta in quanto successivamente arriverà un altra notifica (tipicamente la notifica Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito). icevuta di consegna: l invio al cliente è stato completato correttamente. a fattura non è chiusa in quanto dovrà essere chiusa da una successiva notifica di accettazione, rifiuto, decorrenza termini o impossibilità di recapito. Accettata: il cliente ente pubblico ha accettato la fattura e quindi l iter si è correttamente concluso. A questo punto la fattura è presente nella sezione Completate. espinta: il cliente ente pubblico ha respinto la fattura e quindi l iter si è correttamente concluso. A questo punto la fattura è presente nella sezione Completate. Decorrenza termini: il cliente ente pubblico ha ricevuto la fattura ma non ha risposto nei termini previsti (15 giorni) e la fattura è data come completata d ufficio. A questo punto la fattura è presente nella sezione Completate. Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito: il SdI non è riuscito a consegnare la fattura all ente pubblico. a fattura è stata correttamente emessa ma il cliente non l ha ricevuta quindi il fornitore dovrebbe provvedere ad inviare copia analogica al cliente. A questo punto la fattura risulta chiusa ed è presente nella sezione Esitate ; per passarla a Completata è sufficiente utilizzare il bottone Completa Esitate area Esitate conterrà i documenti inviati che hanno ricevuto notifica di Mancata consegna per i 2 e di Avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito per i PA. Pagina 14 di 20

15 I tasti funzione: Visualizza: Formato completo: genera l anteprima del documento con grafica formattata da foglio di stile. Formato ministeriale: genera l anteprima del documento nel formato grezzo XM. Stampa: attiva il pannello di stampa con la possibilità di effettuare l invio con la creazione automatica di un messaggio con un testo predefinito e con allegato il documento. indirizzo viene letto dall anagrafica cliente dai recapiti /fax se presente il modulo invio massivo o da Indirizzo . Completa: aggiorna automaticamente lo stato del documento e lo porta a Consegnata spostandolo nell area Completate. Completate area Completate attiva la maschera Selezione fatture completate con la quale effettuare la selezione dei documenti. Con questa funzione è possibile visualizzare tutti i documenti Completati (chiusi) effettuando un filtro sulla tipologia di stato (Accettata, espinta, etc.) secondo le notifiche descritte sopra. Pagina 15 di 20

16 Infografica ciclo operativo Pagina 16 di 20

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18 I S Pagina lasciata intenzionalmente bianca Pagina 18 di 20

19 I S Pagina lasciata intenzionalmente bianca Pagina 19 di 20

20 Via Industria n OGINATE ECCO C. Fisc. P. IVA - eg. Imp E.A. C n CAP SOC ,00 i.v. Tel Fax info@aebsistemi.it - Web: Orari assistenza: un-ven / Pagina 20 di 20