NORME PER LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI PARROCCHIALI

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1 DIOCESI DI PADOVA NORME PER LA GESTIONE DEGLI ARCHIVI PARROCCHIALI «La duplice rilevanza che gli archivi ecclesiastici hanno per la Chiesa e per la società fa assumere alla documentazione in essi custodita il significato di un patrimonio di primaria importanza per la storia religiosa e civile. La Chiesa Cattolica, responsabile principale, in quanto proprietaria nelle sue istituzioni e nei suoi enti, di questo immenso patrimonio storico prodotto nei secoli dai suoi organi, è cosciente del dovere che ha di custodirlo e metterlo a disposizione degli studiosi». (C.E.I., Schema-tipo di regolamento degli archivi ecclesiastici italiani, marzo 1995). Alla luce di queste considerazioni, è sembrato opportuno fornire ai parroci alcune indicazioni sulla corretta conservazione e sulla consultazione dei documenti contenuti nell archivio parrocchiale, secondo quanto previsto dal Codice di diritto canonico (CIC) e dalla normativa vigente La conservazione dei documenti nell archivio parrocchiale 1.1. Il parroco, in quanto legale rappresentante della parrocchia, è responsabile della conservazione dei documenti e della corretta gestione dell archivio parrocchiale, sotto l autorità e la vigilanza dell ordinario (cfr CIC, can ) Si distingua, anche nella collocazione, la documentazione relativa a pratiche ancora aperte, che costituisce l archivio corrente, da quella costituita da pratiche chiuse, conservate come opportuna testimonianza, in ragione dell interesse storico o per ragioni di natura legale, che forma l archivio storico. Si raccomanda al parroco di conservare la documentazione personale scrupolosamente separata da quella parrocchiale L archivio storico sia conservato in ordine, di preferenza in una stanza dedicata unicamente a questo scopo, pulita, non umida, chiusa a chiave. Nel caso in cui ciò non sia possibile, almeno gli armadi che custodiscono i documenti siano chiusi a chiave. Il parroco ne consenta l accesso solo agli addetti da lui incaricati La realtà di numerose case canoniche non più abitate può consigliare, per ragioni di sicurezza, di conservazione e di più comodo accesso, il trasferimento dell archivio parrocchiale in quella dove attualmente risiede il parroco competente. Non si trasferisca, però, il materiale archivistico senza il consenso dell ordinario (cfr CIC, can ). Nel caso in cui lo spostamento sia autorizzato e abbia luogo, si curi che esso avvenga con le dovute cautele e salvaguardando, nella nuova destinazione, la fisionomia peculiare di un archivio proprio, conservato separatamente dagli altri già esistenti, senza indebite fusioni. 1 Si vedano, in particolare, il can. 535, il can e l Intesa tra il Ministro per i beni e le attività culturali e il Presidente della Conferenza Episcopale Italiana circa la conservazione e la consultazione degli archivi storici e biblioteche degli enti e istituzioni ecclesiastiche del 18 aprile

2 1.5. Quando i documenti dell archivio storico dispongano di un loro ordinamento (spesso prodotto sulla base di un inventario), frutto di indicazioni date in precedenza 2 esso sia conservato o, in caso, adattato e aggiornato, sulla base del titolario (Allegato 1). Nel caso in cui l archivio si trovi privo di un ordinamento coerente, si applichi il titolario stesso. Non si proceda, tuttavia, ad alcun progetto di riordino o di scarto senza il preventivo parere dell autorità diocesana Se i documenti versano in grave stato di disordine e/o in cattive condizioni di conservazione, si seguano le indicazioni dell autorità diocesana, cui la situazione va notificata. In particolare, il restauro dei pezzi archivistici, soprattutto se antichi, deve essere autorizzato Si raccomanda di maneggiare i documenti antichi con particolare cura. Nessun documento depositato in archivio può essere annotato. I documenti anteriori al XX secolo non possono essere fotocopiati. Possono essere fotografati senza l uso del flash Mai, per nessuna ragione, i documenti dell archivio possono essere dati in prestito, neppure a persona degna della massima fiducia. Il parroco si premuri di recuperare quanto prima il materiale documentario che si trovasse fuori dell archivio (cfr CIC, can ) Si eviti del tutto di trasferire i documenti storici, particolarmente se antichi, all esterno della casa dove l archivio è situato, per ragioni di sicurezza e per tutelare la conservazione del documento. Per eventuali necessità, si ricorra ad una riproduzione fotografica o digitale. Nel caso di un esposizione, anche all interno degli ambienti parrocchiali, è necessaria l autorizzazione dell ordinario (cfr CIC, can ) La persona cui il parroco decida eventualmente di affidare la custodia e la gestione dell archivio sia di provata fiducia e competenza, e s impegni a rispettare le indicazioni contenute in queste note Normalmente, salvo casi particolari, eventuali libri antichi (anteriori cioè al 1830) di natura non archivistica (opere varie, libri liturgici ) siano conservati con la dovuta cura nei locali dell archivio Si abbia cura di redigere un inventario del materiale contenuto in archivio, o di aggiornare quello esistente, sulla base di quanto precisato nel punto 1.4., e si segnalino in esso eventuali lacune. Una copia di esso va consegnata all Archivio Storico Diocesano (CIC, can ). 2. Alcuni documenti dell archivio parrocchiale La normativa della Chiesa universale, contenuta nel Codice di diritto canonico 3, e quella della Chiesa italiana 4 prevedono che negli archivi parrocchiali siano redatti accuratamente e conservati diligentemente, tra gli altri, il libro dei battezzati, il libro 2 Gli ultimi interventi dell autorità diocesana in materia sono quelli del Sinodo diocesano del 1947, del Vescovo mons. Carlo Agostini del 1948 e del Vescovo mons. Girolamo Bortignon del Can C.E.I., DELIBERA n. 6, 23 dicembre 1983 (Notiziario 1983, 209). 2

3 dei matrimoni, il libro dei defunti e il libro dei cresimati 5. Si raccomanda, in particolare: di procedere con ordine e regolarità alla loro compilazione. di annotare diligentemente sul registro dei battezzati la confermazione e tutto ciò che riguarda lo stato canonico del fedeli secondo quanto previsto (CIC, can e can. 1133). di far pervenire regolarmente all Archivio Storico Diocesano copia degli atti di battesimo, cresima, matrimonio e morte, la cui importanza non può sfuggire nel caso in cui i documenti originali vadano per qualsiasi motivo perduti. Si ricorda altresì che l informatizzazione dell archivio parrocchiale non esime dall obbligo di aggiornare e conservare la documentazione cartacea Si conservino con particolare diligenza i documenti relativi alle istruttorie matrimoniali Secondo la prassi consolidata nella nostra Diocesi, si compilino altresì lo stato d anime e la cronistoria parrocchiale. Relativamente a quest ultima, se la raccolta dei cosiddetti bollettini parrocchiali rappresenta in molti casi una cronaca preziosa della vita di una parrocchia di cui anticamente non si poteva disporre e dunque si raccomanda che essi siano conservati in ordine e possibilmente rilegati, è pur vero che la cronistoria può accogliere considerazioni di natura più riservata che non sempre si possono affidare ad altri mezzi. I parroci stendano in essa, perciò, almeno qualche nota, sia pur rapida, per ogni anno. Queste righe apportano molto spesso un contributo assai importante per la formazione della memoria di una comunità Si conservi in archivio una copia dei sussidi preparati per la formazione spirituale, i cammini di catechesi, le attività pastorali, pure di epoche passate: anche se non più utilizzati, conservano il valore di testimonianza storica sulla vita della comunità Le richieste di certificato di battesimo o di altra documentazione per l ottenimento della cittadinanza italiana iure sanguinis da parte di discendenti di italiani emigrati all estero che si riferiscano al periodo anteriore al 1 settembre 1871 siano accolte, poiché fino a quella data l anagrafe civile era affidata esclusivamente ai parroci. Si ricorda, a questo proposito, che presso l Archivio Storico Diocesano sono custoditi soltanto i duplicati dei registri civili, redatti dai parroci, corrispondenti al periodo della dominazione austriaca ( ) e i registri dello stato civile per la città di Padova, organizzati per parrocchie ( ). Esso, di conseguenza, rilascia i certificati (purché compresi nei limiti cronologici indicati) esclusivamente in quei casi in cui l originale non sia più disponibile presso l archivio parrocchiale, cui di norma la richiesta va inoltrata. L Archivio Storico Diocesano e la Cancelleria della Curia Vescovile sono disponibili a prestare assistenza quando la lettura degli atti si presentasse difficoltosa. Si raccomanda, in questi casi, di far giungere ai predetti uffici una riproduzione fotografica dell atto che risulti leggibile e di non portare gli originali fuori dagli archivi (cfr. 1.8.). Per gli ulteriori adempimenti si faccia riferimento a quanto previsto nella lettera del Vicario Generale (16 maggio 2018, Prot. 431/2018) che accompagna il Decreto 5 Per la documentazione di natura economico-amministrativa si faccia riferimento alle indicazioni dell Economo e del Servizio amministrativo diocesano. 3

4 vescovile Contributo delle parrocchie e degli enti ecclesiastici alla Chiesa diocesana del 24 aprile L accesso all archivio parrocchiale e la consultazione dei suoi documenti I documenti conservati negli archivi parrocchiali spesso sono oggetto di interesse da parte di chi voglia ricostruire la storia della propria famiglia o abbia interessi più generali di carattere culturale, soprattutto storico. Nella gran parte dei casi queste carte sono uniche, cioè non sono conservate in copia in alcun altro luogo. Se ciò consiglia che esse siano circondate di particolare cura, nel contempo le rende insostituibili per alcuni tipi di ricerca. L autorità ecclesiastica si assume perciò l impegno di rendere i propri archivi accessibili a chi ne faccia motivata richiesta, secondo le indicazioni che seguono. Per non essere gravati di ulteriori incombenze, i parroci, nell adempiere questo compito, si avvalgano normalmente dell aiuto di persone di provata fiducia e competenza Può essere ammesso alla consultazione dei documenti solo chi abbia compiuto la maggiore età, sottoscriva la domanda di ammissione (Allegato 2) e si impegni ad osservare l allegato Regolamento (Allegato 3). L accesso in archivio sia annotato su un foglio di presenza (Allegato 4) Chi viene ammesso a frequentare l archivio, anche se fornito dei titoli di raccomandazione più qualificati, non va mai lasciato solo, tanto più se la consultazione avviene nella stessa stanza dove i documenti sono custoditi: sia presente sempre con lui una persona di fiducia del parroco. Anche se non in grado di prestare assistenza nella lettura delle carte, essa svolge il compito importantissimo di controllare che i documenti non siano sottratti o alterati e che il Regolamento sia osservato Gli utenti non introducano nella sala dove si svolge la ricerca borse, cartelle, cibi, bevande, penne, pennarelli ed evidenziatori. Per prendere appunti è permesso esclusivamente l uso di matite. È consentito l uso del computer portatile La consultazione dei documenti è gratuita. Un rimborso delle spese (di luce e riscaldamento) e un eventuale ricompensa per chi assiste il ricercatore possono essere chiesti secondo giustizia. Gli studiosi sono altresì tenuti a consegnare alla parrocchia una copia delle loro pubblicazioni o tesi di laurea nelle quali sia utilizzato o in ogni caso citato materiale documentario dell archivio Si conservi una scheda personale per ciascun utente dove vengano annotati i registri e le buste consultati (Allegato 5). Non si diano in visione più di tre buste o registri per volta Gli utenti possono chiedere in consultazione su motivata richiesta solo i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. Notizie riguardanti persone fisiche riferite agli ultimi 70 anni possono essere fornite solo agli aventi diritto, ma senza consegnare i registri per la diretta consultazione, a protezione dei dati sensibili Non si diano in consultazione quei pezzi archivistici che versino in precario stato di conservazione. 4

5 3.9. Le fotoriproduzioni per ragioni di studio (sempre senza flash) possono essere autorizzate per un numero di pagine limitato (al massimo 10 per ogni volume), versando la somma di 10 per ogni volume, a titolo di contributo per la conservazione del materiale documentario. Sono di norma escluse dalla riproduzione per motivi di studio le carte o i documenti di particolare pregio storico o artistico. Il permesso per la loro riproduzione ai fini di pubblicazione, invece, può essere concesso a determinate condizioni dall Ufficio diocesano per l arte sacra e i beni culturali ecclesiastici Sono esclusi dalla riproduzione fotografica i documenti personali degli ultimi 100 anni, a tutela dei dati sensibili, del diritto alla riservatezza e alla buona fama (cfr. CIC can. 220). Si ricordi, in ogni caso, ai ricercatori che essi sono tenuti a rispettare il codice di deontologia nel trattamento dei dati personali. 5