Manuale gestione dei documenti ufficiali

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1 Manuale gestione dei documenti ufficiali Prof. Fulvio Ferroni

2 1 Capitolo 1 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali Il presente manuale è stato redatto al fine di facilitare l uso della procedura in oggetto da parte dei colleghi docenti. 1.1 Scopo della procedura La procedura di caricamento in rete dei documenti ufficiali ha lo scopo di evitare la consegna dei documenti cartacei relativi alle programmazioni delle varie discipline (iniziali e a consuntivo), delle relazioni di fine anno, delle programmazioni di dipartimento e dei verbali di dipartimento e dei CdC. 1.2 Uso della procedura Per attivare la procedura ci si deve collegare all indirizzo cliccare poi sulla voce «Docenti» a destra e quindi sulla voce «Inserimento documenti ufficiali» del sottomenu che si apre sotto la voce «Docenti» (figura 1.1). Figura 1.1 La voce successiva del menu, permette invece di accedere allo scaricamento dei modelli da usare per la stesura della programmazione didattica, delle tracce dei verbali, del presente manuale (figura 1.2).

3 2 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali Figura 1.2 Attivando la scelta «Inserimento documenti ufficiali» si accede alla videata di ingresso nella procedura che presenta sulla sinistra il menu con le funzioni disponibili (figura 1.3). Figura 1.3 Il menu contiene le seguenti funzioni: Visualizza: per visualizzare i documenti inseriti, con accesso libero a tutti (eccetto per i verbali e le relazioni finali, come specificato più avanti); Crediti: fornisce informazioni sugli autori dei programmi e non viene dettagliata in quanto non essenziale; Contatta amministratore: permette di inviare un messaggio di posta elettronica all amministratore per segnalare eventuali problemi;

4 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali 3 Area riservata: per accedere alle funzioni di inserimento e rimozione dei documenti, con accesso consentito solo ai docenti dopo autenticazione Caricamento e cancellazione dei documenti Attivando la funzione «Area riservata» si riceve la richiesta di autenticazione (figura 1.4). Figura 1.4 Inserendo credenziali valide (le stesse che ogni docente usa per accedere ai P.C., navigare in Internet, gestire la posta, inserire i materiali didattici e entrare nell area riservata del sito della scuola) si arriva al menu di gestione dei documenti (figura 1.5). Figura 1.5 Appare il menu con le funzioni attivabili per l inserimento e la gestione dei documenti.

5 4 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali Le funzioni di caricamento per materia dei programmi iniziali e svolti e delle relazioni sono del tutto simili e si effettuano compilando moduli che hanno lo stesso aspetto; in figura 1.6 viene mostrato uno dei tre moduli. Figura 1.6 L uso è molto semplice: si sceglie la classe (punto 1 nella figura), la materia (2), l anno scolastico (3) (cliccando sulla freccetta nera sulla destra del campo di input si ottengono i valori possibili tra cui scegliere); infine cliccando sul bottone «sfoglia» (4) si seleziona il file contenente la programmazione da caricare e alla fine si clicca su «OK» (5). In caso di esito positivo si ottiene (dopo un tempo dipendente dalla grandezza del file e dalla velocità del collegamento in rete) un messaggio di avvenuto caricamento, altrimenti un messaggio di errore. Il file da caricare può essere memorizzato su qualsiasi supporto di memoria (hard disk, floppy, pennetta USB ecc.) «raggiungibile» dalla macchina che si sta utilizzando per caricare i documenti. Si presti particolare attenzione nel non inserire file che abbiano nel nome caratteri «strani» come le lettere accentate, l apostrofo, il simbolo dei gradi ecc.. Tali caratteri possono causare malfunzionamenti. In caso siano presenti si deve rinominare il file prima di selezionarlo per il caricamento. La funzione di caricamento della programmazione e dei verbali di dipartimento è basata su un modulo leggermente diverso (figura 1.7) nel quale si deve selezionare il dipartimento al posto di classe e materia e si deve anche inserire una descrizione del documento che si sta caricando.

6 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali 5 Figura 1.7 Per il resto valgono le stesse considerazioni fatte per la funzione di caricamento dei documenti per materia. Anche la funzione di caricamento dei verbali dei CdC ha un suo modulo autonomo (figura 1.8) nel quale si deve selezionare la classe e l anno scolastico ed inserire una descrizione del documento che si sta caricando. Figura 1.8 Per il resto valgono le stesse considerazioni fatte per la funzione di caricamento dei documenti per materia. La funzione «Elenca i tuoi documenti - elimina» permette di ottenere la lista dei documenti inseriti dal docente che si era accreditato in precedenza (figura 1.9) consentendo anche la cancellazione tramite il pulsante «Elimina».

7 6 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali Figura 1.9 Ogni docente può eliminare solo i documenti che lui ha inserito. Non è prevista la modifica; in caso di errori occorre eliminare il documento e reinserirlo. L ultima voce del menu «Logout» permette ovviamente al docente di scollegarsi. Non viene illustrata la voce «Carica registro Excel» in quanto tale funzione viene usata da pochi colleghi che sono già a conoscenza delle relative modalità operative Consultazione dei documenti Attivando la funzione «Visualizza» del menu principale si ottiene il modulo di interrogazione dei documenti inseriti (figura 1.10).

8 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali 7 Figura 1.10 Se la stessa voce viene selezionata dopo essersi accreditati in «Area riservata» si ottiene un modulo più ricco (figura 1.11), che permette si scegliere anche le relazioni finali per materia, i verbali di dipartimento e i verbali dei CdC (oltre ai registri Excel). Il motivo è che tali documenti possono contenere informazioni «delicate» e riservate che è bene non siano visibili liberamente a qualsiasi utente della rete. Figura 1.11 Si deve scegliere l anno scolastico e poi decidere se cercare: nei documenti di dipartimento: in tal caso si sceglie il dipartimento e eventualmente si seleziona la scelta relativa ai verbali;

9 8 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali nei documenti della programmazione per disciplina: in tal caso si sceglie classe o materia o professore (solo uno dei tre) e si seleziona il tipo di documento voluto (prog. iniziali, finali ecc.); nei documenti dei CdC (solo se accreditati): in tal caso si sceglie la classe. In tutti i casi poi si deve cliccare il bottone «OK» corrispondente alla scelta fatta. In figura 1.12 viene mostrato il risultato ottenuto con la ricerca per dipartimento con valore di quest ultimo pari a «Informatica» per l anno scolastico Figura 1.12 Per tornare alle maschere precedenti, si devono utilizzare sempre i bottoni «Back» presenti nelle varie videate (vedi figura 1.13), e non il tasto «Indietro» del Browser. Figura 1.13

10 Manuale per la gestione dei documenti ufficiali Contattare l amministratore Per concludere, in figura 1.14, viene mostrato il modulo da usare per segnalare all amministratore eventuali problemi (terza scelta del menu principale). Figura 1.14