Agenzia per l Italia Digitale CAPITOLATO TECNICO PER

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1 CAPITOLATO TECNICO PER L AFFIDAMENTO DI SERVIZI PROFESSIONALI DI CONSULENZA METODOLOGICA E ORGANIZZATIVA NELL AMBITO DEL PROGETTO Documento Versione Data di rilascio Capitolato tecnico marzo 2013

2 1. Oggetto del servizio L oggetto del servizio è un insieme di servizi professionali di consulenza metodologica e organizzativa nell ambito del progetto 2. Contesto del servizio L Agenzia per l Italia (ex DigitPA) ha stipulato con il RTI Telecom Italia s.p.a. NTTDTA (ex Value Team s.p.a.) il Contratto Quadro n. 4/2008 per l affidamento di un servizio erogato in modalità ASP per la contabilità analitica, il controllo strategico ed il controllo di gestione con connessi servizi professionali di supporto della durata di 5 anni. Il Contratto scadrà il 30 dicembre Ad oggi hanno aderito al Contratto Quadro 5 Ministeri, 1 Ente locale, 2 Enti pubblici non economici, tra cui l allora DigitPA. Le Amministrazioni aderenti hanno manifestato la volontà di proseguire nell iniziativa progettuale oltre la scadenza contrattuale. Nell ambito di tale iniziativa progettuale, l Agenzia svolge molteplici attività, tra le quali si distinguono la governance del Contratto Quadro, il supporto alle Amministrazioni per la conduzione e gestione degli Atti Esecutivi e dei Piani dei Fabbisogni, la gestione del processo di cofinanziamento alle Amministrazioni, la governance degli interventi evolutivi sulla piattaforma applicativa, nonché la direzione lavori del progetto di adesione al servizio da parte dell Agenzia. In vista della ormai prossima scadenza contrattuale, l Agenzia, stante la volontà da parte delle Amministrazioni di proseguire nell utilizzo del servizio, sta già svolgendo una serie di attività finalizzate a garantire loro la prosecuzione dell iniziativa. A tal proposito, al fine di individuare gli aspetti da migliorare, sia dal punto di vista della soluzione, sia dal punto di vista degli aspetti operativi ed organizzativi, ed i presupposti per la prosecuzione, sono stati organizzati una serie di incontri con il gruppo di lavoro costituito nell ambito del Comitato di coordinamento tra l Agenzia e le Amministrazioni aderenti. Successivamente sono stati sottoposti alle Amministrazioni aderenti due documenti di assessment, uno sulle funzionalità della piattaforma applicativa, l altro sulla definizione del modello di programmazione e controllo e relativo grado di implementazione nel sistema. 3. Oggetto del servizio Nell ambito del servizio richiesto, si rende necessario realizzare prioritariamente le seguenti attività: - supporto all analisi dello stato di avanzamento del progetto, da realizzarsi anche attraverso l esame dell assessment in corso di erogazione e l elaborazione dei risultati raggiunti; - definizione degli aspetti da migliorare per una eventuale prosecuzione dell iniziativa; - assistenza nella valutazione delle alternative tecnologiche perseguibili; - individuazione dei servizi da richiedere al mercato per la prosecuzione dell iniziativa e relativi parametri di misurazione; - elaborazione di materiale tecnico di supporto. Pag. 2 di 7

3 4. Qualità del servizio Il servizio consiste nella messa a disposizione di profili professionali che corrispondano ai requisiti di esperienza e conoscenza professionale definiti nel seguito. Il Prestatore è chiamato a rispondere delle risorse messe a disposizione e della rispondenza dei profili professionali ai requisiti di esperienza e conoscenza professionale definiti nel seguito, nonché dell attitudine e dell esperienza nella realizzazione della attività specificate nel precedente paragrafo. E quindi di competenza dell Agenzia la gestione e l organizzazione del lavoro nonché il raggiungimento dei risultati, mentre sono di competenza del Prestatore la messa a disposizione delle risorse con i requisiti richiesti secondo le quantità e le tempificazioni specificate nel seguito. Il servizio sarà erogato sotto la forma contrattuale a misura, espressa nell unità del giorno/persona. Si richiede la messa a disposizione di due risorse professionali in quantità massima complessiva di 55 giorni/persona. I profili professionali e le unità di personale richiesti sono i seguenti: - consulente senior, con esperienza lavorativa di almeno 10 anni sui temi della pianificazione strategica e controllo di gestione, gestione e monitoraggio progetti ICT: una unità di personale in quantità massima di 10 giorni/persona; - consulente, con esperienza lavorativa di almeno 8 anni sui temi della pianificazione strategica e controllo di gestione, gestione e monitoraggio progetti ICT: una unità di personale in quantità massima di 45 giorni/persona. Di seguito sono descritti in dettaglio i profili professionali delle due figure richieste, esplicitati sulla base dei requisiti richiesti dal Capitolato di Gara del citato Contratto Quadro n. 4/ Consulente senior Requisiti professionali: Esperienze lavorative: Anzianità lavorativa di almeno 10 anni, di cui 4 nella funzione, con esperienze preferibilmente nel settore pubblico, ed in particolare nella Pubblica Amministrazione centrale italiana. Possiede una approfondita conoscenza del processo di controllo di gestione, dei principi, delle tecniche di controllo nonché di aspetti amministrativo contabili (contabilità finanziaria, economico patrimoniale, processi di formazione dei bilanci finanziario ed economico patrimoniale), di organizzazione ed ha una conoscenza di massima delle tecnologie di supporto. Ruolo: Disegna ed attiva il modello ed il processo di controllo di gestione nonché le relative strutture organizzative interfacciandosi costantemente con i vertici e i responsabili dell amministrazione. Risolve in buona autonomia le problematiche di modello, processo e organizzative e tecnologiche allineandosi costantemente con il capo progetto e con i vertici dell amministrazione. Collabora attivamente con le figure professionali di consulente e con il capo progetto nella definizione delle soluzioni. Pag. 3 di 7

4 4.2. Consulente Requisiti professionali: Esperienze lavorative: anzianità lavorativa di almeno 8 anni, di cui almeno 3 nella funzione, preferibilmente con esperienze di consulenza su processi amministrativo contabili e di controllo di gestione nel settore pubblico, in particolare Pubblica Amministrazione centrale italiana. Ruolo: si fa portatore della propria esperienza proponendo soluzioni a problematiche legate al modello, al processo, amministrativo contabili e organizzative. Effettua interviste, elabora e produce la documentazione e le analisi a supporto delle soluzione proposte. E in grado di lavorare in gruppo e rapportarsi con utenti dell amministrazione. 5. Durata e pianificazione delle prestazioni I servizi in oggetto avranno una durata di 90 giorni a decorrere dalla data di pubblicazione delle informazioni di cui all art. 18 del decreto legge n. 83 del 22 giugno 2012, convertito, con modificazioni, nella legge n. 134 del 7 agosto 2012, nel sito internet dell Agenzia. Della suddetta pubblicazione verrà data apposita comunicazione al Prestatore da Parte del Responsabile del procedimento. L esecuzione delle attività avrà inizio a decorrere dalla data di efficacia del contratto. La tabella seguente illustra la pianificazione di massima delle prestazioni per ciascun mese solare di attività. I valori indicati nella tabella seguente sono espressi in giorni/persona, per ciascuna unità di personale richiesta. Figura professionale giorni Totale Consulente senior Consulente Totale Modalità di esecuzione Le prestazioni saranno erogate con la forma contrattuale a misura, espressa in giorni/persona. Un giorno/persona ha una durata media di 8 ore di lavoro. Le attività saranno svolte sia presso la sede dell Agenzia per l Italia, sia presso la sede del Prestatore. Pag. 4 di 7

5 La pianificazione di dettaglio delle attività è concordata e aggiornata all inizio delle attività e successivamente ogni 30 giorni. La pianificazione di dettaglio definisce l impegno di ciascuna risorsa professionale per ciascun periodo di 30 giorni. Il Prestatore dovrà produrre il resoconto delle attività svolte al termine del primo e terzo mese di attività. Il resoconto contiene, come minimo: - la quantità di impiego di ciascuna risorse professionali nel periodo di riferimento; - l elenco delle eventuali sostituzioni di personale e la data in cui ciascuna di esse è avvenuta; - una sintetica descrizione del prodotto delle attività svolte. Il rispetto della pianificazione è requisito essenziale del servizio, pertanto eventuali variazioni nella erogazione del servizio proposte dal Prestatore rispetto alla pianificazione concordata sono soggette ad approvazione preventiva da parte dell Agenzia. Nel caso in cui la prestazione ecceda l ammontare previsto dalla pianificazione, l Agenzia si riserva il diritto di non approvare il pagamento della prestazione che eccede quanto pianificato; nel caso in cui la prestazione sia erogata in misura ridotta rispetto alla pianificazione, l Agenzia applicherà le penali descritte nel paragrafo 9. Il Prestatore assicura che il personale messo a disposizione sia dotato di postazioni di lavoro portatili adeguate allo svolgimento delle attività loro assegnate. Il coordinamento delle attività è sotto la responsabilità dell Agenzia, che avrà anche la responsabilità di verificare e approvare i resoconti periodici delle prestazioni. 7. Corrispettivi e pagamenti I corrispettivi relativi alle prestazioni oggetto del presente servizio saranno pagati dall Agenzia, previo rilascio da parte del Responsabile unico del procedimento/direttore dell esecuzione del certificato di verifica di conformità in corso di esecuzione, in ottemperanza a quanto stabilito dall art. 317 del D.P.R. n. 207/2010 e s.m.i., a seguito dell emissione da parte del Prestatore di fatture posticipate al termine del primo e terzo mese di attività. 8. Personale Il Prestatore dovrà garantire l erogazione dei servizi professionali nei modi e nei tempi concordati nelle pianificazioni di dettaglio mensili. L Agenzia si riserva di proporre l esclusione di coloro che non siano di proprio gradimento per cattivo contegno, incapacità o inidoneità nell'esecuzione del proprio dovere, chiedendone la sostituzione. La sostituzione delle risorse professionali deve avvenire entro cinque giorni lavorativi successivi alla data di ricezione della richiesta di sostituzione da parte dell Agenzia. La sostituzione da parte del Prestatore di ogni figura professionale, motivata per cause di forza maggiore e approvata da parte dell Agenzia, deve avvenire entro cinque giorni lavorativi successivi alla data della suddetta approvazione. In ogni caso la sostituzione dovrà avvenire con risorse in possesso dei requisiti minimi previsti dal presente Capitolato tecnico. Pag. 5 di 7

6 9. Livelli di servizio e penali Fatto salvo il risarcimento dei maggiori danni causati all Agenzia, in caso di inosservanza dei livelli di servizio saranno applicate le penali come definite nel seguito: in caso di ritardo nell avvio dei servizi in oggetto rispetto a quanto stabilito al paragrafo 5, si applica una penale pari all 1 per mille dell importo contrattuale massimo per ogni giorno solare di ritardo; in caso di minore quantità delle risorse fornite rispetto alla pianificazione definita al paragrafo 5, si applicano le penali calcolate secondo quanto definito in Tabella 1. in caso di ritardo rispetto ai tempi massimi di sostituzione delle risorse, si applicano le penali calcolate in secondo quanto definito in Tabella 2. Tabella 1: Azioni contrattuali relative ad inadempimento nella quantità della prestazione. Livello di servizio Caratteristica /Sottocaratteristica Indicatore/Misura Sistema di gestione delle misure Unità di misura Dati elementari da rilevare Frequenza esecuzione misure Formula di calcolo Obiettivi, valori soglia Penali Quantità della prestazione Efficienza / efficienza temporale Rispetto delle scadenze di disponibilità delle risorse (indicatore RTMP) Misura il rispetto della quantità di risorse impegnate rispetto alla pianificazione Giorni (lavorativi) Pianificazione delle risorse; disponibilità erogata dalle risorse rilevata da resoconto dell impiego delle risorse professionali Primo e terzo mese di attività RTMP = Numero giorni lavorativi così calcolati: (Numero di giornate pianificate Numero di giornate lavorate) Valore soglia RTMP = 8 Al superamento della soglia, verrà applicata una penale pari all 1 per mille dell importo contrattuale massimo per ogni giornata/persona non erogata. Tabella 2: Azioni contrattuali relative ad inadempimento nei tempi di sostituzione risorse Livello di servizio Tempi di sostituzione delle risorse Caratteristica Funzionalità / accuratezza /Sottocaratteristica Indicatore/Misura Ritardo nella sostituzione delle risorse nel tempo (indicatore RSRIS) Sistema di gestione delle misure Unità di misura Misura la variabilità delle risorse che erogano i servizi nel tempo, basandosi sul tempo di sostituzione di una risorsa da parte del Prestatore, comunque motivata per cause di forza maggiore e approvata dall Amministrazione Giorni (lavorativi) Pag. 6 di 7

7 Dati elementari da rilevare Frequenza esecuzione misure Formula di calcolo Regole di arrotondamento Obiettivi, valori soglia Penali Data della richiesta di sostituzione risorsa; data inizio prestazione rilevata da resoconto dell impiego delle risorse professionali Primo e terzo mese di attività RSRIS = DPSOS DESOS dove DESOS = Data Effettiva sostituzione risorsa DPSOS = Data Prevista sostituzione risorsa L arrotondamento è al giorno lavorativo Valore soglia RSRIS = 0 Al superamento della soglia, verrà applicata una penale pari all 1 per mille dell importo contrattuale massimo per ogni giornata/persona non erogata. L applicazione e l entità delle penalità saranno portate a conoscenze del Prestatore in forma scritta (raccomandata A.R. anticipata via fax). L ammontare della penalità sarà addebitato, di regola, sui crediti del Prestatore derivanti dal contratto e sarà trattenuta sulla prima fattura in pagamento, senza pregiudizio del rimborso delle maggiori spese che l Agenzia dovesse sostenere per sopperire in altro modo alle mancanze attribuibili al Prestatore. Le penali sono cumulabili tra loro, ma non potranno comunque superare il 10% dell importo complessivo contrattuale dei servizi richiesti. Qualora l ammontare complessivo delle penali superi la predetta percentuale, l Agenzia si riserva la facoltà di risolvere il rapporto mediante lettera raccomandata, senza bisogno di messa in mora o di azione giudiziaria, con rivalsa nei confronti del Prestatore anche dell eventuale maggior onere rispetto alle condizioni economiche di cui alla presente e salvo le richieste di risarcimento dei danni subiti. Pag. 7 di 7