Regolamento del servizio di economato

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1 Approvato con delibera consiliare n. 204 del 1991 Pag. 1

2 TITOLO 1 ORDINAMENTO GENERALE Articolo 1 Oggetto del regolamento 1. Il servizio comunale di Economato è disciplinato dal presente regolamento che definisce le funzioni allo stesso attribuite e le modalità per il loro espletamento, in conformità alle disposizioni di leggi vigenti. 2. Nel presente regolamento il servizio predetto è indicato con la definizione: Economato. Articolo 2 Ordinamento e dotazioni dell Economato 1. La posizione e l ordinamento del servizio Economato nell ambito dell organigramma dei settori comunali, il numero e le qualifiche funzionali del personale allo stesso addetto, sono stabiliti dal Regolamento di cui agli articoli 5 e 51 della legge 8 giugno 1990, n. 142, in modo adeguato all importanza delle funzioni allo stesso attribuite. 2. Al servizio Economato sono assegnati locali per gli uffici e per i magazzini idonei e corrispondenti, per ubicazione, accessi, collegamenti, ampiezza, stato di manutenzione, condizioni e sistemi di sicurezza, alle funzioni allo stesso attribuite. 3. Il servizio è attrezzato con gli arredi, le macchine, i mezzi di trasporto, necessari al suo miglior funzionamento ed utilizza, con idonei programmi applicativi, il sistema informativo dell Ente, sia per la gestione contabile e di magazzino, sia per la tenuta degli inventari dei beni mobili. Articolo 3 L economo 1. L Economo dirige la struttura operativa alla quale sono attribuiti i servizi oggetto del presente regolamento, organizzandone il funzionamento al fine di assicurare la migliore utilizzazione ed il più efficace impiego delle dotazioni di personale e strumentali alla stessa assegnate. 2. E responsabile dell espletamento delle funzioni attribuite all Economato, del buone andamento, della regolarità e dell efficienza della struttura operativa alla quale è preposto. 3. Assicura la rigorosa osservanza delle norme del presente regolamento e di quelle stabilite dalle leggi vigenti in materia. 4. Ha la responsabilità diretta del servizio di cassa economale e dei valori allo stesso posti in carico, fino al loro discarico ai sensi di leggi e regolamento. 5. La posizione dell Economo nell organigramma del Comune, il suo stato giuridico ed economico, sono stabiliti dal regolamento di cui agli articoli 5 e 51 della legge 8 giugno 1990, n L Economo: a) Attiva ogni iniziativa ritenuta idonea al fine di disporre costantemente di un flusso di informazioni relative alla dinamica dei fabbisogni qualitativi e quantitativi dell organizzazione comunale; Pag. 2

3 b) Ricerca all esterno ogni utile informazione sulle innovazioni offerte dal mercato in rapporto all evoluzione tecnologica e comunica le informazioni predette ai settori interessati per integrare le conoscenze e concorrere alla costante razionalizzazione dei servizi e delle procedure; c) Mantiene il proprio archivio-dati aggiornato con tutte le notizie utili; d) Partecipa alle riunioni dello staff intersettoriale nelle quali sottopone le proposte che ritiene utili per il migliore e più economico impiego delle dotazioni di beni strumentali e di consumo occorrenti per il funzionamento dell organizzazione del Comune. e) L Economo è funzionalmente posto alle dipendenze del Responsabile di Ragioneria. Articolo 4 Ripartizione delle funzioni 1. Nell ambito delle funzioni di direzione della struttura organizzativa alla quale è preposto, l Economo determina, con disposizioni di servizio, i compiti e le responsabilità di ciascun componente della struttura stessa, ferme restando quelle a lui attribuite dal presente regolamento. 2. Tutto il personale addetto al servizio deve operare con spirito di collaborazione, prestandosi reciprocamente aiuto nell espletamento delle relative funzioni, ferme restando le singole competenze e responsabilità. 3. Nell attribuzione delle funzioni e mansioni deve essere curata dall Economo la formazione, nell ambito del personale addetto, di competenze interscambiabili, al fine di rendere sempre possibile l assolvimento di tutti i compiti attribuiti al servizio. 4. In rapporto ai particolari servizi espletati dall Economato comunale ed alla oro rilevanza ai fini del buon funzionamento dell organizzazione del Comune, il personale è tenuto a programmare le assenze per ferie e congedi in modo da consentire che i servizi stessi siano assicurati con continuità. 5. In caso di assenza momentanea dell Economo le funzioni sono svolte dal dipendente addetto all ufficio con più alta qualifica funzionale e, ricorrendone il caso, con maggiore anzianità di servizio. Articolo 5 Attribuzioni generali 1. L Economato comunale ha competenza generale e residuale per gli approvvigionamenti, le forniture, la gestione, la manutenzione, la conservazione e gli inventari dei beni mobili, d uso e di consumo, necessari per il funzionamento di tutti gli uffici comunali e per l espletamento dei servizi dagli stessi organizzati, esclusi i servizi per i quali apposite deliberazioni di Consiglio o di Giunta autorizzano l autonoma effettuazione di particolari specifiche provviste da parte dei dirigenti ad essi preposti. 2. I settori o servizi dotati di autonomia per particolari provviste hanno l obbligo di osservare, per quanto applicabili, tutte le modalità stabilite dal presente regolamento e sono tenuti, per tali forniture, agli adempimenti previsti dal successivo art Salvo tali casi particolari, come sopra autorizzati, nessun settore, unità organizzativa o servizio, può ordinare direttamente forniture di beni, prestazioni o servizi o comunque attribuirsi funzioni riservate dal presente regolamento all Economato comunale. 4. L amministrazione comunale non riconosce, e non assume l onere, per forniture, lavori e servizi ordinati direttamente a terzi da soggetti non abilitati dal presente regolamento o non autorizzati Pag. 3

4 dalle deliberazioni di cui al precedente primo comma, ancorchè si tratti di forniture, lavori o servizi alla cui prestazione il Comune sia tenuto per legge. Articolo 6 Attribuzioni specifiche 1. Le attribuzioni specifiche dell Economo comunale, tenuto conto di quanto stabilito dai precedenti articoli, comprendono: 1) Le procedure istruttorie per la formazione e l aggiornamento dell Albo dei fornitori del Comune; 2) La programmazione dei fabbisogni e la provvista, gestione, manutenzione e conservazione dei beni mobili, arredi, macchine, ed attrezzature diverse, per la dotazione di tutti i settori e i servizi comunali e degli uffici, istituti e scuole per i quali il Comune è tenuto, come per legge, a provvedere; 3) L adozione dei provvedimenti necessari per assicurare costantemente la razionale distribuzione degli arredi, macchine ed attrezzature ed i conseguenti spostamenti in relazione alle esigenze complessive dell organizzazione del Comune ed in rapporto ai programmi ed agli obiettivi dell Amministrazione; 4) La programmazione dei fabbisogni e la fornitura dei beni d uso corrente, di consumo e di ricambio necessari per il funzionamento dei settori e servizi comunali e delle scuole, istituti ed uffici pubblici per i quali il Comune è tenuto, per legge, a provvedere; 5) La programmazione dei fabbisogni e la fornitura, custodia e distribuzione degli stampati, carta, cancelleria, oggetti e materiali vari necessari per il funzionamento dei settori e servizi comunali; 6) L effettuazione e la gestione delle spese d ufficio, controllando i livelli della loro espansione, necessari per: a) Posta, telegrafo, telefono; b) Stampati e pubblicazioni; c) Copia, traduzione e riproduzione di atti, documenti, registrazioni, stampa di manifesti e registri; d) Commissione ed acquisto di libri, riviste, giornali e pubblicazioni, abbonamento a quotidiani e periodici, utili all Amministrazione ed ai settori dell Ente; e) Uso delle macchine fotoriproduttrici, stampatrici e di ciclostili in dotazione al Comune; 7) Trasporti, spedizioni, imballi, magazzinaggio e facchinaggio; 8) L organizzazione e la gestione dei magazzini economali e la tenuta della contabilità del magazzino; 9) La fornitura, manutenzione ed installazione dell arredamento per le sezioni elettoral e la predisposizione di tutti gli stampati e materiali necessari per le consultazioni elettorali che non siano forniti dallo stato; 10) L alienazione dei materiali dichiarati fuori uso; 11) La tenuta degli inventari dei beni mobili del Comune ed il controllo della loro conservazione da parte dei consegnatari; 12) L effettuazione dei servizi e delle spese di rappresentanza, ricorrenti o casuali, del Comune; 13) L allestimento di addobbi e l organizzazione di ricevimenti e di altri interventi in occasione di cerimonie; Pag. 4

5 14) Gli adempimenti connessi a beni, prestazioni e servizi da approvvigionare per l allestimento di convegni, congressi, riunioni, mostre ed altre manifestazioni organizzate dal Comune ed alle quali lo stesso partecipa ed il recupero e la conservazione nei magazzini economali dei materiali residuati, salvo che i settori specificatamente preposti all allestimento o alla partecipazione alle manifestazioni suddette curino direttamente gli approvvigionamenti ed il recupero e la conservazione dei materiali residuati, in conformità a quanto stabilito espressamente nella deliberazione che autorizza la relativa spesa; 15) La fornitura al personale avente diritto delle divise e del vestiario con spesa a carico del Comune, in conformità all apposito regolamento; 16) L acquisto, l immatricolazione, la manutenzione, le spese di esercizio e quelle per il noleggio dei mezzi di trasporto per gli Organi ed i settori dell Amministrazione; 17) La gestione delle sale comunali ed il loro allestimento per conferenze e manifestazioni, con introito dei relativi corrispettivi; 18) L organizzazione dei servizi di pulizia degli uffici comunali affidati a ditte appaltatrici o ad incaricati esterni; 19) la provvista e distribuzione dei combustibili per gli impianti di riscaldamento, secondo i piani di approvvigionamento disposti dal competente settore tecnico al quale spetta il controllo delle forniture e la relativa liquidazione; 20) il servizio di deposito volontario dei mobili delle famiglie prive di alloggio; 21) il servizio di cassa economale, disciplinato dalle norme di cui al presente regolamento. Articolo 7 Adempimenti di competenza 1. Nell espletamento delle funzioni allo stesso attribuite, l Economo comunale provvede agli adempimenti di istruttoria amministrativa e di controllo, comprendenti: a) I piani di fornitura; b) I preventivi analitici di spesa; c) I capitolati d oneri; d) I disciplinari di patti e condizioni; e) Le proposte di deliberazioni per le autorizzazioni di spesa; f) l espletamento delle gare ufficiose; g) le richieste preventive di offerte; h) le trattative privare dirette con i fornitori, i) le procedure prescritte dalle disposizioni di legge in materia di lotta alla delinquenza mafiosa; j) le lettere di aggiudicazione o commissione delle forniture o prestazioni; k) i controlli della regolare e tempestiva esecuzione delle forniture e prestazioni; l) gli atti di liquidazione della spesa ed i certificati di regolare esecuzione; m) le proposte di deliberazione per l approvazione dei certificati di cui alla lettera l) n) l acquisizione dei pareri di congruità e di ogni altro parere ed apporto, sia in sede di programmazione che di esecuzione e di liquidazione delle forniture e prestazioni, da parte dei settori competenti in materia; o) l istruttoria relativa alle controversie concernenti le forniture e prestazioni dallo stesso disposte, con l assistenza e l intervento dei servizi legali dell Ente. Pag. 5

6 TITOLO II PROCEDURE PER GLI APPROVVIGIONAMENTI Articolo 8 Modalità generali 1. Alle forniture, somministrazioni e prestazioni si provvede secondo le norme stabilite dal Regolamento di contabilità, dal Regolamento dei contratti, in quanto applicabili, e dal presente regolamento, mediante: a) Appalto concorso; b) Licitazione privata, c) Trattativa privata preceduta da gara ufficiosa; d) Trattativa privata diretta con il fornitore. 2. Gli appalti concorso, le licitazioni e le trattative private possono aver luogo soltanto dopo che la deliberazione che autorizza la spesa e ne dispone l effettuazione con una delle procedure suddette, sia divenuta esecutiva o sia dichiarata esecutiva nelle forme di legge. Articolo 9 Ordinativi 1. Le forniture e le prestazioni sono disposte mediante appositi ordinativi redatti su moduli contenenti le quantità dei beni o servizi cui si riferiscono e le condizioni essenziali alle quali le stesse debbono essere eseguite. 2. Gli ordinativi sono firmati dall Economo. 3. Sull ordinativo viene precisato se la fornitura o prestazione deve essere eseguita presso l Economo Comunale o direttamente presso il settore od i settori interessati. Quando la fornitura debba essere ripartita fra più settori, l ordinativo deve indicare la quantità da consegnare a ciascuno di essi. 4. Per le forniture e prestazioni disposte direttamente a favore dei settori comunali, l Economato fa pervenire agli stessi copia dell ordinativo emesso, per i dovuti controlli. Articolo 10 Contabilizzazione e controllo 1. Per le forniture è istituito un registro di carico e scarico, nel quale sono registrati gli estremi dell autorizzazione di spesa, le quantità e le specie dei beni. 2. La regolarità di esecuzione viene accertata dall economo, salvo che le stesse siano effettuate, in conformità a quanto stabilito dall ordinativo, direttamente al settore od ai vari settori destinatari, nel quale caso compete ai responsabili dei settore di disporre tale accertamento. 3. L Economo o i responsabili dei settori interessati attestano con annotazione firmata in calce all ordinativo od alla bolla di consegna la regolare esecuzione della fornitura. 4. Nel caso che siano riscontrate irregolarità o differenze quantitative esse vengono immediatamente contestate per iscritto al fornitore. Ove la contestazione avvenga da parte del responsabile di settore, questo ne rimette copia all Economo affinchè valuti le eventuali azioni da intraprendere. Pag. 6

7 5. Le forniture di arredi, macchine, strumenti ed altri beni che incrementano il patrimonio sono registrate dall Economato sull inventario dei beni mobili e poste in carico ai consegnatari che ne rilasciano ricevuta. 6. Le forniture di beni di consumo sono poste a carico ai magazzini economali e scaricate allorchè i beni stessi vengono assegnati ai settori. Articolo 11 Verifica e liquidazione delle fatture 1. Le ditte fornitrici debbono trasmettere le fatture all Economato comunale, facendo riferimento all ordinativo ed alla bolla di consegna. 2. Per ogni fattura ricevuta l Economo provvede ai seguenti adempimenti: a) Controlla se essa sia stata redatta nei modi prescritti e sia corrispondente alle forniture effettivamente ordinate ed eseguite; b) Accerta che siano stati applicati i prezzi convenuti; c) Verifica la regolarità dei conteggi; d) Applica eventuali riduzioni; e) Regola con i fornitori ogni eventuale contestazione; f) Certifica, mediante annotazione apposta sulla fattura e firmata dall Economo l avvenuta esecuzione e determina l importo netto dovuto dal Comune. Articolo 12 Collaudo 1. L accertamento della regolare esecuzione delle forniture e prestazioni previste dal presente regolamento viene effettuato dall Economo. 2. Per le forniture di particolare importanza o di speciale carattere tecnico e merceologico, l Amministrazione può disporre il collaudo, che può essere dalla stessa affidato ad un funzionario dipendente che non abbia diretta o sorvegliata l esecuzione della fornitura o prestazione, o ad un tecnico estraneo all Ente. Articolo 13 Spese minute e urgenti 1. Le forniture e le prestazioni minute e quelle di carattere urgente, comprese fra quelle previste dal presente regolamento ed indispensabili per assicurare il regolare espletamento dei servizi e funzioni del Comune, che per la loro particolare natura di spesa minuta o di spesa urgente non possono essere tempestivamente programmate e previamente autorizzate con deliberazione, sono eseguite dall Economo, su autorizzazione del Sindaco o dell Assessore all Economato, nei limiti e con l osservanza delle modalità stabilite dal presente regolamento. Articolo 14 Limiti e modalità delle spese minute e delle spese urgenti 1. Le spese di cui al precedente articolo sono vincolate al rispetto dei seguenti limiti e modalità: Pag. 7

8 a) Ciascuna fornitura o prestazione deve riferirsi a spese che, singolarmente considerate, devono esaurire il fine per il quale vengono effettuate nel limite di L = (cinquecentomila); b) L effettuazione della fornitura o prestazione avviene mediante trattativa privata diretta con i fornitori; c) Le fatture o idonei documenti fiscali, corredati dagli ordinativi o buoni di consegna completi dell attestazione di regolare esecuzione della fornitura o prestazione, sono riunite trimestralmente in appositi elenchi, divisi per capitolo di bilancio e, previa registrazione da parte del ragioniere Comunale, sottoposti a deliberazione da parate della Giunta Comunale. d) La deliberazione viene dichiarata immediatamente eseguibile. Articolo 15 Interventi di particolare urgenza 1. Per le forniture o prestazioni che hanno carattere di urgenza, anche per assicurare la continuità dei servizi pubblici essenziali, e quando l importo non supera = l Economo è autorizzato a disporre direttamente, previo accertamento della disponibilità dei fondi di bilancio, mediante trattativa privata diretta con il fornitore. 2. Il relativo impegno di spesa deve essere regolarizzato non oltre il trentesimo giorno successivo a carico dell esercizio in corso. 3. Nei casi di cui al primo comma si procede secondo le disposizioni di cui all art. 14 del Regolamento di contabilità. TITOLO III SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE Articolo 16 Oggetto del servizio 1. Il servizio di cassa economale viene svolto, con le modalità stabilite dal presente regolamento, sotto la diretta responsabilità dell Economo. 2. Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate ed al pagamento delle spese indicate nel presente regolamento. 3. Dispone, inoltre, la provvista e la distribuzione delle carte bollate e delle marche da bollo occorrenti per i settori comunali e provvede alla custodia dei valori. Articolo 17 Funzioni del cassiere 1. L economo ha funzioni di cassiere per i servizi di cassa economale previsti dal presente regolamento. 2. L Amministrazione Comunale provvede, a sue spese, ad assicurare le somme depositate presso l Economato ed i valori custoditi contro i rischi del furto e connessi. 3. L amministrazione provvede inoltre alla installazione delle attrezzature e dei sistemi di sicurezza necessari per la conservazione dei fondi e valori presso l ufficio economato e per i locali nei quali i funzionari preposti svolgono servizio di cassa. Pag. 8

9 Articolo 18 Riscossione di entrate 1. Il servizio di cassa economale provvede alla riscossione delle entrate derivanti: a) Dai corrispettivi per i servizi a domanda individuale e dai corrispettivi derivanti dall uso di sale comunali e da altre prestazioni che, per la loro saltuarietà, non consentono l organizzazione di una procedura apposita di riscossione presso la tesoreria comunale; b) Da introiti occasionali e non previsti, per i quali sa Ragioneria ritiene sussista la necessità di immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento presso la tesoreria comunale, essendo la stessa chiusa al pubblico; c) Dai proventi per diritti di segreteria e per rilascio documenti. 2. Le somme introitate sono conservate nella cassaforte dell Economato e versate presso la tesoreria comunale previe apposite reversali d incasso emesse dall ufficio di Ragioneria, con cadenza mensile, entro il giorno cinque di ogni mese. Articolo 19 Anticipazione pagamento di spese 1. Il servizio di cassa economale è autorizzato a provvedere al pagamento delle spese indicate nel presente articolo, quando lo stesso deve avvenire immediatamente, in relazione alle esigenze di funzionamento dei settori comunali, alle condizioni richieste dai fornitori ed alla modesta entità dell acquisto o della prestazione. 2. Per far fronte a tali pagamenti si provvede mediante l emissione da parte dell Ufficio di Ragioneria comunale del mandato di anticipazione ordinaria a favore dell Economo. 3. L ammontare complessivo della somma allo stesso anticipata per i fini suddetti non potrà superare Lire = (cinquantamilioni), reintegrabile durante l esercizio previa presentazione del rendiconto delle spese effettuate, riconosciuto regolare da parte dell ufficio di Ragioneria comunale ed approvato con deliberazione dichiarata immediatamente eseguibile dalla Giunta comunale. 4. L Economo può utilizzare le anticipazioni ricevute esclusivamente per minute spese d ufficio, per spese urgenti e per le spese di servizi in economia od eseguite per conto dello Stato, e in particolare per le seguenti: a) Spese d ufficio per posta, telegrafo, carte e valori bollati, spedizioni ferroviarie o postali contro assegno, trasporto di materiali, prestazioni occasionali di facchinaggio e pulizia; b) Spese per l abbonamento e l acquisto della Gazzetta Ufficiale, del Bollettino Ufficiale della Regione Campania, di giornali, di libri e pubblicazioni di carattere giuridico, tecnico, amministrativo o altro; c) Spese per la pubblicazione, obbligatoria per legge, di avvisi dell Ente sulla Gazzetta Ufficiale, sulla Gazzetta ufficiale della C.E.E., sul Bollettino Ufficiale della Regione, sul F.A.L. e sui giornali periodici. d) Spese e tasse di immatricolazione e circolazione degli automezzi e veicoli comunali ed altre tasse, diritti e tributi vari da corrispondersi con immediatezza ; e) Premi di assicurazione relativi a polizze già stipulate o delle quali sia autorizzata la stipula con contestuale pagamento del premio; Pag. 9

10 f) Spese per la stipulazione, registrazione, trascrizione, misure catastali e simili, relative a contratti, nonché imposte e tasse a carico del Comune; g) Spese per procedure esecutive e notifiche a mezzo di ufficiali giudiziari; h) Anticipazioni per indennità di missione ad Amministratori, ivi comprese le spese per la partecipazione a convegni, congressi e seminari di studio, e dipendenti, con le modalità di cui al successivo art. 24; i) Spese per rimpatrio indigenti; j) Spese urgenti per i servizi effettuati per conto dello Stato e della Regione in dipendenza di obblighi posti dalle leggi vigenti; k) Spese minute di carattere diverso necessarie per il funzionamento dell Amministrazione, degli uffici e servizi dell Ente, compresi anche modesti importi dovuti per cerimonie, onoranze e funzioni di rappresentanza; l) Spese per acquisto, riparazione e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature, locali e impianti di pubblici servizi; m) Spese per acquisto stampati, modulistica, cancelleria, materiali di consumo, copie eliografiche, fotocopia e simili, occorrenti per il funzionamento degli uffici; n) Spese per riparazione e manutenzione di automezzi comunali, nonché acquisto di materiali di ricambio, carburanti e lubrificanti e pedaggi autostradali; o) Spese per noleggio di attrezzature per l organizzazione di spettacoli e manifestazioni pubbliche; p) Spese per taxi per i servizi d emergenza; q) Spese per accertamenti sanitari per il personale comunale; r) Spese per quote di adesione alle associazioni tra gli Enti locali; s) Spese per stipulazione contratti con ENEL, SIP e Acquedotto. 5. In casi particolari, con le deliberazioni che autorizzano spese per iniziative, manifestazioni e servizi effettuati in economia dall Ente, potranno essere disposte anticipazioni speciali a favore dell Economo, da utilizzare per pagamenti da eseguirsi per interventi immediati che si prevedono necessari per realizzare le finalità ed esercitare le funzioni connesse e conseguenti a tali deliberazioni. Articolo 20 Buoni di pagamento 1. I buoni di pagamento economali sono firmati dal Ragioniere Capo e dal Segretario Comunale. Articolo 21 Rendiconto delle anticipazioni 1. L Economo deve provvedere alla fine di ciascun trimestre, a redigere il rendiconto, debitamente documentato, delle spese effettuate sull anticipazione dei fondi relativi ai servizi di competenza, distintamente per ogni capitolo di bilancio cui le spese stesse si riferiscono. 2. Il servizio bilancio e ragioneria del Comune, effettuati i necessari riscontri contabili, trasmette l anzidetto rendiconto alla Giunta Comunale che, con propria deliberazione, dichiarata immediatamente eseguibile, lo approverà dandone discarico all Economo delle somme erogate. Qualora in sede di riscontro emergano irregolarità contabili, il Sindaco restituisce il rendiconto all Economo con invito a provvedere alla regolarizzazione. Pag. 10

11 3. Se l Economo non vi provvede entro il termine di trenta giorni dal ricevimento dell invito, il Sindaco rimette gli atti alla Giunta per le conseguenti decisioni da adottare con deliberazione, anche agli effetti di promuovere l eventuale azione di responsabilità. 4. All inizio dell esercizio successivo il Ragioniere Comunale provvede all assegnazione all Economo della nuova anticipazione, secondo quanto previsto dal precedente art. 19. Articolo 22 Contabilità di cassa 1. L Economo ha l obbligo di tenere, normalmente od a mezzo del sistema informativo dell Ente, un giornale generale di cassa, nel quale sono registrate cronologicamente le operazioni di pagamento e di incasso effettuare giornalmente. Articolo 23 Deposito in tesoreria della cassa economale 1. Presso l Istituto di credito che gestisce la tesoreria comunale è istituito, a cura della Ragioneria, un conto corrente per la cassa economale. Titolare del conto predetto è il Comune, che abilita ad operare sullo stesso, per i versamenti ed i prelievi di somme, l Economo, e, in sua assenza, chi lo sostituisce a norma del precedente articolo I prelevamenti saranno effettuati mediante assegni a favore dei creditori del Comune o dell Economo, per i fabbisogni correnti della cassa economale. 3. Il fondo massimo del quale è autorizzata la custodia presso l ufficio è di = (tremilioni). 4. I documenti concernenti le operazioni effettuate sul conto corrente di cui al primo comma sono allegati alla contabilità di cassa. Articolo 24 Anticipazioni per missioni e trasferte 1. Per le missioni e trasferte di Amministratori e dipendenti che comportano spese di particolare rilevanza, nel provvedimento di autorizzazione può essere disposta l erogazione agli interessati di una anticipazione da parte dell Economato. 2. L interessato ha l obbligo di rimettere la richiesta di liquidazione entro 10 giorni dal rientro della missione e di versare all Economato, nello stesso termine, i fondi eventualmente non utilizzati. 3. Ove l interessato, ricevuta l anticipazione, non provveda a presentare la richiesta di liquidazione documentata, l Economo segnala l inadempienza alla Ragioneria Comunale la quale, in sede di pagamento delle indennità di carica e di presenza o delle retribuzioni, dispone il recupero della anticipazione a favore dell Economato. 4. Il pagamento delle indennità di missione e di trasferta avverrà, in questo caso, direttamente all interessato, dopo l espletamento delle procedure prescritte per la rendicontazione e lqa liquidazione. Pag. 11

12 Articolo 25 Responsabilità e controlli 1. L Economo e, per quanto di loro pertinenza, gli altri funzionari autorizzati, ad espletare le funzioni di cassiere, sono personalmente responsabili delle somme ricevute in consegna fino a quando non ne abbiano ottenuto legale discarico. 2. Essi sono soggetti agli obblighi imposti ai depositari dalle leggi civili e sono personalmente responsabili della regolarità dei pagamenti. 3. Il Ragioniere comunale deve effettuare o far effettuare da un funzionario del suo ufficio, almeno una volta al trimestre, il riscontro generale della cassa economale, verificando: a) I pagamenti eseguiti in conto delle anticipazioni effettuate a favore dell Economato; b) La giacenza di cassa, corrispondente al saldo complessivo fra carico e scarico. 4. Di ogni eventuale irregolarità il Ragioniere comunale informa immediatamente il Sindaco, l Assessore all Economato, il Segretario Comunale e il Presidente del Collegio dei Revisori. 5. Verifiche straordinarie di cassa economale possono essere effettuate in qualsiasi momento per iniziativa del Ragioniere comunale o su richiesta del Presidente del Collegio dei revisori, i quali possono intervenire nelle verifiche straordinarie di cassa. TITOLO IV Magazzini economali Articolo 26 Magazzini 1. La conservazione e la distribuzione dei materiali approvvigionati dall Economato avviene negli appositi locali adibiti a magazzini economali posti sotto la direzione dell Economo ed affidati a dipendenti consegnatari, responsabili della quantità dei materiali esistenti e della loro buona conservazione. 2. Il dipendente responsabile dei magazzini deve curare la presa in consegna dei materiali, effettuando le opportune verifiche e provvedere alla ordinata disposizione degli stessi affinché si possa facilmente provvedere alla movimentazione ed al controllo. Articolo 27 Scorte di magazzino 1. La costituzione delle scorte di magazzino viene effettuata in base ai piani di approvvigionamento, ai tempi programmati per le consegne ed i pagamenti, ai fabbisogni dei settori comunali. 2. L Economo ha ogni facoltà a tal fine necessaria, dovendo tempestivamente assicurare l approvvigionamento ordinario di tutti i servizi comunali, senza tuttavia costituire depositi eccessivi di materiali che possono deteriorarsi, risultare superati tecnicamente, impegnare mezzi finanziari eccessivi per il loro acquisto. Pag. 12

13 Articolo 28 Massa vestiaria 1. L approvvigionamento e la distribuzione degli effetti di vestiario per il personale che ne ha diritto avviene nei tempi e con le modalità stabilite dall apposito regolamento. 2. Per il vestiario depositato nei magazzini economali si provvede all assunzione in carico, al discarico ed alle registrazioni contabili previste per gli altri materiali. 3. Per il vestiario direttamente fornito ai settori e servizi presso i quali presta la sua opera il personale interessato, la relativa assunzione in carico viene effettuata dal responsabile di settore che provvede a comunicare all Economato tutti gli elementi contabili previsti dal regolamento di cui al primo comma. Articolo 29 Contabilità di magazzino 1. La contabilità dei magazzini viene tenuta, sotto la direzione dell Economo, dal dipendente responsabile degli stessi. 2. L assunzione in carico dei materiali avviene in base alla documentazione che accompagna gli approvvigionamenti, dalla quale sono desunti gli elementi da registrare. 3. Alla fine dell esercizio ed alla presenza dell Economo, il responsabile provvede all inventario del magazzino, redigendo apposito atto che viene firmato dai presenti. 4. Le risultanze dell inventario vengono verificate con le rimanenze risultanti dalla contabilità di magazzino e riferite al Sindaco, dall Assessore all Economato, al Segretario Comunale e al Ragioniere Comunale. 5. Nel caso di cessazione dall incarico del responsabile dei magazzini si procede ad un inventario straordinario, in presenza del dipendente che cessa dall incarico e di quello che subentra, che sottoscrivono l inventario stesso assieme all Economo. Articolo 30 Verifiche dei magazzini 1. L Economo deve accertare, mediante periodiche verifiche, che tutte le operazioni di magazzino si svolgano regolarmente e che la contabilità relativa è giornalmente completa. 2. Le verifiche si estendono all accertamento della buona conservazione e manutenzione dei materiali depositati e della loro distribuzione, ciò deve avvenire dando precedenza a quelli introdotti da più tempo. 3. Viene inoltre accertato che per i materiali non più suscettibili di proficua riparazione ed inservibili sia fatta da parte del magazziniere la proposta per la dichiarazione di fuori uso. 4. Nelle verifiche periodiche, che avranno frequenza almeno trimestrale, si procederà all accertamento, a campione, della rispondenza della contabilità di magazzino con i materiali depositati. TITOLO V FORMAZIONE E TENUTA DEGLI INVENTARI Pag. 13

14 Articolo 31 Inventari dei beni mobili 1. Gli inventari dei beni mobili appartenenti al Comune sono tenuti dal servizio Economato con l osservanza delle disposizioni vigenti e sotto la direzione e responsabilità dell Economo. 2. Gli inventari hanno carattere permanente e generale. 3. Sono tenuti, distintamente, per i beni mobili: a) Di uso pubblico b) Patrimoniali 4. L inventario dei beni mobili di uso pubblico contiene l elencazione, la descrizione ed il valore di stima dei beni mobili che per la loro destinazione sono indisponibili, quali gli arredi destinati agli uffici, scuole, musei e servizi pubblici. 5. Gli inventari dei beni mobili sono rdinati distintamente in relazione all ufficio, scuola, servizio, museo, magazzino, presso il quale si trovano assegnati o conservati e, nell ambito di tale classificazione, in raggruppamenti secondo la diversa natura o specie. 6. Negli inventari dei beni mobili non sono compresi gli oggetti d uso in dotazione ai settori ed i magazzini economali e, comunque, gli oggetti di poca durata e di valore irrilevante. 7. La tenuta degli inventari dei beni mobili è soggetta alla vigilanza della Ragioneria comunale. Articolo 32 Tenuta degli inventari 1. La formazione e tenuta degli inventari dei beni mobili del Comune avviene, da parte dell Economato, per mezzo di scritture sezionali che riunite ed ordinate sistematicamente costituiscono l inventario generale dei beni mobili. 2. Le scritture sezionali sono formate per ogni unità organizzativa o servizio presso il quale sono assegnati o depositati i beni, separatamente per i due gruppi di beni sopra indicati. 3. Gli inventari sezionali comprendono: a) L indicazione e l esatta ubicazione dell unità organizzativa, scuola, impianto, servizio, museo o magazzino al quale sono assegnati o depositati i beni, separatamente per i due gruppi di beni sopra indicati. b) Il numero d ordine, che deve coincidere con quello applicato sul bene, che lo identifica; c) La data di rilevazione; d) La descrizione e denominazione dell oggetto; e) La quantità, quando si tratti di beni identici e destinati allo stesso uso; f) Lo stato d uso; g) Il valore determinato in base al valore d uso ricavabile dal costo di realizzo del bene al momento; h) Il numero di riferimento del verbale di consegna od all eventuale buono di variazione; i) Ogni eventuale altra notizia riguardante i beni inventariati. 4. Gli inventari sono redatti in doppio originale. 5. Un esemplare rimane presso l Economo ed, ordinato sistematicamente per settori e distintamente per i due gruppi di beni di cui al primo comma, compone l inventario generale dei beni mobili di uso pubblico e dei beni mobili patrimoniali. 6. L altro esemplare viene conservato presso l ufficio del consegnatario, responsabile degli oggetti in esso elencati. 7. I due originali sono firmati dall Economo, dal consegnatario e dal Ragioniere. Pag. 14

15 8. La tenuta e l aggiornamento degli inventari è regolata dalle disposizioni di legge e di regolamento vigenti in materia. 9. Le registrazioni effettuate sugli inventari, sia originarie che modificative devono portare, a conclusione, la data in cui sono state eseguite e le firme dell Economo e del consegnatario. Articolo 33 Targhette di contrassegno 1. All atto della formazione dell inventario e, per ogni successiva acquisizione, all atto della presa in consegna, ogni oggetto è distinto da un numero progressivo di inventario. 2. Il numero è di solito impresso su una targhetta od etichetta fissata all oggetto, che reca la denominazione dell Ente. Articolo 34 Variazioni nella consistenza dei beni 1. Tutte le variazioni che si verificano nella consistenza dei beni mobili registrati in ciascun inventario sezionale debbono essere giustificate da buoni di consegna ed annotate nei due esemplari degli inventari predetti tenuti dall Economato e dal consegnatario. 2. Nel buono-verbale di consegna o di riconsegna sono indicate: a) L unità organizzativa od il servizio in cui avviene l introduzione o l estrazione dei mobili; b) La descrizione, quantità, valore ed ammontare complessivo dei beni oggetto della variazione. 3. Nel caso di nuove acquisizioni di beni, gli stessi vengono registrati in aumento nell inventazio sezionale corrispondente alla loro assegnazione. 4. Nel caso di trasferimento di beni mobili da un unita ad un altra all interno dell Ente, sono apportate le conseguenti variazioni in aumento e diminuzione nei corrispondenti inventari sezionali. 5. I buoni verbali di consegna o riconsegna sono firmati dall Economo, dal consegnatario che riceve i mobili e da quello presso cui vengono prelevati. 6. I moduli relativi sono redatti in duplo, nell ipotesi di cui al terzo comma, ed in altre copie, nell ipotesi di cui al quarto comma. 7. Una copia viene consegnata all Economo ed altre vengono affidate ai consegnatari interessati. 8. Ciascuno provvede alle registrazioni di propria competenza sull inventario sezionale. Articolo 35 Dichiarazioni di fuori uso 1. Una commissione composta dall Economo e dal dirigente del settore interessato e da un tecnico designato dal Dirigente del servizio tecnico, pronunzia, periodicamente, la dichiarazione di fuori uso di beni mobili inventariati, proponendone, in rapporto allo stato dei beni, la distruzione o la vendita. 2. In caso di proposta di vendita la Commissione indica il prezzo al quale la stessa può avvenire. 3. Le decisioni definitive sono adottate dalla Giunta Comunale, la quale dispone le modalità di vendita dei beni fuori uso, anche a trattativa privata. 4. I beni dichiarati fuori uso dalla Commissione vengono eliminati dall inventario. Pag. 15

16 Articolo 36 Consegnatari dei beni mobili 1. I Dirigenti di settore provvedono entro sessanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente regolamento, a designare per iscritto i consegnatari responsabili dei beni mobili assegnati a ciascuna unità organizzativa o servizio dagli stessi dipendenti. 2. Salvo casi particolari e motivati, consegnatario è il funzionario comunale più altro in grado preposto all unità organizzativa od al servizio. 3. Il servizio economato nel curare la tenuta dell inventario dei beni mobili, sorveglia la conservazione e manutenzione degli stessi, segnalando all Amministrazione tutte le irregolarità, perdite o deterioramenti accertati. Tale sorveglianza è effettuata anche dai dirigenti di settore, ciascuno nell ambito delle proprie competenze. 4. Per i beni conservati negli uffici e magazzini economali consegnatario responsabile è il funzionario del servizio economale designato dall Economo. 5. Per i beni in dotazione ad uffici e servizi statali ai quali il Comune è per legge tenuto a provvedere, consegnatario responsabile è il dirigente dell ufficio, salvo che questi non provveda a designare altro idoneo funzionario dell ufficio stesso. 6. Per i beni ceduti in uso temporaneo ad uffici e servizi di enti ed istituzioni, consegnatario responsabile è il legale rappresentante dell Ente od istituzione cui i beni sono in uso. 7. I consegnatari responsabili devono tenere costantemente aggiornato l inventario sezionale, assicurandone la perfetta conservazione con i buoni di consegna e riconsegna allegato. 8. Sono tenuti a segnalare all Economo ed al dirigente di settore la necessità di manutenzioni e restauri, le perdite, le distruzioni, indicandone i motivi. 9. Per quanto loro compete debbono adottare o proporre ogni provvedimento necessario per la buona conservazione ed il miglior uso dei beni ricevuti in consegna. 10. Spetta a loro promuovere la dichiarazione di fuori uso di cui al precedente art. 35. TITOLO VI DIPOSIZIONI TRANSOTORIE E FINALI Articolo 37 Adeguamento delle dotazioni di personale, locali ed attrezzature 1. Gli adeguamenti delle dotazioni di personale, dei locali e delle attrezzature previste dall art. 2, resi necessari dal nuovo ordinamento del servizio stabilito dal presente regolamento satanno allo stesso assicurati dall Amministrazione, gradualmente, tenuto conto delle proposte dell Economo. Articolo 38 Aggiornamenti limiti di valore 1. Ogni triennio si provvede alla verifica dei limiti di valore stabiliti dal presente regolamento procedendo, con deliberazione del Consiglio Comunale, al loro adeguamento in relazione alle variazioni dei valori monetari ed alle esigenze di funzionamento degli uffici e dei servizi. Pag. 16

17 Articolo 39 Norme di carattere generale 1. Per quanto non previsto nel presente regolamento si applicano le disposizioni stabilite per l amministrazione del patrimonio e la contabilità generale dello Stato e relativo regolamento, nonché ogni altra disposizione di legge vigente in materia. Articolo 40 Entrata in vigore e diffusione del regolamento 1. Il presente regolamento, dopo l esame senza rilievi da parte dell organo regionale di controllo, è pubblicato per 15 giorni all albo pretorio ed entra in vigore il giorno successivo a quello che conclude tale pubblicazione. 2. Abroga ogni altro regolamento e disposizione precedentemente adottata dall Ente nelle materie dallo stesso disciplinate. 3. Copia dello stesso viene diffusa, a cura dell Economo, a tutti i settori, unità organizzative, uffici e servizi comunali ed a quelli, non comunali, per i quali l Ente è tenuto a provvedere per legge alle forniture e prestazioni regolate dalle presenti norme. Pag. 17

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