REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE (emanato con decreto rettorale 7 luglio 2015, n. 289) INDICE

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1 REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CASSA ECONOMALE (emanato con decreto rettorale 7 luglio 2015, n. 289) INDICE Articolo 1 (Oggetto del regolamento) Articolo 2 (Responsabilità del Cassiere) Articolo 3 (Spese economali ammissibili) Articolo 4 (Riscossione delle entrate) Articolo 5 (Custodia di valori) Articolo 6 (Gestione fondo di dotazione) Articolo 7 (Scritture contabili) Articolo 8 (Vigilanza sul servizio economale) Articolo 9 (Assicurazioni) Articolo 10 (Disposizioni finali ed entrata in vigore)

2 Articolo 1 (Oggetto del regolamento) 1. Il presente regolamento disciplina, ai sensi di quanto previsto dall art. 34 del Regolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità, il servizio di Cassa economale dell Università Iuav (di seguito Università), nonché la gestione delle spese economali ammissibili. 2. Il servizio di Cassa economale è gestito dagli uffici dell amministrazione funzionalmente responsabili della gestione del bilancio e della contabilità dell Università. 3. Il servizio di Cassa economale provvede alla riscossione delle entrate ed al pagamento delle spese indicate nel presente Regolamento. 4. Il responsabile della Cassa economale è individuato, con provvedimento del dirigente funzionalmente responsabile della gestione del bilancio e della contabilità dell Università. Con lo stesso provvedimento viene anche nominato il funzionario incaricato di sostituirlo in caso di assenza o impedimento temporaneo. Articolo 2 (Responsabilità del Cassiere) 1. Il Cassiere nella gestione del fondo economale è soggetto, oltre che alle responsabilità previste in qualità di dipendente dell Ateneo, anche alla responsabilità contabile relativa al maneggio di denaro ai sensi delle norme e regolamenti vigenti. Il Cassiere è altresì responsabile delle discordanze tra il Fondo economale e le risultanze rilevate in qualsiasi fase di controllo, ed è personalmente responsabile delle somme e valori ricevuti. Articolo 3 (Spese economali ammissibili) 1. Le spese di natura economale che possono essere assunte a carico del bilancio dell Università, nei limiti degli stanziamenti dei competenti capitoli di bilancio, sono le seguenti: - spese per acquisto di carte, di valori bollati, di generi di monopolio di stato o comunque generi soggetti al regime dei prezzi amministrati; - spese per acquisto stampati, modulistica, cancelleria, inchiostri, toner e affini tipologie non disponibili presso il magazzino dell'ateneo; - spese per piccole riparazioni e manutenzione di mobili, macchine, attrezzature e locali; - spese postali, telegrafiche, di spedizioni a mezzo servizio postale o corriere, inclusi pagamenti in contrassegno per acquisto di beni; - spese per funzionamento e manutenzione di automezzi, incluso carburanti, lubrificanti e pedaggi nonché pagamento delle tasse di proprietà sugli automezzi stessi; - acquisti di modesta entità da effettuarsi al di fuori del territorio nazionale quando è richiesto il pagamento in contanti o con carta di credito; - spese per iscrizione a convegni, congressi ed eventi anche se non associate a missioni del personale; - spese per l acquisto di titoli di viaggio e pernottamento, anche emessi da agenzie, senza addebito di commissioni, incluso l utilizzo dei servizi di taxi e autonoleggio per ragioni istituzionali e di servizio del rettore, pro-rettore e del direttore generale; - spese per canoni di abbonamenti radiofonici, televisivi e internet, per acquisto di libri, giornali, riviste e pubblicazioni di carattere tecnico-scientifico-amministrativo ed analoghe, per addobbi, bandiere e gonfaloni, per pubblicazione di bandi, avvisi di gara, di concorso, per il pagamento delle tasse di gara, per imposte e tasse varie, per canoni diversi, per spese contrattuali e diritti erariali e per altre minute spese sostenute in caso di necessità per il regolare funzionamento dell'ateneo e per ragioni di sicurezza. 2. Il limite massimo per ciascuna spesa economale di cui al precedente comma 1 è fissato in Euro 100,00 iva inclusa; può essere superato previa autorizzazione scritta del Direttore Generale. 3. Sul fondo possono gravare anche gli anticipi per le spese di missione se, per motivi di urgenza, non sia possibile provvedervi con mandati tratti sull Istituto Cassiere. Le anticipazioni ed i saldi per missioni o trasferte possono essere ottenuti solo previa autorizzazione da parte del dirigente competente. 4. Ciascun acquisto, servizio o richiesta di pagamento per spese deve essere oggetto di motivata richiesta alla Cassa economale da parte del dirigente che, qualora ne ricorrano i presupposti, deve altresì attestarne l urgenza.

3 5. Le spese di cui sopra devono essere documentate da ricevute, scontrini fiscali o altri documenti validi agli effetti fiscali. Nel caso la spesa sia documentata da fattura, la stessa deve essere emessa di norma secondo le modalità previste dalla vigente legislazione in materia di fattura elettronica, in cui figuri l importo pagato, la denominazione della ditta fornitrice, la data e la descrizione dell oggetto. 6. I pagamenti sono disposti in contanti con quietanza diretta sulla fattura, per la parte imponibile, o per l intero importo in tutti gli altri casi. Articolo 4 (Riscossione delle entrate) 1. Tramite la Cassa economale si provvede alla riscossione delle entrate derivanti: - da costi di riproduzione e diritti di ricerca e visura relativi alle richieste di accesso ai documenti amministrativi, rinviando al relativo regolamento; - da introiti occasionali non previsti, di importo non superiore a euro 500 per i quali vi sia la necessità di immediato incasso e non sia possibile il diretto versamento presso la Tesoreria. In tale caso, il versamento al bilancio deve essere effettuato non appena possibile. 2. Le somme incassate sono registrate in un apposito registro e versate al bilancio con cadenza almeno trimestrale. Il rendiconto delle somme incassate e versate, corredato della distinta di versamento dell Istituto cassiere, sono trasmessi all ufficio dell Amministrazione responsabile della gestione del bilancio. 3. Alla fine di ogni esercizio finanziario e, comunque, nel caso di cessazione dell incarico, il responsabile del servizio Cassa presenta all ufficio dell Amministrazione responsabile della gestione del bilancio il rendiconto delle entrate incassate e versate, corredato della distinta di versamento dell Istituto cassiere. Articolo 5 (Custodia di valori) 1. Il servizio di Cassa economale è preposto alla custodia di valori quali, in via esemplificativa, i buoni pasto, i buoni carburante e i valori bollati. Articolo 6 (Gestione fondo di dotazione) 1. All inizio di ogni esercizio finanziario il Direttore Generale su mandato del Consiglio di Amministrazione attribuisce, anche con mandati frazionati nel tempo, al servizio Cassa economale un fondo di cassa non superiore ad euro anticipato al Cassiere con ordinativo di pagamento a suo ordine, lo stesso provvede a registrare l importo ricevuto nel registro di cassa economale. 2. Con tale fondo il responsabile del servizio Cassa economale provvede alle anticipazioni ed ai pagamenti delle spese consentite dal presente Regolamento. 3. Entro il termine di trenta giorni dalla chiusura dell esercizio finanziario e, comunque, in caso di cessazione dell incarico, il responsabile del servizio Cassa presenta all ufficio dell Amministrazione responsabile della gestione del bilancio il rendiconto della spesa corredato dai relativi documenti giustificativi e dimostra l avvenuto versamento, nel conto intrattenuto con l Istituto cassiere, del saldo al termine del periodo di riferimento. 4. I pagamenti e i reintegri sui fondi economali sono annotati dal soggetto gestore del fondo su apposito registro vidimato dal Direttore generale, eventualmente anche in formato elettronico. 5. Durante l esercizio contabile il fondo economale è reintegrabile previa presentazione da parte del cassiere del rendiconto delle somme già spese agli uffici contabili competenti. 6. Le somme rimaste inutilizzate alla fine di ogni esercizio devono essere re introitate attraverso il versamento all Istituto cassiere. Articolo 7 (Scritture contabili) 1. Per la gestione della Cassa economale il responsabile del servizio tiene aggiornati i giornali di cassa dove vengono annotate cronologicamente tutte le operazioni di entrata e di uscita di competenza, con distinta ed analitica evidenza dei movimenti relativi. 2. Sulla base di tali scritture il responsabile del servizio Cassa economale provvede a compilare giornalmente la situazione di cassa ed a predisporne il riepilogo delle risultanze che formeranno la situazione complessiva di cassa.

4 Articolo 8 (Vigilanza sul servizio economale) 1. Il servizio di Cassa economale è soggetto a verifiche periodiche da parte del Collegio dei Revisori dei Conti, che esercita il controllo contabile sui rendiconti. 2. Le verifiche alla cassa possono anche essere disposte dal Direttore Generale in caso di segnalazioni di irregolarità. Articolo 9 (Assicurazioni) 1. L Ateneo può stipulare idonea polizza assicurativa per la copertura di rischi (furto, rapina, perdita di denaro senza colpa). Articolo 10 (Disposizioni finali ed entrata in vigore) 1.Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla sua emanazione con decreto del rettore e viene pubblicato sul sito web dell Ateneo. 2. Dall entrata in vigore del regolamento è abrogato il regolamento interno per le spese economali non assoggettate a tracciabilità finanziaria di cui al decreto rettorale 24 marzo 2011, n. 288.

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