SEMINARIO INFORMATIVO SUL MANUALE DI. Donatella Rossi

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1 SEMINARIO INFORMATIVO SUL MANUALE DI AMMINISTRAZIONE Donatella Rossi

2 Art. 23 Annotazione dell obbligazione Di norma ad ogni ordine di spesa corrisponde un annotazione dell obbligazione e un mandato di pagamento. Qualora ad un unico ordine corrispondano più obbligazioni è possibile emettere i relativi mandati su una pluralità di capitoli Art. 24 Annotazione delle obbligazioni procedura per le Strutture Didattiche, Scientifiche e di Servizio Allo scopo di assicurare la copertura finanziaria di cassa le Strutture Allo scopo di assicurare la copertura finanziaria di cassa le Strutture Didattiche, scientifiche e di servizio, costituite in centri di spesa, possono assumere obbligazioni di spesa entro i limiti delle disponibilità di cassa dell anno di riferimento.

3 Possibilità di utilizzo dell obbligazione: - Unico scopo dell acquisto (ad es. computer assemblato in cui i vari pezzi vengono ordinati a fornitori diversi) - unico CUP e CIG sull obbligazione Nella I schermata dell annotazione dell obbligazione non è necessario iscrivere il fornitore, né la classe di spesa, né il SIOPE. La procedura permettere di salvare l obbligazione senza passare necessariamente alla II schermata. Dall obbligazione assunta possono discendere prenotazioni diverse, con diversi fornitori, diverse classi di spesa, diversi codici SIOPE

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5 FONDI ECONOMALI (artt ) Comma 1: Qualora, ai sensi del 2 comma dell art. 25 del Regolamento, siano costituiti fondi economali presso le unità di spesa di spesa o i centri di responsabilità, gli stessi sono gestiti come quota parte dei fondi economali già esistenti. Chi gestisce Centri di responsabilità può solo affidare una quota del fondo economale al Centro: ne consegue che il limite di per l Amministrazione centrale e di per le SDSS previsto dall art. 25 del Regolamento di contabilità è un limite massimo per tutta la struttura, e solo una quota parte di questo può essere affidata a unità di spesa o a centri di responsabilità

6 Comma 2: I fondi economali possono essere depositati, anche parzialmente, su apposito conto corrente bancario gestito alle stesse condizioni del conto di tesoreria ovvero su conto corrente postale e sono reintegrabili nel corso dell esercizio, previa presentazione del rendiconto delle somme già spese. SOPPRESSO

7 Comma 3: Con tali fondi si può provvedere da parte dei soggetti gestori del fondo, sulla base di idonea documentazione e anche mediante l emissione di assegni, direttamente ovvero mediante anticipazioni e rimborsi a favore di altro personale universitario, al pagamento delle minute spese d ufficio, delle spese per piccole riparazioni e manutenzioni di mobili, locali, attrezzature e automezzi e per il funzionamento di questi, delle spese postali, delle spese per compensi a conferenzieri e di quelle per l acquisto di pubblicazioni, anche periodiche, e simili, e di materiale informatico nonché di altre spese urgenti o delle quali sia opportuno il pagamento per contanti. Sullo stesso fondo possono altresì gravare gli anticipi per le spese di missione debitamente autorizzate, se per motivi di urgenza non sia possibile provvedervi con mandati tratti sul cassiere. NIENTE CIG SU PAGAMENTI IN CONTANTI

8 Comma 4: Le somme rimaste inutilizzate alla fine di ogni esercizio devono essere re-introitate attraverso il versamento all Istituto Cassiere. E stata soppressa la possibilità di lasciare in essere il fondo economale, rimandando all anno successivo gli eventuali resti Comma 5: l allegato 11 al manuale riporta lo schema di provvedimento per la costituzione dei fondi economali. Un modo per non dimenticarsi l autorizzazione annuale ala costituzione del fondo economale è di inserire tale autorizzazione nella delibera di approvazione del bilancio preventivo. Nella diapositiva successiva, proposta di delibera.

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10 Comma 6: gli eventuali interessi attivi maturati sui conti aperti per la gestione del fondo devono essere versati e contabilizzati a favore del bilancio della struttura. Non esiste più la possibilità di aprire un apposito conto corrente, quindi: SOPPRESSO

11 Art. 28 Documentazione delle spese pagate con il fondo economale. 1. Di norma le spese pagate con il fondo economale devono essere accompagnate dalle relative fatture. NON PIU POSSIBILE, QUINDI, COME NEL PASSATO, UNA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA ALLO SCONTRINO FISCALE, CHE DEL RESTO VIENE SEMPRE EMESSO E FA CADERE LA NECESSITA DELLA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA 2. Le spese che singolarmente non eccedano trenta euro possono essere documentate con scontrino fiscale a meno che non si tratti di spese relative all attività commerciale per le quali è necessaria la presentazione della relativa fattura. 3. Si può prescindere dalla presentazione della fattura per piccole spese di ristorazione (non superiori a 10 euro) sostenute nell ambito dell attività commerciale

12 Articolo 30 Anticipazioni su capitoli finalizzati 1. Al fine di assicurare le disponibilità finanziarie sui finanziamenti che prevedono il trasferimento dei fondi previa rendicontazione delle spese, il Consiglio di Amministrazione e i Consigli delle SDSS possono concedere anticipazioni di cassa e programmi sui pertinenti capitoli da utilizzarsi nelle fasi iniziali della gestione dei finanziamenti. E il caso, per esempio, di finanziamenti dell Unione Europea, delle Fondazioni ed altro che dopo un primo anticipo alla stipula del contratto rimborsano solo su presentazione del rendiconto.

13 2. A seguito della stipula dei contratti/convenzioni il Direttore amministrativo per l Amministrazione Centrale e il responsabile delle SDSS, costituite in centri di spesa, con proprio provvedimento, dispongono la concessione di un anticipazione a condizione che le disponibilità di cassa e programmi della struttura di riferimento lo consentano e nei limiti di cui al comma 1. Tali provvedimenti sono comunicati ai rispettivi consigli nella prima seduta utile. Di seguito viene proposto un provvedimento d urgenza che autorizza la firma di un contratto c/terzi, che contiene anche l autorizzazione di cassa e di programmi

14 DIPARTIMENTO DI PROVVEDIMENTO D URGENZA N- DEL IL DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO VISTO: il bilancio preventivo per l es. fin. ; VISTO: il Regolamento per i contratti c/terzi e le convenzioni in collaborazione, emanato il 5/12/97 e successive modificazioni e integrazioni; VISTO: il Regolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità, approvato con D.R. n /2008 e successive modificazioni e integrazioni, e in particolare l art. 30; VISTO: il contratto proposto da avente per oggetto, per un corrispettivo di IVA esclusa; VISTA: l analisi degli elementi di costo, allegata al presente provvedimento come parte integrante; VISTI: i nominativi del personale tecnico-amministrativo disponibile a partecipare alla prestazione e l impegno temporale previsto, come risulta dall analisi degli elementi di costo citata;

15 VERIFICATA: la disponibilità di cassa e quella di programmi, che consentono di accordare un anticipazione sul bilancio al fine di consentire la ricerca, per la quale il contraente effettuerà il pagamento derivante dagli obblighi del contratto solo alla fine della ricerca, su presentazione da parte del responsabile del contratto della relazione scientifica; ACCERTATA: la necessità e l urgenza di autorizzare la firma del contratto di cui alle premesse, e di mettere a disposizione in bilancio l importo complessivo (in alternativa: l importo relativo alla I tranche) dell attività per e la relativa cassa (come anticipazione di cassa e di programmi da parte del Dipartimento; AUTORIZZA: 1) la firma del contratto proposto da ; 2) La nomina del responsabile della prestazione, nella persona del prof., che accetta; 3) La messa a disposizione in bilancio dell importo di, per condurre la ricerca entro i limiti stabiliti. Il presente provvedimento sarà sottoposto alla ratifica del prossimo Consiglio di Dipartimento. IL SEGRETARIO AMMINISTRATIVO IL DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO

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