Trasferimenti interni. Modalità di esecuzione

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1 Trasferimenti interni Modalità di esecuzione 1

2 Trasferimenti interni Sono trasferimenti interni tutti i movimenti tra unità amministrative dell Ateneo per i quali non si deve registrare il costo o il ricavo. I trasferimenti interni devono essere ignorati nella redazione del bilancio consolidato di ateneo Devono pareggiare, tra entrate e uscite, a livello di consuntivo di ateneo per quanto riguarda il progetto SIOPE Siope prevede che i trasferimenti interni siano suddivisi in trasferimenti correnti (causali XXXX) e trasferimenti per investimenti (causali IIII). La natura di investimento si identifica in base alla voce di bilancio dell unità che emette il mandato, si deve porre quindi la massima attenzione nell indicare nella reversale la stessa causale (corrente o investimento) indicata nel mandato. In CIA i trasferimenti interni si eseguono usando documenti amministrativi generici trasferimento fondi altra uo per i quali deve essere usata l anagrafica che identifica ciascuna unità organizzativa, deve essere utilizzata la natura bene di default trasf_int e la causale finanziaria XXXX o IIII e i codici SIOPE 3600/3500 per le entrate 6300/6400 per le spese 2

3 anagrafiche Ogni UADR dispone di due anagrafiche in cia Unità Organizzativa (codice UO) collegata al relativo CDR in cui viene indicato il nome unità, da usare solo per i trasferimenti interni Una per uso interno amministrativo, come soggetti collettivi, da usare per tutte le operazioni diverse dai trasferimenti interni per esempio per i rendiconti piccole spese L elenco dei codici è riportato nel file anagrafiche 3

4 Elementi identificativi trasferimento interno (senza rilevazione costi o ricavi) Tipo documento Codice anagrafico Natura bene Causale SIOPE trasferimento fondi altra uo (in entrata o in uscita) Codice uo Trasf_int (default da non modificare) XXXX o IIII G.E.3600/3500 (entrate) G.S.6300/6400 (spese) 4

5 Elementi identificativi generico con rilevazione di costi o ricavi Tipo documento Generico di spesa Generico di entrata Codice anagrafico Codice cliente o fornitore (soggetti esterni o per uso interno amministrativo ) Natura bene/servizio Secondo la natura economica Causale e SIOPE Secondo la natura economica 5

6 incassi gli incassi dall esterno devono essere effettuati dall amministrazione centrale e poi trasferiti alle unità amministrative. Le unità amministrative possono incassare direttamente: le entrate relative all attività commerciale le ritenute sui compensi pagati i rimborsi relativi a mandati non andati a buon fine e i rimborsi delle anticipazioni Gli interessi attivi 6

7 incassi dell amministrazione centrale (incassi centralizzati) l Amministrazione Centrale incassa i finanziamenti provenienti dall esterno usando un generico_e, il codice anagrafico del soggetto erogante, la natura bene e la causale finanziaria in relazione alla natura economica dell entrata (e quindi registrando il ricavo). trasferisce i soldi all unità amministrativa che deve utilizzare la risorsa usando un trasferimento fondi altra uo, il codice UO della UADR la natura bene trasf_int, la causale XXXX o IIII (nessuna registrazione di costo). L unità amministrativa incassa i fondi usando un trasferimento fondi altra uo, il codice UO dell amministrazione centrale, la natura bene trasf_int, la causale XXXX o IIII secondo quella presente nel mandato (nessuna registrazione di ricavo), li stanzia in uscita e li spende registrando normalmente i costi con documenti di spesa (fatture; compensi; missioni; generici_s). 7

8 Gestione della quota 1,5% sui fondi di ricerca delibera C.d.A. 23/02/2007 L amministrazione centrale trasferisce alle UADR, come da delibera, il 100% dei finanziamenti per la ricerca con le modalità consuete (trasferimenti interni). Le uadr incassano la somma e, se il tipo di finanziamento lo prevede, procedono ad integrare l 1,5% con un giro conto interno registrando: un trasferimento fondi altra uo in spesa con causale XXXX usando il codice UO del proprio Polo. Il Polo incassa le somme con trasferimenti fondi altra uo e entro il gennaio successivo effettua il trasferimento dell intera somma all Amministrazione Centrale, sempre con trasferimento fondi altra UO. Nel caso di fondi della comunità europea o del prin la spesa deve essere imputata alle spese generali da non rendicontare 8

9 Compensazione finanziamenti prin - 1 Il Ministero trasferisce i finanziamenti relativi al PRIN al netto di eventuali somme non rendicontate di anni precedenti. Lo stanziamento di bilancio, sia dell Amministrazione Centrale che delle UADR, deve essere effettuato per l intero finanziamento. La compensazione si effettua nel modo seguente: L Amministrazione Centrale in entrata: registra due reversali da generico di entrata, con causale E2220, una per l importo effettivamente trasferito dal Ministero (che chiude il sospeso relativo) ed una per la quota non rendicontata; in uscita: registra due mandati, da generici per trasferimento fondi altra UO, uno per la somma trasferita dal Ministero (che trasferisce effettivamente alla UADR) e uno per la quota non rendicontata, entrambi con causale IIII; collega mandato e reversale per la quota non rendicontata in modo che il netto a pagare del mandato sia 0. 9

10 Compensazione finanziamenti prin - 2 Le UADR in entrata: registrano due reversali, da generico per trasferimento fondi altra UO, con causale IIII, una per l importo effettivamente trasferito dall Amministrazione Centrale (che chiude il sospeso relativo) e una per la quota non rendicontata. in uscita: registra un mandato, da generico di spesa, per l importo della quota non rendicontata intestato al Ministero (cod ) con causale S8121A e natura bene EC collega mandato e reversale per la quota non rendicontata in modo che il netto a pagare del mandato sia 0. (nel caso sia necessario fare più mandati, e quindi non si possa eseguire il collegamento in CIA, utilizzare correttamente le modalità di pagamento.) Stanzia in spesa l ammontare del finanziamento PRIN concesso dal Ministero. 10

11 Compensazione finanziamenti prin 1 (quota Ateneo) L Amministrazione Centrale trasferisce i finanziamenti della quota di Ateneo relativa al PRIN al netto di eventuali somme non rendicontate di anni precedenti. Lo stanziamento di bilancio, sia dell Amministrazione Centrale che delle UADR, deve essere effettuato per l intero finanziamento. La compensazione si effettua nel modo seguente: L Amministrazione Centrale in uscita: registra due mandati, da generici per trasferimento fondi altra UO, uno per la somma effettivamente da trasferire alle UADR e uno per la quota non rendicontata, entrambi con causale IIII; in entrata: registra una reversale, sul capitolo F.E per la quota non rendicontata, da collegare al mandato in modo che il netto a pagare del mandato sia 0. 11

12 Compensazione finanziamenti prin 2 (quota Ateneo) Le UADR in entrata: registrano due reversali, da generico per trasferimento fondi altra UO, con causale IIII, una per l importo effettivamente trasferito dall Amministrazione Centrale (che chiude il sospeso relativo) e una per la quota non rendicontata. in uscita: registra un mandato, da generico per trasferimento fondi altra UO, con causale IIII per l importo della quota non rendicontata intestato all Amministrazione Centrale. collega mandato e reversale per la quota non rendicontata in modo che il netto a pagare del mandato sia 0. (nel caso sia necessario fare più mandati, e quindi non si possa eseguire il collegamento in CIA, utilizzare correttamente le modalità di pagamento.) Stanzia in spesa l intero ammontare della quota di Ateneo 12

13 Incassi diretti delle uadr Quando le uadr incassano direttamente le entrate proprie (attività commerciale, interessi, rimborsi anticipazioni ecc.) devono registrare il ricavo e quindi utilizzare come documento amministrativo una fattura attiva, o un generico di entrata, indicando il codice anagrafico del soggetto esterno, natura bene e causale finanziaria in relazione alla natura economica dell entrata. 13

14 Incassi erroneamente pervenuti sui conti delle uadr Incasso diretto di una somma soggetta a incasso centralizzato: Caso 1 la risorsa è di competenza dell unità che ha ricevuto la somma Caso 2 la risorsa non è di competenza dell unità che ha ricevuto la somma 14

15 caso 1 La gestione più semplice è la seguente: La uadr comunica all ufficio dell amministrazione tutti i dati dettagliati relativi all incasso concordando la compensazione (è importante stabilire se si considera l incasso corrente o di investimento) L amministrazione centrale registra un generico di entrata (con causale e natura bene secondo la natura economica) registrando il ricavo, e un trasferimento altra uo simulando l operazione corretta emettendo reversale e mandato che si compensano La UADR registrerà un trasferimento altra uo in entrata come se incassasse il trasferimento dell amministrazione centrale (codice anagrafico 1 natura bene trasf_int causale XXXX o IIII) e collegherà la reversale al sospeso 15

16 caso 2 L operazione si configura come una partita di giro: La uadr registra un generico di entrata e un generico di spesa con causale e natura partita di giro Il generico di spesa sarà intestato all amministrazione centrale nel caso l incasso sia a carattere centralizzato, alla uadr destinataria nel caso l incasso sia una entrata propria. Il destinatario dell entrata eseguirà le operazione come se avesse ricevuto la somma dal cliente originario registrando un generico di entrata col codice cliente del soggetto esterno natura bene e causale finanziaria in relazione alla natura economica dell operazione 16

17 Incassi erroneamente pervenuti sul conto dell amministrazione centrale L amministrazione Centrale incassa una somma relativa ad attività commerciale di pertinenza di una UADR. L amministrazione effettua una operazione di partite di giro registrando generico di entrata e generico di spesa con codice anagrafico per uso interno amministrativo della uadr, natura bene e causale di partite di giro La uadr destinataria incassa la somma come se provenisse direttamente dal Cliente, liquidando la fattura o il generico di entrata con natura bene e causale secondo la natura economica 17

18 Trasferimenti dalle uadr all amministrazione centrale Le UADR trasferiscono normalmente all amministrazione centrale ritenute previdenziali, irap, iva commerciale, iva ue, quote al bilancio per il conto terzi, quote per il finanziamento di posti a tempo determinato o per attività specifiche gestite a livello centrale. Tutte queste operazioni devono essere gestite attraverso trasferimento fondi altra uo con i criteri indicati alla pagina 4. 18

19 Trasferimenti fra uadr e giri conto Tutti i movimenti tra uadr e i giri conto interni (non legati a rimborso di anticipazioni) devono essere effettuati utilizzando i trasferimenti interni con i criteri indicati alla pagina 4. Per esempio recuperi di percentuali da fondi di ricerca o conto terzi, pagamenti e incassi relativi a note di debito di altre UADR, quote di partecipazione a centri 19

20 Non sono movimenti interni Generici per rendiconti fondo economale (Compresi il mandato iniziale per l anticipazione e la reversale di chiusura) Operazioni a chiusura di anticipazioni in partite di giro (telefono, posta, bolli, ) Poste correttive di entrate 20

21 Operazioni a chiusura anticipazioni 1 Il soggetto che effettua l anticipazione esegue una normale operazione di partite di giro: generico di uscita col codice del soggetto che effettua la fornitura o il servizio Codice anagrafico del soggetto che eroga il servizio o la fornitura Natura bene e causale di partite di giro (l anticipazione può essere effettuata per il pagamento della bolletta telefonica, per l anticipo dell affrancatrice, l anticipazione di cassa per le piccole spese o altre attività, i costi di carta credito che verranno rimborsati da altre unità ecc.) 21

22 Operazioni a chiusura anticipazioni 2 Il soggetto che sostiene il costo esegue una normale operazione che permette la scrittura economica: Registra un generico di spesa con: codice anagrafico per uso interno amministrativo della uadr che ha eseguito l anticipazione natura bene e causale in funzione della natura economica della spesa 22

23 Operazioni a chiusura anticipazioni 3 Il soggetto che riceve il rimborso esegue la normale chiusura dell operazione di partite di giro: Registrazione di un generico di entrata con: codice anagrafico per uso interno amministrativo della uadr che rimborsa l anticipazione natura bene e causale di partite di giro 23

24 Poste correttive di entrate 1 Si effettuano quando si incassa una somma più bassa di quella preventivata per effetto di spese legate alla riscossione. Per esempio a fronte di un importo previsto di 1000 euro si incassano 987,00 euro perché la banca ha trattenuto le proprie commissioni In spesa si registra un generico di spesa con (nel caso dell esempio citato): Importo 13 euro Codice anagrafico Istituto cassiere o il proprio per uso interno amministrativo Natura bene e causale commissioni bancarie (comunque in relazione alla natura economica) 24

25 Poste correttive di entrate 2 In entrata si registra un generico di entrata (o si liquida parzialmente la fattura attiva) per i 987 euro e si collega la reversale al sospeso poi si registra un generico di entrata (o si completa la liquidazione della fattura attiva) per le spese bancarie : Importo 13 euro Codice anagrafico, Natura bene e causale usati per l incasso del contributo Si collegano i due documenti contabili (reversale e mandato di 13 euro) in modo che il netto a pagare del mandato sia pari a 0. 25

26 Poste correttive di entrate 3 caso particolare compensazione con l Amministrazione centrale su fondi della Comunità europea L amministrazione Centrale, Nell esercizio in cui si verifica l incasso: Accerta la somma intera. Incassa il sospeso con un generico di entrata con causale economica (per esempio E2420). Registra un generico di entrata per l importo delle spese bancarie sempre con causale economica (la stessa del generico precedente) Registra un trasferimento fondi altra UO con causale IIII e codice UO della UADR destinataria dell importo delle spese bancarie (collegando i documenti contabili) Nell esercizio in cui effettua il trasferimento alla UADR: Registra un trasferimento fondi altra UO per l importo da trasferire (al netto della quota 1,5%) con causale IIII codice UO della uadr destinataria 26

27 Poste correttive di entrate 3.1 caso particolare compensazione con l Amministrazione centrale su fondi della Comunità europea La UADR: Nell esercizio in cui si verifica l incasso: Registra un generico di spesa per l importo delle spese con causale S4120 spese bancarie a favore della banca (da imputare alla quota overhead) Registra un trasferimento fondi altra UO con codice 1 e causale IIII del medesimo importo (collegando i documenti contabili relativi) Nell esercizio in cui l amministrazione centrale effettua il trasferimento: registra un trasferimento fondi altra UO con codice 1 causale IIII per l importo trasferito Effettua le operazioni per gestire la quota 1,5% (istruzioni alla pagina 8) 27