REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEL FONDO ECONOMALE DELLA SCUOLA NORMALE SUPERIORE

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1 Art.1 Oggetto REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DEL FONDO ECONOMALE DELLA SCUOLA NORMALE SUPERIORE (emanato con Decreto del Direttore n. 237 del , pubblicato in pari data all Albo Ufficiale on-line della SNS) PARTE PRIMA Principi Generali 1. Il presente Regolamento disciplina la consistenza e le modalità di utilizzo del fondo economale della Scuola ai sensi dell art.24 comma 2 del Regolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità emanato con Decreto del Direttore n.420 del I principi e le norme contenute nel presente regolamento si applicano altresì all utilizzo dei fondi per spese in via breve eventualmente costituiti presso Centri di ricerca e laboratori, anche mediante l utilizzo di carte di credito e/o di debito ed altri strumenti elettronici di pagamento i quali costituiscono comunque strumento di impiego delle risorse economali. Art.2 Gestori del fondo economale ed altri soggetti autorizzati 1. Al fondo economale e a tutte le operazioni ad esso connesse sono delegati in qualità di gestori due funzionari della Scuola individuati con ordine di servizio del Segretario generale. 2. Per gli strumenti elettronici di pagamento di cui al precedente art. 1, comma 2, vengono individuati in qualità di assegnatari specifici soggetti sulla base della regolamentazione di cui alla parte terza del presente regolamento. PARTE SECONDA Cassa economale Art.3 Costituzione del fondo economale 1. All inizio di ciascun esercizio finanziario il fondo economale è assegnato ai gestori con apposito ordinativo di pagamento. 2. L importo può essere accreditato su un conto corrente bancario acceso presso l Istituto cassiere della Scuola e riservato esclusivamente alle operazioni previste dal presente regolamento. 3. L ammontare massimo del deposito, in denaro e altri valori, del fondo economale è fissato in ,00 (diecimila/00) euro. Art.4 Utilizzo del fondo 1. Il fondo economale può essere utilizzato per: a) acquisto di valori bollati; b) pagamento di oneri e diritti per ottenere licenze, autorizzazioni, certificazioni, esenzioni ed analoghi, nonché documenti; c) pagamento di tributi o sanzioni; d) spese postali; e) spese di trasporto (corrieri in arrivo) e spese di viaggio personale per esigenze di servizio eccezionali e previamente richieste e autorizzate; f) spese di sdoganamento merci; g) spese per il carburante degli automezzi (nel caso in cui non sia possibile accedere ai servizi convenzionati di ateneo); h) altre spese minute sostenute in caso di necessità o urgenza dovute ad eventi imprevisti o momentaneamente indisponibili presso il magazzino della Scuola (fra cui ad esempio: pubblicazioni, riviste e giornali, stampati, cancelleria, toner e materiale);

2 2. Nessun singolo utilizzo del fondo economale può avvenire per importo superiore ai 500,00 (cinquecento/00) euro. Per quanto riguarda le spese di cui alla lettera h) il limite di ogni singolo utilizzo è ridotto a 200,00 (duecento/00) euro. 3. Il fondo economale non può essere utilizzato per pagamenti da effettuarsi nell ambito di contratti di appalto e acquisti in economia così come definito dall art. 3 comma 6 del Codice dei contratti pubblici. 4. Le somme prelevate dal fondo economale per il pagamento delle spese di cui al precedente comma 1 e consegnate dai gestori del fondo economale al personale autorizzato dai responsabili delle varie strutture ed uffici, devono essere giustificate con consegna ai gestori del fondo economale entro i 3 (tre) giorni lavorativi successivi dalla data dell anticipo; in assenza del puntuale adempimento le somme anticipate verranno addebitate al personale nel foglio retribuzione del mese successivo a quello di prelievo. Art.5 Reintegro del fondo 1. Durante l esercizio finanziario il fondo economale è reintegrato dietro presentazione del rendiconto delle somme spese. 2. Il reintegro avviene: a) con ordinativi di pagamento emessi a favore dei gestori del fondo economale; b) mediante accreditamento nel conto corrente bancario di cui all art.3 comma 2; 3. La documentazione da allegare al rendiconto delle somme spese può essere costituita da fatture, note spese o qualsiasi documento in cui figuri l importo pagato, la denominazione del beneficiario del pagamento e la descrizione dell oggetto del pagamento stesso, conforme alla relativa disciplina documentale prevista anche a livello fiscale. 4. Per pagamenti che non eccedano singolarmente la somma di 50,00 (cinquanta/00) euro la documentazione di cui al comma precedente può essere sostituita da apposita dichiarazione sottoscritta in cui sia specificata la natura della spesa e il suo importo e dove figuri sostenibile giustificazione dell evento eccezionale che ha determinato l impossibilità di produrre un documento conforme alla disciplina fiscale. Art.6 Registrazione delle movimentazioni del fondo economale 1. Gli utilizzi del fondo economale e i relativi reintegri, nonché i relativi documenti giustificativi, sono registrati su apposito giornale di cassa che può essere tenuto anche mediante applicativi informatici da cui devono prodursi le relative scritture nella contabilità generale e analitica della Scuola. Art.7 Autonomia di spesa dei gestori del fondo economale 1. Tutte le erogazioni di somme provenienti dal fondo economale devono essere autorizzate preventivamente dal Segretario generale o da funzionario dallo stesso delegato. 2. Il fondo economale non può essere utilizzato per rimborsare somme anticipate dal personale della Scuola se non nei casi si cui alla lettera h) del comma 1 dell art.4, dietro autorizzazione del Segretario generale o del suo delegato. PARTE TERZA Carte di credito, di debito e strumenti elettronici di pagamento Art.8 Oggetto 1. La carta di credito, di debito e/o altro strumento elettronico di pagamento (nel seguito per brevità carta di credito), sostituisce il denaro contante negli acquisti di beni servizi per tutti i casi ove sia richiesto tale strumento ed in tutte le occasioni in cui sia prescritto, dalle norme tempo per tempo vigenti, o sia opportuno l impiego di strumenti tracciabili di pagamento. Art.9 Tipologia spese ammissibili

3 1. Le spese sostenute con l utilizzo della carta di credito devono essere conformi alle procedure stabilite dal regolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità generale e dal Regolamento per le spese in economia, nonché, laddove l ammontare e la tipologia risulti compatibile, con la regolamentazione per le spese della fondo economale di cui alla parte seconda; è quindi responsabilità del titolare utilizzatore, prima di procedere con la spesa, la verifica della copertura della spesa nel budget economico e/o l iscrizione in bilancio del relativo impegno economico, nonchè la compatibilità con la disciplina predetta. 2. La carta di credito sostituisce il denaro contante per l esecuzione negli acquisti di beni e servizi disciplinati ed individuati dal fondo economale e dai provvedimenti collegati, in particolare delle spese relative a: acquisto di pubblicazioni e materiale bibliografico, nonché di servizi on line; rappresentanza in Italia e all estero; organizzazione e partecipazione a conferenze, seminari, convegni e manifestazioni similari; trasporto, vitto e alloggio sostenuti dal personale autorizzato all uso delle carte di credito in occasione di missioni e trasferte. 3. La dimostrazione dell impossibilità e/o convenienza rispetto all uso delle procedure di pagamento a mezzo istituto cassiere e/o la riconducibilità alla disciplina della cassa economale dell acquisto, è a carico del titolare utilizzatore. Art.10 Soggetti autorizzati 1. Titolari utilizzatori di carte di credito possono essere il Direttore, il Vicedirettore, i Presidi, i Vicepresidi, il Segretario Generale, i Dirigenti, i Direttori dei Centri di supporto, i Direttori dei laboratori e dei Centri di Ricerca della Scuola. 2. Il Direttore può autorizzare, con proprio atto, l attribuzione delle carte di credito ai prorettori e delegati, nominati ai sensi dell art. 17 comma 4 dello Statuto. 3. Il Segretario Generale può autorizzare, con proprio atto, l attribuzione delle carte di credito ai funzionari responsabili di strutture dell amministrazione centrale, per le esigenze di cui all articolo precedente. Art.11 Contratti 1. Il contratto concernente le carte di credito, che hanno un massimale di spesa mensile non superiore a quello previsto per l utilizzo del fondo economale sulla base di apposito provvedimento del Segretario Generale, deve indicare: a. la durata; b. l eventuale costo per il rilascio, per l utilizzo e per il rinnovo delle carte di credito; c. il periodo di validità delle carte di credito; d. la periodicità dell invio dell estratto conto ed il termine di regolazione delle situazioni debitorie; e. le modalità relative alla sostituzione in caso di smarrimento o sottrazione; f. le modalità di regolazione dell estratto conto periodico; g. la responsabilità dei titolari delle carte di credito anche per l uso non autorizzato delle stesse; h. idonee forme di tutela assicurativa per il recupero delle somme addebitate fraudolentemente; i. la determinazione di eventuali soglie massime di spesa imposte dall emittente. Art.12 Uso delle carte di credito e provvedimenti di revoca, sospensione o limitazione dell uso

4 1. La consegna della carta di credito e la restituzione della stessa deve risultare da apposito verbale sottoscritto dal Segretario Generale o dal Dirigente appositamente delegato e dal titolare stesso. 2. Il titolare utilizzatore della carta di credito deve far pervenire, entro il 15 del mese successivo a quello in cui le spese sono state sostenute, alla Struttura amministrativa contabile di riferimento, apposito riepilogo corredato dalla prescritta documentazione giustificativa, ivi comprese le ricevute rilasciate dai fornitori di beni e/o servizi attestanti l utilizzo della carta stessa. 3. Il titolare utilizzatore è obbligato a conoscere ed osservare le condizioni di contratto per l uso della carta attribuitagli e ad adottare misure di massima cautela per la custodia e il buon uso della carta di credito ed è personalmente responsabile secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile. 4. Il titolare utilizzatore, in caso di smarrimento o di sottrazione della carta di credito, è tenuto a darne immediata comunicazione all ente che l ha rilasciata, con le modalità e prescrizioni stabilite dal contratto, nonché alla Scuola per l avvio delle eventuali denunce alla competente autorità di pubblica sicurezza. 5. E vietato l uso della carta di credito per spese personali e per spese non riferite alla Scuola. 6. L adozione dei provvedimenti di revoca, sospensione o limitazione dell uso della carta è di competenza del soggetto che ne ha disposto in origine l attribuzione di cui al precedente art Il provvedimento di revoca, di sospensione o limitazione all'uso della carta di credito deve essere trasmesso all interessato titolare utilizzatore che ha l obbligo di restituire la carta. Art.13 Gestione e rendicontazione delle spese 1. Le eventuali spese per il rilascio, l utilizzo e il rinnovo delle carte di credito e quelle accessorie sono imputate pro quota ai conti di bilancio corrispondenti alle diverse tipologie di spesa alle quali i titolari utilizzatori sono autorizzati. 2. Il responsabile della Struttura amministrativa-contabile di riferimento provvede alla emissione, di regola con cadenza mensile, di mandati di pagamento a favore della banca che ha rilasciato le carte di credito. PARTE QUARTA Disposizioni finali Art.14 Controlli 1. Il servizio relativo alla gestione del Fondo economale è soggetto a verifiche del Collegio dei revisori dei conti. 2. Le verifiche di cassa del Collegio dei revisori dei conti devono essere rese note con almeno una settimana di anticipo per dar modo ai gestori di sospendere le erogazioni e provvedere ai reintegri pendenti. Art.15 Chiusura del fondo economale 1. Al termine dell esercizio finanziario i gestori del fondo economale provvedono a versare il fondo economale presso l Istituto cassiere della Scuola mediante emissione di un ordinativo di incasso o mediante trasferimento delle somme giacenti sul conto di cui all art.3 comma 2. Art.16 Altre disposizioni 1. E vietato ai gestori del Fondo economale ricevere in custodia denaro, oggetti e valori di proprietà privata. Gli oggetti e i valori di proprietà della Scuola o pervenuti in possesso di questa, che si ritiene di affidare alla custodia degli addetti, sono da questi ricevuti su ordine scritto dell amministrazione della Scuola medesima.

5 Art.17 Disposizioni generali 1. Per quanto non previsto dal presente regolamento valgono le norme di legge e regolamentarie vigenti e in particolare quelle del Regolamento per l amministrazione, la finanza e la contabilità. 2. Il presente regolamento viene emanato con decreto del Direttore ed entra in vigore il giorno seguente a quello di pubblicazione sull albo ufficiale on-line della Scuola. Con l entrata in vigore del presente regolamento è abrogato il Regolamento per l uso delle carte di credito, emanato con D.D. 335/2012.