PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE E PER L UTILIZZO DELLE CARTE DI CREDITO E DI DEBITO.

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1 Pagina 1 di Revisione par.6 e par.8 Introduzione Parte II Ufficio Acquisti/Appalti Dott.sa Federica Mandorino Ufficio Acquisti/Appalti Il Responsabile Dott. Samuele Marchioro Il Direttore Generale Dott. Alberto Cambiaghi Il Direttore Generale Dott. Alberto Cambiaghi Revisione totale Ufficio Acquisti/Appalti Il Responsabile Il Direttore Generale Dott. Alberto Cambiaghi Dott. Samuele Marchioro Il Presidente emissione Rag. Achille Vismara REV. DATA DESCRIZIONE EMESSO VISTATO PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLA CASSA ECONOMALE E PER L UTILIZZO DELLE CARTE DI CREDITO E DI DEBITO. Il presente regolamento sostituisce integralmente il documento precedente. Il presente regolamento, in rev. 3, è emanato con delibera del Consiglio di Amministrazione del INDICE: Parte I Fondo economale 1 SCOPO ED APPLICABILITA 2 RIFERIMENTI NORMATIVI 3 TERMINI E DEFINIZIONI 4 SERVIZI DELL ECONOMO 5 AFFIDAMENTO DELLA CASSA ECONOMALE 6 COMPITI 7 INTROITI 8 REGISTRO MOVIMENTI DI CASSA ECONOMALE

2 Pagina 2 di 8 9 CONTROLLI E RESPONSABILITA Parte II- Utilizzo carte di credito 10 TIPOLOGIA DI SPESE 11 SOGGETTI AUTORIZZATI 12 USO DELLE CARTE DI CREDITO 13 GESTIONE E RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Parte I Fondo economale 1. SCOPO ED APPLICABILITÀ La presente procedura si propone di regolamentare la gestione della cassa economale di Brianza Energia Ambiente e porre le linee guida per la gestione e i controlli relativi alle spese inserite nelle note spesa presentate dai dipendenti della Società. Nella stesura di tale procedura si è tenuto conto delle indicazioni fornite dalla determinazione n. 10 del dell AVCP in merito alla tracciabilità dei flussi finanziari. 2. RIFERIMENTI NORMATIVI D. Lgs. 231/2001 Codice di comportamento Modello di Organizzazione e controllo Regolamento Organismo di vigilanza Principi contabili determinazione n. 10 del dell AVCP 3. TERMINI E DEFINIZIONI Spese generali:

3 Pagina 3 di 8 Si tratta delle spese che ciascuna amministrazione disciplina in via generale con un provvedimento interno: ad esempio, il testo unico delle leggi sull ordinamento degli enti locali (decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267) stabilisce che il regolamento di contabilità di ciascun ente preveda l istituzione di un servizio di economato per la gestione di cassa delle spese di ufficio di non rilevante ammontare (articoli 152 e 153 TUEL). Il regolamento contiene un elencazione esemplificativa degli acquisti di beni e servizi che rientrano nelle spese minute e di non rilevante entità, necessarie per sopperire con immediatezza ed urgenza ad esigenze funzionali dell ente, entro un limite di importo fissato, anch esso, nel medesimo regolamento; la gestione di tali spese, superando il rigido formalismo delle procedure codificate, avviene secondo modalità semplificate sia per quanto riguarda il pagamento (per pronta cassa), contestuale all acquisto indifferibile del bene o servizio, sia per quanto concerne la documentazione giustificativa della spesa. Le spese ammissibili devono essere, quindi, tipizzate dall amministrazione mediante l introduzione di un elenco dettagliato all interno di un proprio regolamento di contabilità ed amministrazione. Ovviamente, non deve trattarsi di spese effettuate a fronte di contratti d appalto secondo quanto già specificato. Carte di credito o carte di : Carte di credito e di fornite dalla Società per l effettuazione di specifiche spese, per funzioni predeterminate 4. SERVIZI DELL ECONOMO Al servizio economato è affidata la responsabilità della gestione della cassa economale per il pagamento delle seguenti tipologie di spese: spese minute necessarie per soddisfare i fabbisogni correnti di piccola entità o urgenti degli uffici; spese di esclusiva competenza del servizio di economato;

4 Pagina 4 di 8 altre spese derivanti da impegni a favore dell economo costituiti con specifiche determinazioni e/o atti deliberativi, esecutivi ai sensi di legge, che autorizzano a provvedere alle anticipazioni dalla cassa economale. Sono di competenza del servizio di economato, a titolo esemplificativo e non esaustivo, le seguenti spese: - valori bollati; - pagamento delle schede carburante; - acquisti urgenti di cancelleria e materiale di consumo da fornitori abituali o non abituali; - rimborso trasferta; - rimborso spese a piè di lista per spese di rappresentanza; - biglietti di mezzi di trasporto; - giornali e pubblicazioni, abbonamenti e pubblicità; - imposte e altri diritti erariali; - gestione delle carte di. Essendo le spese sopra elencate da considerarsi spese generali come esplicitato nella determinazione n.10 del dell AVCP, non hanno la necessità di riportare codice CIG e conti dedicati. Per nessun motivo possono essere pagate da cassa economale le prestazioni regolamentate da contratti d appalto, secondo quanto previsto dalla norma sulla tracciabilità dei flussi finanziari. Il fondo della cassa economale è pari ad 2.600,00. Il limite giornaliero per l effettuazione di pagamenti in contanti non può superare l importo di così come richiesto dall' art. 12 del recente decreto "Crescita, equità e consolidamento dei conti pubblici" (decreto legge 6 dicembre 2011, n. 201, convertito con la Legge n. 214 del 2011).

5 Pagina 5 di 8 5. AFFIDAMENTO DELLA CASSA ECONOMALE La cassa economale è affidata all economo nominato dal Direttore Generale. L economo è tenuto a verificare la conformità della procedura di pagamento con le disposizioni contenute nel presente regolamento. L economo è tenuto, altresì, alla registrazione di tutte le spese effettuate. 6. COMPITI Tutte le richieste cui dovrà provvedere la cassa economale devono essere formulate tramite software gestionale Infinity. Alle richieste devono essere allegati tutti i giustificativi (scontrini fiscali, schede carburante, biglietti dei mezzi di trasporto.). I pagamenti con carta di credito vanno documentati con il relativo giustificativo (cioè la fattura e/o ricevuta rilasciata dal ristorante, albergo, etc. ) poiché la semplice ricevuta del pagamento effettuato con carta di credito non è fiscalmente deducibile. I pagamenti di carburante dovranno essere comprovati da ricevuta o da scontrini della carta di credito oltre che essere esposti nella carta carburante per riepilogo ed ai fini fiscali. Anche nel caso in cui gli alberghi siano pre-pagati dalla Società, il dipendente deve chiedere e conservare la relativa fattura / ricevuta al momento del check-out e consegnarla all amministrazione Le spese di rappresentanza devono essere coerenti e sostenute solo se ragionevolmente imposte dalle circostanze (clienti, negoziazione contratti). In caso di pranzi e cene di rappresentanza, sia in sede sia in fuori sede, dovrà essere esplicitato chiaramente in Nota Spese il motivo della spesa (es. pranzo cliente, pranzo fornitore, ecc.) e riportato con caratteri chiari e leggibili sul retro della ricevuta emessa dal ristorante il nome dei partecipanti e la società/ente di appartenenza. Nel caso in cui sia stato autorizzato l utilizzo dell auto propria verranno riconosciuti:

6 Pagina 6 di 8 rimborso chilometrico per i km percorsi (indicati per singolo viaggio), il costo dei pedaggi autostradali regolarmente documentati,le eventuali spese di parcheggio. Il rimborso per l uso dell auto privata del dipendente per viaggi di lavoro viene calcolato sulla base della tariffa di tot euro/km, in linea con le tabelle ACI, in funzione della cilindrata e della potenza fiscale. Tale rimborso si intende a copertura forfetaria di tutte le spese relative al veicolo (carburante, olio, riparazioni, pneumatici, manutenzione, assicurazione, etc.) che pertanto non sono rimborsabili distintamente. L economo provvede ogni qual volta si necessario al reintegro del fondo stesso. 7. INTROITI L economo è autorizzato ad incassare solo in determinati casi eccezionali (es. pagamenti di fatture versate dagli utenti del teleriscaldamento all Ufficio contabilità). Le somme incassate rimarranno in cassa fino all ammontare di Le somme in eccesso, o eventuali assegni bancari, verranno versati dall Economo nel conto corrente bancario della società. 8. REGISTRO MOVIMENTI DI CASSA ECONOMALE L economo deve tenere un registro informatico di cassa sul quale registrare cronologicamente tutti i movimenti effettuati. Ad ogni movimento deve corrispondere, la causale della spesa,la data e l importo. L economo provvederà mensilmente a fare un rendiconto delle registrazioni effettuate che verrà poi sottoposto al Direttore Generale e al Responsabile dell Ufficio Contabilità. 9. CONTROLLI E RESPONSABILITA Il collegio Sindacale può procedere in qualunque momento ad ispezioni e verifiche sull operato dell economo.

7 Pagina 7 di 8 Il Responsabile dell Ufficio Contabilità esercita potere di controllo nei confronti del dipendente preposto alle minute spese e può procedere in ogni momento ad ispezioni e verifiche. Il dipendente preposto alle spese minute, maneggiando denaro pubblico può incorrere in responsabilità contabile per dolo o colpa grave nel caso di infrazione. Parte II - UTILIZZO CARTE DI CREDITO E DI DEBITO 10. TIPOLOGIA DI SPESE L uso delle carte di credito e di è consentito qualora non sia possibile o conveniente ricorrere al denaro contante. 11. SOGGETTI AUTORIZZATI I titolari di carte di credito e di possono essere il Presidente del Consiglio di Amministrazione e il Direttore Generale. L uso delle carte di credito è consentito nei limiti di euro 1.500,00 per singola spesa e secondo i criteri stabiliti nel presente regolamento. Le carte di (es. postepay) sono affidate all economo. 12. USO DELLE CARTE DI CREDITO E DI DEBITO Il possessore è obbligato ad adottare misure di massima cautela per la custodia e il buon uso della carta di credito ed è personalmente responsabile secondo le regole generali in materia di responsabilità amministrativa e contabile. Il possessore, in caso di smarrimento o sottrazione della carta di credito è tenuto a darne immediata comunicazione alla Società, anche a mezzo telefono, nonché, alla competente autorità di pubblica sicurezza. Le carte di sono utilizzate dall economo per spese particolari quali a titolo esemplificativo e non esaustivo:

8 Pagina 8 di 8 1. Acquisto via web di biglietti aerei e/o ferroviari per viaggi in trasferta di dipendenti aziendali. 2. Prenotazione di alberghi per trasferte di dipendenti. 3. Acquisto via web di libri e/o nuove normative specifiche per aggiornamenti normativi dei dipendenti aziendali. La carta di, previa autorizzazione del Direttore Generale, potrà essere affidata al dipendente che dovrà sostenere una trasferta per il pagamento in loco delle spese. 13. GESTIONE E RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Il possessore della carta di credito deve far pervenire al Responsabile dell Ufficio Contabilità, entro il 15 del mese successivo a quello in cui le spese sono state sostenute, apposito riepilogo corredato dalla prescritta documentazione giustificativa, ivi comprese le ricevute attestanti l utilizzo della carta stessa. L economo dovrà registrare tutte le spese effettuate tramite la carta di. Nel caso in cui la carta di venga affidata ad un dipendente per le spese di trasferta, quest ultimo dovrà consegnare all economo la rendicontazione completa di ricevute fiscali e fatture al suo rientro in azienda. Le spese per il rilascio, l utilizzo e il rinnovo delle carte di credito sono imputate ai capitoli di bilancio corrispondenti alle diverse tipologie di spesa.

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