LINEE GUIDA PER LA PARTECIPAZIONE AI PROGRAMMI A GESTIONE DIRETTA DELL UNIONE EUROPEA ( )

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1 LINEE GUIDA PER LA PARTECIPAZIONE AI PROGRAMMI A GESTIONE DIRETTA DELL UNIONE EUROPEA ( ) PREMESSA Per l attuazione delle proprie politiche la Commissione europea finanzia un ampio numero di programmi/strumenti sotto la responsabilità delle Direzioni Generali competenti. La programmazione , che si colloca nell ambito della strategia di riforma dell UE Europa 2020, prevede due categorie di fondi: Fondi a gestione diretta, gestiti ed erogati direttamente dalla CE (o tramite una sua agenzia delegata) ai beneficiari finali tramite appositi meccanismi di finanziamento, generalmente denominati programmi. Sono assegnati tramite inviti a presentare proposte (calls for proposals) o gare di appalto (calls for tenders) ; Fondi a gestione indiretta (principalmente fondi strutturali), gestiti dalle Amministrazioni centrali e regionali dei vari Stati membri che ne dispongono l utilizzazione e l assegnazione ai beneficiari finali. AMBITO DI APPLICAZIONE DELLE LINEE GUIDA Le presenti linee guida si applicano esclusivamente ai fondi a gestione diretta ed in particolare ai programmi UE sotto elencati, oltre ad eventuali ulteriori programmi analoghi: Horizon 2020 (di seguito H2020) Erasmus + (limitatamente alle Azioni chiave 2 e 3 e Sport) Europa creativa Europa per i cittadini Life Terzo programma d azione in materia di salute Ufficio Relazioni internazionali Piazza San Marco, Firenze fax lorella.palla@unifi.it P.IVA Cod. Fis

2 Non si applicano all Azione chiave 1 e all iniziativa Jean Monnet del programma Eramus +, nonché ai programmi UE che possono prevedere il rilascio di un titolo congiunto/doppio/multiplo. Le linee guida riguardano l intero ciclo di vita di un progetto, in particolare le seguenti fasi: 1. attività di coordinamento e informazione sulle opportunità di finanziamento 2. progettazione e presentazione delle proposte 3. adempimenti successivi alla valutazione positiva della proposta. TERMINOLOGIA SPECIFICA Nelle presenti linee guida sono utilizzate le seguenti definizioni convenzionali, tenendo presente che le regole specifiche di partecipazione ai singoli Programmi possono prevedere termini diversi: Commissione europea (CE) E da intendersi sia la Commissione europea che le Agenzie esecutive incaricate dalla CE della gestione di un determinato programma (es. REA, EACEA) Centri di responsabilità Strutture dell Ateneo dotate di autonomia gestionale ai sensi dello Statuto (dipartimenti, ). Possono progettare e gestire i progetti UE nel rispetto delle normative comunitarie, nonché di quelle statutarie e regolamentari dell Ateneo Contratto Strumento negoziale firmato tra la CE ed il coordinatore, che costituisce la base legale di ogni progetto finanziato (es. grant agreement, convenzione di sovvenzione) 2

3 Coordinatore Soggetto giuridico designato al coordinamento del progetto (es. coordinator, applicant, capofila) Legale rappresentante Per tutti i programmi UE a cui si applicano le presenti linee guida, il rappresentante legale è da considerare il Responsabile del centro di responsabilità (direttore del dipartimento, ) a cui fa capo il progetto, al quale compete il potere di firma ove richiesto Modulo di accesso al contratto Documento che viene firmato tra il coordinatore ed i partecipanti per accedere al contratto principale (tra la CE ed il coordinatore) Partecipante Soggetto giuridico che aderisce al contratto e che, pertanto, si impegna a raggiungere gli obiettivi progettuali (es. partner, beneficiario) PIC (Participant Identification Code) Codice identificativo attribuito dalla CE alle istituzioni partecipanti a H2020 e ai programmi gestiti dall EACEA (Erasmus+, Europa Creativa, Europa per i cittadini, ) a seguito di registrazione nel Participant Portal. E unico per ogni istituzione partecipante e nel caso delle università è attribuito all istituzione nel suo complesso e non ai singoli dipartimenti. Il PIC per l Università di Firenze è

4 UE Altri programmi possono prevedere l iscrizione delle istituzioni partecipanti in analoghi portali e la conseguente attribuzione di un codice identificativo. In tal caso, i singoli richiedenti/centri di responsabilità dovranno preventivamente contattare l Ufficio Relazioni Internazionali, per verificare se tale registrazione sia già stata effettuata. Unione europea PROCEDURE E SOGGETTI COINVOLTI L Università degli Studi di Firenze partecipa ai programmi dell UE secondo le procedure stabilite dalle rispettive normative comunitarie. Considerato che nelle interazioni fra le varie strutture dell Ateneo risiede l efficacia delle azioni relative all attuazione dei programmi UE e che dette interazioni si sviluppano in un costante, corretto e tempestivo flusso delle informazioni, si rende necessario definire le competenze dei soggetti dell Ateneo coinvolti a vario titolo nel ciclo di vita del progetto, nonché le procedure da seguire con riferimento alle varie fasi. 1. ATTIVITA DI COORDINAMENTO E INFORMAZIONE SULLE OPPORTUNITÀ DI FINANZIAMENTO L attività di indirizzo, di coordinamento e di supporto agli organi di governo in materia di partecipazione ai programmi UE è di competenza dell Area Ricerca e Relazioni Internazionali. L attività di informazione sulle opportunità di finanziamento dell Unione europea è garantita dall Ufficio Relazioni Internazionali e dall Ufficio Ricerca Europea e Internazionale. 4

5 In particolare l Ufficio Relazioni Internazionali svolge le seguente attività: a) attività promozionale e informativa volta a favorire e facilitare l accesso ai finanziamenti europei, anche attraverso la realizzazione e l aggiornamento di apposite pagine web; b) progettazione e organizzazione di giornate e seminari informativi/formativi; c) rapporti e interazioni con le istituzioni comunitarie. L Ufficio Ricerca Europea e Internazionale svolge un attività di diffusione mirata delle informazioni per la partecipazione ai bandi. 2. PROGETTAZIONE E PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE 2.1 La progettazione delle proposte compete ai docenti e ricercatori, anche avvalendosi del supporto amministrativo-gestionale dell Ufficio Ricerca Europea e Internazionale. Nella proposta si dovrà evincere chiaramente l afferenza del docente/ricercatore presso l Università di Firenze, che sarà quindi il soggetto giuridico partecipante cui imputare l eventuale finanziamento. Questo punto è particolarmente importante ai fini della successiva rilevazione dei criteri premiali previsti dal Ministero dell Istruzione, dell Università e della Ricerca. Tale regola generale potrà essere derogata solo in via eccezionale, dietro espressa comunicazione del docente/ricercatore al Direttore del centro di responsabilità, che sottoporrà la questione all organo collegiale. In ogni caso, la deroga non si applica nei seguenti casi: a) quando è richiesta la valorizzazione del tempo-persona a cofinanziamento del progetto stesso 1 ; b) quando è previsto il rilascio di un titolo da parte dell Ateneo. 1 Fatto salvo il caso in cui non sia prevista la possibilità di rimborso del costo-persona al bilancio UNIFI (es. caso delle terze parti) 5

6 In entrambi i casi il soggetto giuridico partecipante dovrà necessariamente essere l Università di Firenze. Resta inteso, nel caso di progetti ERC, la possibilità di trasferire il grant presso altra istituzione ospitante (portabilità del grant). 2.2 La proposta di progetto deve essere sottoposta all organo collegiale, il quale: a) delibera la fattibilità del progetto stesso garantendo la disponibilità delle risorse necessarie per la sua realizzazione (umane, di attrezzature e di spazi) nonché l impegno a coprire eventuali ulteriori oneri finanziari che potrebbero verificarsi durante la realizzazione del progetto; b) individua il responsabile scientifico; c) dà mandato al responsabile del centro di responsabilità di sottoscrivere la proposta di progetto da presentare alla Commissione europea (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o il modulo di partecipazione/lettera di intenti finalizzati alla partecipazione a proposte da inviare al coordinatore (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di partecipante); d) dà mandato al responsabile del centro di responsabilità di sottoscrivere, in caso di approvazione del progetto, il contratto (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di coordinatore), il modulo di adesione al contratto (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di partecipante) ed i relativi contratti collegati con la Commissione europea o con il coordinatore. 2.3 Le regole di partecipazione ai programmi UE possono prevedere delle limitazioni alla partecipazione, con un numero massimo di proposte da presentare nell ambito di un determinato invito. In tal caso, poiché le limitazioni si applicano all università nel suo complesso e non ai singoli dipartimenti, è necessario comunicare all Ufficio Relazioni Internazionali l intenzione di partecipare all invito con congruo anticipo e comunque almeno venti giorni prima della sua scadenza, al fine di valutare l eventualità di una preselezione delle manifestazioni di interesse pervenute. 6

7 2.4 Le proposte sono sottoposte alla Commissione europea (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o al coordinatore, per le parti di competenza (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di partecipante) entro i termini previsti dall invito a presentare proposte o stabiliti dal coordinatore. In genere la presentazione delle proposte alla CE avviene in formato elettronico (e-form). In tal caso i moduli di presentazione non richiedono l'apposizione della firma del legale rappresentante, né quando l istituzione agisce in qualità di coordinatore né quando agisce in qualità di partecipante. 2.5 Copia della proposta completa dovrà essere inviata all Ufficio Relazioni Internazionali, unitamente alla delibera di fattibilità del progetto. Le stesse procedure dovranno essere seguite anche nel caso di presentazione in due fasi della proposta, così come richiesto in alcuni inviti a presentare proposte di H ADEMPIMENTI SUCCESSIVI ALLA VALUTAZIONE POSITIVA DELLA PROPOSTA 3.1 Preparazione e sottoscrizione del contratto A seguito della preparazione del contratto con la CE, il responsabile del centro di responsabilità procederà alla sottoscrizione del contratto stesso o del modulo di accesso al contratto, secondo quanto previsto dalle regole specifiche di ogni programma. Successivamente alla sottoscrizione del contratto i centri di responsabilità devono seguire le seguenti procedure: a. invio del contratto alla Commissione europea (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o del modulo di accesso al contratto al coordinatore (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di partecipante); b. invio all Ufficio Relazioni Internazionali dei seguenti documenti: richiesta di assegnazione del numero di repertorio contenente le informazioni principali sul progetto 7

8 copia del contratto firmato dalla Commissione europea e dal coordinatore copia del modulo di accesso al contratto firmato dal coordinatore e dal responsabile del centro di responsabilità (nel caso in cui l Università di Firenze sia partecipante) tabelle di budget delibera di fattibilità del progetto in questione 2 Le variazioni al contratto nonché l adesione al contratto in momenti successivi dovranno seguire il medesimo iter. 3.2 Gestione del progetto La gestione amministrativo-contabile dei progetti finanziati compete al centro di responsabilità, attraverso gli uffici competenti. L Ufficio Ricerca Europea e Internazionale fornisce il proprio supporto per le attività di coordinamento del progetto (nel caso in cui UNIFI sia capofila) e per il monitoraggio delle spese sostenute rispetto al budget. 3.3 Rendicontazione del contributo UE La rendicontazione del contributo UE assegnato al progetto ed i rapporti con l auditor competono all Ufficio Ricerca Europea e Internazionale. 3.4 Divulgazione dei risultati della partecipazione La divulgazione dei risultati della partecipazione ai programmi UE compete all Ufficio Relazioni Internazionali, in particolare tramite: - attribuzione del numero di repertorio al contratto; - inserimento dei contratti e dei relativi dati negli appositi database ministeriali e di Ateneo; - predisposizione di report e statistiche. 2 Qualora non sia stata già inviata all Ufficio Relazioni Internazionali unitamente a copia della proposta presentata. 8