Il segretario: chi è e quali sono i suoi compiti?
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- Dino Grimaldi
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2 Il segretario: chi è e quali sono i suoi compiti? E l esecutore delle decisioni del Presidente, del Consiglio direttivo e dell Assemblea è l informatore di tutto ciò che accade nel Club
3 Il segretario funge da elemento di congiunzione con: Altri club Leo e Lions Distretto Leo Multidistretto Leo 108 Italy Enti e Istituzioni Altre Associazioni
4 Compiti essenziali FORMALI 1. Convocazioni e comunicazioni 2. Stesura dei verbali 3. Assistenza assembleare 4. Archivio 5. Documentazione necessaria 6. Rapportini trimestrali ORGANIZZATIVI 7. Appuntamenti del Presidente, inviti, indicazioni ad altri officer 8. Mantenere e favorire i contatti con l esterno
5 1. Comunicazione IN ENTRATA CORRISPONDENZA IN USCITA
6 Corrispondenza in entrata Officers Distrettuali, Officers Lions, Club Limitrofi, Altre Associazioni Presidente e Segretario di club SOCI del club
7 Alcuni esempi
8 Corrispondenza in uscita SOCI del club Presidente e Segretario di club Officers Distrettuali, Officers Lions, Club Limitrofi, Altre Associazioni
9 Alcuni esempi Convocazioni di Assemblea Soci Leo Advisor Lions Club Padrino Rapporto soci e funzionari per Leo Club (entro il 15 Maggio) Oak Brook (in originale) Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale /Segretario Distrettuale Chairperson Distrettuale Presidente Lions Club padrino Archivio di Club
10 Alcuni esempi Inviti per attività di Club Soci Lions Club padrino Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale Chairperson Distrettuale Presidenti di Leo Club Delegato di Area Leo Presidente di Zona Lions Presidente di Circoscrizione Lions (ove presente) Coordinatore di Circoscrizione Leo (ove presente) Officer Leo Altre Associazioni
11 Alcuni esempi Comunicazione dei dati per l Annuario Presidente Distrettuale Leo Segretario Distrettuale Leo Modulo Leo Club su Progetti e Attività trimestrali ( rapportino trimestrale ) Oak Brook Governatore Distrettuale Presidente Distrettuale / Segretario Distrettuale Leo Presidente Lions Club padrino Chairperson Distrettuale Archivio di Club
12 2. Verbali SCOPI: Riportare fedelmente quanto discusso e deciso durante la riunione Comunicare ai soci non presenti le decisioni prese Fornire uno strumento di consultazione a tutti i soci Costruire una vera e propria pagina di storia del Club
13 Deve essere redatto su carta intestata Deve essere firmato da segretario e presidente Deve essere approvato alla riunione successiva
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15 Dove e quando si svolge la riunione Ordine del giorno Il Verbale Prova a prendere appunti durante la riunione come se stessi facendo un verbale Cosa indicare? Soci presenti, assenti giustificati e non Ora di inizio e fine della riunione Cosa si è discusso seguendo i punti dell o.d.g. Nome, cognome e firma del segretario e del Presidente
16 3. Assistenza assembleare Verifica il numero legale Predispone le schede per la votazione in caso di voto palese effettua il conteggio ufficiale dei voti In caso di voto segreto assiste allo spoglio delle schede Da lettura e distribuisce la documentazione inerente l ordine del giorno (o.d.g.)
17 4. Archivio Archivio Soci Archivio Service Rassegna stampa Archivio Corrispondenza Registro delle presenze Copia Annuario per ogni anno sociale
18 5. Documentazione necessaria Moduli per il rapportino trimestrale (modello Leo 61) Moduli per l ingresso nuovi soci (Modello Leo 72) Moduli per i premi Materiale informativo
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20 Il buon segretario si segna le scadenze da rispettare Il rapportino trimestrale In che periodi si richiede? Che cosa è richiesto nel rapportino? A chi deve essere mandato il rapportino?
21 6. Il rapportino trimestrale Quando? Cosa? A chi? TRIMESTRI: Luglio- Settembre Ottobre- Dicembre Gennaio- Marzo Aprile- Giugno PROGETTI : Attività Foto DESTINATARI: Lions Clubs Segretario Leo Segretario Lions Chairperson
22 7. Compiti organizzativi Appuntamenti del Presidente Inviti alle Autorità per le Attività del club Indicazioni al Censore e al Cerimoniere Contatti RICEVE TUTTA LA CORRISPONDENZA
23 Quali caratteristiche deve avere un buon segretario? FORMALE AFFIDABILE RISERVATO SIMPATICO PRECISO INTROVERSO DETERMINATO AMICHEVOLE
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SLIDE 2- IL SEGRETARIO: CHI È E QUALI SONO I SUOI COMPITI?
Con tale materiale il formatore può meglio interpretare le slide che utilizzerà per formare i Segretari di Club. Il formatore ricordi che non per tutto l uditorio sarà semplice comprendere immediatamente
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