SLIDE 2- IL SEGRETARIO: CHI È E QUALI SONO I SUOI COMPITI?

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1 Con tale materiale il formatore può meglio interpretare le slide che utilizzerà per formare i Segretari di Club. Il formatore ricordi che non per tutto l uditorio sarà semplice comprendere immediatamente ciò che è riportato nelle slide, se ce ne fosse bisogno ripeta il concetto facendo un esempio tratto dalla propria esperienza personale. SLIDE 2- IL SEGRETARIO: CHI È E QUALI SONO I SUOI COMPITI? Il Segretario svolge un ruolo fondamentale per il buon funzionamento del Club. È l esecutore delle decisioni del Presidente, del Consiglio direttivo, dell Assemblea dei Soci e l informatore di tutto ciò che accade all interno del Club. Lo si può considerare una sorta di MEMORIA STORICA DEL CLUB. SLIDE 3- IL SEGRETARIO FUNGE DA ELEMENTO DI CONGIUNZIONE Il Segretario è il NODO DI CONGIUNZIONE tra il Club e tutto ciò che lo circonda: Altri Leo Club Lions Club Distretto Leo Distretto Lions Enti ed Istituzioni. SlLIDE 4- COMPITI ESSENZIALI I compiti si possono distinguere in: COMPITI FORMALI: comunicazione in entrata e in uscita, stesura dei verbali, assistenza assembleare, archivio, organizzazione e custodia della documentazione necessaria, redazione dei rapportini trimestrali; COMPITI ORGANIZZATIVI: mantenere e favorire i contatti con l esterno, tenere nota degli appuntamenti del Presidente, trasmettere gli inviti, rispondere agli inviti, ecc. Di seguito andremo ad analizzare tutti i compiti sopra-elencati. 1

2 SLIDE 5- COMUNICAZIONE La comunicazione e quindi la corrispondenza può essere sia in entrata (ciò che il segretario riceve) che in uscita (ciò che il segretario manda). Vediamole più da vicino. SLIDE 6- CORRISPONDENZA IN ENTRATA Sono i mittenti (Officer Leo, OfficerLions, Club limitrofi ) a inviare al Segretario eventuali comunicazioni; il Segretario prontamente provvederà a trasmetterle al Presidente e ai Soci del Club. Di seguito alcuni esempi. SLIDE 7- ALCUNI ESEMPI Esempi relativi alla CORRISPONDENZA IN ENTRATA, la quale vede nella figura del Segretario di Club il principale ricevente. Le convocazioni per gli appuntamenti distrettuali avvengono mediante il Segretario Distrettuale su carta intestata del PD almeno 30 giorni prima della data dell evento; la stessa cosa avviene per le riunioni d Area, ma in questo caso il mittente è il Segretario o il Delegato d Area. Per quanto riguarda gli inviti alle attività del Distretto Leo, del Distretto Lions o dei singoli Club ( Leo e Lions), i mittenti saranno rispettivamente il Segretario Distrettuale Leo, il Segretario Distrettuale Lions e i Segretari dei singoli Club Leo e Lions. Anche eventuali comunicazioni della sede centrale di Oak Brook saranno indirizzare al Segretario di Club. E fondamentale che, una volta ricevuta la corrispondenza relativa alle convocazioni, agli inviti e alle comunicazioni, il Segretario si faccia carico di comunicare perentoriamente le informazioni al Presidente e a tutti i Soci del Club. SLIDE 8- CORRISPONDENZA IN USCITA Attraverso il Segretario, il Presidente di Club invia le proprie comunicazioni ai vari destinatari (Soci del Club, Officer Leo, Officer Lions, Club limitrofi, ecc.). E opportuno che il Segretario utilizzi la carta intestata del Leo Club di appartenenza come segno distintivo della corrispondenza. Nella slide che seguiranno sono riportati alcuni esempi. SLIDES 9, 10 e 11- ALCUNI ESEMPI Vengono riportati i principali esempi della corrispondenza in uscita della quale il Segretario è tenuto a prendersi cura. Le Convocazioni dei Principali appuntamenti distrettuali avvengono su carta intestata del PD da parte del Segretario Distrettuale, il quale riconosce nel Segretario di Club il principale mezzo di comunicazione con i Soci del Club. Il Modello Leo 72 ( approfondimento nella slide 18) va necessariamente inviato dal Segretario di Club entro il termine temporale del 15 maggio. Molte volte la buona riuscita di un attività e la numerosa affluenza ad eventi organizzati dal Club dipende dall efficiente lavoro svolto del Segretario nell inviare gli inviti nei modi e tempi giusti. Risulta importante creare un invito originale e chiaro che contenga tutte le informazioni necessarie a descrivere l evento ( nella slide sono indicati tutti i destinatari dell invito). E di fondamentale importanza che il Segretario di Club svolga con certosina precisione il lavoro di raccolta dati dei soci del Club affinchè non si rilevino errori sull Annuario multidistrettuale o sull Organigramma distrettuale. 2

3 Per il rapportino trimestrale si rimanda all approfondimento nella slide 20. SLIDE 12- VERBALI La stesura del VERBALE è uno dei compiti più importanti che il Segretario deve svolgere nel corso del suo mandato in quanto rappresenta il documento ufficiale delle decisioni prese in sede di Assemblea. È fondamentale che il verbale venga redatto in maniera tempestiva in modo tale che tutti i soci (soprattutto quelli assenti in sede di Assemblea) possano rimanere aggiornati sulle notizie salienti relative al Club o al Distretto. È compito del Segretario custodire nell archivio i verbali redatti, che rappresentano la vera e propria memoria del Club/Distretto. SLIDE 13- IMPORTANTE Un verbale scritto in maniera prolissa e artificiosa non è segno di un buon lavoro. LA SINTESI E LA LINEARITÀ DEI PERIODI devono essere elementi portanti nella stesura del verbale. È importante ricordare che: - Il verbale deve essere redatto su carta intestata per dare un segno di ufficialità, di professionalità, ordine e precisione; - Deve essere firmato da Presidente e Segretario di Club/Distretto - Deve essere approvato alla riunione successiva. SLIDE LET S PLAY Per far ragionare l uditorio sull importanza della stesura di un verbale e sui contenuti importanti da non dimenticare mai, viene proposto un gioco. Si chiede ai partecipanti di provare a prendere appunti durante la riunione come se dovessero scrivere un verbale. Come fare per svolgere al meglio il compito di redigere un verbale? Sarebbe sbagliato affidarsi esclusivamente alla propria memoria, in quanto potrebbero sfuggire informazioni importanti e difficilmente recuperabili. Prendere appunti o, ancor meglio, REGISTRARE (e successivamente trascrivere) tutto ciò che viene detto in Assemblea è il modo migliore per poter redigere un verbale preciso e puntuale. I punti salienti del verbale sono: Dove e quando si svolge la riunione Ordine del giorno Soci presenti, assenti giustificati e non Ora di inizio e fine della riunione Cosa si è discusso seguendo i punti dell o.d.g. Nome, cognome e firma del Segretario e del Presidente. SLIDE 16 ASSISTENZA ASSEMBLEARE Nel corso dell Assemblea il momento delle VOTAZIONI è uno dei più delicati, ma nel contempo dei più importanti; il Segretario svolge un attività di assistenza dell Assemblea e compie alcune fondamentali mansioni: 3

4 - Calcola il quorum e verifica l esistenza del numero legale (il numero degli elettori necessario affinché una votazione sia valida) - Predispone le schede necessarie alle votazioni e assiste allo spoglio - In caso di voto palese effettua il conteggio dei voti - Da lettura e distribuisce la documentazione inerente l ordine del giorno (o.d.g.) Spesso il regolare svolgimento dei lavori assembleari dipende dalla corretta stesura dei documenti relativi all ORDINE DEL GIORNO, attraverso i quali i partecipanti all Assemblea possono seguire attentamente tutti gli interventi previsti. SLIDE 17- ARCHIVIO È fondamentale che ogni Club e ogni Distretto possiedano un archivio in cui conservare tutte le notizie, le decisioni e gli avvenimenti del passato. IL SEGRETARIO HA IL COMPITO DI CUSTODIRE E ARRICCHIRE QUESTO ARCHIVIO NELLA CONSAPEVOLEZZA CHE DAI SUCCESSI E DAGLI ERRORI DEL PASSATO SI POSSONO RICAVARE SUGGERIMENTI E INSEGNAMENTI UTILI AL MIGLIORAMENTO. L archivio deve contenere: Archivio Soci Archivio Service Rassegna stampa Archivio corrispondenza Registro delle presenze Copia Annuario per ogni anno sociale SLIDE 18- DOCUMENTAZIONE NECESSARIA La modulistica è una componente fondamentale della nostra associazione (per approfondimento MANUALEO 2012/13- Capitolo 14). Il Segretario è colui che si occupa della corretta compilazione della seguente documentazione, da recuperare mediante l aiuto del Leo Advisor: Modello Leo 61/rapportino trimestrale (approfondimento nella slide 20) Modello Leo 72/rapporto officer e soci di leo club I destinatari di tale modello sono l associazione internazionale del LionsClub dipartimento programmi giovanili (che risiede ad OakBrook), il Governatore del Distretto Lions, il Segretario del Distretto Leo, il Chairman del Distretto Leo, il Segretario del Lions Club padrino. Il termine ultimo per l invio è il 15 MAGGIO DI OGNI ANNO. Il mezzo attraverso il quale inviare tale documentazione è, abitualmente, la posta elettronica (più economica e veloce). Il contenuto è rappresentato dai dati degli Officer entranti nel Leo club e dall elenco completo dei soci del Club. Modelli per i premi: Modulo candidatura Premio Leo dell anno; Modulo candidatura premio Excellence per Leo Club; Modulo candidatura Premio Riflettore sui Bambini ; 4

5 Modulo candidatura Premio Insieme nel Servizio ; Modulo Premio Advisor 5 anni di Servizio. Materiale informativo: Tutto le informazioni riguardanti temi, Service, progetti e attività può essere recuperata anche on line sul sito del Lions Club International ( o sul sito SLIDE 19, 20, 21 LET S PLAY il rapportino trimestrale Il buon Segretario si segna le scadenze da rispettare tra queste c è quella dell invio del rapportino trimestrale. Sottoforma di gioco, il relatore chiede ai partecipanti del corso di formazione le seguenti domande sul rapportino trimestrale: In che periodi si richiede? Che cosa è richiesto nel rapportino? A chi deve essere mandato il rapportino? Il RAPPORTINO TRIMESTRALE è uno dei documenti più importanti che il Segretario di Club si troverà a compilare nel corso dell anno sociale. Attraverso questo documento è possibile capire lo stato di salute del Club, seguirne le attività, valutare quanto e come il Club partecipa alla vita del Distretto. È preferibile redigerlo in modo preciso e sintetico, magari accompagnandolo a fotografie e filmati. I destinatari del rapportino trimestrale sono : Oak Brook,il Governatore Distrettuale,il Presidente Distrettuale, il Segretario Distrettuale Leo, il Presidente del Lions Club padrino,il Chairperson Distrettuale ; una copia deve essere contenuta nell Archivio del Club. SLIDE 22- COMPITI ORGANIZZATIVI I compiti organizzativi sono una parte importante del lavoro del Segretario. Un corretto svolgimento delle mansioni organizzative da parte di quest ultimo renderà molto più semplice e efficace il lavoro di tutti gli altri Officer del Club e del Distretto. Il Segretario, in quanto ricevente di gran parte della corrispondenza, può aiutare il Presidente a ricordare gli appuntamenti ufficiali, inoltra gli inviti, dà indicazioni al Censore e al Cerimoniere per la stesura delle presenze, cura i rapporti con le altre associazioni. SLIDE 23- LET S PLAY, QUALI CARATTERISTICHE DEVE AVERE UN BUON SEGRETARIO? Giochiamo insieme. Si invitano i partecipanti ad individuare, tra quelle indicate, le caratteristiche che dovrebbe avere un buon segretario (in base a quanto ascoltato durante questo corso). E necessario motivare le scelte. Possiamo senza dubbio affermare che un buon Segretario deve possedere le seguenti caratteristiche: AFFIDABILE in quanto ricopre un ruolo di grande responsabilità. PRECISO in quanto dalla puntualità del suo lavoro dipende l efficienza di tutto il Consiglio Direttivo 5

6 RISERVATO in quanto depositario di importanti informazioni e custode di documenti ufficiali. SLIDE 24 CONCLUSIONI Il ruolo del segretario è tanto IMPORTANTE quanto DELICATO in quanto il suo operato condiziona inevitabilmente il lavoro di tutto il Club. Un buon Segretario non solo rappresenta un valido aiuto per il Presidente (del quale costituisce il punto di riferimento sia nel Club che nel Distretto), ma apporta grande giovamento al Consiglio Direttivo e a tutti i Soci in quanto provvede a fornire le informazioni necessarie al corretto svolgimento degli altri incarichi, degli eventi e degli appuntamenti del Club. Dal suo operato dipende l immagine del Club all interno e all esterno del Distretto. UN BUON SEGRETARIO E UN ELEMENTO FONDAMENTALE PER LA BUONA RIUSCITA DI UN ANNO SOCIALE In Bocca a lupo e Buon lavoro. 6