Organismo indipendente di valutazione Consorzi C.I.S.S. Cusio e C.S.S.V. Verbano

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1 Consorzio C.I.S.S. Cusio RELAZIONE SUL FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE, TRASPARENZA ED INTEGRITÀ DEI CONTROLLI IN- TERNI Ente Consorzio C.I.S.S. Cusio Data di rilascio della relazione 20/7/12 L Organismo Indipendente di Valutazione Dott. Marco Bertocchi 1

2 SOMMARIO 1.- PRESENTAZIONE FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE Definizione degli obiettivi organizzativi, indicatori e target Misurazione e valutazione della performance organizzativa Definizione degli obiettivi individuali, indicatori e target Misurazione e valutazione della performance individuale Gestione del processo di misurazione e valutazione Integrazione con il ciclo di bilancio ed i sistemi di controllo interni SISTEMA PREMIALE TRASPARENZA, INTEGRITÀ E RISPETTO DEGLI OBBLIGHI DI PUBBLICAZIONE ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO DELL OIV PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE

3 1.- PRESENTAZIONE Mediante la presente relazione l Organismo Indipendente di Valutazione della performance (OIV) fornisce un analisi generale sulle grado di sviluppo e di attuazione del sistema di gestione della performance adottato dall ente. Tale relazione, avente periodicità annuale, rientra tra le funzioni attribuite all OIV dall art. 14, c. 4, lett. a) del D.Lgs. 150/09 (Decreto Brunetta). Tale disposizione, infatti, stabilisce che l OIV monitora il funzionamento complessivo del sistema della valutazione, della trasparenza e integrità dei controlli interni ed elabora una relazione annuale sullo stato dello stesso. L art. 14 del D.Lgs. 150/09 non rientra né tra le disposizioni direttamente applicabili per gli enti locali, né tra quelle da recepire obbligatoriamente in termini di principi all interno dei loro ordinamenti. Tuttavia la funzione, attribuita all OIV, di elaborazione di una relazione annuale sullo stato di attuazione del sistema di performance management in seguito dell attività di monitoraggio dello stesso è esplicitamente richiamata nel regolamento sull ordinamento degli uffici e dei servizi dell ente. La relazione prende in considerazione tutti i principali aspetti che caratterizzano l implementazione del sistema di misurazione e valutazione della performance, il sistema di trasparenza ed integrità, nonché l integrazione con i diversi sistemi di controllo interno adottati. La struttura della relazione tiene conto: dei principi della Del. CIVIT 4/12 Linee guida relative alla redazione della Relazione degli OIV sul funzionamento complessivo del sistema di valutazione, trasparenza e integrità dei controlli interni e sull Attestazione degli obblighi relativi alla trasparenza e all integrità (art. 14, comma 4, lettera a e lettera g del D. Lgs. n. 150/2009), per quanto applicabili alla realtà degli enti locali, anche in relazione alle disposizioni dell art. 16 del D.Lgs. 150/09; degli indirizzi emanati dal Tavolo tecnico CIVIT UPI, e resi noti con comunicazione della CI- VIT del 25 maggio 2012 (prot /2012), per quanto adattabili alla realtà dell ente oggetto di analisi. La relazione fornisce la valutazione dell OIV a seguito delle attività di verifica condotte nel pieno rispetto del proprio ruolo di autonomia ed indipendenza rispetto all organizzazione analizzata. La relazione prende come riferimento il ciclo della performance dell esercizio Le conclusioni della presente relazione sono indirizzate innanzitutto agli organi di indirizzo politico ed amministrativo dell ente ed agli organi di vertice della struttura organizzativa. La relazione prende in considerazione i seguenti ambiti: funzionamento complessivo del sistema di misurazione e valutazione; integrazione con il ciclo di bilancio ed il sistema dei controlli interni; trasparenza, integrità e rispetto degli obblighi di pubblicazione; La relazione si conclude con le proposte di miglioramento del ciclo della performance, che l OIV intende sottoporre all amministrazione. 3

4 2.- FUNZIONAMENTO COMPLESSIVO DEL SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE Definizione degli obiettivi organizzativi, indicatori e target Verifica dei criteri previsti dalla Del. CIVIT 89/10 1 Il sistema di misurazione e valutazione della performance è stato oggetto di applicazione per la prima volta nel corso del Il percorso di implementazione ed applicazione del sistema è stato sostenuto da un corso di formazione rivolto al Direttore dell ente e ad un numero consistente di operatori collocati nelle diverse unità organizzative dell ente, nel quale si è focalizzata l attenzione sulla metodologia di definizione del piano della performance e sullo sviluppo di un sistema di indicatori finalizzato alla definizione di standard quantitativi e qualitativi nell erogazione di due servizi strategici per l ente. Il piano della performance 2011 è stato oggetto di validazione da parte dell OIV. Nell ambito delle attività di validazione, l OIV ha riesaminato le informazioni contenute nel piano della performance, fornendo indicazioni per una loro migliore rappresentazione prima 1 I criteri richiamati sono i seguenti: Chiara definizione degli obiettivi; Presenza consistente di indicatori di outcome; Legame tra obiettivi, indicatori e target; Caratterizzazione di indicatori e target secondo schede anagrafiche, test di qualità e di affidabilità; Rilevazione effettiva della performance secondo le indicazioni fornite nelle schede anagrafiche degli indicatori 4

5 Verifica del grado di rispetto dei requisiti ex art. 5, c. 2 sugli obiettivi del piano della performance dell approvazione finale. A seguito del primo percorso di sperimentazione, il piano della performance 2011 si caratterizza per: una chiara definizione degli obiettivi, generalmente orientati ad evidenziare il risultato finale atteso dell amministrazione; la presenza significativa di indicatori di risultato correlati agli obiettivi, con indicazione dei target di riferimento. L individuazione dei target è stata effettuata per la prima volta nel 2011, spesso senza la possibilità di disporre di trend storici sugli indicatori utilizzati; la definizione di schede di rilevazione degli indicatori associati ai parametri e standard di qualità sui servizi erogati. Si tratta di indicatori definiti e rilevati per la prima volta nel 2011, ma che sono destinati ad avere carattere permanente. La rilevazione, ai fini del ciclo della performance 2011, ha assunto carattere sperimentale. Il sistema di misurazione e valutazione non contempla ancora la rilevazione sistematica di indicatori di outcome. Il consolidamento del sistema informativo, anche a supporto della rilevazione degli indicatori, costituisce uno degli obiettivi del piano della performance L OIV, nel corso del processo di validazione del piano della performance, ha verificato il sostanziale rispetto dei requisiti previsti dall art. 5, c. 2 del D.Lgs. 150/09 in merito agli obiettivi del piano della performance. Risultano, in particolare, pienamente presidiati i seguenti requisiti: rilevanza e pertinenza rispetto ai bisogni della collettività, alla missione istituzionale, alle priorità politiche ed alle strategie dell'amministrazione; specificità e misurabilità in termini concreti e chiari; riferibilità ad un arco temporale determinato; correlazione alla quantità e alla qualità delle risorse disponibili. La confrontabilità con le tendenze della produttività dell'amministrazione con riferimento, ove possibile, almeno al triennio precedente, è stata garantita per tutti gli indicatori per i quali erano disponibili dati riferiti agli esercizi precedenti. 5

6 2.2.- Misurazione e valutazione della performance organizzativa Adeguatezza delle modalità di misurazione della performance Frequenza dei monitoraggi Qualità dei dati utilizzati a supporto della misurazione della performance Grado di efficacia degli strumenti di rappresentazione della performance, incluse le rappresentazioni visuali della strategia (mappe strategiche) e i sistemi di reportistica, tenendo conto del loro livello di effettivo utilizzo nell amministrazione Il sistema di misurazione e valutazione adottato consente la misurazione della performance attraverso una logica multidimensionale che prevede i seguenti ambiti: grado di attuazione degli obiettivi strategici ed impatti dell azione amministrativa; portafoglio dei servizi erogati; stato di salute dell amministrazione. Va segnalato l avvio di un percorso di benchmarking con il C.S.S.V. Verbano sulla performance dei servizi di assistenza domiciliare e di educativa territoriale, che si è concretizzato con l individuazione di un sistema di indicatori comune per la misurazione della performance dei due servizi. Le modalità di misurazione della performance si rivelano sostanzialmente adeguate alle caratteristiche di un organizzazione di medio-piccole dimensioni. Non sono stati previsti, né effettuati, monitoraggi strutturati sul grado di attuazione del piano della performance basati sulla produzione di report intermedi. Si è provveduto alle rilevazioni consuntive funzionali alla redazione della relazione sulla performance. I dati utilizzati a supporto della misurazione della performance, se si eccettuano quelli di carattere contabile, sono stati oggetto di rilevazioni ad hoc. Come già chiarito, si è trattato di rilevazioni a carattere prettamente conoscitivo e sperimentale che tuttavia hanno già prodotto risultati soddisfacenti in termini di attendibilità delle informazioni fornite. Tra gli obiettivi dichiarati dall ente per il 2012 rientra il potenziamento del sistema informativo sociale, anche al fine di migliorare la qualità e l attendibilità complessiva dei flussi di dati inerenti agli utenti seguiti ed alle prestazioni erogate. Il piano della performance presenta una mappa delle aree strategiche di intervento articolata sulle principali unità organizzative. Le schede relative agli obiettivi, sia a preventivo, sia a consuntivo, presentano sempre un richiamo all area strategica di riferimento ed all unità organizzativa responsabile. 6

7 2.3.- Definizione degli obiettivi individuali, indicatori e target Collegamento tra obiettivi individuali ed obiettivi organizzativi Modalità di assegnazione degli obiettivi individuali Grado di utilizzo delle schede di valutazione Il collegamento tra obiettivi individuali ed obiettivi organizzativi è chiaramente presidiato attraverso un quadro di raccordo inserito nel piano della performance e ripreso nella relazione sulla performance. Il quadro di raccordo evidenzia il grado di coinvolgimento di ogni dipendente negli obiettivi dell organizzazione rappresenta il punto di riferimento sulla base del quale sono definite le schede di valutazione della performance individuale. Il percorso di assegnazione degli obiettivi individuali, nel 2011, è stato preceduto dal percorso di formazione che ha consentito ad un numero significativo di dipendenti di partecipare attivamente al percorso di formulazione degli obiettivi da inserire nel piano della performance. A seguito di tale percorso sono stati comunicati gli obiettivi individuali mediante appositi colloqui rivolti a gruppi di dipendenti omogenei per collocazione organizzativa, profilo professionale ed obiettivi assegnati. Le schede di valutazione sono state utilizzate sia ex ante, come strumento per la comunicazione della performance attesa, sia ex post, come strumento a supporto della comunicazione valutazione finale Misurazione e valutazione della performance individuale Modalità di monitoraggio in corso d anno e di raccolta dei dati ai fini della misurazione Modalità di comunicazione della valutazione al valutato, differenziando tra personale apicale e non La metodologia di misurazione e valutazione della performance individuale prevede esplicitamente la possibilità di effettuare monitoraggi in itinere per verificare il grado di realizzazione degli obiettivi assegnati e per individuare eventuali azioni correttive. Tali monitoraggi sono stati svolti nell ambito delle riunioni di coordinamento già previste dall ente, pur non essendo caratterizzati da procedure formalizzate e da report dedicati. La comunicazione della valutazione ai dipendenti è stata effettuata mediante la consegna delle schede di valutazione, cui è seguito un colloquio di confronto tra Direttore (valutatore) e dipendenti (valutati). La comunicazione della valutazione al Direttore è stata effettuata nell ambito di un apposito 7

8 Grado di condivisione della metodologia di misurazione e valutazione della performance individuale Modalità di comunicazione della metodologia di misurazione e valutazione all interno dell amministrazione Gestione del processo di misurazione e valutazione colloquio con la presenza dell O.I.V. e del commissario liquidatore del Consorzio, in qualità di organo di indirizzo politico. Al termine del percorso di valutazione non sono state attivate procedure di conciliazione. Al di là di tale aspetto, nel corso degli incontri tra Direttore e dipendenti per la comunicazione della valutazione, si è rilevato un buon grado di condivisione complessiva del sistema di misurazione e valutazione. Il sistema di misurazione e valutazione è rientrato tra gli aspetti monitorati nel corso di formazione che nel 2011 ha coinvolto la maggior parte degli operatori dell ente. Ciò ha consentito una condivisione a monte delle logiche del sistema, prima della sua effettiva applicazione. Rispetto delle tempistiche del ciclo della performance Ruolo esercitato dai principali attori coinvolti: organi di indirizzo politico amministrativo, personale apicale, dipendenti, OIV/Nucleo, struttura tecnica di supporto Sistema informativo ed informatico utilizzato per la raccolta dei dati per la misurazione della performance Il piano della performance è stato oggetto di approvazione definitiva nel corso del mese di ottobre A seguito di tale approvazione, si è completato il percorso di comunicazione della performance individuale attesa dei dipendenti. Va considerato che il corso di formazione, realizzato nei mesi aprile dicembre 2011 ha consentito ai dipendenti di entrare nel merito degli obiettivi assegnati prima dell approvazione finale del piano della performance Il percorso di valutazione a consuntivo è stato realizzato garantendo un maggiore allineamento con i tempi previsti. La relazione sulla performance è stata approvata a maggio 2012 e successivamente si è completato il percorso di comunicazione delle valutazioni individuali. Il ciclo di gestione della performance si è caratterizzato per un buon livello di partecipazione di tutti gli attori coinvolti nel processo. La partecipazione del livello politico è stata focalizzata sul percorso di assegnazione degli obiettivi al Direttore e sulla valutazione finale dello stesso. Il sistema informativo di raccolta dei dati per la misurazione della performance non è automatizzato e si basa perlopiù sulla rilevazione manuale dei dati a supporto del calcolo degli indicatori, oppure sulla loro derivazione dai sistemi informativi interni. 8

9 Utilizzo effettivo dei risultati del sistema di misurazione e valutazione per orientare le decisioni I risultati del sistema di misurazione e valutazione sono stati oggetto di confronto e discussione tra il Direttore e i gruppi di operatori delle varie unità organizzative, anche ai fini del riorientamento della programmazione dell ente Integrazione con il ciclo di bilancio ed i sistemi di controllo interni Integrazione con il ciclo di bilancio Integrazione con gli altri sistemi di controllo L integrazione del ciclo della performance con il ciclo di bilancio è stata perseguita dall ente facendo coincidere: il piano della performance con il PEG; la relazione sulla performance con la relazione al conto consuntivo presentata ai sindaci dei comuni aderenti al Consorzio. La relazione sulla performance, oltre a presentare le informazioni a consuntivo utili per verificare il grado di attuazione del piano della performance, ha integrato le informazioni fornite tradizionalmente nella relazione al rendiconto. Tale soluzione ha semplificato notevolmente i passaggi operativi per la gestione dei due processi, rendendoli strettamente integrati. 9

10 3.- SISTEMA PREMIALE Grado di correlazione tra esiti del sistema di misurazione e valutazione e struttura del sistema premiale - personale dipendente Grado di correlazione tra esiti del sistema di misurazione e valutazione e struttura del sistema premiale - personale apicale Modalità di applicazione del sistema premiale Il sistema premiale del personale dipendente è strutturato in modo da prevedere una correlazione diretta tra esito della valutazione e premio attribuito. Il sistema prevede una soglia minima di accesso costituita da una valutazione pari a 6/10, cui corrisponde un premio effettivo pari al 50% del budget potenziale. A partire da tale soglia, il premio distribuito cresce in misura proporzionale alla valutazione ottenuta, sino a raggiungere la valutazione massima (10/10), cui corrisponde il 10% del premio individuale. I resti generati dall applicazione del sistema formano un bonus integrativo che viene redistribuito ai dipendenti, in proporzione al premio effettivamente ottenuto (50%) ed alla valutazione ottenuta (50%). Il sistema premiale del personale apicale (Direttore) è strutturato in modo da prevedere una correlazione diretta tra esito della valutazione e premio attribuito. Esso presenta logiche del tutto analoghe a quelle che caratterizzano il sistema premiale del personale dipendente, con l esclusione del bonus integrativo che, per il personale apicale, non è previsto. Il sistema premiale è stato applicato in modo selettivo e garantendo un effettiva correlazione con le risultanze del sistema di misurazione e valutazione. A dimostrazione di ciò si riportano le statistiche elaborate dall OIV (pagina seguente). 10

11 Anno 2011 Premi collegati alla performance dei dipendenti: analisi statistica Ammontare dei premi collegati alla performance stanziati e distribuiti Dipendenti beneficiari dei premi collegati alla performance Totale dei premi collegati alla performance 4.749,85 Totale dei dipendenti dell'ente 29 Totale dei premi distribuiti 4.749,85 Dipendenti che hanno avuto accesso al premio di risultato 29 % Premi distribuiti su premi stanziati 100,0% % Sul totale dipendenti 100,0% Dipendenti che hanno avuto accesso al bonus integrativo 29 % Sul totale dipendenti 100,0% Distribuzione del premio di risultato Importo medio dei premi distribuiti 131,43 Distribuzione del bonus integrativo Importo medio dei bonus distribuiti 32,36 Importo massimo dei premi distribuiti 187,43 Importo massimo dei bonus distribuiti 40,76 Importo minimo dei premi distribuiti 70,58 Importo minimo dei bonus distribuiti 23,76 N. % Distribuzione dei premi totali (Premio risultato + bonus) Dipendenti che hanno ottenuto un premio di risultato = al 100% del premio potenziale - 0,0% Importo medio dei premi distribuiti 163,79 Dipendenti che hanno ottenuto un premio di risultato >= al 90% e < del 100% del premio 3,0 10,3% Importo massimo dei premi distribuiti 228,20 potenziale Dipendenti che hanno ottenuto un premio di risultato >=all'80% e < del 90% del premio 15,0 51,7% Importo minimo dei premi distribuiti 94,35 potenziale Dipendenti che hanno ottenuto un premio di risultato >=al 70% e < del 80% del premio 10,0 34,5% potenziale Dipendenti che hanno ottenuto un premio di risultato < del 70% del premio potenziale 1,0 3,4% Dipendenti che non hanno avuto accesso al premio di risultato - 0,0% Tot. Dipendenti 29,0 100,0% 11

12 4.- TRASPARENZA, INTEGRITÀ E RISPETTO DEGLI OBBLIGHI DI PUBBLICAZIONE Adozione del Programma triennale della trasparenza e integrità, o definizione di obiettivi in materia di trasparenza ed integrità Risultati del monitoraggio sulla pubblicazione dei dati e delle informazioni obbligatorie nella Sezione Trasparenza, valutazione e merito L ente non ha adottato il programma triennale della trasparenza ed integrità, non essendo questo un obbligo esplicitamente previsto per gli enti locali. Tuttavia ha definito obiettivi in materia di trasparenza ed integrità all interno del piano della performance L OIV ha verificato il grado di assolvimento degli obblighi di pubblicazione dei dati nella sezione Trasparenza, valutazione e merito ed ha fornito le proprie conclusioni e le proprie raccomandazioni nel verbale del 13/6/2012. L ente ha inserito tra i propri obiettivi del piano della performance 2012 l investimento in un percorso di adeguamento pieno ed effettivo del proprio sito internet e dei propri sistemi di gestione alle norme in materia di trasparenza ed integrità. 12

13 5.- ATTIVITÀ DI MONITORAGGIO DELL OIV Aspetto del sistema di gestione della performance Misurazione e valutazione della performance organizzativa Misurazione e valutazione della performance individuale Sistema premiale Sistema di trasparenza ed integrità Verifiche effettuate Attività di supporto metodologico nel percorso di implementazione del sistema di misurazione e valutazione Attività di verifica e revisione delle informazioni del Piano della performance 2011, ai fini della validazione dello stesso (Verbale del 3 ottobre 2011). Attività di verifica e revisione delle informazioni della Relazione sulla performance 2011, ai fini della sua validazione (Verbale del 22 maggio 2012). Attività di verifica e revisione delle Schede di valutazione della performance individuale 2011 a preventivo, (Verbale del 3 ottobre 2011). Attività di verifica e revisione delle Schede di valutazione della performance individuale 2011 a preventivo, (Verbale del 22 maggio 2012). Analisi statistiche sugli esiti del percorso di valutazione Attività di supporto metodologico nella progettazione del sistema premiale Analisi statistiche sugli esiti dell applicazione del sistema premiale Verifica del rispetto degli obblighi di pubblicazione sulla sezione Trasparenza, valutazione e merito (Verbale del 13 giugno 2012) 13

14 6.- PROPOSTE DI MIGLIORAMENTO DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE Nel corso del 2011 il C.I.S.S. Cusio ha prodotto un forte investimento quantitativo e qualitativo sul sistema di gestione della performance. Investimento che ha portato a risultati rilevanti e assolutamente positivi, sia dal punto di vista della completezza metodologica degli strumenti adottati e delle informazioni fornite, sia dal punto di vista della qualità del processo e del suo impatto organizzativo. Tale investimento ha trovato evidenza non soltanto nel percorso formativo di accompagnamento allo sviluppo del sistema di misurazione e valutazione, ma anche e soprattutto nell applicazione concreta dei diversi strumenti del ciclo della performance. Tutto ciò, tenendo conto del contesto particolare di estrema criticità che ha caratterizzato l ente, che nel corso del 2011 è stato messo in liquidazione (a causa della normativa che dispone l obbligo dello scioglimento dei consorzi di funzioni), sia a causa del forte taglio dei trasferimenti che ha compromesso la capacità di garantire continuità nell erogazione dei servizi ai cittadini. L investimento sul sistema di gestione della performance ha consentito di migliorare la qualità complessiva degli strumenti a disposizione e di avviare un processo di rilevazione strutturata e sistematica di indicatori ed altre informazioni relative alla performance che dovrà essere necessariamente consolidato negli anni. Al tempo stesso, tale percorso ha consentito una riflessione approfondita sui servizi dell ente, sulle modalità di erogazione e sulle possibili risposte da dare in un contesto di forte criticità quale quello attuale. Tutto ciò si è tradotto in una maggiore consapevolezza e condivisione circa le finalità e le potenzialità della valutazione quale strumento di supporto alla crescita dell organizzazione. Va segnalato l avvio di un percorso di benchmarking con il C.S.S.V. Verbano sulla performance dei servizi di assistenza domiciliare e di educativa territoriale, che si è concretizzato con l individuazione di un sistema di indicatori comune per la misurazione della performance dei due servizi. Tale percorso dovrà trovare sviluppo con la rilevazione effettiva degli indicatori e con l attivazione di meccanismi di confronto che potrebbero coinvolgere sia i responsabili dei servizi, sia alcuni operatori direttamente coinvolti nella loro erogazione. Diviene ora necessario, consolidare il percorso intrapreso nel 2011 portando a regime il funzionamento del ciclo della performance attraverso: la rilevazione sistematica ed accurata degli indicatori individuati in via sperimentale sui servizi SAD ed Educativa territoriale; un graduale miglioramento della tempistica di definizione del piano della performance e delle schede di valutazione della performance individuale, giungendo a completare il percorso di definizione della performance attesa entro i primi mesi dell anno, pur considerando che tali tempi sono fortemente condizionati dal quadro di estrema incertezza che caratterizza l ente su più fronti e dall impossibilità di disporre di strutture di supporto dedicate. Occorre poi procedere ad un adeguamento tempestivo agli obblighi di trasparenza ed integrità, secondo quanto raccomandato dall OIV nel proprio verbale del 13/6/2012. Questo, peraltro, rappresenta uno degli obiettivi del piano della performance Tali aspetti costituiscono, ad avviso dell OIV, gli elementi prioritari sui quali puntare per garantire continuità al percorso positivo avviato nel

15 Si ritiene, invece, prematuro puntare sull ampliamento delle informazioni gestite dal sistema di misurazione e valutazione (introducendo, per esempio, indicatori di outcome, o ulteriori indicatori sui servizi erogati). Occorre infatti che l organizzazione sia messa in grado di portare a regime e rendere gestibili le innovazioni introdotte nel 2011, evitando di aggiungere ulteriori novità che, seppur estremamente utili per arricchire il sistema nel lungo periodo, rischierebbero di appesantirlo e comprometterne il funzionamento nel breve. 15