1. Definizione degli obiettivi strategici

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1 Allegato 1: Scheda standard di monitoraggio Argomento n. 1- Obiettivi strategici Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: peggioramento nessun cambiamento X lieve miglioramento significativo miglioramento 1. Definizione degli obiettivi strategici 1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? X si, tutti 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni? Tutti gli stakeholder (comunità scientifica, studenti, MIUR) sono tenuti in considerazione; gli stakeholder interni sono stati coinvolti. 1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all anno precedente non indicate nel Piano? Non ci sono sostanziali variazioni degli obiettivi strategici; è prevista una discontinuità a luglio per una serie di eventi descritti nel seguito che potrà portare ad una parziale ridefinizione degli obiettivi. 1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? si X no

2 La struttura organizzativa della Scuola è unitaria. 1.5 Se l amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? Non è redatta. Attualmente non c è un collegamento significativo fra i due strumenti di programmazione. 2. Indicatori associati agli obiettivi strategici 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? X si, tutti 2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti in gran parte si tratta di statistiche ufficiali MIUR 2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per tutti gli indicatori X si, per almeno il 50% degli indicatori si, per meno del 50% degli indicatori no, per nessun indicatore (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: banche dati del personale, della ricerca, basi dati pubblicazioni, banca dati studenti 2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne si, per almeno il 10% degli indicatori

3 (es. statistiche ufficiali)? X si, per meno del 10% degli indicatori no (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: 1. banche dati bibliometriche Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici 3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? X si, tutti 3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? si, tutti X si, almeno il 50% Non esistono ripartizioni interne. Il benchmark nazionale e internazionale rileva per la ricerca e la formazione. no 4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Da quest anno sono stati redatti budget autorizzatori per le tra aree scientifiche e per le strutture principali; non sono conteggiati i costi del personale. Non c è ancora un collegamento puntuale con gli obiettivi. Ci si basa soprattutto sulle evidenze precedenti.

4 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Vedi punto 4.1

5 Argomento n. 2- Obiettivi operativi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: peggioramento nessun cambiamento X lieve miglioramento significativo miglioramento 5. Definizione degli obiettivi operativi 5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? X si, tutti Servizi efficienti contribuisco al raggiungimento degli obiettivi strategici 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? Si: il primo incontro formale è avvenuto il 21gennaio; il secondo il 18 febbraio; gli incontri di struttura entro il 5 marzo 6. Indicatori associati agli obiettivi operativi 6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? si, tutti X si, almeno il 50% 6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti 7

6 6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per tutti gli indicatori si, per almeno il 50% degli indicatori si, per meno del 50% degli indicatori X no, per nessun indicatore (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? si, per almeno il 10% degli indicatori si, per meno del 10% degli indicatori X no (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi 7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? si, tutti X si, meno del 50% 7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? si, tutti X si, meno del 50% 8

7 8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Gli obiettivi rappresentano un differenziale rispetto al passato. Si procede alla richiesta e all approvazione del budget di struttura e/o di progetto, in sede di bilancio di previsione. 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Attraverso la programmazione del personale per le risorse incrementali (ad esempio per i progetti); a cura del responsabile di struttura per gli obiettivi di struttura. 9. Analisi delle sedi territoriali [non completato perché la SISSA non ha sedi territoriali] 9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali? si, a tutte si, ad almeno il 50% si, a meno del 50%

8 9.2 Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati? si, tutti i servizi 9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa (benchmarking tra sedi territoriali)? si, tutti

9 Argomento n. 3 - Qualità dei servizi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: peggioramento nessun cambiamento X lieve miglioramento significativo miglioramento 10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? X alta media bassa La SISSA ha definito una carta dei servizi Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? Si, attraverso un processo biennale di rilevazione della customer satisfaction. Gli stakeholders scientifici sono in ogni caso rilevanti.

10 11. Promozione delle pari opportunità Argomento n. 4 - Pari opportunità 11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? Si, attraverso la predisposizione del piano delle azioni positive. Il CUG si riunisce il 28 febbraio 2014.

11 Argomento n. 5 - Valutazione individuale Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: peggioramento nessun cambiamento X lieve miglioramento significativo miglioramento 12. Obiettivi individuali dei dirigenti 12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate? X si, a tutti si, ad almeno il 50% si, a meno del 50% no La SISSA ha un solo dirigente: il Segretario generale Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore?

12 13. Coinvolgimento dei vari soggetti Argomento n. 6 - Processo di pianificazione 13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? X alto medio basso Sono stati coinvolti sia il Senato accademico sia il Consiglio di amministrazione, oltre al Direttore (Rettore) Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? X alto medio basso 14. Ruolo dell OIV nel processo di pianificazione 14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile selezionare più risposte) parziale sostituzione X accompagnamento controllo 14.2 Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? L OIV ha formulato il proprio parere sul piano Ha inoltre fornito suggerimenti sia metodologici sia di processo relativamente ad alcuni aspetti (es. obiettivi delle strutture scientifici, budget, potenzialità della COEP per fornire dati utili al miglioramento di efficacia ed efficienza)

13 15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi? i processi utilizzano gli stessi sistemi i processi utilizzano sistemi diversi, ma con scambio automatico di informazioni i processi utilizzano sistemi diversi, ma senza scambio automatico di informazioni X almeno uno dei due processi non utilizza sistemi informatici 15.2 Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l integrazione? X si no Il processo di definizione dei budget e di allocazione delle risorse si fonda sulla definizione degli obiettivi macro delle strutture, che poi vengono integrati ed esplicitati con maggiore dettaglio nel piano della performance, in coerenza con i budget effettivamente assegnati; anche il processo di revisione del piano avviene in coincidenza con l assestamento del budget. Entrambe le programmazioni hanno orizzonte triennale. Una limitazione rilevante è la comunicazione tardiva del finanziamento FFO Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? Le dimensioni di SISSA consentono uno stretto coordinamento tra le varie UO e tra queste e le Aree scientifiche. Tale coordinamento è anche garantito dalla rappresentanze delle Aree (coordinatori) nel Senato accademico.

14 16. Informazioni ulteriori sul processo 16.1 E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? X si, specificare quale: Valutazione della performance individuale. si parzialmente, specificare quale: 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste Per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? Il Piano è stato presentato, oltre che sul WEB e alla comunità interna, anche nel corso della giornata della trasparenza.

15 Allegato 2: Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi presenti nel Piano della performance e non desumibili dai dati inseriti dalle amministrazioni nel Portale della Trasparenza N. obiettivi operativi tot. _ 4_ 8_ N. obiettivi operativi con indicatori N indicatori tot N. indicatori privi di formula di calcolo N. indicatori privi di target annuale N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate Nota all allegato 2 Gli obiettivi operativi sono definiti dal Piano della performance e assegnati dal Consiglio di amministrazione al Segretario generale Successivamente (per l operatività del Piano per l annualità 2014 entro marzo) essi verranno ribaltati a livello degli uffici, tenuto conto delle rispettive competenze. In quella sede saranno individuati gli indicatori pertinenti. Ogni ufficio provvederà quindi ad assegnare le risorse a disposizione sulla base dei risultati attesi con riferimento agli obiettivi assegnati e in considerazione dei processi già attivati al proprio interno. Le risorse finanziarie (in alcuni casi puntuali, come è previsto per alcuni obiettivi del piano triennale per la prevenzione della corruzione) sono definite nei budget di struttura, allo stesso livello al quale sono assegnati gli obiettivi. La collocazione di risorse finanziarie, risorse umane, obiettivi operativi e loro target al medesimo livello organizzativo consente ai capi degli uffici di gestire la necessaria flessibilità operativa. Alla Scuola non è sembrato conveniente, date le sue ridotte dimensioni, assegnare ex ante, rigidamente, risorse e personale ai singoli obiettivi, anche perché essi sono in generale ridotti rispetto al trend di operatività storicamente consolidato.