RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013

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1 Luglio 2013 RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013 AUTOMOBILE CLUB D ITALIA Il presente documento fornisce informazioni di dettaglio utili alla singola amministrazione in termini di criticità e punti di forza, al fine di favorire il percorso di miglioramento già avviato. L analisi è svolta a seguito dell adozione da parte dell amministrazione del Piano della performance e dell eventuale aggiornamento degli standard di qualità e/o carte dei servizi. Le sezioni relative alle principali evidenze e agli aspetti prioritari individuati dalla delibera n. 6/2013 sono a cura della CiVIT mentre la sezione sul monitoraggio è realizzata dall Organismo Indipendente di Valutazione dell amministrazione. 1

2 INDICE 1 Principali evidenze Aspetti prioritari dell avvio del ciclo della performance previsti dalla delibera 6/2013 della CiVIT Monitoraggio Organismo Indipendente di Valutazione

3 1 PRINCIPALI EVIDENZE Vengono di seguito esposte le principali evidenze derivanti dall analisi del Piano della performance dell amministrazione e del documento relativo al monitoraggio dell avvio del ciclo della performance realizzato dall OIV. Il Piano presenta 16 obiettivi strategici, raggruppati in aree strategiche alle quali sono associati molteplici outcome, le cui modalità di misurazione non sono però specificate. Come nel Piano , gli obiettivi strategici sono incompleti di indicatori e target: il loro grado di conseguimento deriva infatti dal completamento degli obiettivi operativi sottostanti. Gli indicatori e i target degli obiettivi operativi sono però riportati nel Piano secondo una logica amministrativa, per unità organizzativa di competenza. E quindi difficile risalire al contributo di tali obiettivi al conseguimento dei relativi obiettivi strategici. Questo aspetto potrebbe creare difficoltà nella valutazione della performance complessiva dell amministrazioni in sede di rendicontazione dei risultati ottenuti. L amministrazione ha inoltre inserito nel Piano gli Obiettivi di performance organizzativa di Ente, dotati di indicatori e target annuali, ma non corrispondenti totalmente né agli obiettivi strategici né a quelli operativi e riconducibili ad aree strategiche parzialmente diverse da quelle dell albero della performance. Peraltro, gli indicatori riportati nel Piano degli indicatori e dei risultati attesi di bilancio coincidono quasi totalmente con quelli previsti per gli Obiettivi di performance organizzativa di Ente. Alla luce di tali evidenze, si suggerisce all amministrazione di introdurre indicatori e target triennali per gli obiettivi strategici e di migliorare la chiarezza del cascading, anche dando evidenza del legame tra gli Obiettivi di performance organizzativa di Ente e gli obiettivi strategici e operativi. L OIV rileva infine la mancata implementazione del Sistema di misurazione e valutazione della performance, mentre, alla data di pubblicazione del presente rapporto, non risultano trasmessi gli Standard di qualità dei servizi. 2 ASPETTI PRIORITARI DELL AVVIO DEL CICLO DELLA PERFORMANCE PREVISTI DALLA DELIBERA 6/2013 DELLA CIVIT L amministrazione ha dedicato uno specifico paragrafo del Piano agli ambiti prioritari dell avvio del ciclo della performance previsti dalla delibera CiVIT n. 6/2013. Tali ambiti sono di seguito analizzati. Le risorse economico-finanziarie e umane non sono indicate con riferimento agli obiettivi strategici e operativi. Le risorse economico-finanziarie sono invece specificate con riferimento ai progetti strategici e ai progetti direzionali interni, pur non includendo i costi relativi alla retribuzione del personale impegnato. Tali progetti sono in parte riconducibili agli obiettivi operativi dell albero della performance. L amministrazione ha poi redatto il Piano degli indicatori e dei risultati attesi di bilancio, all interno del quale viene riportato il costo della produzione delle diverse attività riconducibili alle priorità politiche. 3

4 Con riferimento all ambito della trasparenza, il Piano presenta molteplici obiettivi operativi. In particolare, si segnala un obiettivo relativo alla pubblicazione dei dati, con indicatori e target puntuali. Con riferimento all ambito della qualità, è opportuno segnalare un obiettivo operativo denominato Erogazione dei servizi pubblici di competenza dell Ente secondo gli standard di qualità e produttività definiti, rientrante anche tra gli Obiettivi di performance organizzativa di Ente, il cui indicatore fa riferimento a variazioni dell indice di produttività degli uffici. Con riferimento alla propria articolazione territoriale, l amministrazione ha inserito nel Piano una scheda-tipo contenente gli obiettivi assegnati a direzioni regionali e uffici provinciali. In particolare, gli obiettivi delle direzioni regionali paiono essere collegati solo ad attività di formazione e monitoraggio, mentre per gli uffici provinciali di livello non generale sono utilizzati anche degli indicatori riferiti ai relativi livelli di produttività. Inoltre, il fatto che gli obiettivi siano dotati dei medesimi indicatori per tutte le sedi territoriali rende possibili attività di benchmarking. Con riferimento all ambito del contenimento della spesa, è significativa la presenza di un Obiettivo di performance organizzativa di Ente, rientrante anche tra gli obiettivi operativi, relativo al miglioramento del margine operativo lordo previsto nel budget iniziale 2013, con un target quantificato in termini economici, seppur migliorabile nella formulazione. Tale obiettivo influisce sulla valutazione individuale del personale dirigenziale. Sono inoltre previsti ulteriori obiettivi operativi, uno dei quali è relativo all ottimizzazione dell attività di riscossione crediti. L amministrazione ha poi previsto un piano di contenimento dei costi del personale, dei costi per servizi e degli oneri diversi di gestione. Con riferimento all ambito delle pari opportunità, l amministrazione ha programmato una serie di iniziative, elencate nel Piano nella sezione relativa alle azioni positive. Con riferimento all ambito della digitalizzazione, è significativa la presenza di un Obiettivo di performance organizzativa di Ente, rientrante anche tra gli obiettivi operativi, denominato Semplific@uto. Tale obiettivo, misurato da due indicatori, è volto alla completa digitalizzazione dei processi del Pubblico Registro Automobilistico. L amministrazione ha poi previsto molteplici iniziative, anche legate alla dematerializzazione. Infine, con riferimento alla valutazione individuale, nel Piano sono riportate in allegato le schedetipo relative agli obiettivi organizzativi e individuali assegnati ai dirigenti presso le strutture centrali e periferiche, comprensivi di indicatori e target. I target degli obiettivi individuali sono riportati in allegato nel Piano, con valori differenziati per ogni Automobile Club. 4

5 3 MONITORAGGIO ORGANISMO INDIPENDENTE DI VALUTAZIONE In questa sezione si riportano le schede di monitoraggio compilate dall OIV secondo le indicazioni fornite dalla CiVIT. Le informazioni presenti si concentrano principalmente sul processo messo in atto dall amministrazione nella fase di avvio del ciclo della performance Argomento n. 1- Obiettivi strategici Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: significativo miglioramento 1. Definizione degli obiettivi strategici 1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? Sì, tutti "Consolidamento delle funzioni e delle attività gestite relativamente ai servizi delegati nei settori del Pubblico Registro Automobilistico, tasse automobilistiche regionali e IPT, attraverso uncostante processo di efficientamento e miglioramento qualitativo e soluzioni complessive di razionalizzazione e di semplificazione dei servizi in linea con l'evoluzione normativa, l'esigenza dell'utenza ed i principi di modernizzazione della PA digitale" 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, Si indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni? Esempi (max 140 parole) : In occasione delle Giornate della Trasparenza è stata verificata tale rilevanza in confronto con gli stakeholder esterni e interni centrali. Inoltre presso gli Uffici Provinciali è attivo un Contact center per assistenza,informazioni,servizi sia attraverso canale telefonico sia posta elettronica in ambito PRA, Tasse,forniture dati. E' in fase di completamento la Banca Dati contact center con riferimento alla normativa Pra. Infine è attiva una funzione di assistenza sul territorio per una efficace gestione dei servizi e per una razionale gestione delle criticità. 1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all anno precedente non indicate nel Piano? Sono dovute a criticità che hanno influenzato il contesto di riferimento sia interno sia esterno. In particolare, la crisi economica a livello economico. 5

6 Incremento della compagine associativa nazionale 1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? No La modalità di definizione degli obiettivi strategici è prevista nel Sistema di misurazione in maniera omogenea ed uniforme per tutte le strutture di 1^ livello. 1.5 Se l amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? Non esistono evidenti differenze. 2. Indicatori associati agli obiettivi strategici 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, tutti Persone formate negli incontri formativi sul trasporto sicuro in auto dei bambini; Numero autoscuole da affiliare in corso d'anno; Numero tessere Facile Sarà da produrre nell'anno 2013; N. di relazioni sui conti consuntivi presentate al CE 2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, tutti Rapporti periodici consuntivazione Acinformatica; Sistema SAP; protocollo informatico; portale web; data base soci 2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per meno del 50% degli indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1.Data base soci; Sistema SAP

7 Data base soci: Numero soci aderenti all'iniziativa member get member; Numero tessere Facile Sarà da produrre nell'anno 2013; Incremento delle tessere associative da produrre tramite il canale internet nell'anno 2013, rispetto al Sistema SAP: Tempi medi di registrazione incassi clienti dalla data dell'incasso; Tempi medi di registrazione fatture fornitori rispetto alla data di entrata merce; Tempi medi di riconciliazione dei bonifici con i crediti STA; Tempi medi di riconciliazione delle scritture contabili relative all'avvenuta esecuzione del pagamento verso i fornitori ed al ritorno 2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? no 3. Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici 3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, meno del 50% "Sviluppo canale di vendita online"- +25% rispetto alla produzione del canale internet nell'anno I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? No 4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? A partire dalla fase di predisposizione dei piani/progetti, i CdR valorizzano direttamente nel sistema di contabilità, le schede budget economico e degli investimenti da ricondurre a ciascun progetto/attività, secondo la 7

8 classificazione per natura e destinazione. In sede di successiva assegnazione degli obiettivi ai CdR viene rilasciato budget per il CdR con assegnazione delle risorse. 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? In seguito ad una serie di incontri tra il Segretario Generale e i CdR per una coordinata definizione delle proposte di obiettivi strategici, dopo che il Consiglio Generale ha approvato il Piano e programmi di attività, i CdR proponenti sono incaricati della realizzazione degli stessi, sulla base delle risorse umane già incardinate nei rispettivi CdR. 8

9 Argomento n. 2- Obiettivi operativi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: significativo miglioramento 5. Definizione degli obiettivi operativi 5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? Sì, tutti 1. Obiettivo strategico Incremento della compagine associativa nazionale, con riequilibrio della sua composizione interna, privilegiando le formule associative complete e di più alta gamma. Obiettivi operativi : Diffusione della tessera associativa Multifunzione. Gestione attività integrazione Aci/Sara. Programma Member get Member 2. Obiettivo strategico Razionalizzazione e potenziamento dei canali di acquisizione associativa Obiettivi strategici: sviluppo canale di vendita on line. Realizzazione de l progetto tessera ACI.net 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? si, limitatamente al personale dirigente. 6. Indicatori associati agli obiettivi operativi 6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, tutti Numero autoscuole da affiliare in corso d'anno; Persone formate negli incontri formativi sul trasporto sicuro in auto dei bambini; Incremento delle tessere associative da produrre tramite il canale internet nell'anno 2013, rispetto al Gli indicatori sono alimentati da fonti dati Sì, tutti affidabili? Rapporti periodici consuntivazione Acinformatica; Sistema SAP; protocollo informatico; portale web; data base soci 6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di si, per meno del 50% degli 9

10 applicativi informatici e basi dati sottostanti? indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Sistema SAP; data base soci Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? no 7. Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi 7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, meno del 50% >= numero tessere associative prodotte nel " Consolidamento base associativa" 7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? No 8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Il CdR già titolare di budget provvede ad assegnate le risorse finanziarie ai CdR di 2^ livello 10

11 assegnatari degli obiettivi strategici 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Il direttore centrale provvede a richiesta/individuazione delle risorse umane, in base alle competenze definite nell'ordinamento dei servizi e successiva articolazione/assegnazione. 9. Analisi delle sedi territoriali 9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali? si, a tutte Controllo polizze fideiussorie Tasse; controllo polizze fideiussorie STA; Presidio territoriale nei rapporti con gli enti locali ( Province e Comuni); Standard di produttività per gli UUPP 9.2 Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati? Sì, tutti 9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa (benchmarking tra sedi territoriali)? si, tutti i servizi Viene predisposto bimestralmente un prospetto a livello nazionale della produttività rilevata nei songoli UUPP 11

12 Argomento n. 3 - Qualità dei servizi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: nessun cambiamento 10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? alta Non sono stati definiti gli Standard qualità dei servizi dell'ente 10.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? Non sono stati definiti gli Standard qualità dei servizi dell'ente 12

13 Argomento n. 4 - Pari opportunità 11. Promozione delle pari opportunità 11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? si servizi di ascolto in linea 13

14 Argomento n. 5 - Valutazione individuale Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: nessun cambiamento 12. Obiettivi individuali dei dirigenti 12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate? si, a tutti miglioramento del MOL (miglioramento operativo lordo) previsto nel budget iniziale Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore? no 14

15 Argomento n. 6 - Processo di pianificazione 13. Coinvolgimento dei vari soggetti 13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? alto L'Assemblea dell'ente ha approvato il , ad inizio del ciclo, le linee strategiche che caratterizzeranno ed indirizzeranno la definizione degli obiettivi strategici nel triennio. Il Consiglio Generale adotterà nel mese di ottobre gli obiettivi strategici, in seno al Piano delle attività dell'ente 13.2 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? Nella logica della programmazione partecipata, si terranno incontri tra il vertice amministrativo dell'ente e la dirigenza per la definizione degli obiettivi strategici idonei ad attuare le priorità politiche fissate dall'assemblea dell'ente in coerenza con le risorse umane, economiche e finanziare. alto 14. Ruolo dell OIV nel processo di pianificazione 14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile selezionare più risposte) accompagnamento 1. Continuo interfaccia operativo tra la Struttura Tecnica Permanente e l'ufficio Pianificazione dell'ente. 2. Riunioni dell'oiv con la Dirigenza apicale centrale dell'ente Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? accompagnamento 1. Proposte in sede di definizione degli obiettivi strategici anche mediante distinzione dai meri obiettivi di miglioramento. 2. Verifica della coerenza degli obiettivi strategici con le direttive politiche e strategiche dell'ente prima della sottoposizione degli obiettivi strategici al Consiglio Generale dell'ente. 15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi? almeno uno dei due processi non utilizza sistemi informatici 15

16 la programmazione economica e finanziaria utilizza il sistema informatico SAP (sistema ERP), di gestione controllata dei processi tramite workflow delle autorizzazioni, introduzione della firma digitale ed eliminazione dei supporti cartacei, gestione dei flussi informativi verso la tesoreria. Il sistema è integrato con altre applicazioni informatiche dell'ente (fatturazione web, certificazioni sostitutive, HR Access). L'integrazione dei processi sarà operativa con l'entrata in funzione del sistema informativo di gestione dei flussi documentali in corso di realizzazione Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l integrazione? La fase di predisposizione dei progetti e dei piani di attività avviene nel periodo maggio/settembre: contestualmente i vari Centri di Responsabilità valorizzano, direttamente nel sistema contabile, le schede relative al budget economico e degli investimenti da ricondurre a ciascun progetto/attività. La fase di consolidamento dei progetti/attività avviene nel mese di settembre. Nel mese di ottobre il Consiglio Generale approva i piani e progetti delle attività contenenti gli obiettivi strategici ed operativi pianificati ed il budget annuale dell'ente che contiene le schede di budget per progetto/attività: dette schede seguono gli altri documenti di progetto in modo da dare evidenza della coerenza dei contenuti tra la fase della programmazione e quella del budget Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? Sì A partire dalla fase della predisposizione dei progetti e dei piani di attività, i vari Centri di Responsabilità hanno valorizzato, direttamente nel sistema contabile, le schede relative al budget economico e degli investimenti da ricondurre a ciascun progetto/attività. Tale valorizzazione è avvenuta seguendo la classificazione per natura del piano dei conti di contabilità generale (conto/sottoconto/mastro) nonché la classificazione per destinazione (attività e centro di costo) tipica della contabilità analitica. In tal modo è possibile verificare in fase di programmazione l insieme delle risorse attribuite al progetto/attività mentre in fase di gestione è possibile misurare periodicamente il grado di utilizzo di tali risorse. Nella fase di consolidamento dei progetti/attività e nella successiva fase di approvazione di tali documenti da parte del Consiglio Generale, le suddette schede di budget per progetto/attività hanno seguito gli altri documenti di progetto in modo da dare evidenza della coerenza dei contenuti tra la fase della programmazione e quella del budget. Durante la fase di monitoraggio periodico della performance organizzativa, le schede contabili (budget economico e investimenti) saranno aggiornate con le variazioni intervenute in corso d anno e con l evidenza dello scostamento tra le risorse assegnate e quelle utilizzate; tali schede saranno trasmesse da ciascun Centro di Responsabilità ai soggetti incaricati della misurazione della performance (OIV e Segretario Generale). si 16. Informazioni ulteriori sul processo 16

17 16.1 E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? no 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? 1. Pubblicazione del Piano sul sito web istituzionale. 2. Coinvolgimento degli stakeholder interni ed esterni in occasione delle Giornate della Trasparenza 17

18 Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi N. obiettivi operativi tot. 73 N. obiettivi operativi con indicatori 73 N indicatori tot 110 N. indicatori privi di formula di calcolo 0 N. indicatori privi di target annuale 0 N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate 73 N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate 73 N. obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali 5 18