RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013

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1 Luglio 2013 RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013 ENTE NAZIONALE PER LE NUOVE TECNOLOGIE, L ENERGIA E LO SVILUPPO ECONOMICO SOSTENIBILE Il presente documento fornisce informazioni di dettaglio utili alla singola amministrazione in termini di criticità e punti di forza, al fine di favorire il percorso di miglioramento già avviato. L analisi è svolta a seguito dell adozione da parte dell amministrazione del Piano della performance e dell eventuale aggiornamento degli standard di qualità e/o carte dei servizi. Le sezioni relative alle principali evidenze e agli aspetti prioritari individuati dalla delibera n. 6/2013 sono a cura della CiVIT mentre la sezione sul monitoraggio è realizzata dall Organismo Indipendente di Valutazione dell amministrazione. 1

2 INDICE 1 Principali evidenze Aspetti prioritari dell avvio del ciclo della performance previsti dalla delibera 6/2013 della CiVIT Monitoraggio Organismo Indipendente di Valutazione

3 1 PRINCIPALI EVIDENZE Vengono di seguito esposte le principali evidenze derivanti dall analisi del Piano della performance dell amministrazione. La valutazione della performance riguarda le attività gestionali e amministrative, mentre nel corso del 2013 verrà estesa anche alle unità tecnico-scientifiche. L amministrazione ha implementato la Balanced Scorecard (BSC), individuando quattro prospettive, dalle quali discendono gli obiettivi strategici e, a loro volta, gli obiettivi operativi. Si suggerisce l utilizzo di un maggiore livello di dettaglio nell albero della performance, al fine di meglio esplicitare il processo di declinazione degli obiettivi. Il Piano presenta 16 obiettivi strategici, diversi dei quali sono dotati di indicatori multipli, per lo più formulati in modo adeguato. Un fattore particolarmente positivo è costituito dall utilizzo di indicatori di outcome per gli obiettivi strategici. Rispetto al 2012, l utilizzo di indicatori multipli è stato inoltre esteso anche a diversi obiettivi operativi. I target, la cui formulazione è migliorata rispetto al Piano , sono puntualmente suddivisi per i tre anni. È tuttavia presente un obiettivo privo di target, dei quali si auspica l introduzione nel successivo Piano della performance. Come rilevato dall OIV, continua a permanere l assenza di valori di benchmark al livello degli obiettivi strategici, mentre per molteplici obiettivi operativi viene indicato il valore dell indicatore dell anno precedente. L OIV rileva infine la mancata implementazione del Sistema di misurazione e valutazione della performance, mentre, alla data di pubblicazione del presente rapporto, non risultano trasmessi gli standard di qualità dei servizi per l anno ASPETTI PRIORITARI DELL AVVIO DEL CICLO DELLA PERFORMANCE PREVISTI DALLA DELIBERA 6/2013 DELLA CIVIT Con riferimento alle risorse finanziarie, il Piano è stato migliorato rispetto alla sua precedente versione attraverso l introduzione delle risorse per alcuni obiettivi strategici. Tali risorse, non presenti per gli obiettivi operativi, fanno comunque riferimento a un solo anno. La maggioranza degli obiettivi strategici è inoltre corredata dall indicazione delle risorse umane (persone equivalenti), integrate dal relativo costo. Le risorse umane del Piano, che sono presenti anche al livello degli obiettivi operativi, includono però una percentuale limitata del personale impiegato presso l amministrazione. Alla luce della futura inclusione delle unità tecniche nel processo di valutazione della performance e delle iniziative messe in atto dall amministrazione per migliorare l integrazione tra ciclo di gestione della performance, controllo strategico e ciclo di bilancio, si suggerisce quindi di estendere l indicazione delle risorse umane e finanziarie a tutti gli obiettivi strategici e operativi, includendo tutto il personale dell amministrazione. A questo riguardo, l OIV, nella propria scheda standard, da peraltro evidenza di come siano soddisfatte alcune delle precondizioni che favoriscono l integrazione dei due cicli, quali la coerenza temporale dei due processi e il coordinamento tra gli uffici coinvolti. Con riferimento alla trasparenza, il Piano presenta un obiettivo strategico denominato Noi garantiamo la trasparenza e l integrità, articolato in tre obiettivi operativi, uno dei quali si riferisce 3

4 all aggiornamento dei contenuti pubblicati online. Il collegamento tra il Piano della performance e l ambito della trasparenza e dell integrità è peraltro oggetto di una serie di iniziative volte al miglioramento del ciclo di gestione della performance. Con riferimento alla qualità, il Piano presenta un obiettivo strategico relativo alla redazione delle carte dei servizi di diverse unità tecniche, articolato in quattro obiettivi operativi, per i quali è auspicabile il miglioramento della coerenza tra indicatori e target (l indicatore fa infatti riferimento al mantenimento del risultato raggiunto l anno precedente, mentre il target a una sua riduzione). Con riferimento all articolazione periferica dell amministrazione, il Piano non presenta specifici obiettivi attribuiti alle sedi territoriali. Con riferimento all ambito delle pari opportunità, il Piano presenta un obiettivo strategico riferito all incremento della percentuale di donne con incarichi di struttura di primo e secondo livello rispetto al totale delle donne impiegate presso l amministrazione. Tale obiettivo è articolato in cinque obiettivi operativi, uno dei quali è relativo alla realizzazione del bilancio di genere. L amministrazione ha inoltre previsto una serie di ulteriori iniziative relative alla promozione delle pari opportunità, riportate tra gli obiettivi del CUG nell allegato E del Piano. L amministrazione ha poi inserito un obiettivo strategico relativo al miglioramento del clima organizzativo interno, avente come indicatori i valori medi delle diverse sezioni del questionario di rilevazione del benessere organizzativo predisposto dalla CiVIT. Con riferimento alla digitalizzazione, il Piano contiene un obiettivo operativo relativo alla realizzazione di un sistema informatico di business intelligence, volto a fornire un supporto nella misurazione della performance. Con riferimento al contenimento della spesa, il Piano contiene un obiettivo strategico relativo alla riduzione dei costi di amministrazione e all efficientamento dell azione di governo dei processi amministrativi, il cui indicatore e relativo target sono però di difficile comprensione. È invece presente un obiettivo strategico relativo al contenimento dei tempi medi di pagamento e un obiettivo operativo relativo al contenimento della spesa per la gestione degli istituti contrattuali indennità accessorie e della polizza sanitaria, dotati di target precisi e quantificabili. Infine, con riferimento alla valutazione individuale, ai dirigenti vengono assegnati gli obiettivi organizzativi del Piano, che non presenta in allegato delle schede con ulteriori specifici obiettivi individuali. 4

5 3 MONITORAGGIO ORGANISMO INDIPENDENTE DI VALUTAZIONE In questa sezione si riportano le schede di monitoraggio compilate dall OIV secondo le indicazioni fornite dalla CiVIT. Le informazioni presenti si concentrano principalmente sul processo messo in atto dall amministrazione nella fase di avvio del ciclo della performance Argomento n. 1- Obiettivi strategici Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 1. Definizione degli obiettivi strategici 1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? Sì, meno del 50% 1) POUT.STRA.12 "Obiettivo efficienza energetica" 2) POUT.STRA.11 "Trasferimento tecnologico"; 3) PIN.STRA.07 "Carta dei servizi" 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni? 1) SI, Presentazione Rapporto annuale efficienza energetica e Presentazione Piano Azioni Efficienza Energetica PAEE agli organismi di vigilanza (MiSE, MATTM) ed a rilevanti stakeholder esterni; 2) SI indagine benessere organizzativo interno; 3) coinvolgimento di parte delle unità organizzative nel processo del piano 2013 Esempi (max 140 parole) : vedi punto A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all anno precedente non indicate nel Piano? Nel 2013 sono stati razionalizzati gli obiettivi strategici afferenti alla Mission in un numero discreto (3) ma significativi con indicazione delle risorse umane e finanziarie 5

6 1) POUT.STRA.12 "Obiettivo efficienza energetica" 120 persone/anno e /anno; 1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? Sì Nelle Unità tecniche, la definizione degli obiettivi strategici è legata al contesto internazionale dei programmi di ricerca, mentre, nelle unità gestionali gli obiettivi sono legati all'efficienza interna 1.5 Se l amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? Nella nota integrativa non è presente il piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio 2. Indicatori associati agli obiettivi strategici 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, meno del 50% Nell'obiettivo POUT.STRA.12 "Obiettivo efficienza energetica" sono previsti 3 indicatori che misurano rispettivamente: a) il risparmio enrgetico in GWh, b) le emissioni evitate di CO2, c) gli investimenti complessivi per interventi di efficientamento energetico in Mil di. 2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, meno del 50% Obiettivo POUT.STRA.11: a) numero licenze/n. brevetti attivi; b) numero spin-off con più di 3 anni/numero totale spin-off 2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per meno del 50% degli indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Database brevetti ENEA consuntabile on-line 2. Sistema integrato di contabilità (SCI) 3. Sistema integrato di contabilità analitica del personale (SPI) 4. Sistema informatico di gestione dei progetti/contratti attivi (WebGest) 6

7 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? si, per meno del 10% degli indicatori (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: 1. Commissione europea: Posizionamento Enea in ranking europeo degli istituti di ricerca per progetti approvati Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici 3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, meno del 50% 1) POUT.STRA.10: numero contratti di ricerca approvati negli anni; 2)posizionamento ENEA in ranking europeo 3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? No 4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Il processo di assegnazione delle risorse umane e finanziarie agli obiettivi è stabilito mediante una 7

8 negoziazione con la committenza esterna. Il numero di persone equivalenti è associato a tutti gli obiettivi strategici e operativi 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Nel processo di formazione del Piano della performance, i responsabili della struttura assegnano le risorse umane ai diversi obiettivi Piano della performance

9 Argomento n. 2- Obiettivi operativi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 5. Definizione degli obiettivi operativi 5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? Sì, tutti 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? Si, sono il risultato della negoziazione con i responsabili delle unità interessate (non dirigenti) 6. Indicatori associati agli obiettivi operativi 6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, almeno il 50% Obiettivo ID 192: 1) Indicatore 1: numero di contatti al sito "Obiettivo efficienza energetica"; Obiettivo ID 193: Numero partecipanti ai corsi di energy manager 6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? vedi 6.1 Sì, almeno il 50% 6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per meno del 50% degli indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Database brevetti ENEA consuntabile 9

10 on-line 2. Sistema integrato di contabilità (SCI) 3. Sistema integrato di contabilità analitica del personale (SPI) 4. Sistema informatico di gestione dei progetti/contratti attivi (WebGest) Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? si, per meno del 10% degli indicatori (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: 1. Banca dati brevetti consultabile online Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi 7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Sì, meno del 50% 1) ID 151: contenimento della spesa sulla gestione degli istituti contrattuali (indennità accessorie) 7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? No 10

11 8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi è stabilito mediante una negoziazione con la committenza esterna. Il finanziamento è stabilito contrattualmente 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Nel processo di formazione del Piano della performance, i responsabili della struttura assegnano le risorse umane ai diversi obiettivi Piano della performance Analisi delle sedi territoriali 9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali? no 9.2 Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati? No 9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa (benchmarking tra sedi territoriali)? no 11

12 Argomento n. 3 - Qualità dei servizi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? 1) Servizi per prestazioni tecnico scientifiche di radioprotezione, 2) servizi di metrologia delle radiazioni ionizzanti. I servizi non sono standard ma a seguito di processo di negoziazione contrattuale 10.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? alta 1) Questionario di customer satisfaction, 2) interazione diretta nelle fasi di negoziazione Servizi per prestazioni tecnico scientifiche di radioprotezione, servizi di metrologia delle radiazioni ionizzanti 12

13 Argomento n. 4 - Pari opportunità 11. Promozione delle pari opportunità 11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? SI PCAM.STRA.02 "Noi promuoviamo le pari opportunità" Allegato E al Piano

14 Argomento n. 5 - Valutazione individuale Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 12. Obiettivi individuali dei dirigenti 12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate? no 12.2 Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore? 14

15 Argomento n. 6 - Processo di pianificazione 13. Coinvolgimento dei vari soggetti 13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? alto Vari incontri con il Commissario nelle fasi del processo 13.2 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? 14. Ruolo dell OIV nel processo di pianificazione 14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile selezionare più risposte) accompagnamento 14.2 Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? Consulenza e formazione dei responsabili delle unità organizzative interessate 15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi? i processi utilizzano sistemi diversi, ma senza scambio automatico di informazioni 15

16 1) Ciclo del bilancio 2) Ciclo di pianificazione 15.2 Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l integrazione? Sì 1) Ciclo del bilancio 2) Ciclo di pianificazione 15.3 Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? SI, ma in corso di miglioramento 16. Informazioni ulteriori sul processo 16.1 E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? no 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? Lettera circolare del Commissario, incontri con i responsabili, pubblicazione sul sito istituzionale dei documenti di interesse vedi sito ENEA 16

17 Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi N. obiettivi operativi tot. 83 N. obiettivi operativi con indicatori 83 N indicatori tot 115 N. indicatori privi di formula di calcolo 27 N. indicatori privi di target annuale 0 N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate 0 N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate 5 N. obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali 0 17