UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI TORINO Nucleo di Valutazione

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI TORINO Nucleo di Valutazione Verbale n. 6/2013 Il giorno 19 giugno 2013 alle ore ha inizio, presso la sala Organi Collegiali in Via Verdi 8, la riunione del Nucleo di Valutazione dell Università degli Studi di Torino. Sono presenti il prof. Andrea Schubert - Presidente, il dott. Mario Bolognani, la dott.ssa Paola Galimberti, il prof. Dario Ghigo, il dott. Leonardo Liuni, il dott. Matteo Turri e la dott.ssa Gaia Barbara Almiento, rappresentante degli studenti. Sono altresì presenti il Direttore della Direzione Programmazione, Qualità e Valutazione, Maria Schiavone e la dott. Elena Forti dell ufficio di supporto al Nucleo di Valutazione, che partecipa con funzioni di supporto alla verbalizzazione. 1) Comunicazioni Ordine del giorno 2) Approvazione verbale n.5 del 20 maggio ) Monitoraggio di avvio del ciclo della performance ) Relazione sul bilancio ) Accreditamento dottorati del 29 ciclo 6) Attivazione corsi in Scienze Strategiche per l'a.a. 2013/14 7) Modello di valutazione della performance del Direttore Generale 8) Varie ed eventuali OMISSIS 3) Monitoraggio di avvio del ciclo della performance 2013 Al fine di svolgere il monitoraggio del corrente ciclo della performance seguendo le indicazioni fornite nella scorsa riunione, le Direzioni dell'amministrazione centrale hanno provveduto, per ambito di competenza, a compilare le schede predisposte dalla CIVIT. Relativamente all assegnazione degli obiettivi individuali è stata utilizzata la griglia della delibera CIVIT n.23, più completa della corrispondente scheda di monitoraggio di avvio. Il dott. Bolognani presenta all esame del Nucleo alcune osservazioni puntuali che sono recepite nel documento. Riguardo all assegnazione di risorse agli obiettivi, evidenzia che è opportuno integrare al più presto il sistema di valutazione e il piano della performance esplicitando tale assegnazione e ricorda che il Piano deve comprendere tutte le attività amministrative svolte, incluse quelle ordinarie. Il Nucleo approva le schede di monitoraggio allegate e dà mandato all ufficio di trasmetterle agli organi interni e alla Commissione CIVIT. La riunione termina alle ore OMISSIS Il Presidente del Nucleo di Valutazione F.to Prof. Andrea Schubert 1

2 Schede di monitoraggio CiVIT per l avvio del ciclo anno 2013 Argomento n. 1- Obiettivi strategici Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: (*) peggioramento nessun cambiamento lieve miglioramento significativo miglioramento (*) Non abbiamo evidenza sul Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente 1. Definizione degli obiettivi strategici 1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? si, tutti si, almeno il 50% Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione e anche con le linee di indirizzo del sistema universitario emanate dal Miur, come dimostrano gli obiettivi di ogni area strategica: dalla ricerca (es: promozione dei rapporti tra università e imprese), alla didattica (es: attrazione di studenti da altre regioni), all internazionalizzazione (es: attrarre studenti stranieri), al personale (es: assunzioni di docenti sostenibili e bilanciate per fascia e SSD). 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni? Risposta (max 140 parole) Gli obiettivi strategici e i relativi indicatori sono stati definiti includendo quelli del sistema universitario per il periodo fissati dal MIUR. Tale caratteristica ne assicura la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività, che tuttavia, sul piano locale, è stata sistematicamente coinvolta solo in fase di progettazione dei corsi di studio. Gli stakeholder interni (docenti, PTA e studenti) sono rappresentati nelle commissioni Programmazione e Sviluppo del Senato accademico e congiunta Bilancio-Personale del Consiglio di Amministrazione, coinvolte nel processo di definizione degli obiettivi 1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all anno precedente non indicate nel Piano? Risposta (max 140 parole) non sono state apportate variazioni agli obiettivi strategici rispetto all anno precedente 1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? 1.5 Se l amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? si no Risposta (max 140 parole) La Nota integrativa e il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio sono ad oggi documenti obbligatori solo per le Amministrazioni centrali dello Stato.

3 2. Indicatori associati agli obiettivi strategici 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? si, almeno il 50% diversi indicatori sono adeguati a misurare l impatto come ad esempio: il Tasso di abbandono degli studenti tra il I ed il II anno oppure la Proporzione di laureati occupati ad un anno dalla laurea sul totale dei laureati dello stesso anno. Altri invece costituiscono delle proxi in attesa che si rendano disponibili banche dati affidabili, come ad esempio il Tasso di partecipazione e di successo ai progetti PRIN/FIRB utilizzato come indicatore per valutare la produttività scientifica dei professori e dei ricercatori 2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? si, almeno il 50% laddove i dati sono aggiornati, si utilizzano le banche dati ministeriali quali FFO, PRO3, Proper. Altrimenti i dati vengono estratti dalle procedure informatiche interne del personale, contabilità e studenti e residualmente da basi dati non strutturate. 2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per tutti gli indicatori si, per almeno il 50% degli indicatori si, per meno del 50% degli indicatori, per nessun indicatore 2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Data Mart Carriere studenti 2. U-gov Didattica 3. Data Mart Contabilità 4. Data Mart Personale 5. U-gov Ricerca si, per almeno il 10% degli indicatori si, per meno del 10% degli indicatori 3. Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici 3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: 1. FFO 2. PRO3 3. PROPER 4. Alma Laurea 5. Good Practice si, almeno il 50% I target sono implicitamente definiti in termini di miglioramento dell ultimo valore osservato. Per il prossimo Piano, essi verranno esplicitati.

4 3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? si, almeno il 50% no I valori di benchmark, unitamente ai valori storici sono stati utilizzati per definire i gradi di priorità da 1 a 3 associati a ciascun obiettivo strategico. Occorre osservare che i valori di benchmark rilevati nelle banche dati ministeriali scontano un ritardo anche di più anni rispetto al momento storico di pianificazione dei target, limitandone pertanto l utilità per l Ateneo. L ateneo tuttavia partecipa al progetto Good Practice, che misura le performance dei servizi amministrativi e tecnici di una ventina di atenei italiani, e ne utilizza i risultati per confrontare la propria performance su organizzazione e servizi. Nella consapevolezza che il Piano strategico richieda la definizione di target da associare agli indicatori, si fa presente che il processo di misurazione degli indicatori ministeriali a livello storico di Ateneo e in confronto con altri atenei e di fissazione dei target richiede un livello di maturità del sistema di programmazione e controllo dell Ateneo che è ancora allo stadio iniziale su diverse aree, ma sulle quali l Ateneo ha intrapreso un percorso di sviluppo a partire dal 2011, coerentemente anche con il dettato normativo della L. 240/2010 e del D.Lgs. 150/ Risorse assegnate agli obiettivi strategici 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Risposta (max 140 parole) Il bilancio di previsione, temporalmente antecedente al piano della performance, definisce il quadro delle risorse disponibili per destinazione della spesa (ricerca, didattica, interventi per studenti, sistemi informativi, etc.) e i gradi di vincolo sulle risorse disponibili: spese obbligatorie per impegni pregressi o di legge, spese discrezionali per il mantenimento di servizi essenziali, spese discrezionali per nuovi servizi o investimenti. La definizione degli obiettivi strategici tiene conto delle risorse disponibili, sebbene il collegamento non sia ad oggi esplicitamente tracciato Risposta (max 140 parole) Ad oggi non è formalizzato un processo di assegnazione di risorse umane agli obiettivi, che vengono pertanto presidiati dalle Direzioni coinvolte per competenza sui singoli obiettivi. Ove necessario, in fase di realizzazione degli obiettivi vengono costituiti dei gruppi di lavoro che coinvolgono personale di più Direzioni. L accreditamento dei corsi e delle sedi ha visto operare insieme personale delle Direzioni Qualità, Didattica, Personale e Sistemi Informativi che si è riunito sistematicamente per il raggiungimento dell obiettivo dell accreditamento.

5 Argomento n. 2- Obiettivi operativi 5. Definizione degli obiettivi operativi 5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? si, almeno il 50% 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? Risposta (max 140 parole) Gli obiettivi vengono negoziati tra Direttore generale e dirigenti e da questi assegnati al personale EP previa loro consultazione 6. Indicatori associati agli obiettivi operativi 6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? si, almeno il 50% tutti gli obiettivi operativi di perfomance organizzativa hanno indicatori e target legati in gran parte dei casi all output da produrre per gli obiettivi di tipo progettuale (es. implementazione software) o a misure di efficienza oggettiva per gli obiettivi di miglioramento dei servizi (es. tempi di pagamento fatture/missioni) 6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? si, almeno il 50% Numero di visite uniche alle Numero di contatti unici alla webradio (fonte portale unito.it); Stato avanzamento lavori rispetto al Piano degli interventi edilizi (fonte Database STR per i progetti edilizi); Tempi pagamento fatture/missioni (Fonte CIA contabilità); (Nr. di esami verbalizzati online (ESSE3)/ Nr. di esami totali) x 100 (Fonte ESSE3 Segreteria studenti) 6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? si, per tutti gli indicatori si, per almeno il 50% degli indicatori si, per meno del 50% degli indicatori, per nessun indicatore (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. CIA contabilità 2. ESSE3 Segreteria studenti 3. portale unito.it 4. STR progetti edilizi 5.

6 6.4 Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? si, per almeno il 10% degli indicatori si, per meno del 10% degli indicatori no (se sì) specificare le 5 più importanti fonti esterne: Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi 7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? si, almeno il 50% si, meno del 50% Numero di visite uniche alle Numero di contatti unici alla webradio (fonte portale unito.it); Tempi pagamento fatture/missioni (Fonte CIA contabilità); (Nr. di esami verbalizzati online (ESSE3)/ Nr. di esami totali) x 100 (Fonte ESSE3 Segreteria studenti) 7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? si, almeno il 50% si, meno del 50% I tempi di pagamento delle fatture e i tempi di pagamento delle missioni sono stati definiti tenendo conto dei risultati emersi dalla rilevazione Good Practice Risorse assegnate agli obiettivi operativi 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Risposta (max 140 parole) processo analogo a quello degli obiettivi strategici Risposta (max 140 parole) processo analogo a quello degli obiettivi strategici

7 Argomento n. 3 - Qualità dei servizi 10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? alta x media bassa L Amministrazione Centrale dell Ateneo ha avviato nel corso dell Anno 2012 un elaborazione delle Carte dei Servizi (a partire dalle competenze assegnate dagli Organi) destinati agli utenti finali e intermedi. Il livello di rappresentatività del lavoro fino ad oggi svolto è da ritenersi MEDIO in quanto manca il coinvolgimento delle restanti Strutture d Ateneo Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? Risposta (max 140 parole) In questa prima stesura, data anche la complessità del contesto dell Ateneo, la definizione di dimensioni e standard di qualità è stata effettuata dai singoli Dirigenti sulla base della propria sensibilità (sebbene sulla base di linee guida tese all uniformità dei risultati perseguiti).in una seconda fase (in corso) si colloca il coinvolgimento dei principali stakeholder. In alcuni casi sono state effettuate delle indagini di customer satisfaction tese a misurare il livello di qualità del servizio percepito dall utente (seppur non sempre direttamente riconducibili a un servizio e non in modo analitico per tutti i servizi contenuti dalle Carte). Alcuni esempi sono documentati ai seguenti collegamenti sul portale pubblico e sulla Intranet: - Indagine sui contenuti della Sezione Trasparenza del portale - indagini di customer satisfaction della Direzione Studenti e Servizi Web - indagini di customer satisfaction della Sezione Formazione - Indagine di customer satisfaction su Erasmus a.a. 2011/2012 La redazione delle prime Carte dei Servizi dell Amministrazione d Ateneo è stata avviata a partire da una ricerca sul web di altri esempi di Carte Servizi formulate in contesti accademici. Il tema ha inoltre rilevanza in quanto anche correlato ai contenuti del nuovo Decreto Legislativo 33 per il Riordino della disciplina della Trasparenza e relativi adempimenti. Al fine di misurare il livello di soddisfazione degli utenti (anche se non coinvolti già a partire dalla definizione degli indicatori di qualità), questi sono stati coinvolti nelle seguenti iniziative: - Progetto Good Practice 2011, per maggiori dettagli consultare la Relazione sulla Performance 2011; - I dati integrali del progetto Good Practice 2011 sono disponibili presso gli uffici competenti; - (in fase di elaborazione) i dati relativi al progetto Good Practice 2012, disponibili entro luglio 2013; - Le indagini sulla qualità della didattica; - I risultati delle indagini di customer satisfaction pubblicate sul Portale di Ateneo e sulla Intranet (i cui link sono indicati nel box esempi sopra riportato)

8 Argomento n. 4 - Pari opportunità 11. Promozione delle pari opportunità 11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? Risposta (max 140 parole) Interventi di promozione delle pari opportunità: Tutela della genitorialità: principio di parità ai fini della valutazione della ricerca; Conciliazione: centro estivo PARI università; Sensibilizzazione: Bando Concorso di idee ; Formazione: corso sull identità di genere; Organizzazione: è stato istituito il CUG il quale, nei terni mini previsti dalla legge, ha adottato il proprio regolamento di funzionamento. Piano di Azioni Positive: il CUG ha avviato la predisposizione del piano ( ). Principio di parità Con deliberazione del CdA è stato introdotto nell ordinamento interno un principio generale di parità, finalizzato ad ottenere un adeguata tutela, ai fini della valutazione della produzione scientifica, per cui ogni valutazione dei prodotti della ricerca legata ad un certo arco temporale che implichi una misurazione dei risultati deve tenere conto di eventuali periodi di maternità o paternità, prevedendo strumenti di perequazione nel rispetto del principio di parità e non discriminazione legato alla genitorialità. Il principio si applica a tutti coloro che svolgono attività di ricerca. Bando Concorso di idee Il CUG ha indetto il Concorso di idee per la realizzazione del logo del Comitato o di un progetto sul rispetto delle differenze. Il concorso è rivolto a studenti/esse. Formazione Si sono svolte due edizioni del corso: Diritti, identità di genere e logiche antidiscriminatorie rivolto al personale delle segreterie studenti. Relativamente all iniziativa formativa rivolta al personale che lavora presso le segreterie studenti è rilevante segnalare i risultati sintetici della costumer satisfaction: Iª edizione partecipanti n. 25 valutazione del corso media 4,52/5 IIª edizione: partecipanti n. 21- valutazione del corso media 4,73/5

9 13.Coinvolgimento dei vari soggetti 13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? Argomento n. 6 - Processo di pianificazione alto medio basso l organo di indirizzo politico, per il tramite dei Presidenti delle Commissioni competenti, guida il processo di pianificazione 13.2 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? alto medio basso la dirigenza è coinvolta solo nella fase di definizione degli obiettivi operativi; per gli obiettivi strategici i dirigenti competenti sul tema sono coinvolti a livello di supporto tecnico. 14. Ruolo dell OIV nel processo di pianificazione 14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile selezionare più risposte) 14.2 Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? parziale sostituzione accompagnamento controllo altro, specificare: stimolo al miglioramento Risposta (max 140 parole) Il Nucleo per il tramite della relazione sul funzionamento complessivo del SMVP e del documento di convalida della relazione sulla performance, nonché attraverso incontri in presenza, ha fornito raccomandazioni di cui si è tenuto conto per la redazione del Piano della Performance Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione economicofinanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a i processi utilizzano gli stessi sistemi favorire l'integrazione tra i processi? i processi utilizzano sistemi diversi, ma con scambio automatico di informazioni X i processi utilizzano sistemi diversi, ma senza scambio automatico di informazioni almeno uno dei due processi non utilizza sistemi informatici la programmazione economico-finanziaria si realizza mediante l uso di un applicativo CINECA (Planning) attraverso il quale si allocano le risorse. Operativamente nel 2013 ogni struttura dirigenziale ha programmato le entrate e le spese di propria competenza classificandole secondo il grado di priorità: spese obbligatorie (non comprimibili); spese discrezionali di priorità 1 (spese non obbligatorie ma inderogabili a pena di abbassamento del livello dei servizi); spese discrezionali di livello 2 (progettuali). I Dipartimenti/cdr hanno previsto le proprie entrate date da avanzi di amministrazione trasferiti dalle strutture in via di disattivazione e le relative spese, le entrate proprie previste per il 2013 e le relative spese, le spese finanziate con risorse assegnate dall Ateneo. La programmazione definisce il contesto in termini di programmi e di risorse nel quale si individuano gli obiettivi e si costruisce il piano. I due processi al momento non dialogano in termini di sistemi

10 informatici, tenuto conto che il secondo processo (piano performance) è informatizzato in modo parziale Esiste una sequenza temporale dei X si processi tale da consentirne l integrazione? La sequenza temporale è quella sopra descritta e l integrazione al momento avviene in via di fatto e non tramite l integrazione dei sistemi informativi Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? Risposta (max 140 parole) Il coordinamento delle diverse fasi e dei soggetti coinvolti avviene secondo modalità diverse con la regia costante del direttore generale che ne garantisce l attuazione e il rispetto delle scadenze temporali. 16. Informazioni ulteriori sul processo 16.1 E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? si, specificare quale: si parzialmente, specificare quale: è stato adottato l approccio per processi previsto dal Sistema MVP, che per ciascun processo prevede la declinazione in logica a cascata di obiettivi strategici, gestionali e individuali. È stato inoltre adottato il modello di autovalutazione seguita da valutazione per dirigenti e personale EP 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? Risposta (max 140 parole) Il 16 aprile 2013 è stato presentato ufficialmente il Piano della Performance. Per approfondire il Piano e illustrare in dettaglio alcuni obiettivi gestionali che coinvolgono le strutture di ricerca, didattica e di servizio, nonché la procedura per l assegnazione degli obiettivi individuali al personale EP, sono stati inoltre organizzati 3 incontri operativi. L Ateneo organizzerà inoltre entro fine giugno una giornata della trasparenza e prevenzione della Corruzione prevista dalla normativa (D.Lgs. 150/2009 e dal più recente D.Lgs. 33/2013).

11 Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi presenti nel Piano della performance e non desumibili dai dati inseriti dalle amministrazioni nel Portale della Trasparenza N. obiettivi operativi tot. _ 49 N. obiettivi operativi con indicatori _ 24 N indicatori tot _32 N. indicatori privi di formula di calcolo _ _ 0 N. indicatori privi di target annuale _ _ 1 N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate _ _4 9 N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate _ _4 9 Ulteriori annotazioni: - Per obiettivi operativi con indicatori si intendono quelli che hanno una formula di calcolo quantitativo - i restanti obiettivi operativi prevedono come target uno specifico output - per un indicatore non è disponibile il target. Il valore dell indicatore nel 2013 verrà utilizzato come base su cui calcolare il target alcuni obiettivi hanno più di un indicatore - l assegnazione di risorse è attribuita in fase operativa dai dirigenti.

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