SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE

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2 Programmazione Strategica e Controllo di Gestione SISTEMA DI MISURAZIONE E VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE 1 - Descrizione del sistema a. Strumenti di programmazione e controllo b. Indicatori e target c. Infrastruttura di supporto 2 - Processo 2.1. Fasi 2.2. Tempi 2.3. Modalità 3 - Soggetti e responsabilità 4- Procedure di conciliazione ai fini della verifica della correttezza valutativa 5- Modalità di raccordo e integrazione con i sistemi di controllo esistenti 6- Modalità di raccordo e integrazione con i documenti di programmazione finanziaria e di bilancio 1

3 1 - Descrizione del sistema Il sistema ha la finalità di misurare e valutare la performance organizzativa dell ente al fine di migliorare la qualità dei servizi offerti, realizzare le strategie dell ente in un ottica di trasparenza dei risultati e delle risorse impegnate per il loro ottenimento. Il sistema può articolarsi in più ambiti di valutazione in particolare: le condizioni generali dell ente, in termini organizzativi ed economico-finanziari, rappresentabili anche attraverso indicatori di contesto dei servizi; le attività, i processi e i servizi svolti anche attraverso indicatori sintetici di servizio e di performance: il grado di realizzazione delle strategie e degli obiettivi dell ente attraverso gli strumenti di programmazione e controllo con particolare riferimento al piano esecutivo di gestione / piano degli obiettivi; gli impatti dell azione amministrativa (outcome) attraverso indicatori di outcome collegati ai processi servizi e alla pianificazione strategica e operativa dell ente; gli eventuali confronti con Province o altri enti pubblici attraverso benchmarking finalizzati a comparare la performance organizzativa. Sistema di misurazione della performance Il sistema di misurazione si compone dei seguenti elementi: a. Strumenti di programmazione e controllo I documenti programmatori previsti dall ordinamento vigente sono il centro del sistema di misurazione della performance. In particolare: a livello strategico il piano generale di sviluppo; il DUP che recepisce le priorità declinandole sull assetto organizzativo, strettamente collegata al bilancio di previsione annuale e pluriennale, in cui sono delineati gli obiettivi strategici e gestionali, articolati per missioni e programmi; il piano esecutivo di gestione/piano degli obiettivi quale supporto alla pianificazione di bilancio e quindi del DUP e primo dettaglio degli obiettivi; sistema di indicatori e target; le reportistiche del controllo di gestione per la verifica dell attuazione degli obiettivi programmatici e la comparazione dei costi, la qualità e quantità dei servizi offerti, l efficacia, l efficienza e il livello di economicità nelle attività dell ente; la relazione al rendiconto di gestione sull efficacia, i risultati e i costi dei programmi realizzati. 2

4 b. Piano degli obiettivi Il piano degli obiettivi si compone di obiettivi strategici e gestionali, affidati alle diverse aree e relativi settori. Si compongono di azioni/attività e di indicatori di risultato da perseguire nel corso dell esercizio finanziario. Gli obiettivi vengono utilizzati sia per il sistema di programmazione e controllo dell Ente sia ai fini della valutazione della performance individuale di dirigenti, titolari di posizione organizzativa ed eventuali responsabili di servizio. Possono costituire anche base valutativa ai fini della valutazione della performance del personale delle categorie. c. Indicatori e target Sono contenuti nelle schede di descrizione degli indicatori di servizio e di performance, di contesto di servizi e finanziari. Tutti gli indicatori soddisfano i seguenti requisiti: Rilevanza rispetto ai programmi, alle attività chiave e alla significatività Comprensibilità in termini di chiarezza, concretezza e assenza di ambiguità circa la sua interpretabilità Confrontabilità nel tempo rispetto a standard e a benchmarking Accuratezza relativa al grado di approssimazione del valore fornito dall indicatore e al valore reale della dimensione osservata Fruibilità riguarda la tempestività e la trasparenza con cui l indicatore è disponibile Coerenza come integrazione con altri indicatori Temporalità intesa come rilevazione dei valori con cadenze regolari e con puntualità Fattibilità in termini di disponibilità dei dati, anche attraverso i sistemi informativi esistenti o adattati allo scopo, ma non eccessivamente onerosi Riferimento metodologico per indicatori e target: NOME INDICATORE DESCRIZIONE INDICATORE RAZIONALE (perché vogliamo misurare questo aspetto?) OBIETTIVO (a quale obiettivo si riferisce questo indicatore) SCHEDA ANAGRAFICA INDICATORE Si tratta di un elemento rilevante e distintivo per le scelte strategiche dell ente e i servizi pubblici erogati Gli indicatori del sistema di misurazione sono collegati ai servizi erogati dall ente o agli obiettivi strategici e operativi. La fissazione degli obiettivi di ente avviene con l approvazione del Bilancio, la Relazione Previsionale e Programmatica, il piano Piano Triennale delle Opere Pubbliche, il PEG; il Piano degli Obiettivi, ove definito, e la deliberazione di assegnazione degli obiettivi ai 3

5 LEGAMI CON ALTRI INDICATORI DATA DI APPROVAZIONE DEGLI INDICATORI TIPO DI CALCOLO algoritmo di calcolo dell indicatore FONTE DEI DATI QUALITA DEI DATI FREQUENZA DI RILEVAZIONE TARGET PROCESSO DI SVILUPPO RESPONSABILE DELL INDICATORE E DEL TARGET SE DIVERSO RESPONSABILE DELLA PERFORMANCE LEGATE ALL INDICATORE CHE COSA SARA FATTO REPORTISTICA dirigenti ed alle strutture Gli indicatori sono pensati e possono essere definiti anche in collegamento tra gli stessi, coerenti con i sistemi di rilevazione sia cartacei che informatizzati, adottati dall ente Gli indicatori sono definiti e approvati nei documenti di programmazione dell ente o in altri atti definiti dagli organi di indirizzo, dal direttore generale, dai dirigenti o dall organismo di valutazione Sono costruiti indicatori che permettono una raccolta dei dati e un attendibilità degli stessi Gli indicatori sono rilevati almeno annualmente Il target è definito sulla base dell analisi del trend storico, su proposta dei dirigenti, verificata dal direttore generale e/o organismo di valutazione La raccolta dei dati è di responsabilità dei dirigenti mentre il coordinamento è effettuato dal Controllo di Gestione. Il controllo e la revisione della performance compete al Direttore Generale e all organismo di valutazione Dirigente della struttura L indicatore serve a stimolare i miglioramenti continui o il raggiungimento di target predefiniti Un elaborato annuale (Relazione sulla Performance) contiene i valori raggiunti dagli indicatori e viene pubblicato sul sito istituzionale dell ente Gli indicatori utilizzati dall ente tengono conto della fattibilità informativa degli stessi. RESPONSABILITÀ DELL ALIMENTAZIONE DATI Dirigente di struttura e Controllo di Gestione DATO REPERIBILE INTERNAMENTE O ESTERNAMENTE Vedi fonte in schede di descrizione degli indicatori PERIODICITA DI RILEVAZIONE Almeno annuale TEMPESTIVITA DEL DATO Coerente con la fonte e rispondente alle tempistiche degli altri enti/fornitori di dati. VERIFICABILITA DEL DATO Tutti i dati sono verificati dai responsabili di settore e dal Controllo di Gestione ESATTEZZA EX ANTE DAL DATO Coerente con metodologia di rilevazione (tendente a 10) MANIPOLABILITA EX POST DEL DATO Tendente a zero, SE INSUFFICIENTE è INDICATO nel singolo indicatore SUPPORTO INFORMATIVO (cartaceo o elettronico) Elettronico APPLICATIVO A SUPPORTO Software gestionale in uso alle strutture e al Controllo di Gestione 4

6 Tipologia degli indicatori Gli indicatori sono classificati in due classi: OUTPUT (con orientamento al breve periodo obiettivi operativi, Piano Esecutivo di Gestione) negli aspetti di: 1. Efficienza 2. Efficacia 3. Qualità del servizio. La qualità del servizio si può misurare attraverso alcune dimensioni anche alternative tra loro e cioè l accessibilità, la tempestività, la trasparenza e la rispondenza alle attese dell utente. OUTCOME (con orientamento al medio lungo periodo mission, strategia) negli aspetti di: 1. Efficienza 2. Efficacia 3. Qualità del servizio d. Infrastruttura di supporto Il sistema di misurazione è coordinato e gestito dall ufficio Programmazione Strategica e Controllo di gestione e l attività di misurazione e valutazione della performance si fonda sui processi di programmazione e controllo e si traducono nella redazione di documenti formali previsti dalla normativa. Nell elaborazione dei dati ci si fonda sui documenti di bilancio e di programmazione e si utilizzano dati prodotti dal sistema informativo in uso, che gestisce, in forma integrata, la contabilità finanziaria, patrimoniale ed economica, la contabilità analitica, il controllo di gestione, il personale, l inventario, il magazzino. 2 - Processo Il processo di misurazione e valutazione della performance è articolato in fasi e, quindi con cadenza temporale determinata, con strumenti e modalità adeguate, da parte dei soggetti coinvolti ai diversi livelli di responsabilità. La definizione del processo (fasi, tempi e soggetti coinvolti) consente: la massima chiarezza, anche ai fini di una piena condivisione, delle funzioni e delle responsabilità attribuite ad ogni soggetto e struttura che sono coinvolti nel processo di misurazione e valutazione della performance; il coordinamento tra i diversi soggetti e strutture; di dotare l'amministrazione e l organismo di valutazione di uno strumento di monitoraggio dell'effettivo funzionamento del Sistema. 5

7 2.1. Fasi Il processo di misurazione e valutazione della performance si snoda attraverso una serie di fasi che vanno inquadrate nell'ambito più generale del ciclo di gestione della performance, che prevede la seguente articolazione: definizione e assegnazione degli obiettivi strategici e gestionali che si intendono raggiungere, dei valori attesi di risultato e dei rispettivi indicatori, di cui alla delibera dell organo di indirizzo politico-amministrativo di assegnazione degli obiettivi e delle risorse (Piano Esecutivo di Gestione/ Piano degli Obiettivi); collegamento tra gli obiettivi e l'allocazione delle risorse, con particolare riferimento al piano esecutivo di gestione; monitoraggio in corso di esercizio e attivazione di eventuali interventi correttivi in coerenza con le fasi di controllo periodico del Controllo di Gestione come definito dal Regolamento di Contabilità (Relazioni periodiche e Referto del Controllo di Gestione alle scadenze regolamentari); misurazione e valutazione della performance organizzativa con riferimento al Rendiconto della Gestione, alle Relazioni periodiche del Controllo di Gestione, al Referto del Controllo di Gestione, alla rilevazione del sistema degli indicatori di servizio di performance; rendicontazione dei risultati agli organi di indirizzo politico-amministrativo, ai vertici dell amministrazione, nonché ai competenti organi esterni, ai cittadini, ai soggetti interessati, agli utenti e ai destinatari dei servizi con riferimento al Rendiconto della Gestione, alle Relazioni periodiche del Controllo di Gestione, al Referto del Controllo di Gestione, alla rilevazione del sistema degli indicatori di servizio di performance Tempi Il processo di misurazione e valutazione della performance è strettamente collegato al processo di programmazione strategica e pianificazione economico finanziaria dell ente. In particolare la fase di programmazione (il Piano della performance) deliberata dell'organo di indirizzo politico-amministrativo è approvata entro i primi mesi di ogni anno. La rendicontazione dei risultati di performance (Relazione sulla performance), anche mediante il Rendiconto delle Gestione, il Referto del Controllo di Gestione, la rilevazione del sistema degli indicatori di servizio di performance è approvata contestualmente al rendiconto dell Ente dell'anno successivo Modalità quali: Il sistema di misurazione e valutazione della performance della Provincia si articola su più dimensioni e ambiti di misurazione, tra i 6

8 una dimensione di outcome e di processo attraverso un sistema stabile di medio -lungo periodo fondato sugli indicatori di performance; una dimensione di output collegata agli obiettivi strategici e gestionali contenuto nel piano esecutivo di gestione/piano degli obiettivi; altre dimensioni per singoli indicatori specifici potranno essere definiti (impatto delle politiche, stato di attuazione di piani e programmi, customer satisfaction). 3 - Soggetti e responsabilità Il Sistema individua i soggetti chiamati a svolgere la funzione di misurazione e valutazione della performance, in coerenza con quanto previsto dalle norme, dal Regolamento di Contabilità, dal Regolamento sull Ordinamento degli uffici e servizi. In particolare i soggetti coinvolti sono: l'organo di indirizzo politico-amministrativo, l organismo di valutazione, i dirigenti dell ente, i titolari di posizione organizzativa; la struttura operativa addetta al controllo di gestione; i dipendenti. La programmazione strategica ed operativa, da cui discendono gli obiettivi, è affidata agli organi di indirizzo politico amministrativo (Presidente e Consiglio Provinciale). La gestione operativa e la realizzazione degli obiettivi strategici e gestionali sono di competenza dei dirigenti e dei titolari di posizione organizzativa, che attestano e certificano l attendibilità e la correttezza delle informazioni trasmesse per la misurazione della performance. Tutti i dipendenti sono coinvolti nella realizzazione di determinati obiettivi, definiti dal proprio dirigente, che determinano la performance individuale e della propria struttura. Il monitoraggio è svolto dall ufficio Progammazione e Controlli e sottoposto all'organo di indirizzo politico-amministrativo,(presidente) con il supporto dei dirigenti, al fine di rilevare eventuali scostamenti tra gli obiettivi programmati ed il risultato di performance allo stato raggiunto, così da attivare, ove necessario, interventi correttivi da inserire nella programmazione delle risorse. 7

9 I compiti svolti dall organismo di valutazione e dalla struttura operativa addetta al controllo di gestione sono definiti dal regolamento di contabilità dell ente e dal regolamento sull ordinamento dei servizi e uffici o altro regolamento. 4- Procedure di conciliazione ai fini della verifica della correttezza valutativa Per procedure di conciliazione si intendono le iniziative volte a risolvere i conflitti nell'ambito del processo di valutazione della performance individuale e a prevenire l'eventuale contenzioso in sede giurisdizionale. La disciplina delle procedure di conciliazione è rimandata alla legge, ai contratti collettivi e integrativi e al Regolamento di Organizzazione. 5- Modalità di raccordo e integrazione con i sistemi di controllo esistenti La definizione e assegnazione degli obiettivi strategici e gestionali, degli indicatori e dei target ed il collegamento tra gli obiettivi e l allocazione delle risorse si realizza attraverso gli strumenti di programmazione previsti dal D.Lgs.267/2000 e normati nel Regolamento di Contabilità, garantendo così la necessaria integrazione e coerenza nei contenuti e nei tempi, con il sistema di misurazione e valutazione della performance. La rendicontazione dei risultati di performance (Relazione sulla performance), è effettuata anche mediante il Rendiconto della Gestione, il Referto del Controllo di Gestione, la rilevazione del sistema degli indicatori di servizio di performance, confermando integrazione e coerenza con i sistemi di controlli esistenti interni all amministrazione. 6- Modalità di raccordo e integrazione con i documenti di programmazione finanziaria e di bilancio I documenti di programmazione finanziaria e di bilancio, annuale e triennale (Bilancio, DUP, Piano Triennale delle Opere Pubbliche, Piano Esecutivo di Gestione/Piano degli Obiettivi), previsti dal D.Lgs.267/2000 e normati nel Regolamento di Contabilità, contengono tutti gli elementi e costituiscono il piano delle performance. In particolare gli indicatori finanziari - performance organizzativa fungono da raccordo tra il sistema di misurazione e valutazione della performance e la programmazione economico-finanziaria. 8