RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013

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1 Giugno 2013 RAPPORTO INDIVIDUALE SULL AVVIO DEL CICLO DI GESTIONE DELLA PERFORMANCE PER L ANNUALITÀ 2013 AGENZIA ITALIANA DEL FARMACO Il presente documento fornisce informazioni di dettaglio utili alla singola amministrazione in termini di criticità e punti di forza, al fine di favorire il percorso di miglioramento già avviato. L analisi è svolta a seguito dell adozione da parte dell amministrazione del Piano della performance e dell eventuale aggiornamento degli standard di qualità e/o carte dei servizi. Le sezioni relative alle principali evidenze e agli aspetti prioritari individuati dalla delibera n. 6/2013 sono a cura della CiVIT mentre la sezione sul monitoraggio è realizzata dall Organismo Indipendente di Valutazione dell amministrazione. 1

2 INDICE 1 Principali evidenze Aspetti prioritari dell avvio del ciclo della performance previsti dalla delibera 6/2013 della CiVIT Monitoraggio Organismo Indipendente di Valutazione

3 1 PRINCIPALI EVIDENZE Nel Piano della performance dell Agenzia Italiana del Farmaco (AIFA), l amministrazione ha declinato il mandato istituzionale prima in macro obiettivi di mission (che possono essere definiti come dei veri e propri outcome) e poi in obiettivi strategici e operativi. Tale approccio risente delle indicazioni contenute nel documento di programmazione triennale e dal Piano delle attività per l anno 2013 (quest ultimo allegato al nuovo Piano della performance), documenti previsti dalla legislazione vigente riguardante l AIFA. Ai fini del nostro rapporto, si evidenzia che l amministrazione nell arco dell anno deve redigere più documenti di programmazione legati alla performance con contenuti molto simili tra loro, con il conseguente rischio di attenuare l efficacia del sistema di gestione della performance introdotto con il D. Lgs. 150/09. Gli obiettivi di mission e gli obiettivi strategici, anche nel nuovo Piano, sono ben formulati. È stata curata anche la modalità di rappresentazione con un albero della performance chiaro e preciso. Si rileva che nella declinazione degli obiettivi sono presenti alcuni riferimenti alle prospettive della Balanced Scorecard (BSC). Complessivamente l amministrazione ha individuato 5 obiettivi di mission, 18 obiettivi strategici e infine 94 obiettivi operativi. Permangono le criticità evidenziate nel rapporto precedente in riferimento alla mancata individuazione degli indicatori e dei target triennali per ciascun obiettivo strategico e dei target per gli obiettivi operativi. Si precisa che nel Piano di attività per l anno 2013, pur in assenza degli indicatori, l amministrazione ha comunque individuato per gli obiettivi strategici dei target annuali. Inevitabilmente queste criticità avranno delle ripercussioni sia nella fase di implementazione delle strategie che nella fase di rendicontazione dei risultati. Infine, si evidenzia che l Organismo Indipendente di Valutazione (OIV), nel suo rapporto di analisi del Piano della performance, inserito nella sezione 3 del presente documento, in riferimento alle informazioni riguardanti gli indicatori degli obiettivi strategici, riporta informazioni contrastanti. Alla data odierna alla Commissione non sono pervenuti gli aggiornamenti degli standard di qualità adottati dall amministrazione nell anno ASPETTI PRIORITARI DELL AVVIO DEL CICLO DELLA PERFORMANCE PREVISTI DALLA DELIBERA 6/2013 DELLA CIVIT Anche nel nuovo Piano della performance si segnala il mancato collegamento delle risorse economico finanziarie e umane agli obiettivi sia strategici che operativi. In questo caso anche l OIV, nel suo documento di analisi, evidenzia che tale criticità dovrà essere superata dall amministrazione nel Piano della performance Nel Piano sono presenti 2 azioni strategiche riguardanti le tematiche della trasparenza e della prevenzione della corruzione. Per l azione strategica dedicata l ambito della trasparenza, l amministrazione ha individuato 3 obiettivi operativi con relativi indicatori. Mentre per la seconda azione strategica, dedicata all attuazione degli adempimenti previsti dalla l. 190/12 sulla prevenzione della corruzione e dell illegalità nella pubblica amministrazione, sono presenti 7 3

4 obiettivi operativi. Relativamente ai sette obiettivi legati a quest ultima azione strategica si rileva un unico indicatore generico di attività svolta o non svolta. Infine, si mette in evidenza l assenza di obiettivi riguardanti l ambito della qualità. In riferimento alle tematiche di significativa rilevanza, come ad esempio la digitalizzazione e le pari opportunità, l amministrazione non ha individuato nel Piano specifici obiettivi e/o adeguate iniziative, mentre per il contenimento della spesa, all interno dell obiettivo miglioramento dell efficienza dell attività amministrativa dell Agenzia sono state individuate azioni strategiche e uno specifico obiettivo operativo. Nel Piano vengono riportate due schede tipo per la valutazione individuale del personale dirigente e non dirigente. Da entrambe le schede si evince che le performance individuali, di tutto il personale AIFA, vengono misurate sulla base del grado di raggiungimento di obiettivi di natura quantitativa e qualitativa. Per ciascun obiettivo viene individuato un relativo indicatore e un punteggio massimo raggiungibile. Inoltre, pur rilevando positivamente che la fase di assegnazione degli obiettivi a tutti i dirigenti di Centri di Responsabilità si base su un processo di negoziazione, chiamato dall amministrazione metodologia negoziazione budget, si evidenzia che nel Piano continuano a mancare gli obiettivi assegnati al personale dirigente. 4

5 3 MONITORAGGIO ORGANISMO INDIPENDENTE DI VALUTAZIONE In questa sezione si riportano le schede di monitoraggio compilate dall OIV secondo le indicazioni fornite dalla CiVIT. Le informazioni presenti si concentrano principalmente sul processo messo in atto dall amministrazione nella fase di avvio del ciclo della performance Argomento n. 1- Obiettivi strategici Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 1. Definizione degli obiettivi strategici 1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell amministrazione? Sì, almeno il 50% Esempi (max 140 parole): Si premette che per una maggiore comprensione degli obiettivi strategici e dei relativi indicatori presenti nel Piano della performance, la valutazione della CiVIT non dovrà limitarsi all'analisi del solo Piano ma quest'ultimo esame dovrà essere integrato dal Programma di attività e dal Piano di attività per l'anno 2012 dell'aifa, adottati dal Consiglio di amministrazione e dove sono chiaramente indicati gli obiettivi e gli indicatori, come già precisato nella nota del Direttore generale inviata alla Commissione il 14 dicembre Seguendo la ramificazione dell'albero della performance si riporta di seguito un esempio ritenuto pertinente con la missione istituzionale e con le strategie: Obiettivo di mission 1) Contribuire alla tutela della salute attraverso i farmaci. obiettivo strategico 1.6) Assicurare l'equivalenza del sistema ispettivo italiano con i paesi UE e extra UE e incrementare i tassi di copertura dell'attività di controllo descrizione obiettivo: Consolidare la presenza dell AIFA a ispezioni di siti di produzione extra-eu indicatore proposto: [(Ispezioni Internazionali 2013-Ispezioni Internazionali 2012)/( Ispezioni Internazionali 2012)]> 10% Esempio di obiettivo strategico ritenuto non pertinente: obiettivo strategico 1.7) Potenziare l'informazione e la comunicazione indipendente e monitorare l'informazione medico-scientifica privata sui farmaci descrizione obiettivo: Individuare gli strumenti e i target più appropriati per massimizzare l'efficacia dell'informazione indipendente: Rilascio del francobollo AIFA e organizzazione di un evento dedicato indicatore proposto: avvio delle attività finalizzate alle realizzazione dell'iniziativa 1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder 5 Gli stakeholdres di AIFA sono esclusivamente: i pazienti, gli operatori sanitari, le Aziende

6 interni? produttrici e le Società di servizi. L'AIFA coinvolge i suddetti stakeholder esterni nella pianificazione delle proprie attività da cui consegue il processo di definizione degli obiettivi. Lo scambio diretto di informazioni è alla base dell'istaurarsi, inoltre, di solide relazioni con i diversi gruppi di stakeholders e rappresenta linfa vitale per l'attività di un'agenzia regolatoria il cui obiettivo principale è la salute del paziente e la decisione informata.tutte le tipologie di stakeholders sopra riportate hanno chiesto di interfacciarsi con la Direzione Generale AIFA e sono state ricevute dalla stessa. Esempi (max 140 parole) : Un esempio di coinvolgimento diretto con gli stakeholders è costituito dagli "Open AIFA"iniziativa che istituzionalizza gli incontri con la Direzione Generale AIFA dell'agenzia, a cui gli interessati possono aderire inviando una richiesta attraverso l'indirizzo mail dedicato openaifa@afa.gov.it gestito dalla segreteria tecnica della direzione generale. Il calendario degli incontri mensili viene pubblicato nella sezione Eventi del sito istituzionale Aifa. La programmazione degli incontri avviene in base all ordine cronologico di arrivo delle richieste: data e ora dell incontro vengono comunicate agli interlocutori via insieme ad una richiesta dei nominativi dei partecipanti, dell'agenda degli argomenti da trattare. I partecipanti sono tenuti a fornire la dichiarazione pubblica di interessi debitamente compilata e firmata il giorno stesso dell'incontro. Altra modalità di contatti con l'aifa da parte degli stakeholdere è costituita dalla possibilità di formulare domande tramite il portale nella sezione dedicata.inoltre, di assoluta novità rispetto al passato, l'accessibilità al pubblico sul proprio sito istituzionale e nel modo più integrale possibile, dell'ordine del giorno dei lavori delle sue Commissioni Consultive e Tecnico Consultive: Commissione Tecnico Scientifica e Comitato Prezzi e Rimborso. Sono indicate, oltre agli argomenti di natura generlae, informazioni relative alle specialità medicinali oggetto d'esame da parte delle Commissioni quali il tipo di richiesta pervenuta, il principio attivo, il dosaggio per garantire l'affidamento dei cittadini, nonchè di imparzialità di buon andamento e di legalità dell'azione amministrativa. 1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all anno precedente non indicate nel Piano? 6 Il Piano della performance AIFA presenta una continuità nel tempo relativamente agli obiettivi strategici. Come evidenziato nel rapporto individuale CIVIT sull'avvio del ciclo della performance 2012, viene

7 sottolineata la coerenza tra gli obiettivi strategici riportati nel piano rispetto a quelli previsti nel Piano precedente (rif. pag. 3 par. 2.2 "Performance"). Eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all'anno precedente possono derivare in particolar modo da una nuova normativa che rende necessari gli inserimenti di nuovi obiettivi o da scelte della direzione generale prese in corso d'anno. Esempi (max 140 parole):un esempio di inserimento di obiettivo strategico nel Piano della performance non presente nel precedente Piano ed assente anche nel Piano annuale delle attività dell'agenzia 2013 è costituito dagli Adempimenti previsti dalla Legge Anticorruzione nella PA (L /11/2012). In particolare sono stati previsit i seguenti obiettivi: 1) individuare il responsabile della prevenzione della corruzione 2) adottare, entro il 31 gennaio di ogni anno, il piano triennale di prevenzione della corruzione (entro il 15 marzo il primo anno) 3) definire procedure appropriate per selezionare e formare i dipendenti destinati ad operare in settori particolarmente esposti alla corruzione 4) Verificare l efficace attuazione del Piano 5) Verificare l effettiva rotazione degli incarichi negli uffici a più elevato rischio di corruzione 6) Individuare il personale da inserire nei programmi di formazione 7) Pubblicare entro il 15 dicembre di ogni anno sul sito web istituzionale la relazione con i risultati dell attività svolta. 1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell amministrazione? Esempi (max 140 parole):alla definizione del Piano della performance concorrono tutti i dirigenti responsabili di Ufficio/Unità. Gli stessi sono precedentemente coinvolti dalla Direzione Generale nel processo di definizione degli obiettivi strategici da inserire nel Piano annuale delle attività. In questa fase la modalità di definizione degli obiettivi strategici ed il processo seguito è analogo tra le diverse strutture dell'amministrazione. 1.5 Se l amministrazione ha redatto la ta Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance? La ta integrativa è in fase di redazione, perché il termine per l'approvazione del bilancio è 7

8 fissato al 30 aprile. Esempi (max 140 parole): 2. Indicatori associati agli obiettivi strategici 2.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, almeno il 50% Esempi (max 140 parole):n sempre gli indicatori sono adeguati alla loro specifica finalità, che è quella di misurare gli obiettivi che si intendono perseguire per la difficoltà di individuare indicatori puntuali e quantitativi. A titolo di esempio si riportano due indicatori, il primo ritenuto adeguato ed il secondo meno pertinente: obiettivo 6.2) Equilibrio economico-finanziario/miglioramento della efficienza dell'attività amministrativa dell'agenzia: descrizione obiettivo: Implementazione degli adempimenti previsti dal DL 95/2012 e Razionalizzazione globale delle spese e riduzione di possibili sprechi indicatore proposto: Riduzione degli costi (sprechi) tra il 5 e il 10% rispetto 2012 descrizione obiettivo: Revisione sistema tariffario di AIFA indicatore proposto: Revisione sistema tariffario prestazioni AIFA: eseguita o non eseguita 2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, almeno il 50% Esempi (max 140 parole):gli indicatori, considerati quelli misurabili, sono alimentati da fonti dati affidabili. Il responsabile del Controllo di Gestione è attualmente anche il responsabile del sistema di gestione della qualità ed in tale ambito, avvalendosi anche dell'attività di audit, verifica e certifica gli strumenti che costituiscono gran parte della fonte dati dell'agenzia. Nel corso del 2011 è stato effettuato un Risk assessment del sistema IT. Di seguito un esempio di indicatore con fonte dati affidabile: obiettivo strategico 1.6) Assicurare l'equivalenza del sistema ispettivo italiano con i paesi UE e extra UE e incrementare i tassi di copertura dell'attività di controllo descrizione obiettivo: Revisione/aggiornamento del Sistema di gestione qualità delle Materie Prime. indicatore proposto:revisione del 50% POS emesse al 31 dicembre 2012: attività svolta o non svolta. I dati per la verifica dell'indicatore sono affidabili in quanto il sistema delle POS è un applicativo informatico del Ministero della Salute gestito dal Responsabile del SGQ. 2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? 8 Si, per almeno il 50% degli indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi

9 informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Checkpoint-Office Rete Nazionale di Farmaco Vigilanza 3. Registri di Monitoraggio dei Farmaci 4. Negoziazione Prezzi 5. Autorizzazione Convegni e Congressi Esempi (max 140 parole):il sistema Checkpoint e Office 241 consentono di valorizzare gli indicatori degli Uffici UV&A e FV per le prestazioni relative al rilascio, rinnovi e variazioni delle autorizzazioni all immissione in commercio dei farmaci. La Rete Nazionale di Farmaco Vigilanza fornisce dati per la popolazione degli indicatori di Farmaco Vigilanza per la numerosità delle segnalazioni, dei follow up. I Registri di monitoraggio forniscono i dati amministrativi relativi alla dispensazione dei farmaci per l area di pre marketing. Il sistema informatico di negoziazione prezzi, tenendo traccia di tutte le istanze di richiesta delle ditte di ammissione al rimborso dei farmaci e dei loro esiti, valorizza le misurazioni nell area strategie e politiche del farmaco. Infine, il sistema informatico di Autorizzazione Convegni e Congressi esegue analoga funzione per il processo di autorizzazione degli eventi di comunicazione sottoposti all approvazione dell Agenzia. 2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? Esempi (max 140 parole): 3. Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici 3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Esempi (max 140 parole): N/A 3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? Esempi (max 140 parole): N/A 9

10 4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici 4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Nel Rapporto individuale CIVIT sull'avvio del ciclo della performance 2012 erano state rilevate criticità circa il mancato collegamento delle risorse economico-finanziarie agli obiettivi, sia strategici che di budget, nonostante gli ultimi potessero lasciare intendere un collegamento con il ciclo di bilancio. A tal proposito nelle osservazioni formulate da AIFA al rapporto CIVIT - con la nota già citata al punto si era fatto presente che al momento della predisposizione del Piano, non si era ancora conclusa la fase di negoziazione con i dirigenti dei Centri di Responsabilità. L allocazione delle risorse pertanto sarà evidenziata in sede di redazione della Relazione sulla performance per l anno 2012 e nel relativo allegato A - Tabella obiettivi strategici, all interno della quale saranno indicate per ciascun obiettivo strategico le risorse umane (presenza media), le risorse finanziarie previste e le risorse finanziarie utilizzate. Questa è una criticità che dovrà essere superata. A tal proposito l Amministrazione si sta dotando di un sistema di rilevazione automatico dei principali processi sottostanti l erogazione dei servizi, che consentirà un adeguato e tempestivo sistema di misurazione 10

11 anche dei relativi costi associati. Esempi (max 140 parole): 4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Su tale aspetto vale quanto descritto al punto precedente. Esempi (max 140 parole): 11

12 Argomento n. 2- Obiettivi operativi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 5. Definizione degli obiettivi operativi 5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico? Sì, almeno il 50% Esempi (max 140 parole): Nel Piano della performance, al fine di rendere chiare ai dirigenti di ufficio/unità le attività da svolgere, sono stati associati ad ogni obiettivo strategico un o più obiettivi operativi. Esempio: obiettivo strategico 1.7) Potenziare l' informazione e la comunicazione indipendente e monitorare l'informazione medico-scientifica privata sui farmaci Descrizione obiettivo: Realizzare un programma di informazione interno; realizzato tramite n.4 obiettivi operativi: - AIFA day - AIFA News - Progetto editoriale Intranet AIFA - Implementazione Vademecum del dipendente; 5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente? AIFA ha collegato le problematiche relative alla performance al ciclo di pianificazione e programmazione ed in modo coerente con la Convenzione triennale Ministero della Salute / AIFA, rinnovata per triennio , con il Documento di Programmazione e Bilancio di Previsione annuale, con il Piano annuale di attività. Il processo di definizione del Piano ha coinvolto numerosi attori ed Uffici/Unità, alcuni in maniera diretta e continuativa altri in modo indiretto. Sono state maggiormente coinvolte, contribuendo in modo particolare alla stesura del documento l Unità Controllo di Gestione, l Ufficio Affari Amministrativi, Contabilità e Bilancio, l Ufficio Risorse Umane, l Unità IT e l Unità Portale AIFA nonché la Struttura Tecnica Permanente a 12

13 supporto dell OIV, che ha espresso il parere sul presente Piano. Per la parte relativa agli obiettivi strategici e operativi, sono stati coinvolti tutti i Dirigenti dell Agenzia responsabili di Ufficio/Unità, che hanno fornito il contribuito alla definizione di obiettivi operativi e relativi indicatori. Esempi (max 140 parole): E' stata fornita a tutti i dirigenti di Ufficio/Unità una matrice riepilogativa di tutti gli obiettivi, di facile e immediata lettura. La matrice è stata lo strumento di lavoro per definire aspetti poi contenuti nel Piano presentato formalmente. La matrice è stata infine consegnata a tutti i dirigenti divenendo un strumento di monitoraggio per le funzioni deputate al controllo continuo dello stato di avanzamento degli obiettivi. 6. Indicatori associati agli obiettivi operativi 6.1 Gli indicatori sono adeguati per l obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire? Sì, almeno il 50% Esempi (max 140 parole): Fermo restando che gli obiettivi operativi sono diretta derivazione di quelli strategici, in considerazione degli obiettivi di riferimento, non sempre gli indicatori sono adeguati alla loro specifica finalità, che è quella di misurare gli obiettivi che si intendono perseguire. A titolo di esempio si riportano due indicatori, il primo ritenuto adeguato ed il secondo meno pertinente: obiettivo 6.2) Equilibrio economico-finanziario/miglioramento della efficienza dell'attività amministrativa dell'agenzia: descrizione obiettivo: Implementazione degli adempimenti previsti dal DL 95/2012 e Razionalizzazione globale delle spese e riduzione di possibili sprechi indicatore proposto: Riduzione degli costi (sprechi) tra il 5 e il 10% rispetto 2012 descrizione obiettivo: Revisione sistema tariffario di AIFA indicatore proposto: Revisione sistema tariffario prestazioni AIFA: eseguita o non eseguita 6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? Sì, tutti Esempi (max 140 parole): Gli indicatori, considerati quelli misurabili, sono alimentati da fonti dati affidabili. Il responsabile del Controllo di Gestione è attualmente anche il responsabile del sistema di gestione della qualità ed in tale ambito, avvalendosi anche dell'attività di audit, verifica e certifica gli strumenti che costituiscono gran parte della fonte 13

14 dati dell'agenzia. Nel corso del 2011 è stato effettuato un Risk assessment del sistema IT. Di seguito un esempio di indicatore con fonte dati affidabile: obiettivo strategico 1.6) Assicurare l'equivalenza del sistema ispettivo italiano con i paesi UE e extra UE e incrementare i tassi di copertura dell'attività di controllo descrizione obiettivo: Revisione/aggiornamento del Sistema di gestione qualità delle Materie Prime. indicatore proposto:revisione del 50% POS emesse al 31 dicembre 2012: attività svolta o non svolta. I dati per la verifica dell'indicatore sono affidabili in quanto il sistema delle POS è un applicativo informatico del Ministero della Salute gestito dal Responsabile del SGQ. 6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti? Si, per almeno il 50% degli indicatori (se sì) specificare i 5 sistemi informatici di maggior rilevanza ai fini della misurazione: 1. Checkpoint-Office Rete Nazionale di Farmaco Vigilanza 3. Registri di Monitoraggio dei Farmaci 4. Negoziazione Prezzi 5. Autorizzazione Convegni e Congressi Esempi (max 140 parole): Il sistema Checkpoint e Office 241 consentono di valorizzare gli indicatori degli Uffici UV&A e FV per le prestazioni relative al rilascio, rinnovi e variazioni delle autorizzazioni all immissione in commercio dei farmaci. La Rete Nazionale di Farmaco Vigilanza fornisce dati raltivi agli indicatori di Farmaco Vigilanza per la numerosità delle segnalazioni, dei follow up. I Registri di monitoraggio forniscono i dati amministrativi relativi alla dispensazione dei farmaci per l area di pre marketing. Il sistema informatico di negoziazione prezzi, tenendo traccia di tutte le istanze di richiesta delle ditte di ammissione al rimborso dei farmaci e dei loro esiti, valorizza le misurazioni nell area strategie e politiche del farmaco. Infine, il sistema informatico di Autorizzazione Convegni e Congressi esegue analoga funzione per il processo di autorizzazione degli eventi di comunicazione sottoposti all approvazione dell Agenzia. 6.4 Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)? Esempi (max 140 parole): 14

15 7. Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi 7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici? Esempi (max 140 parole): N/A 7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)? Esempi (max 140 parole): N/A 8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi 8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi? Come indicato nelle osservazioni al Rapporto individuale CIVIT sull'avvio del ciclo della performance Esempi (max 140 parole): 8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi? Come indicato nelle osservazioni al Rapporto individuale CIVIT sull'avvio del ciclo della performance Esempi (max 140 parole): 9. Analisi delle sedi territoriali 9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali? 15

16 Esempi (max 140 parole): N/A - L'AIFA non ha sedi territoriali ma ha una sede unica a Roma in Via del Tritone Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati? Esempi (max 140 parole): N/A 9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa (benchmarking tra sedi territoriali)? Esempi (max 140 parole): N/A 16

17 Argomento n. 3 - Qualità dei servizi Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: 10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale 10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell attività dell amministrazione? Media Esempi (max 140 parole): Gli standard dei servizi con più diretto contatto con utenti e stakeholer risultano sufficientemente adeguati e rappresentativi delle attività svolte. Es 1 Nell attività ispettiva la definizione puntuale e quantificabile della % in incremento di ispezioni effettuate rispetto all anno precedente. Es 2 Nel processo di Ammissione in commercio (AIC) di un principio attivo, lo standard collegato alla diminuzione del pending risulta inequivocabile e quantitativamente definito Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati? Come indicato al punto 1.2, l'aifa ha dato ampio risalto all'ascolto di tutte le tipologie dei propri stakeholder tramite incontri continui, programmati e aperti a tutti (OPEN Aifa). Nel Piano annuale delle attività è assicurata l'adeguatezza degli indicatori e valori programmati. Esempi (max 140 parole): Esempio: Obiettivo strategico: Migliorare le modalità di accesso al Fondo Farmaci Orfani Obiettivo operativo: La linea di azione 2013 è proseguire il confronto con le Regioni finalizzato alla ridefinizione dei criteri e procedure di accesso al Fondo, in un ottica di semplificazione e maggiore fruibilità. Elaborazione di specifica procedura operativa standard (POS) per l'accesso al Fondo Farmaci Orfani e creazione di uno specifico Registro. Indicatore proposto: % di utilizzo del Fondo Farmaci Orfani 2013 in linea con % utilizzo POS per l'accesso al Fondo Farmaci Orfani: realizzata o non realizzata 17

18 Argomento n. 4 - Pari opportunità 11. Promozione delle pari opportunità 11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi? Esempi (max 140 parole): N/A 18

19 Argomento n. 5 - Valutazione individuale Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente: lieve miglioramento 12. Obiettivi individuali dei dirigenti 12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate? Si, ad almeno il 50% Esempi (max 140 parole): AIFA segue un modello di assegnazione obiettivi, attraverso in processo di negoziazione descritta nella metodologia redatta dal Comitato Budget dell organizzazione, diretta emanazione della Direzione Generale. La scheda obiettivi di budget, che sono in realtà obiettivi operativi in quanto la scheda non contiene aspetti finanziari, viene proposta ad inizio anno a tutti i Dirigenti di Centri di Responsabilità (Uffici e Unità che gestiscono risorse). L arco temporale di riferimento è l anno solare, con check intermedi (trimestri) di verifica periodica ed eventuale revisione, se giustificata da eventi indipendenti. La scheda include obiettivi a valenza gestionale-operativa che promanano dall albero della performance, cioè diretta conseguenza degli obiettivi strategici. Sono presenti ulteriori obiettivi (es. comunicazione alla propria struttura di tematiche di budget, raggiungimento di obiettivi specifici a scelta del dirigente, ecc.) 12.2 Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore? Gli obiettivi individuali assegnati ai dirigenti sono sempre derivazione di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore. Esempi (max 140 parole): I dirigenti di Ufficio/Unità e i dirigenti sanitari sono tutti valutati dal Direttore Generale tramite una specifica scheda di valutazione allegata nel Piamo della performance a titolo di esempio. I dirigenti sono valutati in base al raggiungimento degli obiettivi d'ufficio, gli obiettivi quantitativi e gli obiettivi qualitativi. 19

20 Argomento n. 6 - Processo di pianificazione 13. Coinvolgimento dei vari soggetti 13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell organo di indirizzo politico? Alto Esempi (max 140 parole): L'AIFA ha strettamente collegato le problematiche relative alla performance al ciclo di pianificazione e programmazione ed in modo coerente con la Convenzione triennale tra Ministero della Salute ed AIFA, rinnovata per triennio (trasmessa in data 29 agosto 2012 da AIFA al Ministero della Salute). Il Piano della performance viene trasmesso, nel rispetto delle tempistiche previste, al Ministero dell'economia e delle Finanze, oltre cha alla CIVIT Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza? Esempi (max 140 parole): I dirigenti di Ufficio/Unità concorrono alla redazione del Piano annuale delle attività dell'agenzia. Il documento rappresenta uno dei principali documenti per la successiva predisposizione del Piano della performance, documento nel quale sono tutti coinvolti, come precedentemente indicato. Alto 14. Ruolo dell OIV nel processo di pianificazione 14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'oiv e l amministrazione? (possibile selezionare più risposte) Accompagnamento Controllo altro, specificare nella riga "specificare" attività di monitoraggio Esempi (max 140 parole): L'OIV, attraverso riunioni periodiche presso la sede dell'agenzia, incontri con i vertici politici e con i Capi Area dell'agenzia, svolge un'attività di indirizzo e un ruolo di guida anche ai fini del miglioramento degli aspetti metodologici del processo di pianificazione. Infatti, l'oiv riveste un ruolo strategico l nell'ambito del ciclo di gestione della performance, avendo lo stesso una funzione di controllo interno e di garanzia sia della correttezza del processo di misurazione e valutazione che della corretta applicazione delle linee guida e delle indicazioni fornite dalla Commissione Qual è stato il contributo dell OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano? L OIV assicura il monitoraggio ed il funzionamento complessivo del sistema di misurazione e valutazione della performance 20

21 introdotto in AIFA nel Esempi (max 140 parole): 15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi? I processi utilizzano sistemi diversi, ma senza scambio automatico di informazioni Esempi (max 140 parole): Il sistema informativo di AIFA è oggetto di una totale reingegnerizzazione a seguito dell appalto per l affidamento dei servizi per un triennio ad un nuovo fornitore le cui attività sono iniziate a settembre Una delle aree strategiche di intervento è l integrazione fra i processi in termine di integrazione dei sistemi a supporto con scambio automatico di informazioni. Sarà creata una knowledge base del farmaco che metterà a fattor comune la banca informativa (dati strutturati e documentali) del farmaco fra i sistemi a supporto di tutto il ciclo di vita dal farmaco: fase di pre marketing (Sperimentazioni Cliniche), Immissione al commercio (AIC) e variazioni, Vigilanza post marketing (Farmaco Vigilanza e Rinnovi). Oggi i sistemi a supporto di ciascuna delle aree menzionate detengono proprie informazioni che non sono sempre condivise mediante sistemi automatici Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l integrazione? Esempi (max 140 parole): Il processo è in corso di definizione 15.3 Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato? N/A Esempi (max 140 parole): 16. Informazioni ulteriori sul processo 16.1 E stato effettivamente implementato l eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance? Si parzialmente, specificare quale nella riga "specificare" L'AIFA è dotata di strumenti informatici di misurazione dei 21

22 dati connessi agli abiettivi assegnati alle Aree, agli Uffici, alle Unità. Esempi (max 140 parole): _ Sistema di Business Intelligence con report periodici - Sistema di costing in fase post progettuale 16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all interno ed all esterno dell Amministrazione? Il Piano della performance a seguito dell'approvazione in CdA viene trasmesso ai dirigenti di ufficio/unità per comunicare l'esito positivo di approvazione del documento stesso. Il Piano dopo la trasmissione al MEF e CIVIT viene contestualmente inserito sul sito istituzionale AIFA nella sezione dedicata alla trasparenza per garantire la massima diffusione dello stesso anche all'esterno dell'amministrazione. Esempi (max 140 parole): Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi N. obiettivi operativi tot. 94 N. obiettivi operativi con indicatori 94 N indicatori tot 100 N. indicatori privi di formula di calcolo 85 N. indicatori privi di target annuale 0 N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate 0 N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate 0 N. obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali 0 22