AZIENDA USL TOSCANA NORD OVEST PROCEDURA GENERALE. Data Redatto Verificato Approvato Controllato

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1 Pag. 1 di 9 Stesura dei Verbali e verifica delle Deliberazioni e dei Decreti dirigenziali da parte del Data Redatto Verificato Approvato Controllato 03/08/2016 Area Affari Generali e Dipartimento Servizi Generali Direttore Area Affari Generali e Direttore Amministrativo Maria Letizia Casani Area Affari Generali e Elisa Pucciarelli Gianluigi Ferri Direttore Generale Elisa Pucciarelli RAQ Direzione Amministrativa Pierluigi Vecchio Maria Teresa De Lauretis RAQ Direzione Amministrativa Pierluigi Vecchio 1

2 Pag. 2 di 9 Sommario 1. Scopo/obiettivi Campo di applicazione Definizioni Contenuti/descrizione delle attività/modalità operative Responsabilità Registrazioni Documenti di riferimento Interni/Esterni Distribuzione...8 2

3 Pag. 3 di 9 1. Scopo/obiettivi Lo scopo della presente procedura è la descrizione del processo di produzione dei verbali delle sedute del e della relativa trasmissione alla Direzione Aziendale, al MEF ed al Ministero della Salute, e la garanzia che le richieste di chiarimenti formulate dall organo di controllo vengano evase, da parte delle strutture destinatarie delle stesse, con le corrette modalità e nel rispetto dei tempi stabiliti. 2. Campo di applicazione Questa procedura si applica a tutte le strutture dell Azienda USL Toscana Nord Ovest che istruiscono Deliberazioni del Direttore Generale e/o adottano decreti dirigenziali, e che sui predetti atti ricevono richieste di chiarimenti da parte del. Stabilisce inoltre i riferimenti, le responsabilità e le modalità di evasione delle suddette richieste. 3. Definizioni Gestione amministrativa degli atti e dei Provvedimenti aziendali: Si intende la branca operativa dell Area Omogenea degli Affari Generali e, all interno del Dipartimento dei Servizi Generali, che provvede alla pubblicazione delle Deliberazioni e dei decreti dirigenziali, in modo da assolvere agli obblighi di pubblicità legale cui gli atti sono soggetti, e che si occupa della trasmissione di copia degli atti al Collegio, con i relativi elenchi. : Si intende la branca operativa dell, all interno del Dipartimento degli Affari generali, preposta alla attività di rapporti con il, che cura, tra l altro, la stesura e la trasmissione dei verbali relativi alle sedute. Strutture Aziendali: 3

4 Pag. 4 di 9 Si intendono le strutture organizzative aziendali che materialmente provvedono alla redazione delle proposte di Deliberazione o alla adozione di Decreti dirigenziali, cioè degli atti che sono soggetti al controllo del Collegio. Atti: Si intendono le Deliberazioni del Direttore Generale e i Decreti dei Dirigenti (determinazioni dirigenziali). 4. Contenuti/descrizione delle attività/modalità operative Azione 1 - Trasmissione atti al : La Gestione amministrativa degli atti e dei Provvedimenti aziendali trasmette gli atti al Collegio, producendo gli elenchi di trasmissione dei medesimi, con i quali la Collegio andrà a comporre l allegato al verbale della seduta del Collegio, nel corso della quale gli atti verranno esaminati. Azione 2 - Verifica degli atti da parte del e formulazione di eventuali rilievi: Il Collegio effettua, anche a campione, la verifica degli atti, e formula gli eventuali rilievi. Con il supporto della viene effettuata la stesura del verbale della seduta. Azione 3 - Trasmissione del verbale al MEF (portale P.I.S.A): La provvede a trasmettere il verbale al MEF attraverso il portale P.I.S.A., generando il file definitivo del modello di verbale e provvedendo all acquisizione delle firme dei componenti presenti alla seduta ed alla archiviazione dell originale cartaceo, nonché alla conservazione del fascicolo istruttorio della seduta. Azione 4 - Trasmissione del verbale al Ministero della Salute: La provvede a trasmettere il verbale al Ministero della Salute all indirizzo collegisindacali@sanita.it, generando un file pdf del modello di verbale. Azione 5 - Trasmissione del verbale alla Direzione: La provvede a trasmettere il verbale alla Direzione Aziendale, attraverso la produzione della lettera di trasmissione al Direttore Generale e al Direttore Amministrativo; Azione 6 - Trasmissione dei rilievi alle strutture: 4

5 Pag. 5 di 9 La trasmette alle Strutture Aziendali che curano l istruttoria delle Deliberazioni, o che adottano decreti, gli eventuali rilievi formulati dal sugli atti di loro rispettiva competenza, attraverso l invio di note formali. Azione 7 - Ricezione della nota contenente le risposte ai rilievi. Le Strutture Aziendali che curano l istruttoria delle Deliberazioni o che adottano decreti provvedono a fornire i chiarimenti richiesti, attraverso la produzione di note trasmesse alla. Azione 8 - Sollecito scritto alle strutture in caso di inerzia: Nel caso in cui le Strutture Aziendali non rispondano, è cura della provvedere a effettuare un sollecito scritto dando un termine entro il quale evadere la richiesta. Azione 9 - Informazione al Collegio dell inerzia delle strutture: La provvede ad informare dell inerzia il per le opportune valutazioni. Azione 10 Valutazione delle risposte da parte della Direzione Amministrativa. La inoltra alla Direzione Amministrativa le risposte delle Strutture ai Rilievi per le opportune valutazioni. La Direzione Amministrativa riceve le note di chiarimenti e, in seguito a valutazione dei contenuti delle medesime, tramite la provvede a trasmettere i chiarimenti al, ovvero formula, sugli elementi forniti dalle Strutture Aziendali, osservazioni e richieste di integrazione e/o modifica. Azione 11 Ricezione da parte del Collegio delle note di chiarimenti con attività conseguenti. Il Collegio riceve i chiarimenti ai rilievi, valutando se gli stessi siano esaustivi o meno. Nel primo caso la pratica viene archiviata; nel secondo caso vengono formulate le richieste di ulteriori chiarimenti. Dell esito della valutazione viene dato atto nel verbale, redatto a fine seduta col supporto della. Azione 12 - Invio del verbale alla Direzione Aziendale: La provvede a trasmettere il verbale alla Direzione Aziendale (Direttore Generale e Direttore Amministrativo), producendo la lettera di trasmissione. Si ripetono pertanto le azioni da 4 a 12. Azione 13 Conservazione dei Verbali: La provvede a conservare e registrare nell apposito libro delle adunanze e deliberazioni, ai sensi dell art 41, comma 5 della L.R.T. n. 40/2005, l archivio cartaceo dei verbali di ogni seduta redatti e sottoscritti dai componenti del Collegio. La gestione del libro delle adunanze del Collegio 5

6 Pag. 6 di 9 confluirà nel sistema di conservazione legale con la seguente Classe/numerazione documentale: Collegio00n_20NN_PRAZI004, ove n indica il numero del verbale e 20NN indica l anno di riferimento del verbale. 5. Responsabilità MATRICE DELLE RESPONSABILITA Professionista/attività A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10 A11 A12 A13 - Gestione C amministrativa degli atti e dei Provvedimenti aziendali - R C R R R R C R R R C R C Segreteria Direzione Aziendale C C C Strutture Aziendali C R C I R I I R I Direttore Amministrativo I I C Conservatore Legale R R:Responsabile; C:Collabora; I: Informato FLOW CHART O DIAGRAMMA DI FLUSSO DEL PROCESSO: AZIONI E RESPONSABILITÀ RESPONSABILITA OUTPUT AZIONI Attori coinvolti Azione 1: Trasmissione atti al - Gestione amministrativa degli atti e - Elenchi di trasmissione degli atti e composizione dell allegato al verbale coi medesimi 6

7 Pag. 7 di 9 Azione 2: Verifica degli atti da parte del Collegio e formulazione di eventuali rilievi Azione 3: Trasmissione del verbale al MEF (portale PISA) Azione 4: Trasmissione del verbale al Ministero della Salute Azione 5: Trasmissione del verbale alla Direzione Azione 6: Trasmissione dei rilievi alle strutture Azione 7: Ricezione della nota contenente le risposte ai rilievi da parte delle strutture Azione 8: sollecito scritto alle strutture in caso di inerzia. Azione 9: Informazione al Collegio dell inerzia delle strutture dei Provvedimenti aziendali Strutture Aziendali che curano l istruttoria delle Deliberazioni o che adottano decreti - - Collegio Strutture Aziendali Stesura Verbale della seduta Generazione e invio del modello di verbale sul portale PISA Produzione del file pdf del modello di verbale della seduta ed invio tramite mail a: collegisindacali@sanita.it Lettera con allegato il verbale Lettera contenenti le richieste di chiarimenti formulate dal Collegio Note di chiarimenti da parte delle strutture Lettera Mail 7

8 Pag. 8 di 9 Azione 10: Valutazione delle risposte da parte della Direzione Amministrativa. Azione 11: Ricezione da parte del Collegio delle note di chiarimenti con seguenti opzioni: 1) archiviazione del relativo procedimento; 2) richiesta di ulteriori chiarimenti che vengono inseriti nel verbale della seduta. Azione 12: Invio del verbale alla Direzione Aziendale Azione 13: Conservazione dei Verbali Direttore Amministrativo Direttore Amministrativo Area Affari Generali e con il Collegio Conservatore legale Area Affari Generali e Area Affari Generali e Area Affari Generali e Su indicazione del DA: - richiesta a Strutture se necessarie integrazioni e/o modifiche; - oppure trasmissione a Collegio delle note di chiarimenti forniti dalle Strutture Stesura Verbale della seduta Lettera della con allegato il verbale. Si ripetono le attività da 4 a 12. Registro Cartaceo/conservazione legale 6. Registrazioni CollegioVerbale_n_20NN_PRAZI004, ove n indica il numero del verbale e 20NN indica l anno di riferimento del Verbale. 8

9 Pag. 9 di 9 7. Documenti di riferimento Interni/Esterni Interni: Regolamento sul funzionamento del (Regolamento PA001); Esterni: D. Lgs. 30 dicembre 1992, n. 502; Legge Regione Toscana 24 febbraio 2005, n. 40; Statuto Aziendale e Regolamento di Organizzazione interna (Schemi approvati con Deliberazione del Direttore Generale n. 657 del 22/06/2016). 8. Distribuzione La presente procedura viene diffusa a tutti gli operatori tramite mail dell ufficio stampa e pubblicata nell apposita sezione della intranet aziendale Qualità appena disponibile. 9